Jährliche Pflichten deiner US-LLC: der Kalender vom 31. Januar bis 15. Dezember, damit IRS, Bundesstaat und FinCEN keine Post von dir vermissen

Eine US-Gesellschaft schuldet jedes Jahr Papier an mindestens drei Stellen: an die IRS in Washington, an den Bundesstaat, in dem sie gegründet oder registriert ist, und je nach Lage an weitere Behörden wie FinCEN oder das Bureau of Economic Analysis. Keine dieser Stellen erinnert dich verlässlich. Diese Seite ordnet die Pflichten nach Ebene, nennt Formular, Frist und Folge und endet mit einem Kalender, den du dir an die Wand hängen kannst. Sie gilt für die LLC und die Corporation, die in den USA tätig sind; wie deine LLC zu Hause besteuert wird, ist eine eigene Frage und steht unter Besteuerung deiner US-LLC.

1Drei Ebenen, drei Absender, ein Kalender

Die amerikanische Verwaltung ist föderal, und das merkst du an der Zahl der Briefkästen. Die Bundesebene ist die IRS. Sie will die Steuererklärung der Gesellschaft, Informationsmeldungen über Zahlungen und, wenn ausländische Eigentümer beteiligt sind, die Form 5472. Die Ebene des Bundesstaats ist der Secretary of State, der das Register führt, und die Steuerbehörde des Staates. Der eine will einen Annual Report, die andere eine Franchise Tax oder eine jährliche Pauschale. Die übrigen Meldestellen sind Teile des Finanzministeriums und des Handelsministeriums: FinCEN für die Auslandskonten und den Status der wirtschaftlich Berechtigten, das Bureau of Economic Analysis für ausländische Direktinvestitionen.

Welche Pflichten dich treffen, entscheiden drei Dinge. Erstens die steuerliche Struktur: Einpersonen-LLC, LLC mit mehreren Gesellschaftern oder Corporation. Zweitens der Bundesstaat, in dem die Gesellschaft gegründet ist, und jeder weitere, in dem sie sich zum Geschäftsbetrieb registriert hat. Drittens, was im Jahr passiert ist: Mitarbeiter, Zahlungen an Auftragnehmer, Lizenzgebühren an deine GmbH, ein Konto außerhalb der USA.

Die meisten Termine hängen am Geschäftsjahr. Diese Seite rechnet mit dem Kalenderjahr, das die meisten kleineren Gesellschaften verwenden. Die Einpersonen-LLC mit ausländischem Eigentümer hat nach den Instructions zu Form 5472 dasselbe Steuerjahr wie ihr Eigentümer für US-Zwecke.

2Bundesebene: die Erklärung bei der IRS richtet sich nach der Struktur

2.1Einpersonen-LLC mit ausländischem Eigentümer

Steuerlich wird die Einpersonen-LLC ohne Wahl zur Corporation nicht als eigenes Steuersubjekt behandelt, sie ist eine Disregarded Entity. Für die Meldepflicht nach Section 6038A gilt sie trotzdem als Corporation, wenn sie einer ausländischen Person allein gehört. So steht es in den Instructions zu Form 5472 für Steuerjahre ab 2017. Die Folge: Sie reicht jedes Jahr ein Deckblatt nach Form 1120 (pro forma) mit der Form 5472 ein, auf dem Deckblatt nur Name, Adresse und zwei Felder der ersten Seite. Eingereicht wird per Fax oder per Post an die Stelle, die die IRS in den Instructions nennt.

Gemeldet werden die Geschäfte zwischen der LLC und dir als Eigentümer, und zwar nicht nur Zahlungen für Leistungen. Teil V der Form verlangt ausdrücklich auch Beträge im Zusammenhang mit Gründung, Auflösung, Erwerb und Veräußerung der Gesellschaft, einschließlich Einlagen in die LLC und Entnahmen aus ihr. Fällig ist die Meldung mit der Form 1120, also am 15. Tag des 4. Monats nach Ende des Geschäftsjahres. Was in die Form gehört, Zeile für Zeile, steht im Beitrag Form 5472 und Pro-forma-1120.

