Sales Tax USA für Händler aus Deutschland, Österreich und der Schweiz: wann ein Bundesstaat dich zu seinem Steuereinnehmer macht

Die Sales Tax ist die Steuer, mit der europäische Händler in Amerika am häufigsten in Berührung kommen, und die, die sie am häufigsten unterschätzen. Es gibt sie nicht auf Bundesebene, sondern in 45 Bundesstaaten und im District of Columbia, jeweils mit eigenen Sätzen, Schwellen und Formularen, und erheben muss sie der Verkäufer, nicht der Käufer. Diese Seite geht den Weg eines Händlers aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz der Reihe nach durch: Bin ich in einem Staat pflichtig? Was erledigt der Marktplatz? Wie registriere ich mich? Was muss ich laufend tun? Die Grundlagen der Steuer selbst, von den Sätzen bis zu den Befreiungsnachweisen, stehen unter Die Sales Tax in den USA; die Schwellen aller Staaten in der Tabelle Sales Tax nach Bundesstaat.

1Warum dich die Sales Tax trifft, obwohl du in Europa sitzt

Bis 2018 durfte ein Bundesstaat die Sales Tax nur von Verkäufern verlangen, die bei ihm physisch präsent waren. Am 21. Juni 2018 hat der Supreme Court diese Regel im Fall South Dakota v. Wayfair aufgegeben. Seitdem dürfen die Staaten die Pflicht auch an den Umsatz knüpfen, den ein Verkäufer ohne Büro, Lager oder Mitarbeiter in den Staat liefert. Alle Staaten mit Sales Tax haben davon Gebrauch gemacht.

Diese Regel gilt für Verkäufer im Ausland genauso. Die kalifornische Steuerbehörde schreibt ausdrücklich, dass Remote Sellers auch Verkäufer außerhalb der Vereinigten Staaten sind. Für dich als Händler in München, Linz oder Basel heißt das: Ob du eine US-Gesellschaft hast oder nicht, ändert nichts an der Frage, ob du in Kalifornien Sales Tax erheben musst. Es entscheidet, wohin du lieferst und wie viel.

Zwei Wege führen in die Pflicht, und du prüfst sie in dieser Reihenfolge: zuerst die physische Präsenz, dann die Umsatzschwelle.

2Die erste Frage: bist du im Bundesstaat präsent?

Physisch präsent ist, wer im Staat ein Büro, Mitarbeiter, einen Vertreter oder Ware hat. Für Händler mit Lagerlogistik ist der letzte Punkt der wichtigste. Washington nennt auf seiner Seite für Marktplatzverkäufer ausdrücklich den Warenbestand im Staat als Tätigkeit, die physische Präsenz begründet, und zwar auch dann, wenn ein Marktplatzbetreiber oder ein anderer Dritter die Ware für dich hält. Connecticut verlangt von Händlern außerhalb des Staates, deren Ware in Räumen eines Marktplatzbetreibers im Staat liegt, die Registrierung auch unterhalb der Umsatzschwellen.

Wer über einen Fulfillment-Dienst verkauft, dessen Lagernetz Ware über mehrere Staaten verteilt, kann so in Staaten präsent sein, in die er nie selbst geliefert hat. Prüfe deshalb, in welchen Staaten deine Ware liegt. Die Berichte deines Fulfillment-Dienstes zeigen das.

Für die Präsenz gelten keine Schwellen. Ohio und Wisconsin schreiben auf ihren Seiten ausdrücklich, dass die Mindestschwellen für Unternehmen mit Präsenz im Staat nicht gelten. Wer präsent ist, prüft die Pflicht also unabhängig vom Umsatz.

3Die zweite Frage: überschreitest du die Umsatzschwelle?

Bist du in einem Staat nicht präsent, entscheidet die Schwelle für Economic Nexus. In den meisten Staaten liegt sie bei $100.000 Umsatz im Jahr in diesen Staat, in einigen Staaten zusätzlich oder alternativ bei 200 Verkäufen. Höher liegt sie unter anderem in Kalifornien und Texas mit $500.000 und in New York mit über $500.000 und über 100 Verkäufen zugleich. Die Tabelle zeigt drei große Staaten, die vollständige Liste steht unter Sales Tax nach Bundesstaat.

Zwei Dinge machen die Rechnung schwieriger, als die Zahl vermuten lässt. Erstens zählt jeder Staat anders: Manche rechnen alle Bruttoverkäufe ein, auch steuerfreie und solche an Wiederverkäufer, andere nur Einzelhandelsverkäufe oder nur steuerpflichtige Verkäufe. Zweitens messen die Staaten über verschiedene Zeiträume, das Kalenderjahr, das Vorjahr oder rollierende zwölf Monate. Du brauchst deshalb deine Umsätze je Lieferstaat, nicht nur je Land.

