Form 5472 ausfüllen: Teil für Teil durch die Meldung deiner Einpersonen-LLC, vom Deckblatt bis zum Fax nach Ogden

Form 5472 ist eine Informationserklärung. Sie setzt keine Steuer fest und berechnet nichts. Sie meldet der IRS, welche Geschäfte eine Gesellschaft mit ihrem ausländischen Eigentümer und anderen nahestehenden Personen hatte. Für die LLC mit einem einzigen ausländischen Eigentümer ist sie zusammen mit einem Deckblatt nach Form 1120 die jährliche Pflicht gegenüber der IRS. Diese Seite geht das Formular Teil für Teil durch: wer abgeben muss, was auf das Deckblatt gehört, was in jedes Feld kommt, wie du einreichst und was du aufbewahrst. Wenn du die Meldung lieber abgeben lässt, findest du unsere Leistung samt allem, was wir dafür von dir brauchen, auf der Seite Null-Steuererklärung für die Disregarded LLC.

1Was Form 5472 ist und wen sie trifft

Die Pflicht stammt aus Section 6038A des Internal Revenue Code. Sie trifft die sogenannte Reporting Corporation. Das ist nach der Verordnung 26 CFR 1.6038A-1(c) entweder eine inländische Corporation, an der eine ausländische Person mindestens 25 Prozent der Stimmrechte oder des Wertes hält, oder eine ausländische Corporation mit einem Geschäftsbetrieb in den USA.

Die Einpersonen-LLC ist steuerlich eigentlich keine Corporation. Ohne Wahl wird sie nicht als eigenes Steuersubjekt behandelt, sie ist eine Disregarded Entity. Für Section 6038A macht die Verordnung eine ausdrückliche Ausnahme: Eine inländische Gesellschaft, die vollständig einer einzigen ausländischen Person gehört und sonst als Disregarded Entity gälte, wird für Zwecke von Section 6038A als eigenständige inländische Corporation behandelt. Die Instructions nennen sie Foreign-owned U.S. DE. Die Regel gilt für Steuerjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2017 beginnen und am oder nach dem 13. Dezember 2017 enden.

Das Ergebnis ist eine reine Meldepflicht. Die Einpersonen-LLC wird dadurch nicht zur steuerzahlenden Corporation; ihre Einkünfte bleiben steuerlich die ihres Eigentümers. Ob und wie der Eigentümer seine Einkünfte in den USA erklärt, ist eine eigene Frage, und wie sein Wohnsitzstaat die LLC einordnet, ebenfalls; dazu steht mehr auf unserer Seite zur Besteuerung der US-LLC. Diese Seite behandelt nur die Meldung.

Für die Inc. mit einem ausländischen Gesellschafter gilt Form 5472 genauso, als Anlage zu ihrer echten Steuererklärung. Das steht unter Form 1120.

2Wann die Einpersonen-LLC abgeben muss

Abgeben muss eine Reporting Corporation, wenn sie im Steuerjahr einen meldepflichtigen Vorgang, eine Reportable Transaction, mit einer nahestehenden Person hatte. Nahestehend sind nach dem Gesetz der Gesellschafter mit mindestens 25 Prozent selbst, Personen, die mit der Gesellschaft oder mit diesem Gesellschafter im Sinne der Sections 267(b) oder 707(b)(1) verbunden sind, und Personen, die mit ihr im Sinne von Section 482 verbunden sind. Bei der Einpersonen-LLC ist das zuerst du als Eigentümer, dann etwa deine GmbH, dein Ehepartner oder eine andere Gesellschaft, die dir gehört.

Meldepflichtig sind drei Gruppen von Vorgängen. Erstens Geldgeschäfte der Art, die Part IV aufzählt, also Verkäufe, Käufe, Mieten, Lizenzen, Dienstleistungen, Provisionen, Darlehen und Zinsen. Zweitens, und das gilt nur für die Einpersonen-LLC, jeder weitere Vorgang im Sinne der Verrechnungspreisverordnung, ausdrücklich genannt sind Beträge im Zusammenhang mit Gründung, Auflösung, Erwerb und Veräußerung der Gesellschaft, einschließlich Einlagen und Entnahmen. Drittens Geschäfte ohne Geld oder unter Wert nach Part VI.

