Buchhaltung für die US-LLC: welche Belege die IRS sehen will, in welcher Währung und wie viele Jahre du sie aufbewahrst

Wer aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz kommt, erwartet von der amerikanischen Buchhaltung dasselbe wie von der heimischen: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, einen Kontenrahmen, eine Bilanz. Das amerikanische Steuerrecht denkt anders. Es schreibt dir keine bestimmte Form vor, verlangt aber, dass du jede Zahl deiner Erklärung belegen kannst, und für Gesellschaften mit ausländischen Eigentümern verlangt es mehr, als viele wissen. Diese Seite erklärt, was die IRS von den Aufzeichnungen deiner US-LLC oder US-Corporation erwartet, was die Form 5472 zusätzlich fordert, wie du mit Euro und Franken umgehst, welche Software sich eignet und wie lange du Belege aufbewahrst. Wann die Erklärungen fällig sind, für die du die Zahlen brauchst, steht im Jahreskalender deiner US-Gesellschaft.

1Was das amerikanische Recht verlangt

Die Grundnorm ist kurz. Nach Section 6001 des Internal Revenue Code muss jeder, der einer Steuer unterliegt, die Aufzeichnungen führen, Erklärungen abgeben und die Regeln befolgen, die das Finanzministerium vorschreibt. Die Verordnung dazu, 26 CFR 1.6001-1, wird konkreter: Zu führen sind dauerhafte Bücher oder Aufzeichnungen, einschließlich Inventuren, die ausreichen, um die Bruttoeinkünfte, die Abzüge, die Gutschriften und alle anderen Angaben der Erklärung zu belegen. Diese Bücher müssen jederzeit zur Einsicht bereitstehen und so lange aufbewahrt werden, wie ihr Inhalt für die Anwendung eines Steuergesetzes von Bedeutung sein kann.

Eine bestimmte Form schreibt das Bundesrecht nicht vor. Die IRS stellt dir in Publication 583 die Wahl zwischen einfacher und doppelter Buchführung und nennt als Vorteil der doppelten, dass sie mit Journalen und Hauptbuch eine eingebaute Kontrolle hat. Für eine Gesellschaft mit Eigentümern in Europa ist die doppelte Buchführung in der Praxis ohnehin die Regel, denn spätestens dein Steuerberater zu Hause braucht eine Bilanz.

Die Bundesstaaten haben eigene Anforderungen, vor allem für die Sales Tax: Wer in einem Staat registriert ist, muss Umsatz und Steuer je Staat belegen können. Wie das funktioniert, steht im Beitrag Sales Tax und Nexus für Händler aus DE/AT/CH.

2Was die Form 5472 zusätzlich verlangt

Gehört deine LLC allein dir als ausländischer Person, ist sie für die Meldepflicht nach Section 6038A eine Reporting Corporation, und zwar auch dann, wenn sie steuerlich als Disregarded Entity gilt. Dasselbe gilt für eine Corporation, an der ein ausländischer Gesellschafter mindestens 25 Prozent hält. Für diese Gesellschaften verschärfen die Instructions zu Form 5472 die allgemeine Regel: Die Bücher müssen ausreichen, um die Richtigkeit der Steuererklärung zu belegen, einschließlich der Informationen, die für die richtige Behandlung von Geschäften mit nahestehenden Personen von Bedeutung sein können.

Nahestehende Person bist in erster Linie du selbst. Die Form 5472 verlangt bei der Einpersonen-LLC ausdrücklich auch Beträge im Zusammenhang mit Gründung, Auflösung, Erwerb und Veräußerung der Gesellschaft, einschließlich deiner Einlagen in die LLC und deiner Entnahmen aus ihr. Für deine Buchhaltung heißt das: Jede Überweisung zwischen deinem privaten Konto und dem der LLC ist ein Vorgang, den du festhältst, mit Datum, Betrag und Zweck. Wer Geschäftsausgaben privat bezahlt und später erstattet bekommt, dokumentiert beides.

Die Verordnung zu dieser Meldepflicht, 26 CFR 1.6038A-3, regelt auch den Ort. Die Unterlagen sind grundsätzlich in den USA aufzubewahren. Liegen sie im Ausland, muss die Gesellschaft sie auf Anforderung der IRS binnen 60 Tagen übergeben oder in die USA bringen und dort einen Verwahrer benennen, Übersetzungen einzelner Dokumente binnen 30 Tagen. Führt die Gesellschaft die vorgeschriebenen Aufzeichnungen nicht, droht nach Section 6038A(d) dieselbe Strafe wie für die fehlende Form: $25.000 je Jahr. Was in die Form gehört, Zeile für Zeile, steht im Beitrag Form 5472 und Pro-forma-1120, die Strafen im Beitrag Strafen und verspätete Abgabe.

