Du bekommst Geld aus den USA
Als Freiberufler, als GmbH oder als Lizenzgeber. Dein US-Kunde, die Plattform oder die Bank verlangt ein W-8BEN oder W-8BEN-E und du willst es richtig ausfüllen.
Für wen
Für alle, bei denen Geld zwischen den USA und Europa fließt.
Deine US-Gesellschaft zahlt ins Ausland
Lizenzgebühren, Zinsen oder Dividenden an deine GmbH oder an dich. Dann muss sie prüfen, ob sie einbehält, und die Zahlungen der IRS melden.
Du planst einen Vertrag
Bevor du einen Lizenz- oder Darlehensvertrag mit den USA schließt, willst du wissen, welcher Satz nach dem Abkommen gilt und was das Formular dafür erklärt.
Du hast gerade ein Formular bekommen
Ein W-8 von einem amerikanischen Auftraggeber, Agenten oder einer Plattform, und du weißt nicht, was von dir verlangt wird. Mehr zum Formular: IRS W-8-Formulare.
Vier Festpreise
Vom einzelnen Formular bis zum Jahrespaket.
Vier Leistungen, jede zum Festpreis. Die kleinste ist das einzelne Formular, die größte das Jahrespaket für eine US-Gesellschaft, die regelmäßig ins Ausland zahlt.
Für Empfänger
W-8BEN oder W-8BEN-E
$550je Formular
Wir erstellen oder prüfen ein Formular: W-8BEN für Privatpersonen, W-8BEN-E für Gesellschaften wie deine GmbH. Mit Abkommensartikel und Satz, wo du einen ermäßigten Satz beanspruchst. Du gibst es dem Zahler.
Formular bestellen →Für US-Gesellschaften
Jahresmeldung 1042 und 1042-S
$1.250je Jahr, bis drei Empfänger
Form 1042 für die Gesellschaft und je Empfänger eine Form 1042-S, an die IRS und an die Empfänger, bis zum 15. März. Auch wenn wegen des Abkommens nichts einbehalten wurde.
Jahresmeldung bestellen →Vor dem Vertrag
Schriftliche Abkommenseinschätzung
$1.450je Einschätzung
Welche Einkunft es ist, welcher Artikel des Abkommens greift, welcher Satz gilt und was die Klausel zur Abkommensberechtigung verlangt. Eine schriftliche Einschätzung auf Grundlage deiner Angaben, kein Rechtsgutachten.
Einschätzung bestellen →Das ganze Jahr
Jahrespaket
$2.450je Jahr
Die Formulare deiner Empfänger, die Jahresmeldung 1042 und 1042-S und der Abgleich mit deiner Form 5472, damit beide Meldungen dieselben Zahlungen zeigen.
Jahrespaket bestellen →Mehr als drei Empfänger oder zurückliegende Jahre: Festpreis nach Prüfung. Gib bei der Bestellung die Zahl der Empfänger und das Steuerjahr an, wir nennen dir den Preis, bevor wir beginnen.
Das Abkommen mit Deutschland
Welcher Satz gilt, wenn das Formular stimmt.
Ohne Formular gilt für die meisten Einkünfte aus US-Quellen der Satz von 30 Prozent. Mit dem Abkommen zwischen Deutschland und den USA und einem gültigen W-8 gelten diese Höchstsätze:
| Einkunft | Ohne Abkommen | Mit Abkommen | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| Dividenden | 30 % | 15 % | Allgemeiner Satz, zum Beispiel für Privatpersonen. |
| Dividenden an eine Gesellschaft | 30 % | 5 % | Die Gesellschaft hält direkt mindestens 10 Prozent der Stimmrechte. |
| Dividenden an eine Muttergesellschaft | 30 % | 0 % | Direkt mindestens 80 Prozent der Stimmrechte seit 12 Monaten, und die Bedingungen der Klausel zur Abkommensberechtigung (Artikel 28) sind erfüllt. |
| Zinsen | 30 % | 0 % | Nur im Wohnsitzstaat steuerpflichtig (Artikel 11), Ausnahmen etwa für gewinnabhängige Zinsen. |
| Lizenzgebühren | 30 % | 0 % | Nur im Wohnsitzstaat steuerpflichtig (Artikel 12). |
Quellen: IRS, NRA Withholding; Abkommen zwischen Deutschland und den USA von 1989, Artikel 11 und 12; Protokoll von 2006, Artikel 10; IRS Tax Treaty Table 1. Gelesen am 22. Oktober 2026. Ob ein Satz für dich gilt, hängt von deinen Tatsachen ab; das klärt die Abkommenseinschätzung.
Wenn deine US-Gesellschaft zahlt
Einbehalten, melden, bis zum 15. März.
Wer die Kontrolle über eine Zahlung an eine ausländische Person hat, ist laut IRS der Einbehaltungspflichtige, in der Regel deine US-Gesellschaft. Sie haftet selbst für die Steuer, die sie hätte einbehalten müssen, unabhängig von der Steuer des Empfängers.
Jedes Jahr meldet sie mit Form 1042 die Steuer des Vorjahres und mit je einer Form 1042-S die Zahlungen an jeden Empfänger. Abgabe und Versand an die Empfänger: bis zum 15. März. Ab zehn Informationsmeldungen im Jahr ist die elektronische Abgabe Pflicht; die Formulare 1042-S für 2026 gehen laut IRS über das neue Portal IRIS.
01Vor der ZahlungFormular W-8Der Empfänger gibt dem Zahler sein W-8BEN oder W-8BEN-E vor der Zahlung. Das Formular geht an den Zahler, nicht an die IRS. Es gilt bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Unterschrift, solange sich nichts ändert.
