EIN beantragen ohne SSN: wie deine US-Gesellschaft ihre Steuernummer per Fax, Telefon oder Post bekommt, und was in jede Zeile des Formulars SS-4 gehört

Die EIN ist die Steuernummer deiner US-Gesellschaft, und ohne sie gibt es kein Konto, keine Steuererklärung und keine Form 5472. Ohne SSN oder ITIN geht der Antrag nicht online. Dieser Leitfaden zeigt die drei anderen Wege, was in jede Zeile des Formulars SS-4 gehört und wie lange der IRS braucht.

Die Gesellschaft ist gegründet, die Urkunde aus dem Bundesstaat liegt vor, und das Konto könnte morgen offen sein. Es fehlt nur eine Nummer. Die Employer Identification Number, kurz EIN, ist die Steuernummer deiner US-Gesellschaft. Ohne sie eröffnet keine Bank ein Geschäftskonto, ohne sie reicht keine Gesellschaft eine Steuererklärung ein, und ohne sie kann eine LLC mit ausländischem Eigentümer ihre Form 5472 nicht abgeben.

Für Amerikaner ist die EIN eine Sache von Minuten: Sie füllen den Antrag online aus und haben die Nummer am Ende der Sitzung. Für Gründer aus Deutschland, Österreich und der Schweiz ist der Weg länger, weil das Online-Verfahren eine amerikanische Personennummer voraussetzt, die sie nicht haben. Dieser Leitfaden zeigt, welche Wege es dann gibt, was in das Formular SS-4 gehört und wo Anträge typischerweise hängen bleiben. Er gehört zum Leitfaden über die Steuerpflichten deiner US-Gesellschaft.

1Was die EIN ist und wer sie braucht

Die EIN ist eine neunstellige Nummer im Format 12-3456789. Der IRS vergibt sie an Gesellschaften, Partnerships, Trusts, Nachlässe und Einzelunternehmer mit Mitarbeitern, und er nutzt sie, um alle Erklärungen und Zahlungen einem Steuerkonto zuzuordnen. Mit dem Antrag eröffnest du dieses Konto. Die EIN gehört ausschließlich zur Geschäftstätigkeit und ersetzt nie die SSN oder ITIN einer Person.

Der IRS nennt mehrere Gründe, aus denen eine EIN nötig ist: Mitarbeiter, bestimmte Verbrauch- und Lohnsteuern und der Einbehalt von Steuern auf Zahlungen an Nonresident Aliens. Davon unabhängig brauchst du sie, um eine Partnership, eine LLC oder eine Corporation zu betreiben. Das heißt: Jede Gesellschaft, die du in den USA gründest, braucht eine EIN, auch wenn sie noch keine Mitarbeiter hat und noch keinen Dollar verdient.

Besonders deutlich ist der Fall der LLC mit einem einzigen ausländischen Eigentümer. Sie ist für die Einkommensteuer nicht von ihrem Eigentümer getrennt, muss aber jedes Jahr Form 5472 einreichen, und dafür braucht sie eine eigene EIN. Die Anleitung zum SS-4 sieht für diesen Fall sogar eine eigene Bezeichnung vor. Welche anderen US-Nummern es gibt und wofür ITIN, SSN und TIN gedacht sind, erklärt der Leitfaden zur US-Steuernummer.

2Erst die Gesellschaft, dann die Nummer

Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Der IRS verlangt, dass eine LLC, Partnership oder Corporation zuerst beim Secretary of State ihres Bundesstaats gegründet ist, bevor sie die EIN beantragt. Wer früher beantragt, riskiert Verzögerungen. Der Grund ist einfach: In Zeile 1 des Antrags steht der Name der Gesellschaft genau so, wie er in der Gründungsurkunde steht, mit dem Zusatz LLC, Inc. oder Corp. Diesen Namen gibt es erst, wenn der Staat die Gesellschaft eingetragen hat.

Beim Namen ist der IRS streng. Seine Systeme kennen nur Buchstaben, Ziffern, Bindestrich und das Zeichen &. Ein Punkt, ein Plus oder ein @ im Namen wird ausgeschrieben oder durch ein Leerzeichen ersetzt, ein Schrägstrich wird zum Bindestrich, ein Apostroph fällt ohne Leerzeichen weg. Für die Straßenanschrift stehen 35 Zeichen zur Verfügung, mit den Abkürzungen der US-Post. Wer hier die Schreibweise der Urkunde in eine andere Form bringt, sollte sie danach auf allen Erklärungen gleich verwenden.

