Formular 1042-S: Informationen, Fristen, Verlängerungen, Sanktionen

Das Formular 1042-S (Foreign Person's U.S. Source Income Subject to Withholding) wird verwendet, um Informationen zu in den Vereinigten Staaten erzielten Einkommens- und Kapitalerträgen an den United States Internal Revenue Service (IRS) und an die Person oder Firma, die die Zahlung erhalten hat, zu melden.

Auf diesem Steuerformular werden die Beträge aufgeführt, die von amerikanischen Institutionen oder Unternehmen an ausländische Personen gezahlt wurden und dem Einkommensteuerabzug unterliegen. Das gilt sowohl für ausländische Unternehmen als auch für Personengesellschaften, Nachlässe, Treuhandgesellschaften und andere Gruppen, die im Ausland ansässig sind und in den USA Einkommen erzielen.

Dabei müssen auf dem Formular 1042-S die einbehaltenen Beträge gemäß Kapitel 3 oder Kapitel 4 sowie bereits zurückgezahlte Beträge aufgeführt werden. Selbst wenn aufgrund eines Abkommens oder einer Ausnahmeregelung kein Betrag abgezogen wurde, muss das Formular dennoch verwendet werden. Es ist wichtig zu wissen, dass für jede Art von Einkünften ein eigenes Formular 1042-S benötigt wird. Dazu gehören beispielsweise Lizenzgebühren, Stipendien, Dividenden von amerikanischen Unternehmen, Einkünfte aus Grundbesitz, Renteneinkünfte, Glücksspielgewinne, normales Einkommen (in einigen Fällen), Zinsen auf Einlagen, Entgelte für persönliche Dienstleistungen in den USA und Versicherungsprämien. Das Formular 1042-S kann hierbei auf Papier oder elektronisch eingereicht werden.

Die zum Einbehalt verpflichteten Zahlstellen (Withholding Agents) müssen die Formulare 1042-S jedes Jahr bis zum 15. März beim IRS (Internal Revenue Service) einreichen. Wird dieser Termin durch einen Feiertag beeinflusst, wird die Frist auf den ersten folgenden Werktag verlängert. Allerdings ist es auch möglich, eine Verlängerung der Abgabefrist mit dem Formular 8809 zu beantragen, das wiederum innerhalb der Frist für die Einreichung des Formulars 1042-S zu übermitteln ist.

Es ist wichtig zu beachten, dass es Konsequenzen geben kann, wenn die Einreichung nicht rechtzeitig erfolgt oder das Formular gar nicht eingereicht wird. Der IRS stellt eine Vielzahl an Ressourcen bereit, um Steuerpflichtigen bei der Einhaltung der Fristen zu helfen und mögliche Sanktionen zu vermeiden.

Insbesondere beim Thema Steuern ist mit dem IRS nicht zu spaßen. Personen, die ihre Formulare bis zu 30 Tage nach Fälligkeit einreichen, müssen 50 USD pro Formular zahlen. Wird das Formular zwischen 30 Tagen nach Fälligkeitsdatum und dem 1. August des Berichtsjahres eingereicht, erhöht sich die Strafe auf 110 USD pro Formular. Jedes Formular, das nach dem 1. August des Berichtsjahres eingereicht wird, unterliegt einer Strafe von 290 USD. Wenn das Formular nicht rechtzeitig an den Empfänger übermittelt wird und kein ausreichender Grund vorliegt, kann auch hier eine Zahlung von bis zu 290 USD pro Formular verhängt werden. Plane daher frühzeitig, um Probleme zu vermeiden.

Bei all den oben genannten Fällen gibt es Grenzen, die berücksichtigt werden müssen. Selbst im besten Fall (Einreichung binnen 30 Tagen, kleines Unternehmen) ist die Jahresobergrenze mit 206.000 USD angesetzt. Allerdings gibt es keine Obergrenze für die Strafe, die dir bei vorsätzlicher Nichteinhaltung von Fristen auferlegt werden kann. Wenn vorsätzliche Fristen nicht eingehalten werden, drohen zusätzliche Strafen, die nicht unerheblich sind. Der zusätzliche Betrag beläuft sich entweder auf 580 USD oder 10 % der zu meldenden Beträge, je nachdem, welcher der beiden Werte höher ist.

Das Formular berücksichtigt alle Zahlungen für US-steuerpflichtige Einkommen, die du im vorangegangenen Kalenderjahr erhalten hast. Es zeigt jedoch nicht dein Gesamtbruttoeinkommen, sondern nur deine US-Einkünfte, da nur diese für den IRS meldepflichtig sind und möglicherweise in den USA steuerpflichtig sind. Beachte auch, dass das Formular Beträge enthält, die du unabhängig vom tatsächlichen Auszahlungsdatum erhalten hast. Wenn also deine Einkünfte im Dezember 2019 erzielt wurden, aber erst im Januar 2020 ausgezahlt wurden, werden sie in deinem 1042-S-Formular für 2020 erfasst. Es ist sehr wichtig, dass das Formular in allen seinen Teilen vollständig ausgefüllt wird.

Klingt alles ziemlich kompliziert, oder? Aber keine Sorge, unsere US-Kanzlei Mount Bonnell kann dir bei der Bearbeitung aller Formulare helfen. Sei es das Formular 1042-S oder das Formular 8809 für die Fristverlängerung. Einen guten Einstieg in die Quellensteuer-Thematik bieten dir auch unsere Seiten zu den IRS-W8-Formularen und zur US-Steuererklärung. Kontaktiere uns noch heute über unser Kontaktformular, um kostspielige Fehler beim Ausfüllen zu vermeiden.

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