Ist die LLC in den USA geschäftlich tätig, gibt zusätzlich ihr Eigentümer eine eigene Erklärung ab, weil die Gewinne einer Disregarded Entity ihm zugerechnet werden. Welche das ist, hängt davon ab, ob du die LLC als Privatperson oder über eine Gesellschaft hältst; das ordnet der Beitrag LLC-Steuererklärung nach Struktur.

2.2LLC mit mehreren Gesellschaftern

Eine LLC mit zwei oder mehr Gesellschaftern ist ohne Wahl eine Partnership. Sie reicht die Form 1065 ein, mit einer Schedule K-1 je Gesellschafter. Nach den Instructions ist die Erklärung am 15. Tag des 3. Monats nach Ende des Geschäftsjahres fällig, bei Kalenderjahr am 15. März. Hat die Partnership ausländische Gesellschafter und Einkünfte aus einem US-Geschäftsbetrieb, kommen die Formen 8804 und 8805 für die Quellensteuer auf deren Gewinnanteil hinzu, mit derselben Frist. Die Einzelheiten stehen im Beitrag Form 1065 und K-1, die Steuersätze im Beitrag US-Quellensteuer nach Einkunftsart.

2.3Corporation und LLC mit Wahl zur Corporation

Die Corporation, ob als Inc gegründet oder als LLC mit Wahl zur Körperschaft, reicht die Form 1120 ein, bis zum 15. Tag des 4. Monats nach Ende des Geschäftsjahres. Hält ein ausländischer Gesellschafter mindestens 25 Prozent, hängt die Form 5472 an. Erwartet die Corporation für das Jahr eine Steuer von $500 oder mehr, zahlt sie nach der IRS Vorauszahlungen, und zwar nach Publication 542 in vier Raten am 15. Tag des 4., 6., 9. und 12. Monats ihres Geschäftsjahres. Mehr dazu im Beitrag Form 1120.

2.4Verlängerung

Mit Form 7004 beantragst du eine automatische Verlängerung der Abgabefrist, nach den Instructions in der Regel um sechs Monate. Die Instructions sind an dieser Stelle deutlich: Form 7004 verlängert nicht die Frist zur Zahlung. Eine geschuldete Steuer ist zum ursprünglichen Termin fällig, und ab dann laufen Zinsen.

3Meldungen neben der Steuererklärung

3.1Form 1099-NEC für US-Auftragnehmer

Zahlt deine Gesellschaft US-Selbstständigen Honorare, meldet sie diese auf Form 1099-NEC, an den Empfänger und an die IRS, bis zum 31. Januar des Folgejahres. Die Meldeschwelle liegt nach den Instructions für Steuerjahre ab 2026 bei 2.000 Dollar und kann ab dem Kalenderjahr 2027 an die Inflation angepasst werden. Die Steuernummer des Empfängers fragst du vorher mit dem Formular W-9 ab, dem Request for Taxpayer Identification Number. Hast du Angestellte, kommen die Lohnmeldungen hinzu; dazu der Beitrag Payroll in den USA.

3.2Form 1042 und 1042-S für Zahlungen ins Ausland

Zahlt die US-Gesellschaft Zinsen, Lizenzgebühren oder Dividenden an deine GmbH oder an dich, ist sie Einbehaltungspflichtige. Sie meldet diese Zahlungen auf Form 1042 und je Empfänger auf Form 1042-S. Die Form 1042 geht nach den Instructions bis zum 15. Tag des 3. Monats nach Ende des Kalenderjahres an die IRS, also bis zum 15. März, und zwar nach den Instructions unabhängig davon, ob Steuer einbehalten wurde; die Form 1042-S ist auch dann fällig, wenn wegen eines Abkommens nichts abgezogen wurde. Die Fristen und Strafen erklärt der Beitrag Formular 1042-S.

