Vertrieb in den USA: Handelsvertreter, Distributor oder eigene Gesellschaft, und an welchem Punkt dir dein Verkäufer in Amerika eine Betriebsstätte beschert

Wer in den USA verkaufen will, wählt zuerst nicht den Bundesstaat, sondern das Modell: direkt aus Europa, über einen Handelsvertreter, über einen Distributor, über eine eigene Gesellschaft oder online. Jedes Modell verteilt Zoll, Haftung und Steuern anders. Dieser Leitfaden zeigt, was das Doppelbesteuerungsabkommen zur Betriebsstätte durch Vertreter sagt, welche Regeln für Vertreter- und Händlerverträge gelten und was eine eigene US-Vertriebsgesellschaft mit sich bringt.

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69 MIN

22. August 2022

US-Firmengründung endlich verständlich | LLC, Inc, LP | Für US-Visum & Greencard

Die USA sind kein Markt, den man von einem einzigen Messestand aus bedient. Wer dort dauerhaft verkaufen will, entscheidet sich für ein Modell, und dieses Modell legt fest, wer importiert, wer haftet, wer Sales Tax abführt und ob deine Gesellschaft in den USA steuerpflichtig wird. Das gilt für die Maschinenbauerin aus Baden-Württemberg ebenso wie für den Hersteller aus Oberösterreich oder die Marke aus der Ostschweiz.

Dieser Leitfaden gehört zu unserem Überblick über den US-Markteintritt, der Rechtsform, Standort, Visum und Steuern verbindet. Unsere 10 Fakten zum US-Markteintritt räumen mit den gängigen Bedenken auf. Hier geht es um die Frage dazwischen: Über wen erreichst du deine Kunden, und was folgt daraus?

1Fünf Wege zum amerikanischen Kunden

Im Kern gibt es fünf Modelle. Beim Direktvertrieb verkauft deine Gesellschaft in Europa unmittelbar an Kunden in den USA. Beim Handelsvertreter vermittelt eine Person oder Firma in den USA Aufträge, die deine Gesellschaft annimmt. Beim Distributor kauft ein amerikanisches Unternehmen deine Ware und verkauft sie im eigenen Namen weiter. Bei der eigenen Gesellschaft übernimmt eine US-Tochter den Verkauf. Und im Onlinehandel erreichst du die Kunden über deinen Shop oder einen Marktplatz.

Die Modelle schließen sich nicht aus. Viele Unternehmen beginnen mit einem Distributor und gründen später eine Tochter, die einzelne Großkunden selbst betreut. Andere verkaufen über einen Marktplatz und arbeiten parallel mit Vertretern im Fachhandel. Entscheidend ist, dass jedes Modell für sich sauber aufgesetzt ist, denn Zoll, Steuern und Haftung folgen dem tatsächlichen Ablauf, nicht der Bezeichnung im Vertrag.

Drei Fragen tauchen in jedem Modell auf. Wer ist Importer of Record und schuldet damit den Zoll? Das beantwortet unser Leitfaden zu Zöllen, Ursprung und Zollabwicklung. Wer schuldet Sales Tax gegenüber dem Endkunden? Das steht in unserem Überblick zur Sales Tax in den USA. Und begründet deine Gesellschaft eine Betriebsstätte in den USA? Darum geht es in den folgenden Abschnitten.

2Direktvertrieb aus Europa

Der einfachste Weg: Deine GmbH, deine österreichische GmbH oder deine Schweizer AG verkauft und liefert direkt an Kunden in den USA. Nach Artikel 7 des Abkommens zwischen den USA und Deutschland dürfen die Unternehmensgewinne dann nur im Ansässigkeitsstaat besteuert werden, es sei denn, das Unternehmen ist in den USA über eine Betriebsstätte tätig. Betriebsstätte ist nach Artikel 5 eine feste Geschäftseinrichtung, durch die die Tätigkeit ganz oder teilweise ausgeübt wird, etwa ein Büro, eine Zweigniederlassung, eine Werkstatt oder eine Fabrik. Die Abkommen mit Österreich und der Schweiz definieren den Begriff in denselben Grundzügen.

Ein Lager allein macht noch keine Betriebsstätte. Nach Artikel 5 Absatz 4 gelten Einrichtungen, die ausschließlich der Lagerung, Ausstellung oder Auslieferung eigener Ware dienen, nicht als Betriebsstätte, ebenso wenig ein Warenbestand, der nur zu diesen Zwecken unterhalten wird. Das ändert sich, sobald in den USA mehr geschieht als Lagern und Ausliefern, etwa Verkauf, Beratung oder Montage durch eigene Leute.