3Belege: was zu einer Buchung gehört

Jede Buchung braucht einen Beleg. Die IRS zählt in Publication 583 auf, was als Beleg gilt: Kassenbelege, bezahlte Rechnungen, Ausgangsrechnungen, Quittungen, Einzahlungsbelege und eingelöste Schecks. Für eine Gesellschaft, die online arbeitet, kommen Kontoauszüge, Abrechnungen von Zahlungsdienstleistern und Marktplätzen und elektronische Rechnungen hinzu.

Drei Gewohnheiten machen den Unterschied zwischen einer Buchhaltung, die eine Rückfrage in einer Stunde beantwortet, und einer, die Wochen braucht.

3.1Ein Konto für die Gesellschaft, keins für alles

Führe die Zahlungen der LLC über ein eigenes Geschäftskonto und nicht über dein privates Konto. Jede Vermischung erzeugt Vorgänge, die du später erklären und für die Form 5472 auseinanderrechnen musst. Wie du ein US-Konto für die Gesellschaft eröffnest, steht auf der Seite Kontoeröffnung USA.

3.2Belege sofort erfassen, nicht am Jahresende

Fotografiere oder speichere jeden Beleg, sobald er entsteht, und ordne ihn der Kontobewegung zu. Elektronische Bücher sind zulässig; nach Publication 583 gelten für sie dieselben Anforderungen wie für Bücher auf Papier, und du hältst die Systeme so lange vor, wie die Unterlagen für die Steuer von Bedeutung sind.

3.3Den Zweck dazuschreiben

Ein Beleg ohne Zweck beantwortet die Frage der IRS nicht. Notiere bei Reisen den Anlass, bei Bewirtungen die Teilnehmer, bei Zahlungen an dich den Grund. Das kostet Sekunden, wenn du es sofort tust, und Stunden, wenn du es rekonstruieren musst.

4Methode, Geschäftsjahr und Bilanz in der Erklärung

Die IRS kennt zwei Grundmethoden. Bei der Cash Method erfasst du Einnahmen in dem Jahr, in dem du sie erhältst, bei einer Accrual Method in dem Jahr, in dem du sie verdienst, auch wenn das Geld später kommt. Wer Vorräte führen muss, verwendet nach Publication 583 grundsätzlich die Accrual Method für Einkauf und Verkauf; bestimmte kleine Unternehmen dürfen trotzdem die Cash Method nutzen. Als klein gilt eine Corporation oder Partnership nach Rev. Proc. 2025-32 für Steuerjahre ab 2026, wenn ihre durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen der drei Vorjahre $32.000.000 nicht übersteigen.

Die Bilanz verlangt die IRS je nach Größe. Eine Corporation mit Gesamteinnahmen und Gesamtvermögen am Jahresende von jeweils unter $250.000 muss die Schedules L, M-1 und M-2 der Form 1120 nach den Instructions nicht ausfüllen, wenn sie die entsprechende Frage auf Schedule K bejaht. Für die Form 1065 der Partnership gelten ähnliche Erleichterungen, deren Voraussetzungen auf dem Formular selbst in Schedule B stehen. Aufschreiben musst du die Zahlen trotzdem. Die Erleichterung betrifft das Formular, nicht die Buchhaltung, und deine Steuerberatung zu Hause wird die Bilanz ohnehin verlangen.

Welche Erklärung deine Struktur abgibt, ordnet der Beitrag LLC-Steuererklärung nach Struktur; die Formulare im Einzelnen stehen unter Form 1120 und Form 1065.

5Dollar, Euro und Franken

Die Erklärung bei der IRS wird in US-Dollar erstellt. Die IRS schreibt dazu auf ihrer Seite zu Wechselkursen: Beträge auf der Steuererklärung sind in US-Dollar anzugeben, und wer Einnahmen oder Ausgaben in fremder Währung hat, rechnet sie um. Grundsätzlich gilt der Kurs am Tag, an dem du die Einnahme erhältst, die Ausgabe zahlst oder den Posten erfasst. Für bestimmte Fälle veröffentlicht die IRS Jahresdurchschnittskurse und lässt auch andere veröffentlichte Kurse zu, wenn du sie einheitlich verwendest. Einen amtlichen Kurs hat die IRS nicht.

Für deine Buchhaltung heißt das: Führe die Bücher der US-Gesellschaft in Dollar. Zahlungen deiner GmbH in Euro oder Franken an die LLC buchst du zum Kurs am Zahlungstag, und du bleibst bei der einmal gewählten Methode. Für die Buchhaltung deiner Gesellschaft zu Hause brauchst du die Zahlen in Euro oder Franken; halte deshalb fest, welchen Kurs du verwendet hast.

6Aufbewahrungsfristen

Wie lange du aufbewahrst, folgt aus den Fristen, in denen die IRS eine Erklärung noch prüfen darf. Die IRS nennt auf ihrer Seite zur Aufbewahrung die Fristen der Tabelle. Die Regelfrist beträgt drei Jahre ab Abgabe der Erklärung. Länger sind die Fristen, wenn Einkünfte in erheblichem Umfang nicht erklärt wurden, bei bestimmten Verlusten und bei Lohnunterlagen. Wer keine Erklärung abgegeben hat, hat keine Frist.