Ist die Schwelle überschritten, beginnt die Pflicht nicht sofort, aber bald. Texas zum Beispiel verlangt die Genehmigung und die Erhebung spätestens ab dem ersten Tag des vierten Monats nach dem Monat, in dem du die Schwelle überschritten hast. Andere Staaten geben 30 oder 60 Tage. Wer erst bei der Jahresauswertung merkt, dass er im Frühjahr über der Schwelle lag, ist womöglich schon im Verzug.

4Was der Marktplatz für dich erledigt und was nicht

Die Bundesstaaten verpflichten Marktplatzbetreiber, die Steuer auf die Verkäufe einzuziehen, die über ihre Plattform laufen. Ohio behandelt einen solchen Betreiber als Verkäufer aller Verkäufe, die er vermittelt, Wisconsin verpflichtet ihn zur Erhebung auch dann, wenn der einzelne Händler unter der Schwelle bleibt. Für diese Verkäufe ist die Steuer damit erhoben und abgeführt. Daraus folgt aber nicht, dass du mit der Sales Tax nichts mehr zu tun hast.

4.1Was bei dir bleibt

Für Verkäufe über deinen eigenen Shop, über Direktbestellungen, im Großhandel und auf Messen bleibst du selbst verantwortlich. Die häufigste Konstellation europäischer Händler ist genau diese Mischung: ein Teil über Plattformen, ein Teil direkt. Für den direkten Teil gelten die Regeln dieser Seite vollständig.

4.2Ob Marktplatzverkäufe zu deiner Schwelle zählen

Ob die Verkäufe über die Plattform für deine eigene Schwelle mitzählen, beantwortet jeder Staat selbst. Kalifornien, Washington und New York rechnen sie ein, Massachusetts, Maine und Indiana zählen nur deine Direktverkäufe. Ein Händler mit $80.000 Plattformumsatz und $30.000 Direktumsatz in einen Staat kann deshalb im einen Staat pflichtig sein und im anderen nicht.

4.3Registrierung trotz Marktplatz

Manche Staaten verlangen eine Registrierung auch dann, wenn du nur über Marktplätze verkaufst, und lassen dann eine Befreiung von der Meldepflicht zu. New Jersey etwa verlangt von Verkäufern über der Schwelle, die nur über Marktplätze verkaufen, die Registrierung und erlaubt einen Antrag auf Befreiung von den Meldungen. Iowa und Michigan dagegen verlangen keine Registrierung, wenn der Marktplatz für dich abführt. Wie die Staaten Marktplatzverkäufer im Einzelnen behandeln, steht unter Registrierung von Marketplace Sellers.

5Registrieren

Registriert wird bei der Steuerbehörde jedes Staates, in dem du pflichtig bist. Für 24 Staaten gibt es einen gemeinsamen Weg, das Registrierungssystem der Staaten des Streamlined Sales and Use Tax Agreement. Es ist gebührenfrei, und du meldest dich darüber in allen Mitgliedsstaaten oder in ausgewählten an. Für Händler aus Europa ist ein Punkt wichtig: Nach den Registrierungs-FAQ des Governing Board können sich ausländische Verkäufer ohne Federal Employer Identification Number, ohne ITIN und ohne Adresse in den USA registrieren, indem sie als Nummernart „Other“ wählen. Das System vergibt dann eine eigene Nummer.

Die großen Staaten außerhalb des Systems, darunter Kalifornien, Texas, Florida und New York, registrierst du direkt bei deren Behörde, jeweils mit eigenem Antrag. Hast du eine US-Gesellschaft, registrierst du sie mit ihrer EIN; wie sie die Nummer bekommt, steht im Beitrag EIN beantragen ohne SSN.

Registriere dich nur dort, wo du pflichtig bist. Mit jeder Registrierung übernimmst du laufende Meldepflichten in diesem Staat, bis du dich wieder abmeldest.

6Erheben, melden, abführen

Mit der Registrierung beginnt die laufende Arbeit. Du berechnest auf jede steuerpflichtige Lieferung in den Staat die Steuer, weist sie auf der Rechnung aus, nimmst sie ein und führst sie mit der Meldung ab. Zum Satz des Staates kommen in vielen Staaten lokale Steuern; Texas etwa verlangt von Verkäufern ohne Präsenz die lokale Steuer, die am Lieferort gilt. Texas lässt diesen Verkäufern aber die Wahl, statt der lokalen Sätze am Lieferort einen einheitlichen lokalen Satz für alle Lieferungen zu verwenden, den Single Local Use Tax Rate. Wer das will, zeigt die Wahl dem Comptroller mit Formular 01-799 an.