Für den Kaufvertrag gilt ohne weitere Vereinbarung das UN-Kaufrecht. Die USA, Deutschland, Österreich und die Schweiz sind Vertragsstaaten, und das Übereinkommen gilt für Kaufverträge zwischen Parteien mit Niederlassung in verschiedenen Vertragsstaaten. Es ist abdingbar. Wer lieber deutsches, österreichisches, Schweizer oder das Recht eines Bundesstaats vereinbaren will, schließt das UN-Kaufrecht ausdrücklich aus.

Die Grenze des Direktvertriebs zeigt sich bei Service und Nähe. Amerikanische Kunden erwarten Ansprechpartner in ihrer Zeitzone, schnelle Lieferung und Ersatzteile aus dem Land. Sobald du dafür Menschen in den USA einsetzt, bist du bei einem der nächsten Modelle.

3Der Handelsvertreter und die Betriebsstätte

Ein Handelsvertreter, im amerikanischen Sprachgebrauch Sales Representative, vermittelt Aufträge und wird meist mit Provision bezahlt. Steuerlich hängt alles an einer Unterscheidung, die die drei Abkommen gleich treffen. Nach Artikel 5 Absatz 5 wird deiner Gesellschaft eine Betriebsstätte in den USA zugerechnet, wenn dort eine Person für sie tätig ist, die in den USA eine Vollmacht besitzt und gewöhnlich ausübt, Verträge im Namen deiner Gesellschaft abzuschließen. Ausgenommen sind nur Tätigkeiten, die auch über eine feste Einrichtung keine Betriebsstätte begründen würden, also das bloße Lagern, Ausstellen oder Einkaufen.

Nach Artikel 5 Absatz 6 begründet ein Makler, Kommissionär oder anderer unabhängiger Vertreter dagegen keine Betriebsstätte, solange er im Rahmen seiner gewöhnlichen Geschäftstätigkeit handelt. Der Unterschied liegt in der Praxis in drei Punkten: Arbeitet der Vertreter auch für andere Hersteller? Trägt er ein eigenes unternehmerisches Risiko? Und schließt er Verträge selbst ab, oder sammelt er Bestellungen, die deine Gesellschaft in Europa annimmt? Ein Vertreter, der nur für dich arbeitet, deinen Weisungen folgt und Verträge unterschreibt, ist steuerlich schnell ein Teil deines Unternehmens in Amerika.

Die Folge einer Betriebsstätte: Der Teil des Gewinns, der ihr zuzurechnen ist, wird in den USA besteuert, und deine Gesellschaft reicht eine US-Steuererklärung für ausländische Gesellschaften ein, die Form 1120-F. Wer seine Tätigkeit für so begrenzt hält, dass sie keine steuerpflichtigen Einkünfte in den USA auslöst, kann trotzdem rechtzeitig eine Erklärung als Schutz abgeben. Die Verordnung erlaubt das ausdrücklich, damit Abzüge und Gutschriften erhalten bleiben, falls sich die Einschätzung später als falsch erweist. Wird keine Erklärung abgegeben, gehen diese Abzüge verloren, wenn die Erklärung nicht binnen 18 Monaten nach dem Fälligkeitstag eingeht. Wer sich auf das Abkommen beruft, um Gewinne trotz Tätigkeit in den USA keiner Betriebsstätte zuzurechnen, legt diese Position mit Form 8833 offen.

Neben dem Steuerrecht gilt das Vertragsrecht der Bundesstaaten. Texas regelt Vertreterverträge im Kapitel 54 des Business and Commerce Code: Ein Vertrag über die Vermittlung von Großhandelsaufträgen in Texas muss schriftlich oder elektronisch geschlossen sein und die Berechnung und Zahlung der Provision festlegen. Eine Klausel, die einen Gerichtsstand außerhalb von Texas vorsieht, ist nichtig. Wer Provisionen nicht vertragsgemäß zahlt, haftet auf das Dreifache und die Anwaltskosten, und auf diese Regeln kann auch durch die Wahl eines anderen Rechts nicht verzichtet werden. Einen Ausgleichsanspruch nach Vertragsende, wie ihn § 89b HGB kennt, sieht das texanische Kapitel nicht vor. Andere Bundesstaaten haben eigene Regeln; der Vertrag gehört deshalb immer an das Recht des Staats, in dem dein Vertreter arbeitet.

4Der Distributor: kaufen, lagern, weiterverkaufen

Ein Distributor kauft deine Ware, wird ihr Eigentümer und verkauft sie im eigenen Namen weiter. Er ist in der Regel Importer of Record, trägt den Zoll, lagert, liefert aus, fakturiert und führt die Sales Tax gegenüber seinen Kunden ab. Für deine Gesellschaft ist das steuerlich das ruhigste Modell: Der Distributor handelt auf eigene Rechnung und ist damit kein Vertreter im Sinn von Artikel 5 Absatz 5.