Unterlagen zu Wirtschaftsgütern, etwa zum Kauf von Ausrüstung oder einer Beteiligung, bewahrst du auf, bis die Frist für das Jahr abgelaufen ist, in dem du das Wirtschaftsgut veräußerst. Zu Hause gelten eigene Fristen. Wer die Unterlagen für beide Seiten braucht, richtet sich nach der längeren.

7Auftragnehmer, Lohn und Zahlungen ins Ausland

Drei Arten von Zahlungen lösen eigene Meldungen aus, und für jede brauchst du bestimmte Unterlagen schon bei der Zahlung. Zahlst du US-Selbstständigen Honorare, holst du vor der ersten Zahlung das Formular W-9 ein, mit dem der Empfänger seine Steuernummer angibt, und meldest die Honorare nach Jahresende auf Form 1099-NEC; die Meldeschwelle liegt nach den Instructions für Steuerjahre ab 2026 bei 2.000 Dollar. Hast du Angestellte, kommen Lohnabrechnung und Lohnsteuermeldungen hinzu; dazu der Beitrag Payroll in den USA.

Zahlst du Lizenzgebühren, Zinsen oder Dividenden an deine GmbH oder an dich, ist die US-Gesellschaft Einbehaltungspflichtige. Dann brauchst du vor der Zahlung das W-8BEN-E oder W-8BEN des Empfängers und nach dem Jahr die Formen 1042 und 1042-S. Die Sätze und die Haftung erklärt der Beitrag US-Quellensteuer nach Einkunftsart.

8Software: wonach du auswählst

Für eine kleine US-Gesellschaft genügt eine Buchhaltungssoftware aus der Cloud, wie sie amerikanische Kleinunternehmen verwenden. Wir nennen hier keine Anbieter, aber die Kriterien, nach denen du auswählst. Die Software sollte die Kontobewegungen deines US-Geschäftskontos automatisch abrufen, damit du nur noch zuordnest und nicht abtippst. Sie sollte Belege per Foto oder Upload an die Buchung hängen, damit Beleg und Buchung zusammenbleiben. Sie sollte mehrere Währungen beherrschen, wenn du Zahlungen in Euro oder Franken hast. Sie sollte Berichte nach dem amerikanischen Kontenrahmen liefern, die dein US-Steuerberater versteht, und eine Ausfuhr in Formaten, die dein Steuerberater zu Hause einlesen kann. Und sie sollte deinem Berater einen eigenen Zugang geben, damit niemand Dateien per E-Mail hin und her schickt.

Wer Sales Tax in mehreren Staaten erhebt, braucht zusätzlich eine Lösung, die Sätze je Lieferadresse berechnet und die Meldungen vorbereitet. Wer Angestellte hat, braucht eine Lohnabrechnung, die die Meldungen an Bund und Staat erzeugt. Beides lässt sich meist an die Buchhaltungssoftware anbinden.

9Die heimische Seite

Deine US-Gesellschaft hat auch zu Hause Folgen für die Buchhaltung. In Deutschland verlangt § 90 Absatz 2 der Abgabenordnung bei Sachverhalten im Ausland von den Beteiligten, den Sachverhalt selbst aufzuklären und die Beweismittel zu beschaffen. Das Finanzamt wird also nicht in Austin nachfragen, sondern bei dir, und es erwartet Unterlagen, die es lesen kann. Hinzu kommt die Mitteilung über die Auslandsbeteiligung nach § 138 Absatz 2 AO, die im Jahreskalender steht. In Österreich und in der Schweiz klärst du die Anforderungen mit deinem Steuerberater dort.

Ob und wie die Gewinne deiner LLC zu Hause besteuert werden und welche Abschlüsse dein Steuerberater dafür braucht, hängt an der Einordnung der LLC in deinem Land. Diese Frage beantwortet die Seite Besteuerung deiner US-LLC. Den Überblick über alle Steuerpflichten deiner US-Gesellschaft gibt der Leitfaden Steuerpflichten einer US-Gesellschaft.

Zusammengefasst

• Das Bundesrecht verlangt keine bestimmte Form der Buchführung, aber dauerhafte Aufzeichnungen, die jede Zahl der Erklärung belegen; einfache oder doppelte Buchführung ist deine Wahl.
• Ist die LLC zur Form 5472 verpflichtet, gehören dazu die Geschäfte mit dir als Eigentümer, Einlagen und Entnahmen eingeschlossen; die Unterlagen liegen in den USA oder kommen binnen 60 Tagen dorthin.
• Die Erklärung wird in US-Dollar erstellt; Beträge in Euro oder Franken rechnest du zum Tageskurs oder zum IRS-Jahresdurchschnitt um, einheitlich.
• Die Regelfrist für die Aufbewahrung beträgt drei Jahre ab Abgabe, in bestimmten Fällen sechs, sieben Jahre oder unbegrenzt.
• Zu Hause gelten eigene Pflichten; in Deutschland trifft dich bei Auslandssachverhalten eine erhöhte Mitwirkungspflicht.

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