3.3FBAR für Konten außerhalb der USA

Eine in den USA gegründete LLC oder Corporation ist für den FBAR eine United States person. Hat sie Konten außerhalb der USA und lag deren Summe zu irgendeinem Zeitpunkt im Jahr über $10.000, reicht sie den FBAR bei FinCEN ein. Das gilt nach den FBAR-Instructions ausdrücklich auch für eine Gesellschaft, die steuerlich als Disregarded Entity gilt. Fällig ist der FBAR am 15. April, mit automatischer Verlängerung bis zum 15. Oktober.

4Ebene des Bundesstaats: Annual Report, Franchise Tax und Jahressteuer

Jeder Bundesstaat regelt selbst, was er von den Gesellschaften in seinem Register jährlich verlangt, und die Unterschiede sind größer, als die Gleichheit der Begriffe vermuten lässt. Delaware verlangt von der LLC keinen Bericht, aber eine feste jährliche Steuer. Von der Corporation verlangt es einen Annual Report mit einer Franchise Tax, die nach zwei Methoden berechnet werden kann; die Einzelheiten stehen im Beitrag Delaware Franchise Tax und Annual Report. Wyoming knüpft den Termin an den Gründungsmonat, Florida an ein festes Fenster im Frühjahr, Texas an den 15. Mai, New York an einen Zweijahresrhythmus. Die Tabelle nennt die sechs Bundesstaaten, in denen wir gründen.

Zwei Punkte gelten überall. Erstens ist der Annual Report keine Steuererklärung. Er bestätigt die Registerdaten: Adresse, Registered Agent, Geschäftsführung. Zweitens hat das Versäumnis Folgen, die über eine Gebühr hinausgehen. Eine Gesellschaft, die nicht in gutem Stand geführt wird, bekommt keine Bescheinigung über ihren ordnungsgemäßen Bestand, und nach Ablauf bestimmter Fristen löst der Bundesstaat sie auf. Wyoming tut das nach seiner Business FAQ, wenn der Bericht nicht innerhalb von 60 Tagen nach dem Fälligkeitstag eingeht, und erlaubt nach zwei Jahren in diesem Stand keine Wiederherstellung mehr.

Texas ist ein Sonderfall, weil die Franchise Tax eine Steuer auf den Umsatz nach Abzügen ist, nicht auf den Gewinn. Wer unter der Freigrenze bleibt, zahlt nach dem Comptroller nichts, muss aber trotzdem den Public Information Report oder den Ownership Information Report einreichen. Die texanischen Termine erklärt auch der Beitrag Texas Franchise Tax. Was die einzelnen Staaten bei Gründung, Veröffentlichung und Gesellschaftsvertrag verlangen, steht unter Anforderungen und Compliance bei der US-LLC.

Ist deine Gesellschaft außer im Gründungsstaat in einem weiteren Bundesstaat registriert, zum Beispiel eine Delaware LLC mit Lager in Texas, hast du die Pflichten beider Staaten. Das ist die häufigste Quelle doppelter Termine.

5Der Registered Agent: deine Adresse für alles Amtliche

Behörden und Gerichte stellen deiner LLC über ihren Registered Agent im Gründungsstaat zu. In Delaware schreibt das § 18-104 des LLC-Gesetzes vor: Die Gesellschaft muss dort eine Registered Office und einen Registered Agent für Zustellungen unterhalten. Das ist mehr als eine Formalie, denn an diese Adresse schickt der Bundesstaat seine Post. Delaware etwa versendet nach § 18-1107 die jährliche Aufstellung der LLC-Steuer spätestens 60 Tage vor dem 1. Juni an die Gesellschaft, zu Händen ihres Registered Agent.

