Post vom IRS: welcher Brief was bedeutet, welche Frist läuft und was du als Nächstes tust

Ein Schreiben der IRS ist nichts Außergewöhnliches. Die IRS nennt selbst die üblichen Anlässe: ein offener Betrag, eine geänderte Erstattung, eine Frage zur Erklärung, die Überprüfung der Identität, eine Korrektur der Erklärung oder eine Verzögerung bei der Bearbeitung. Fast jedes Schreiben trägt eine Nummer und eine Frist. Wer beides kennt, weiß, was zu tun ist. Diese Seite erklärt, wie du ein Schreiben einordnest, welche Schreiben Unternehmen am häufigsten bekommen, in welcher Reihenfolge Zahlungsaufforderungen kommen und wie du antwortest. Wie die Behörde denkt und arbeitet, steht auf unserer Seite zur Mentalität und Arbeitsweise der IRS.

1Zuerst: Nummer und Echtheit

Jedes Schreiben der IRS trägt eine Kennung, entweder als CP-Nummer, Computer Paragraph, oder als LTR-Nummer für einen Brief. Sie steht in der rechten oberen Ecke. Mit ihr findest du auf der Seite der IRS „Understanding your IRS notice or letter“ eine Erklärung zu genau diesem Schreiben: worum es geht, was du tun musst und welche Fragen andere dazu hatten. Für viele Schreiben gibt es dort eine eigene Seite.

Die Nummer ist auch der erste Test auf Echtheit. Findest du das Schreiben dort nicht oder wirkt es verdächtig, rät die IRS, unter 800-829-1040 anzurufen und den Anweisungen zu folgen. Die IRS beschreibt auch die Merkmale von Betrug: Drohungen mit Verhaftung oder Abschiebung, Forderungen, sofort zu zahlen, ohne dass man den Betrag in Frage stellen oder Einspruch einlegen darf, und seltsam geschriebene Links, die auf andere Seiten als irs.gov führen. Ein echtes Schreiben nennt immer einen Weg, zu widersprechen.

Ein praktischer Hinweis für Unternehmen mit Eigentümern im Ausland: Die IRS schreibt an die Anschrift, die sie für die Gesellschaft gespeichert hat. Ist das die Adresse eines Registered Agent, landet die Post dort. Wer sicherstellen will, dass Schreiben ankommen, prüft die gespeicherte Anschrift und ändert sie bei Bedarf mit Form 8822-B.

2Die Grundregeln für jede Antwort

Die IRS formuliert die Regeln auf ihrer Übersichtsseite selbst, und sie sind einfacher, als viele erwarten.

• Lesen und aufbewahren. Lies das Schreiben vollständig und behalte es. Verlangt die IRS eine Reaktion, reagiere bis zum genannten Datum.
• Einverstanden? Dann tu, was verlangt wird. Antworten musst du nur, wenn die IRS ausdrücklich darum bittet.
• Nicht einverstanden? Folge den Anweisungen im Schreiben und lege Unterlagen bei. Wer seine Rechte auf einen Einspruch sicher wahren will, antwortet bis zum Datum im Schreiben.
• Ein Betrag ist offen? Zahle bis zum genannten Datum, auch wenn du nicht alles zahlen kannst. Das verringert Zinsen und Zuschläge.
• Die IRS hat deine Erklärung geändert? Vergleiche die Angaben mit deiner Erklärung. Bist du einverstanden, vermerke die Korrektur auf deiner eigenen Kopie. Handeln musst du nur, wenn die IRS etwas anfordert, ein Betrag offen ist oder du widersprichst.

Für viele Schreiben gibt es mehrere Antwortwege. Die IRS nennt je nach Schreiben das Hochladen über ihr Document Upload Tool mit dem Zugangscode aus dem Schreiben, ein Fax an die Nummer des zuständigen Servicezentrums oder die Post an die Anschrift auf dem Schreiben. Was gilt, steht im Schreiben selbst.

3Die häufigsten Schreiben an Unternehmen

3.1CP575: die Bestätigung der EIN

CP575 bestätigt die Employer Identification Number der Gesellschaft. Die IRS stellt die digitale Fassung im Business Tax Account bereit, und sie ersetzt das ursprüngliche Schreiben der Reihe CP575A bis J und die Letter 147C, die Bestätigung einer früher vergebenen EIN. Banken und andere Stellen akzeptieren sie nach Angabe der IRS als schriftlichen Nachweis. Das ursprüngliche Schreiben lässt sich nicht neu ausstellen; heb es deshalb gut auf. Wie die Gesellschaft ihre EIN bekommt, steht unter EIN beantragen.