Vor dem Antrag sollte außerdem feststehen, wie die Gesellschaft steuerlich eingeordnet werden soll. Eine LLC mit einem Mitglied ist ohne Wahl eine Disregarded Entity, eine mit zwei oder mehr Mitgliedern eine Partnership. Soll sie als Corporation besteuert werden, kreuzt du im SS-4 Corporation an und reichst die Wahl mit Form 8832 ein. Der Antrag auf die EIN selbst ist keine Wahl der Einordnung; er beschreibt sie nur.

3Die vier Wege zur EIN

Der IRS kennt vier Wege, und welcher dir offensteht, hängt an zwei Fragen: Hat die Gesellschaft einen Wohnsitz, Hauptsitz oder ein Büro in den USA, und hat die Responsible Party eine SSN oder ITIN?

Online vergibt der IRS die EIN nur, wenn beides zutrifft. Die Anwendung muss in einer Sitzung ausgefüllt werden, läuft nach 15 Minuten ohne Eingabe ab und steht zu festen Zeiten zur Verfügung. Wer keine SSN oder ITIN hat, kommt hier nicht weiter, auch wenn seine Gesellschaft in Texas ein Büro hat.

Per Telefon vergibt der IRS die EIN nur noch an Antragsteller ohne Wohnsitz, Hauptsitz oder Büro in den USA. Für inländische Antragsteller hat er diesen Weg geschlossen. Per Fax und per Post stehen allen offen. Für Gesellschaften mit Hauptsitz in einem der fünfzig Staaten oder in Washington, D.C. gelten andere Faxnummern und Postanschriften als für Gesellschaften ohne Sitz in den USA. Die Tabelle zeigt, welche.

Für alle Wege gilt dieselbe Grenze: Je Responsible Party vergibt der IRS höchstens eine EIN am Tag, gleich ob online, per Telefon, Fax oder Post. Und für jede Gesellschaft sollst du nur einen Weg wählen. Wer parallel faxt und schreibt, bekommt im schlechtesten Fall zwei Nummern, und eine Gesellschaft soll nur eine haben.

4Die Responsible Party: wer im Antrag für die Gesellschaft steht

Die Zeilen 7a und 7b sind der Grund, warum Gründer aus Europa nicht online beantragen können. Dort steht die Responsible Party: die Person, die die Gesellschaft letztlich besitzt oder kontrolliert oder die tatsächliche Kontrolle über sie ausübt. Der IRS beschreibt sie als die Person, die über die Mittel und das Vermögen der Gesellschaft so verfügen kann, dass sie die Gesellschaft praktisch steuert.

Diese Person muss immer eine natürliche Person sein. Gehört die US-Tochter deiner GmbH, steht im Antrag also nicht die GmbH, sondern der Mensch, der die Tochter tatsächlich lenkt. Eingetragen wird ihre SSN oder ITIN. Hat sie keine und kann sie keine bekommen, schreibst du in Zeile 7b „foreign“ oder N/A. Leer lassen darfst du das Feld nicht.

Ein Strohmann ist ausdrücklich ausgeschlossen. Der IRS stellt klar, dass Nominees nicht berechtigt sind, eine EIN zu beantragen, und dass ein solcher Antrag die Daten und die Privatsphäre der Gesellschaft gefährdet. Wer jemanden mit SSN vorschiebt, nur um online zu beantragen, erzeugt eine falsche Angabe im Steuerkonto der Gesellschaft. Wechselt die Responsible Party später, meldet die Gesellschaft das innerhalb von 60 Tagen mit Form 8822-B.

5Das Formular SS-4 Zeile für Zeile

Das SS-4 hat achtzehn Zeilen, und der IRS bittet darum, Zeilen, die nicht zutreffen, mit N/A zu füllen statt sie leer zu lassen. Die Tabelle zeigt die Zeilen, auf die es bei einer Gesellschaft mit ausländischen Eigentümern ankommt. Drei verdienen einen zweiten Blick.