Für deinen Kalender heißt das: Der Registered Agent ist selbst ein Posten, der jedes Jahr läuft, und er funktioniert nur, wenn er bezahlt ist und deine Kontaktdaten stimmen. Wechselst du ihn, meldest du den Wechsel beim Secretary of State. Ein Agent, der Post nicht weiterleiten kann, verwandelt eine Frist in eine Überraschung.

Ein Postfach ersetzt den Registered Agent nicht. Delaware verlangt eine Geschäftsadresse, die mit der Registered Office identisch ist, und erlaubt als Agent nur die Gesellschaft selbst, eine im Bundesstaat ansässige Person oder eine dort registrierte Gesellschaft, die diese Aufgabe übernimmt.

6BOI-Status: wer an FinCEN meldet und wer nicht

Der Corporate Transparency Act verpflichtete ursprünglich fast jede kleine Gesellschaft, ihre wirtschaftlich Berechtigten an FinCEN zu melden. Diese Pflicht ist für US-Gesellschaften entfallen. FinCEN hat zunächst mit einer Interim Final Rule vom 26. März 2025 und dann mit einer endgültigen Regel, die auf der FinCEN-Seite zum 11. August 2026 vermerkt ist, festgelegt: In den USA gegründete Gesellschaften sind von der Meldung befreit, und Reporting Companies müssen keine US-Personen als wirtschaftlich Berechtigte melden.

Meldepflichtig bleiben nach dieser Regel nur Gesellschaften, die nach ausländischem Recht gegründet sind und sich durch Einreichung bei einem Secretary of State zum Geschäftsbetrieb in einem Bundesstaat registriert haben. Für dich heißt das: Deine Delaware LLC oder deine Texas Inc meldet nichts an FinCEN. Registriert sich dagegen deine deutsche GmbH, österreichische GmbH oder Schweizer AG selbst in einem Bundesstaat, etwa für eine Niederlassung, prüft sie die Meldung. Nach der FinCEN-Seite hat eine solche Gesellschaft 30 Kalendertage ab Wirksamkeit der Registrierung für die erste Meldung, sofern keine Ausnahme greift.

Lass dich nicht von Schreiben irritieren, die eine BOI-Meldung für deine US-Gesellschaft gegen Gebühr anbieten. Maßgeblich ist, was FinCEN auf der eigenen Seite zur Beneficial Ownership Information schreibt.

7Weitere Meldungen in den USA und zu Hause

7.1BE-13 an das Bureau of Economic Analysis

Gründet eine ausländische Person eine neue US-Gesellschaft oder erwirbt sie eine, erhebt das Bureau of Economic Analysis Daten über diese Direktinvestition. Die Meldung ist Pflicht, ob BEA dich anschreibt oder nicht. Liegen die Kosten unter der Schwelle von $40 Millionen, reicht nach dem Formular BE-13 Claim for Exemption eine Freistellungserklärung, spätestens 45 Kalendertage nach der Transaktion. Was genau zu melden ist, erklärt der Beitrag BE-13 und andere BEA-Meldungen.

7.2Die Mitteilung über die Auslandsbeteiligung in Deutschland

Auch der heimische Fiskus will von deiner US-Gesellschaft wissen. In Deutschland verlangt § 138 Absatz 2 der Abgabenordnung eine Mitteilung, wenn du eine Beteiligung an einer Gesellschaft mit Sitz und Geschäftsleitung im Ausland erwirbst und damit mindestens 10 Prozent erreichst oder die Anschaffungskosten aller solcher Beteiligungen mehr als 150.000 Euro betragen. Die Mitteilung geht nach § 138 Absatz 5 mit der Einkommensteuer-, Körperschaftsteuer- oder Feststellungserklärung für das Jahr des Erwerbs an das Finanzamt, spätestens 14 Monate nach dessen Ablauf. In Österreich und in der Schweiz klärst du die Offenlegung mit deinem Steuerberater dort. Wie die Gewinne zu Hause behandelt werden, ist eine andere Frage, und sie steht unter Besteuerung deiner US-LLC.