02Bei der ZahlungEinbehaltDer Zahler behält den Satz ein, den das Formular trägt, ohne Formular unter Umständen 30 Prozent.
03Bis zum 15. MärzForm 1042 und 1042-SJahresmeldung an die IRS und Form 1042-S an jeden Empfänger. Mit Form 7004 verlängert sich die Frist für Form 1042, nicht aber die Zahlung; mit Form 8809 bekommst du 30 Tage mehr für die 1042-S.
04Wer zu spät meldetStrafen laut IRSFür eine verspätete Form 1042: 5 Prozent der offenen Steuer je Monat, höchstens 25 Prozent. Für jede Form 1042-S des Jahres 2026: $60 bei Abgabe binnen 30 Tagen nach der Frist, $130 bis zum 1. August, danach $340.
Quellen: IRS, Withholding agent; Instructions for Form 1042 (2025); Instructions for Form 1042-S (2026); Instructions for Forms W-8BEN und W-8BEN-E (Oktober 2021). Gelesen am 22. Oktober 2026.
Abgleich mit Form 5472
Eine Zahlung, zwei Meldungen, ein Betrag.
Zahlt eine US-Gesellschaft in ausländischer Hand an ihren Eigentümer oder eine andere nahestehende Person im Ausland, erscheint dieselbe Zahlung zweimal: auf Form 5472, etwa als gezahlte Lizenzgebühr, Zinsen oder Vergütung für Dienstleistungen, und als Einkunft aus US-Quellen auf Form 1042-S.
Im Jahrespaket gleichen wir beide Meldungen ab: dieselben Beträge, derselbe Empfänger. Die Form 5472 selbst gehört zu deiner Jahreserklärung, zum Beispiel zur Null-Steuererklärung LLC oder zum Jahresabschluss der Corporation.
Fragen
Fragen zu W-8, Quellensteuer und Form 1042.
Schicke ich das W-8 an die IRS oder an mein Finanzamt?
An keinen von beiden. Laut IRS gibst du das Formular dem, der es von dir verlangt, also dem Zahler, der Plattform oder der Bank.
W-8BEN oder W-8BEN-E: welches brauche ich?
W-8BEN ist für Privatpersonen, W-8BEN-E für Gesellschaften wie deine GmbH. Gehört dir allein eine US-LLC, die steuerlich nicht als eigene Gesellschaft zählt, giltst laut IRS du selbst als wirtschaftlich Berechtigter; dann füllst du das W-8BEN mit deinem Namen aus. Welches Formular richtig ist, klären wir mit dir.
Wie lange gilt das Formular?
Bis zum letzten Tag des dritten Kalenderjahres nach der Unterschrift, solange sich nichts ändert. Ein im September 2026 unterschriebenes Formular gilt also bis zum 31. Dezember 2029. Ändern sich Angaben, brauchst du ein neues.
Was passiert, wenn ich kein Formular abgebe?
Dann muss der Zahler laut IRS unter Umständen 30 Prozent einbehalten. Das Formular gehört deshalb vor die erste Zahlung.
Welcher Satz gilt für mich als Deutscher?
Nach dem Abkommen in der Regel 0 Prozent auf Zinsen und Lizenzgebühren, auf Dividenden 15 Prozent, 5 Prozent für eine Gesellschaft mit mindestens 10 Prozent der Stimmrechte und 0 Prozent für eine Muttergesellschaft mit mindestens 80 Prozent seit 12 Monaten, wenn die Bedingungen von Artikel 28 erfüllt sind. Die Übersicht.
Muss jede Zahlung ins Ausland auf eine Form 1042-S?
Nein. Einkünfte aus ausländischen Quellen gehören laut IRS in der Regel nicht auf die 1042-S. Einkünfte aus US-Quellen dagegen schon, auch wenn wegen des Abkommens nichts einbehalten wurde.
Brauchen wir neben der 1042-S auch Form 1042?
Ja. Wer Formulare 1042-S abgeben muss, gibt laut IRS auch Form 1042 ab, ob Steuer einbehalten wurde oder nicht.
Müssen wir elektronisch einreichen?
Ab zehn Informationsmeldungen im Jahr ja, und für Finanzinstitute immer. Die Formulare 1042-S für 2026 gehen laut IRS über das Portal IRIS. Wir reichen elektronisch ein.
Was kostet eine verspätete Meldung?
Für Form 1042 laut IRS 5 Prozent der offenen Steuer je Monat, höchstens 25 Prozent. Für jede Form 1042-S für 2026: $60 bei Abgabe binnen 30 Tagen nach der Frist, $130 bis zum 1. August, $340 danach oder wenn sie nicht stimmt.
Ist die Abkommenseinschätzung ein Rechtsgutachten?
Nein. Sie ist eine schriftliche Einschätzung auf Grundlage deiner Angaben: welche Einkunft, welcher Artikel, welcher Satz und was die Klausel zur Abkommensberechtigung verlangt. Über die Steuer entscheidet am Ende die IRS.
Könnt ihr auch zurückliegende Jahre melden?
Ja. Dafür nennen wir dir nach Prüfung einen Festpreis, je nach Zahl der Jahre und Empfänger.
Arbeitet ihr mit meinem Steuerberater zusammen?
Ja. Er bekommt von uns die Formulare und die Meldungen, damit die Zahlen in Deutschland und in den USA zusammenpassen.
Wo ist der W-8 Service geblieben?
Er ist die erste Leistung dieser Seite: ein Formular W-8BEN oder W-8BEN-E für $550.