Daraus folgt eine Regel, die viele überrascht: Schon die Gründung ist ein Vorgang. Zahlst du die Gründungskosten, überweist du Startkapital auf das Konto der LLC oder entnimmst du Geld, ist das meldepflichtig. Die Instructions nennen nur eine Ausnahme, die für die Einpersonen-LLC greift: Sie muss nicht abgeben, wenn es im Jahr keinen Vorgang der Teile IV, V und VI gab. Die übrigen Ausnahmen, etwa wenn ein US-Gesellschafter die Vorgänge schon auf Form 5471 meldet, gelten ausdrücklich nicht für sie.

3Das Deckblatt: die Pro-forma-1120

Form 5472 kann nicht allein eingereicht werden. Sie ist immer Anlage zu einer Einkommensteuererklärung. Weil die Einpersonen-LLC selbst keine Einkommensteuererklärung abgibt, verlangen die Instructions eine Form 1120 als Deckblatt, die sogenannte Pro-forma-1120. Ausgefüllt werden darauf nur der Name und die Anschrift der LLC sowie zwei Felder der ersten Seite: Feld B mit der EIN und Feld E, in dem du ankreuzt, ob es die erste Erklärung ist, die letzte, oder ob sich Name oder Anschrift geändert haben. Alle übrigen Zeilen bleiben leer. Quer über den Kopf der Form 1120 schreibst du „Foreign-owned U.S. DE“.

Die LLC braucht dafür eine EIN, und zwar eine eigene, nicht die eines Gesellschafters. Wie die Gesellschaft sie ohne Sozialversicherungsnummer bekommt, steht unter EIN beantragen ohne SSN.

3.1Steuerjahr und Frist

Das Steuerjahr der Einpersonen-LLC ist das Steuerjahr, das ihr Eigentümer für seine US-Steuerpflichten verwendet, und wenn er keines hat, das Kalenderjahr. Für fast alle Eigentümer aus Deutschland, Österreich und der Schweiz ist das das Kalenderjahr. Die Meldung ist fällig zur Frist der Form 1120, dem 15. Tag des vierten Monats nach Jahresende, also am 15. April. Fällt der Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, genügt der nächste Werktag.

3.2Fristverlängerung mit Form 7004

Fehlen dir bis April die Unterlagen, verlängert Form 7004 die Frist um sechs Monate. Die Instructions verlangen drei Besonderheiten: Auf Form 7004 trägst du in Part I, Zeile 1, den Code der Form 1120 ein; oben schreibst du ebenfalls „Foreign-owned U.S. DE“; und du schickst den Antrag nicht an die übliche Adresse der Form 7004, sondern an dasselbe Fax oder dieselbe Postadresse wie die Meldung selbst, und zwar bis zur regulären Frist.

4Part I: die meldepflichtige Gesellschaft

Part I beschreibt die LLC. In Zeile 1a gehört die vollständige Anschrift mit Suite oder Büronummer; eine ausländische Anschrift schreibst du in der Reihenfolge Stadt, Provinz oder Region, Land, ohne Abkürzung des Landes. Zeile 1c fragt nach der Bilanzsumme; bei einer inländischen Gesellschaft ist das der Wert aus Feld D der ersten Seite der Form 1120. Die Zeilen 1d und 1e verlangen eine Beschreibung der Haupttätigkeit und den sechsstelligen Code dafür aus der Liste in den Instructions zur Form 1120.

Zeile 1f ist die Summe in US-Dollar aller Geschäfte mit ausländischen nahestehenden Personen, die du auf diesem Formular in den Teilen IV, V und VI meldest. Zeile 1g fragt, wie viele Formulare 5472 die Gesellschaft für das Jahr insgesamt abgibt, denn für jede nahestehende Person gibt es ein eigenes Formular. Zeile 1h ist die Summe der Zeilen 1f aller dieser Formulare. Zeile 1j kreuzt du an, wenn die Gesellschaft zum ersten Mal Form 5472 abgibt. In Zeile 1o stehen die Länder, in denen die Gesellschaft hauptsächlich tätig ist; „weltweit“ ist ausdrücklich nicht erlaubt. Und in Zeile 3 kreuzt die Einpersonen-LLC an, dass sie eine Foreign-owned U.S. DE ist.