Zeile 4 ist die Postanschrift, und sie ist wichtiger, als sie aussieht: An diese Anschrift schickt der IRS die Bestätigung der EIN und alle späteren Briefe. Liegt sie im Ausland, schreibst du Stadt, Region, Postleitzahl und das Land aus, ohne Abkürzung. Zeile 5 ist die Straßenanschrift, wenn sie abweicht, und dort ist ein Postfach nicht erlaubt.

Zeile 9a beschreibt die Art der Gesellschaft. Eine LLC mit einem Mitglied, die als Disregarded Entity gilt, kreuzt Other an. Braucht sie die EIN, weil sie als LLC eines ausländischen Eigentümers Form 5472 einreichen muss, schreibt sie dazu „Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472“. Eine LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern kreuzt Partnership an, eine Corporation Corporation mit der Nummer der Erklärung, die sie abgeben wird, in der Regel 1120.

Zeile 11 fragt nach dem Beginn des Geschäfts. Für ausländische Antragsteller meint der IRS den Tag, an dem das Geschäft in den USA begonnen oder erworben wurde. Und Zeile 17 verlangt eine konkrete Beschreibung der Haupttätigkeit; „Beratung“ genügt weniger als „Vertrieb von Industriepumpen an Händler in Texas“. Unterschreiben darf bei einer Corporation ein Officer, bei einer LLC ein befugtes Mitglied, bei ausländischen Antragstellern jede ordnungsgemäß befugte Person.

6Der Antrag per Telefon

Hat deine Gesellschaft keinen Wohnsitz, Hauptsitz und kein Büro in den USA, kannst du die EIN telefonisch beantragen. Die Nummer ist 267-941-1099. Sie ist keine Freinummer, ein Anruf aus Europa kostet also Gebühren. Der IRS nimmt die Anrufe von Montag bis Freitag zwischen 6 und 23 Uhr Ostküstenzeit an; das sind in Deutschland, Österreich und der Schweiz meist die Stunden zwischen Mittag und dem frühen Morgen des nächsten Tages.

Anrufen darf nur, wer befugt ist, die EIN zu empfangen und Fragen zum SS-4 zu beantworten. Der IRS empfiehlt, das Formular vorher vollständig auszufüllen; der Mitarbeiter am Telefon legt mit diesen Angaben das Steuerkonto an und nennt dir die Nummer. Du schreibst sie oben rechts auf dein SS-4, unterschreibst und datierst es und bewahrst es auf. Verlangt der Mitarbeiter das unterschriebene Formular, musst du es innerhalb von 24 Stunden faxen oder schicken.

Der telefonische Weg ist schnell, aber nur dann offen, wenn die Gesellschaft wirklich keinen Sitz in den USA hat. Eine Gesellschaft mit Büro oder Betriebsstätte in den USA, wie sie diese Kanzlei gründet, gehört zu den inländischen Antragstellern und nutzt Fax oder Post.

7Der Antrag per Fax und per Post

Das Fax ist für Gründer ohne SSN der übliche Weg. Der IRS nennt das Verfahren Fax-TIN: Du faxt das ausgefüllte und unterschriebene SS-4, und der IRS faxt ein Deckblatt mit der EIN in der Regel innerhalb von vier Werktagen zurück. Dafür musst du im Formular eine Faxnummer angeben, an die die Antwort gehen kann. Das ausgefüllte SS-4 selbst schickt der IRS nicht mehr zurück. Die Faxnummern sind rund um die Uhr erreichbar und nehmen nur EIN-Anträge an; der IRS weist darauf hin, dass sie sich ohne Ankündigung ändern können.

Welche Nummer gilt, entscheidet der Sitz. Mit Wohnsitz, Hauptsitz oder Büro in einem Bundesstaat oder in Washington, D.C. faxt du an 855-641-6935. Ohne einen solchen Sitz faxt du an 855-215-1627 aus den USA oder an 304-707-9471 aus dem Ausland.

Per Post dauert es länger. Der IRS empfiehlt, das SS-4 vier bis fünf Wochen vor dem Tag abzuschicken, an dem du die EIN brauchst, und nennt etwa vier Wochen bis zur Antwort. Die Anschrift lautet Internal Revenue Service, Cincinnati, OH 45999, mit dem Zusatz Attn: EIN Operation für Gesellschaften mit Sitz in den USA und Attn: EIN International Operation für alle anderen. Den Stand eines Antrags per Post kannst du unter 800-829-4933 erfragen. Bei hohem Aufkommen weist der IRS selbst auf längere Bearbeitungszeiten hin.

