Allgemeines zur Lohnbuchhaltung in den USA für nicht-ansässige Unternehmen
Für ausländische Unternehmen, die Angestellte in den Staaten haben, ist auch die Lohnbuchhaltung in den USA ein wichtiges Thema. Sie wird als Payroll bezeichnet und umfasst die Einbehaltung von Steuern und Sozialbeiträgen vom Lohn der US-Mitarbeiter sowie die Ergänzung der verpflichtenden Beträge des Arbeitgebers selbst. Die genauen Regelungen sowie die Beiträge unterscheiden sich dabei je nach Sitzstaat der Firma bzw. ihrer Angestellten.
Im Vergleich zu anderen Anbietern zeichnet sich das Payroll-Serviceangebot unserer Kanzlei dadurch aus, dass wir die Lohnbuchhaltung für ausländische Unternehmen inklusive Registrierung als Arbeitgeber in den Staaten für dich übernehmen. Dadurch kannst du auch als nicht-ansässige Firma in den USA Mitarbeiter beschäftigen und brauchst dir um das Thema Payroll selbst keine Gedanken zu machen.
Voraussetzung für die Lohnbuchhaltung ist auch für nicht-ansässige Unternehmen die EIN, die amerikanische, steuerliche Identifikationsnummer. Dafür wird die Firma zuerst als Arbeitgeber in den Staaten registriert. Im Anschluss müssen verschiedene Steuerarten und -sätze beachtet werden. Diese umfassen zum einen die typischen Lohnnebenkosten, die meist mit einem fixen Prozentsatz berechnet werden, zum anderen die Einkommensteuern, die abhängig vom Jahreseinkommen des Angestellten einzubehalten sind. Zu den wichtigsten Abgaben gehören die Einkommensteuer, die der Arbeitgeber vom Lohn einbehält, die Sozialabgaben für Social Security und Medicare und die Arbeitslosenversicherung, die der Arbeitgeber allein trägt.
Besonders zu beachten ist dabei, dass es die einzelnen Pflichtabgaben nicht nur auf Bundesebene, sondern auch auf Ebene der Bundesstaaten und auf lokaler Ebene gibt. Diese sind jeweils gesondert an verschiedene Behörden abzuführen. Auch wer sie trägt, ist je nach Abgabe unterschiedlich geregelt. Die Einkommensteuer trägt der Mitarbeiter selbst. Die Abgaben für Social Security (je 6,2 %) und Medicare (je 1,45 %) teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu gleichen Teilen.
Im Zuge der Payroll müssen nicht-ansässige Unternehmen für ihre Mitarbeiter in den USA nicht nur die Beiträge und Steuern einbehalten, ergänzen und abführen, sondern auch die dazugehörigen Formulare ausfüllen und einreichen. Mehr Informationen rund um das Thema Payroll sowie zu den einzelnen Steuern und Formularen findest du hier.
Unsere Leistungen zur Lohnbuchhaltung (Payroll) für nicht-ansässige Unternehmen
Nach erfolgreicher Mandatierung kümmert sich unsere Kanzlei monatlich um die Lohnabrechnung deines nicht-ansässigen Unternehmens in den USA. Dafür erstellen wir Payslips für alle deine Mitarbeiter und schicken diese dann per E-Mail an einen Kontakt bzw. Ansprechpartner in der Firma. Dieser verteilt sie anschließend an die Angestellten. Auf den Payslips werden auch etwaige Extras oder Lohnnebenleistungen, die die Mitarbeiter erhalten, inkludiert. Gleichzeitig bekommen die Zuständigen in der Gesellschaft außerdem sämtliche Informationen, die sie für die Gehaltszahlungen und die Zahlungen an die IRS und andere Behörden benötigen.
Wir bereiten jegliche Abrechnungen rund um Einkommensteuer, Sozialversicherung und andere Abgaben komplett vor, damit diese in den Staaten nur noch an die zuständigen Stellen auf Bundes- oder Bundesstaatsebene bzw. auf lokaler Ebene abgeführt werden müssen. Es besteht auch die Möglichkeit, Gehaltszahlungen direkt vom Firmenkonto abbuchen und so den Mitarbeitern automatisch auszahlen zu lassen. Darüber hinaus können auch die Steuern per Bankeinzug direkt weitergeleitet werden. Die Automatisierung der Payroll bietet dir den Vorteil, dass du dich nicht weiter mit unterschiedlichen Zahlungen herumschlagen musst und alles im Hintergrund korrekt abläuft.
Abgesehen von der regelmäßigen Lohnbuchhaltung übernehmen wir auch andere Leistungen für dich. Dazu gehören Dinge wie „Onboarding“, das heißt wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, oder aber wenn jemand das Unternehmen verlässt. Einmal jährlich, nach Jahresende, bekommen sämtliche Angestellten ihre W-2 Formulare. Sie entsprechen der deutschen Lohnsteuerbescheinigung und enthalten den Gesamtverdienst des vergangenen Jahres und die einbehaltenen Steuern. Die Mitarbeiter benötigen diese für ihre persönliche Jahressteuererklärung.
Firmen können in den USA wählen, ob die Payroll monatlich, zweiwöchentlich oder wöchentlich laufen soll. Kürzere Intervalle sind in den Staaten durchaus üblich. Dementsprechend werden dann auch Lohnabrechnungen ausgegeben. Weit verbreitet sind außerdem Gehaltsschecks. Diese werden als Alternative zu Überweisungen ausgestellt. Wenn du für dein Unternehmen diese Art der Mitarbeitervergütung bevorzugst, übernehmen wir gerne auch das für dich.
Einmalig $1.600 für die Einrichtung der Payroll deines Unternehmens. Die laufende Abrechnung kostet $60 je Mitarbeiter und Monat.
Wichtige Hinweise zur Lohnbuchhaltung (Payroll) für nicht-ansässige Unternehmen
Nächste Schritte zur Lohnbuchhaltung (Payroll) für nicht-ansässige Unternehmen
Häufige Fragen zur Lohnbuchhaltung (Payroll) für nicht-ansässige Unternehmen
Was kostet die Lohnbuchhaltung für mein US-Unternehmen?
Einmalig $1.600 für die Einrichtung der Payroll. Laufend kommen $60 je Mitarbeiter und Monat dazu. Bei der Bestellung gibst du an, wie viele Mitarbeiter du in den USA beschäftigst.
Was gilt es beim Thema Payroll zu beachten?
Bitte beachte auch für dein nicht-ansässiges Unternehmen, dass Steuern und Beiträge im Rahmen der Lohnbuchhaltung in den USA korrekt einbehalten und abgeführt sowie die entsprechenden Formulare fristgerecht eingereicht und anschließend abgelegt werden müssen. Dazu sind sämtliche Gesellschaften mit Angestellten in den USA gesetzlich verpflichtet. Außerdem gilt es, sich vorab genauestens über lokale Steuern in den einzelnen US-Bundesstaaten zu informieren. Diese richten sich nämlich nach dem Arbeitsort der Mitarbeiter in den USA.
Neben der Lohnbuchhaltung betreuen wir dein US-Unternehmen steuerlich, auf Deutsch: von der Steuererklärung bis zur Korrespondenz mit der IRS.