5Part II und III: Eigentümer und nahestehende Person

In Part II steht der Gesellschafter mit mindestens 25 Prozent. Bei der Einpersonen-LLC ist das ihr Eigentümer. Gehört sie dir über eine GmbH, ist die GmbH der unmittelbare Gesellschafter in den Zeilen 4, und du kannst als mittelbarer Gesellschafter in den Zeilen 6 erscheinen; für die mittelbare Beteiligung verlangen die Instructions eine Anlage, die die Zurechnung erklärt.

5.1Steuernummer, Reference ID und ausländische Steuernummer

Für jeden Gesellschafter fragt das Formular drei Nummern ab. Zuerst die US-Steuernummer, falls vorhanden: bei natürlichen Personen eine SSN oder ITIN, bei Gesellschaften eine EIN. Hat der Eigentümer keine, trägt die LLC eine Reference ID Number ein. Diese Nummer vergibt die Gesellschaft selbst, sie muss bei der IRS nicht beantragt werden. Sie besteht aus Buchstaben und Ziffern ohne Leer- und Sonderzeichen, ist höchstens 50 Zeichen lang und muss Jahr für Jahr dieselbe bleiben. Eine ITIN brauchst du für Form 5472 also nicht. Als drittes trägt die Einpersonen-LLC die ausländische Steuernummer des Eigentümers ein; gibt es keine, schreibt sie „None“ oder „N/A“.

5.2Part III

Part III beschreibt die nahestehende Person, mit der es die gemeldeten Geschäfte gab. Die Instructions sind eindeutig: Alle Gesellschaften füllen Part III aus, auch wenn die Person dieselbe ist wie in Part II. Bei der Einpersonen-LLC, deren einziger Geschäftspartner unter den nahestehenden Personen der Eigentümer ist, stehen in Part II und Part III also dieselben Angaben.

6Part IV und V: die Vorgänge

Part IV listet die Geldgeschäfte mit einer ausländischen nahestehenden Person, getrennt nach empfangenen Beträgen in den Zeilen 9 bis 22 und gezahlten Beträgen in den Zeilen 23 bis 36. Alle Beträge stehen in US-Dollar, und eine Anlage nennt die verwendeten Wechselkurse. Darlehen meldest du mit dem Anfangs- und Endbestand oder mit dem Monatsdurchschnitt. Wo sich ein Betrag nicht genau bestimmen lässt, erlauben die Instructions eine vernünftige Schätzung, die zwischen 75 und 125 Prozent des tatsächlichen Betrags liegt. Und überschreitet ein Betrag oder eine Reihe von Beträgen mit derselben Person insgesamt nicht $50.000, darf er in der Formularklasse bis $50.000 („or less“) gemeldet werden.

6.1Part V: nur für die Einpersonen-LLC

Part V gibt es nur für die Foreign-owned U.S. DE. Du kreuzt das Feld an, wenn die LLC im Jahr einen Vorgang hatte, der nicht schon in Part IV steht, und beschreibst ihn in einer Anlage. Genannt sind ausdrücklich Beträge im Zusammenhang mit Gründung, Auflösung, Erwerb und Veräußerung der Gesellschaft sowie Einlagen und Entnahmen. In der Praxis steht hier für viele Gesellschaften der größte Teil des Jahres: die Überweisung des Startkapitals, die Gründungskosten, die du privat bezahlt hast, und jede Entnahme. Die Anlage sollte Art, Datum oder Zeitraum und Betrag jedes Vorgangs nennen.

6.2Part VI und VII

Part VI erfasst Geschäfte, bei denen nicht allein Geld floss oder bei denen der Wert nicht dem vollen Gegenwert entsprach, etwa wenn du der LLC unentgeltlich Software, Arbeitsleistung oder ein Fahrzeug überlässt. Auch dafür verlangen die Instructions eine Anlage mit Beschreibung und geschätztem Marktwert. Part VII mit Zusatzangaben füllen alle Gesellschaften aus; die Fragen dort betreffen vor allem besondere Zins- und Lizenzzahlungen und weitere Sonderfälle, die eine kleine Gesellschaft selten betreffen.