8Der Third Party Designee: wenn jemand anderes für dich beantragt

Im unteren Teil des SS-4 kannst du eine andere Person ermächtigen, Fragen zum Antrag zu beantworten und die neue EIN in Empfang zu nehmen. Der IRS nennt sie Third Party Designee. Damit die Ermächtigung gilt, musst du den Unterschriftenbereich des Formulars ausfüllen. Sie endet in dem Moment, in dem der IRS die EIN vergibt und dem Designee mitteilt.

Der Designee erhält die Nummer auf dem Weg, auf dem er beantragt hat, also online, per Telefon oder per Fax. Die schriftliche Bestätigung des IRS geht trotzdem an die Gesellschaft. Eine Einschränkung ist wichtig: Stimmen Anschrift oder Telefonnummer des Designees mit denen der Gesellschaft überein, muss der Antrag per Post oder Fax eingehen.

Diese Rolle ist nicht dasselbe wie eine Vollmacht für das Steuerkonto. Der Designee kann den Antrag begleiten, aber nicht später im Namen der Gesellschaft mit dem IRS verhandeln. Dafür gibt es eigene Vollmachten, die nichts mit dem SS-4 zu tun haben.

9Nach der Erteilung: was du mit der EIN tun kannst und was nicht

Für die meisten Zwecke kannst du die EIN sofort verwenden, etwa für ein Bankkonto, eine Gewerbeerlaubnis oder eine Erklärung auf Papier. Bis zu zwei Wochen kann es dauern, bis die Nummer im TIN Matching Program des IRS erscheint, bis du elektronisch Erklärungen abgeben und bis du elektronisch Steuern zahlen kannst. Ist eine Erklärung fällig, bevor die EIN da ist, schreibt die Gesellschaft „Applied For“ und das Datum des Antrags in das Feld.

Bewahre die Bestätigung gut auf. Wer sie verliert, kann eine Bestätigung über die Business and Specialty Tax Line unter 800-829-4933 anfordern, die Letter 147C, oder einen Auszug des Steuerkontos. Eine neue EIN brauchst du in der Regel, wenn sich Eigentum oder Struktur der Gesellschaft ändern, etwa wenn aus einer LLC mit einem Mitglied durch einen zweiten Gesellschafter eine Partnership wird. Name, Anschrift oder Responsible Party zu ändern, erfordert keine neue Nummer.

Löschen kann der IRS eine EIN nicht. Braucht die Gesellschaft sie nicht mehr, kann er sie deaktivieren. Und hat eine Gesellschaft versehentlich zwei Nummern, sagt dir die Business and Specialty Tax Line, welche gilt. Mit der EIN in der Hand folgen die nächsten Pflichten: die BE-13 beim Bureau of Economic Analysis binnen 45 Tagen nach der Gründung, die Form 5472 oder die Form 1065 zum ersten Jahresende und der Kalender aller übrigen Pflichten, den der Leitfaden zu den jährlichen Pflichten zusammenfasst.

Zusammengefasst

• Jede LLC, Corporation und Partnership braucht eine EIN; die Gebühr ist null. Erst wird die Gesellschaft im Bundesstaat gegründet, dann die EIN beantragt.
• Online geht es nur mit Hauptsitz in den USA und einer Responsible Party mit SSN oder ITIN. Alle anderen beantragen per Fax, per Post oder, ohne Sitz in den USA, per Telefon.
• Per Fax kommt die EIN in der Regel binnen vier Werktagen, per Post nach etwa vier Wochen. Je Responsible Party vergibt der IRS höchstens eine EIN am Tag.
• Die Responsible Party ist immer eine natürliche Person, die die Gesellschaft tatsächlich kontrolliert; ohne SSN oder ITIN steht in Zeile 7b „foreign“ oder N/A.

So helfen wir dir

• EIN beantragenDie US-Steuernummer deiner Gesellschaft, beantragt von uns.
• LLC gründenDie US-LLC mit Betriebsstätte, schlüsselfertig in sechs Bundesstaaten.
• Corporation gründenDie US-Corporation (Inc) für Wachstum, Investoren und Visum.
• Steuererklärung CorporationForm 1120 und Form 5472 für deine US-Corporation.
• Steuererklärung LLC und LPForm 1065 und K-1 für deine LLC oder LP.