Wie oft du meldest, bestimmt der Staat. Texas teilt nach der Genehmigung schriftlich mit, ob du monatlich oder vierteljährlich meldest; monatliche Meldungen sind dort am 20. des Folgemonats fällig. Das Geld, das du einnimmst, gehört dem Staat. Halte es getrennt, bis die Meldung fällig ist.

Für deine Buchhaltung heißt das: Erfasse Umsatz und Steuer je Lieferstaat, und bewahre die Belege auf, mit denen du die Meldungen begründest. Was die IRS und die Staaten an Aufzeichnungen erwarten, steht im Beitrag Buchhaltung für die US-LLC.

7Verkäufe an Wiederverkäufer und Unternehmen

Die Sales Tax wird nur beim Verkauf an den Endkunden erhoben. Verkaufst du an einen Händler, der die Ware weiterverkauft, erhebst du keine Steuer, musst aber nachweisen können, warum. Den Nachweis liefert ein Befreiungszertifikat des Käufers. Für die Mitgliedsstaaten des Streamlined-Abkommens gibt es ein einheitliches Zertifikat. Nach dem Governing Board füllt es der Käufer aus und gibt es dem Lieferanten, der eine Kopie aufbewahrt; an die Staaten wird es nicht geschickt. Ist der Käufer in dem Staat registriert, in dem er die Befreiung beansprucht, trägt er dessen Nummer ein.

Fehlt das Zertifikat bei einer Prüfung, schuldest du die Steuer, die du nicht erhoben hast. Hol es deshalb vor der ersten Lieferung ein, nicht nach der ersten Rückfrage des Staates.

8Sales Tax ist keine Einkommensteuer

Die Sales Tax besteuert den Verkauf, nicht deinen Gewinn. Dass du in Texas Sales Tax erhebst, sagt nichts darüber, ob und wo dein Gewinn besteuert wird. Für die Einkommensteuer der Bundesstaaten gibt es sogar einen eigenen Schutz: Nach 15 U.S.C. § 381 darf ein Bundesstaat keine Steuer auf das Nettoeinkommen aus zwischenstaatlichem Handel erheben, wenn sich die Tätigkeit im Staat darauf beschränkt, Bestellungen über Waren einzuwerben, die außerhalb des Staates angenommen und von dort geliefert werden. Für die Sales Tax gilt dieser Schutz nicht.

Wie die Gewinne deiner US-Gesellschaft auf Bundesebene besteuert werden, erklärt der Leitfaden Steuerpflichten einer US-Gesellschaft; welche Abzugsteuern auf Zahlungen zwischen den USA und Europa fallen, der Beitrag US-Quellensteuer nach Einkunftsart. Wie deine LLC zu Hause besteuert wird, steht unter Besteuerung deiner US-LLC.

9Wenn du schon über der Schwelle bist

Hast du in einem Staat die Schwelle überschritten und noch nicht erhoben, ist die Steuer auf diese Verkäufe trotzdem entstanden, und du schuldest sie. Mehrere Staaten haben Verfahren, mit denen du das von dir aus in Ordnung bringst. Wyoming zum Beispiel führt dafür einen eigenen Antrag auf Voluntary Disclosure. Unter den Staaten des Streamlined-Abkommens bietet nach der Seite des Governing Board nur Tennessee eine Amnestie an: Wer die Voraussetzungen erfüllt, wird für die Zeit vor der Registrierung nicht für nicht erhobene Steuer, Zinsen und Strafen veranlagt.

Je früher du handelst, desto kleiner ist der Betrag, und desto eher kannst du die Steuer für künftige Verkäufe richtig erheben. Wir prüfen mit dir, in welchen Staaten du pflichtig bist, und registrieren dich dort; die Einzelheiten stehen auf der Seite Sales Tax.

Zusammengefasst

• Die Sales Tax ist eine Steuer der Bundesstaaten auf Verkäufe an Endkunden; der Verkäufer erhebt sie und führt sie ab, auch wenn er in Europa sitzt.
• Pflichtig wird, wer im Staat physisch präsent ist, etwa mit Büro, Mitarbeitern oder Ware im Lager, oder wer die Umsatzschwelle des Staates überschreitet.
• Ein Marktplatz führt die Steuer auf seine Verkäufe ab; für den eigenen Shop und den Großhandel bleibst du selbst verantwortlich, und manche Staaten verlangen trotzdem eine Registrierung.
• Registriert wird je Staat; für 24 Staaten gibt es ein gebührenfreies gemeinsames System, das auch ausländische Verkäufer ohne US-Nummer zulässt.
• Die Sales Tax ist keine Einkommensteuer; wo dein Gewinn besteuert wird, ist eine eigene Frage.

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