7Einreichen per Fax oder Post

Für die Einpersonen-LLC in ausländischer Hand gibt es eine eigene Adresse. Die Adressen in den Instructions zur Form 1120 gelten für sie nicht. Die Pro-forma-1120 mit Form 5472 und allen Anlagen geht entweder per Fax mit mindestens 300 DPI an 855-887-7737 oder per Post an Internal Revenue Service, 1973 Rulon White Blvd, M/S 6112, Attn: PIN Unit, Ogden, UT 84201. Elektronisch einreichen kann diese LLC Form 5472 nicht.

Wer faxt, sollte das Sendeprotokoll mit Datum, Uhrzeit, Seitenzahl und Empfängernummer zusammen mit der gesendeten Fassung aufbewahren. Wer per Post schickt, nutzt einen Versand mit Nachweis des Aufgabedatums.

8Unterlagen, die du aufbewahrst

Zur Meldepflicht gehört eine Aufbewahrungspflicht. Die Gesellschaft muss Bücher und Aufzeichnungen führen, die ausreichen, um die Richtigkeit ihrer Angaben zu belegen, einschließlich der Unterlagen, die für die steuerliche Behandlung der Geschäfte mit nahestehenden Personen wichtig sein können. Das folgt aus Section 6001 und der Verordnung 26 CFR 1.6038A-3. Gesellschaften mit weniger als $10 Millionen Bruttoeinnahmen in den USA sind von den besonderen Aufbewahrungsregeln dieser Verordnung befreit, nicht aber von der Meldung selbst und nicht von der allgemeinen Pflicht nach Section 6001. Das IRS-Handbuch betont ausdrücklich, dass es für die Abgabe von Form 5472 keine Ausnahme für kleine Gesellschaften gibt.

In der Praxis heißt das: Kontoauszüge der LLC für das ganze Jahr, Nachweise über jede Überweisung zwischen dir und der LLC, Rechnungen zu Geschäften mit deiner GmbH oder anderen eigenen Gesellschaften, die Gründungsunterlagen und eine Kopie jeder eingereichten Meldung mit Sendeprotokoll. Wie du die Buchhaltung dafür aufsetzt, steht unter Buchhaltung für die US-LLC.

9Wenn die Meldung fehlt

Fehlt Form 5472 oder wird sie nicht in der vorgeschriebenen Form abgegeben, setzt Section 6038A(d) eine Strafe von $25.000 für jedes Steuerjahr fest. Dieselbe Strafe gilt, wenn die Gesellschaft die vorgeschriebenen Aufzeichnungen nicht führt. Eine wesentlich unvollständige Form 5472 gilt nach den Instructions als nicht abgegeben. Dauert das Versäumnis mehr als 90 Tage nach dem Hinweis der IRS an, kommen für jede nahestehende Person und jeden angefangenen Zeitraum von 30 Tagen weitere $25.000 dazu, ohne Obergrenze. Für falsche oder betrügerische Angaben nennen die Instructions zusätzlich die Strafvorschriften der Sections 7203, 7206 und 7207.

Die Strafe ist kein Automatismus ohne Ausweg. Wer einen wichtigen Grund darlegen kann, kann den Erlass beantragen, und für kleine Gesellschaften mit wenig Bezug zu den USA soll die IRS diesen Grund großzügig anwenden. Wie das geht, welche Unterlagen der Antrag braucht und warum die übliche Kulanzregel für Form 5472 nicht gilt, steht unter Strafen und verspätete Abgabe. Wann die Meldung im Jahreslauf neben Annual Report und Registered Agent fällig wird, zeigt der jährliche Compliance-Kalender.

Zusammengefasst

• Eine LLC mit einem einzigen ausländischen Eigentümer gilt für Section 6038A als inländische Corporation und meldet ihre Geschäfte mit nahestehenden Personen auf Form 5472.
• Die Meldung geht mit einer Pro-forma-1120 ein, die nur Name, Anschrift, EIN und Feld E enthält, bis zur Frist der Form 1120.
• Part V gibt es nur für diese LLC: Gründung, Auflösung, Einlagen und Entnahmen werden dort mit einer Anlage beschrieben.
• Eingereicht wird per Fax an 855-887-7737 oder per Post nach Ogden, nicht elektronisch.
• Fehlt die Meldung oder ist sie wesentlich unvollständig, setzt das Gesetz $25.000 je Steuerjahr fest.

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