8Dein Jahreskalender

Die Tabelle legt alle Termine auf ein Kalenderjahr. Nicht jede Zeile betrifft dich. Streiche, was nicht passt, und trage den Rest dort ein, wo du ihn siehst. Drei Gewohnheiten helfen mehr als jede Software. Lege im Januar fest, welche Struktur und welche Bundesstaaten für das Jahr gelten. Sammle bis Ende Februar die Zahlen, die für 1099-NEC, 1042 und Form 5472 gebraucht werden, also Zahlungen an Auftragnehmer, Zahlungen ins Ausland, Einlagen und Entnahmen; wie du das laufend festhältst, steht im Beitrag Buchhaltung für die US-LLC. Und entscheide bis Anfang April, ob du die Erklärung abgibst oder mit Form 7004 verlängerst, und zahle eine geschuldete Steuer in jedem Fall zum ursprünglichen Termin.

Wer eine Corporation hat, denkt zusätzlich an die vier Vorauszahlungen. Wer eine Partnership mit ausländischen Gesellschaftern hat, an die Formen 8804 und 8805 am 15. März. Und wer im Gründungsstaat und in einem zweiten Bundesstaat registriert ist, trägt beide Termine ein.

9Wenn eine Frist schon verstrichen ist

Die teuerste versäumte Frist ist die Form 5472. Nach Section 6038A(d) und den Instructions setzt die IRS $25.000 Strafe je Steuerjahr fest, wenn die Form nicht rechtzeitig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise eingeht, und weitere $25.000 für jeden angefangenen Zeitraum von 30 Tagen, wenn die Form 90 Tage nach der Mitteilung der IRS immer noch fehlt. Dieselbe Strafe gilt, wenn die Gesellschaft die vorgeschriebenen Aufzeichnungen nicht führt. Was du dann tun kannst, erklärt der Beitrag Strafen und verspätete Abgabe; wie du ein Schreiben der IRS liest, der Beitrag Post vom IRS.

Im Bundesstaat kostet ein verpasster Termin weniger, aber er wirkt länger. Delaware berechnet $200 Strafe und 1,5 Prozent Zinsen je Monat, Florida $400 Säumnisgebühr nach dem 1. Mai, Wyoming und Florida lösen eine Gesellschaft ohne Bericht nach Ablauf ihrer Fristen auf. Wyoming lässt nach zwei Jahren im Stand der Auflösung keine Wiederherstellung mehr zu. Je früher du nachholst, desto weniger Jahre sind offen.

Die Übersicht über alle Steuerpflichten einer US-Gesellschaft mit Eigentümern in Deutschland, Österreich und der Schweiz findest du im Leitfaden Steuerpflichten einer US-Gesellschaft; die Begriffe von EIN bis Franchise Tax im Glossar US-Unternehmenssteuern.

Zusammengefasst

• Die Bundessteuer hängt an der Struktur: Form 5472 mit Deckblatt 1120 bei der Einpersonen-LLC mit ausländischem Eigentümer, Form 1065 bei mehreren Gesellschaftern, Form 1120 bei der Corporation.
• Form 7004 verlängert die Abgabefrist in der Regel um sechs Monate, nicht aber die Zahlung.
• Jeder Bundesstaat hat seinen eigenen Termin: Delaware am 1. März oder 1. Juni, Florida bis 1. Mai, Texas am 15. Mai, Wyoming im Gründungsmonat, New York alle zwei Jahre.
• US-Gesellschaften sind von der BOI-Meldung an FinCEN befreit; meldepflichtig bleiben ausländische Gesellschaften, die sich in einem Bundesstaat registrieren.
• Dazu kommen 1099-NEC, FBAR, BE-13 und zu Hause die Mitteilung über die Auslandsbeteiligung.

So helfen wir dir

• Null-Steuererklärung LLCForm 1120 pro forma und Form 5472 für die Single-Member-LLC.
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• Steuererklärung CorporationForm 1120 und Form 5472 für deine US-Corporation.
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