Der Preis dafür ist die Kontrolle. Der Distributor bestimmt Preise und Auftritt gegenüber den Endkunden, und die Kundenbeziehung gehört ihm. Deshalb steht im Distributionsvertrag mehr als Preis und Lieferzeit: das Gebiet, die Exklusivität, Mindestabnahmen, die Nutzung deiner Marke, Schulung und Service, Informationspflichten und vor allem die Kündigung und was danach mit Lagerbestand und Kunden geschieht. Deine Marke in den USA solltest du vor dem ersten Vertrag selbst anmelden; wie, steht im Leitfaden Marke in den USA schützen.

Für den Kaufvertrag zwischen dir und dem Distributor gilt das UN-Kaufrecht, wenn ihr es nicht ausschließt. Schließt ihr es aus und wählt das Recht eines Bundesstaats, gilt Artikel 2 des Uniform Commercial Code in der Fassung dieses Staats, in Texas als Kapitel 2 des Business and Commerce Code. Einige Regeln überraschen europäische Verkäufer. Ab einem Preis von 500 Dollar ist ein Kaufvertrag nur durchsetzbar, wenn ein unterschriebenes Schriftstück vorliegt. Zwischen Kaufleuten werden zusätzliche Bedingungen in einer Auftragsbestätigung Vertragsinhalt, wenn das Angebot sie nicht ausschließt, sie den Vertrag nicht wesentlich ändern und niemand widerspricht. Und der Verkäufer gewährleistet von Gesetzes wegen die Marktgängigkeit der Ware, die merchantability, und bei erkennbarem Verwendungszweck die Eignung dafür.

Wer diese Gewährleistungen ausschließen will, muss die Marktgängigkeit ausdrücklich nennen, und der Ausschluss muss schriftlich und auffällig sein; Formulierungen wie „as is“ schließen sie ebenfalls aus. Ansprüche aus dem Kaufvertrag verjähren nach vier Jahren ab der Pflichtverletzung, bei Gewährleistung grundsätzlich ab Lieferung; vertraglich lässt sich die Frist auf ein Jahr verkürzen, aber nicht verlängern. Gegen die Haftung gegenüber Endkunden hilft der Vertrag mit dem Distributor nur begrenzt; dazu mehr im Leitfaden Produkthaftung und Produktzulassung.

Wird aus dem Distributor ein Franchisenehmer? Nach der Franchise Rule der Federal Trade Commission liegt ein Franchise vor, wenn drei Merkmale zusammenkommen: Der Partner verkauft unter deiner Marke, du übst erhebliche Kontrolle aus oder leistest erhebliche Unterstützung bei seiner Geschäftsführung, und er zahlt dir für den Einstieg einen Pflichtbetrag. Der Einkauf angemessener Warenmengen zu echten Großhandelspreisen zählt nicht als Pflichtbetrag, und Zahlungen unter 735 Dollar in den ersten sechs Monaten lösen die Regel nicht aus. Ein klassischer Distributor ist deshalb meist kein Franchise. Wer aber Einstiegsgebühren verlangt und Vorgaben zum Betrieb macht, prüft das Bundesrecht und die Gesetze der Bundesstaaten, die nach der Rule ausdrücklich weiter gelten dürfen und etwa eine Registrierung verlangen können.

5Die eigene US-Vertriebsgesellschaft

Mit einer eigenen Gesellschaft holst du den Vertrieb ins Haus. Die US-Tochter kauft von der Mutter, importiert, beschäftigt Verkäufer und Servicetechniker und verkauft an die Kunden. Steuerlich ändert sich die Perspektive: Nach Artikel 5 Absatz 7 der Abkommen macht die bloße Beherrschung einer Gesellschaft im anderen Staat keine der beiden zur Betriebsstätte der anderen. Die Tochter ist selbst Steuerpflichtige in den USA, als C-Corporation mit einem Bundessteuersatz von 21 Prozent auf ihr steuerpflichtiges Einkommen, und die Mutter hält Abstand.

Dafür entstehen Pflichten, die beim Distributor fehlen. Eine US-Gesellschaft, die zu mindestens 25 Prozent in ausländischer Hand ist, meldet ihre Geschäfte mit der Mutter auf Form 5472; wer das versäumt, zahlt 25.000 Dollar, und dauert das Versäumnis mehr als 90 Tage nach Mitteilung des IRS an, weitere 25.000 Dollar je angefangenem 30-Tage-Zeitraum. Die Preise zwischen Mutter und Tochter müssen dem Fremdvergleich standhalten; Artikel 9 der Abkommen erlaubt eine Korrektur, wenn sie davon abweichen, und Section 482 des Internal Revenue Code gibt dem IRS dieselbe Befugnis. Derselbe Preis bestimmt auch den Zollwert der Einfuhr. Schüttet die Tochter Gewinne an eine deutsche Mutter aus, die mindestens 10 Prozent der Stimmrechte hält, begrenzt das Abkommen die Quellensteuer auf 5 Prozent; bei mindestens 80 Prozent über zwölf Monate und unter weiteren Bedingungen entfällt sie.

Zwei Meldungen werden oft vergessen. Wer eine neue US-Gesellschaft mit ausländischer Beteiligung von mindestens 10 Prozent gründet, meldet sie binnen 45 Tagen beim Bureau of Economic Analysis auf Formular BE-13; liegen die erwarteten Kosten nicht über 40 Millionen Dollar, genügt die Freistellungserklärung. Und wer Mitarbeiter beschäftigt, braucht eine Lohnabrechnung nach Bundes- und Staatsrecht, unsere Payroll. Schickst du eigene Leute aus Europa, kommt das Visum hinzu; für Führungskräfte und Spezialisten eines bestehenden Unternehmens ist das L-1-Visum der übliche Weg, und unser Beitrag zur Entsendung von Mitarbeitern zeigt die Einzelheiten.

Ob Tochter oder rechtlich unselbständige Zweigniederlassung, ist eine eigene Entscheidung mit Folgen für Haftung und Steuern. Sie steht im Leitfaden Niederlassung oder Tochtergesellschaft. Wie wir eine US-Corporation als Tochter deiner Gesellschaft gründen, steht auf unserer Seite zur Corporation.

6Onlinehandel und Marktplätze

Im Onlinehandel verschwimmen die Modelle. Verkaufst du über deinen eigenen Shop aus Europa, ist das Direktvertrieb mit allen Folgen für Zoll und Sales Tax. Seit die De-minimis-Grenze von 800 Dollar ausgesetzt ist, wird jede Sendung ordentlich eingeführt; viele Händler verzollen deshalb einmal in größerer Menge und liefern aus einem Lager in den USA. Ein Lager, das nur der Lagerung und Auslieferung eigener Ware dient, ist nach Artikel 5 Absatz 4 keine Betriebsstätte. Für die Sales Tax spielt es dagegen eine Rolle: Texas etwa behandelt einen Händler, der dort ein Lager, ein Auslieferungszentrum oder einen Vertreter unterhält, als im Staat geschäftstätig.

Über einen Marktplatz übernimmt in vielen Bundesstaaten der Betreiber die Pflichten des Verkäufers für die über ihn abgewickelten Verkäufe; Texas etwa weist dem Marketplace Provider die Rechte und Pflichten des Händlers zu und verpflichtet ihn, die Steuer einzuziehen. Welche Staaten trotzdem eine Registrierung des Verkäufers verlangen, steht in unserer Übersicht zur Registrierung von Marketplace Sellers; Besonderheiten von Amazon beschreibt der Leitfaden Verkaufen auf Amazon USA. Wie du einen eigenen Shop für US-Kunden mit Zahlungsanbietern, Retouren und Sales Tax aufsetzt, zeigt der Leitfaden Shopify und eigener Onlineshop.

7Welches Modell zu welchem Unternehmen passt

Für einen ersten Test des Markts mit erklärungsarmer Ware reicht oft der Direktvertrieb oder ein Marktplatz. Für erklärungsbedürftige Produkte im Fachhandel, etwa Maschinen, Komponenten oder Medizintechnik, ist ein unabhängiger Vertreter ein schneller Weg zu Kunden, wenn der Vertrag die Abhängigkeit vermeidet und dem Recht seines Bundesstaats entspricht. Wer Lager, Zoll und Kundenrisiko abgeben will, wählt einen Distributor und verhandelt dafür über Marge, Gebiet und Kündigung.

Sobald du in den USA eigene Leute beschäftigen, Kunden selbst führen oder einen Standort aufbauen willst, ist die eigene Gesellschaft der saubere Rahmen. Sie trennt das Risiko vom Mutterhaus, macht dich zum Importeur mit eigenen Konditionen und öffnet den Weg zu Förderprogrammen der Bundesstaaten, die an Arbeitsplätze und Investitionen geknüpft sind. Welche das sind, beschreibt unser Leitfaden zur Standortwahl und Förderung.

Der Wechsel zwischen den Modellen ist der heikle Moment. Wer vom Distributor zur eigenen Gesellschaft geht, muss den Händlervertrag nach seinen eigenen Regeln beenden, Bestände übernehmen und Kunden überleiten; wer einen Vertreter in Texas beendet, zahlt ohne formgerechten Vertrag alle offenen Provisionen spätestens am 30. Werktag danach. Plane den Ausstieg deshalb in jedem Vertrag von Anfang an mit.