3.2CP148A und CP148B: die neue Anschrift

Ändert sich die Anschrift der Gesellschaft, schickt die IRS CP148A an die neue und CP148B an die alte Adresse. Ist die Änderung richtig, musst du nichts tun. Ist sie falsch, schickst du das Schreiben mit einer ausgefüllten Form 8822-B zurück.

3.3CP259: eine Erklärung fehlt

Mit der Vergabe der EIN legt die IRS fest, welche Erklärungen sie von der Gesellschaft erwartet, etwa Form 1120 oder die Lohnsteuermeldung Form 941. Fehlt eine davon, kommt CP259, und zwar ein Schreiben je Formular und Zeitraum. Die IRS verlangt, die Erklärung sofort einzureichen. Glaubst du, dass keine Pflicht besteht, füllst du das beigefügte Antwortformular aus und schickst es per Post oder Fax an 855-800-5944. Wer in den letzten vier Wochen unter demselben Namen und derselben EIN eingereicht hat, kann das Schreiben übergehen. Für Corporations gilt dabei die Regel der Form 1120, dass jede inländische Corporation eine Erklärung abgibt, ob sie steuerpflichtiges Einkommen hat oder nicht; mehr dazu unter Form 1120.

3.4CP161 und CP134B: ein offener Betrag

CP161 teilt mit, dass auf dem Konto der Gesellschaft ein Betrag offen ist, und erklärt, wie er berechnet wurde. Vergleiche die Zahlen mit der Erklärung und prüfe die Liste der verbuchten Zahlungen. Glaubst du, dass die IRS einen Fehler gemacht hat, melde dich nach ihren Angaben binnen zehn Tagen ab dem Datum des Schreibens. CP134B meldet, dass die eingegangenen Einzahlungen nicht zu den Beträgen in der Erklärung passen; fehlen Zahlungen in der Aufstellung, rufst du unter der Nummer im Schreiben an.

3.5CP136 und CP162: Einzahlungen und Formvorschriften

CP136 teilt Arbeitgebern mit, in welchem Rhythmus sie die Lohnsteuer im nächsten Jahr einzahlen: monatlich, wenn die Steuer in den vier Quartalen des Vergleichszeitraums $50.000 oder weniger betrug, sonst halbwöchentlich. CP162 betrifft eine Strafe, weil eine Erklärung nicht wie vorgeschrieben elektronisch abgegeben wurde oder unvollständig war; die Seite der IRS nennt, wer anrufen darf und wann ein Erlass aus wichtigem Grund möglich ist.

3.6CP215: eine festgesetzte Strafe

CP215 teilt mit, dass die IRS eine zivilrechtliche Strafe festgesetzt hat, und nennt Betrag, Fälligkeit und Zahlungswege. Nach dem Handbuch der IRS ist CP215 auch das Schreiben, mit dem die Strafe zu einer fehlenden oder verspäteten Form 5472 mitgeteilt wird. Für sie gelten eigene Regeln zum Erlass, die du unter Strafen und verspätete Abgabe findest.

4Zahlungsaufforderungen und ihre Reihenfolge

Ist ein Betrag offen und reagiert niemand, folgen die Schreiben einer festen Reihenfolge. Bei Privatpersonen beginnt sie mit CP14, bei Unternehmen mit Schreiben wie CP161. Es folgen CP501 als erste und CP503 als zweite Erinnerung. Mit CP503 weist die IRS darauf hin, dass sie ein Pfandrecht, eine Notice of Federal Tax Lien, eintragen kann, eine öffentliche Mitteilung an Gläubiger, die die Kreditwürdigkeit beeinträchtigen kann.

CP504 ist die Ankündigung der Pfändung nach Section 6331(d). Zahlt der Steuerpflichtige nicht, kann die IRS unter anderem Erstattungen der Bundesstaaten einbehalten und danach weiteres Vermögen pfänden. Die IRS weist in diesem Schreiben auch darauf hin, dass das Außenministerium bei erheblichen Steuerschulden einen US-Reisepass verweigern oder entziehen kann; für die meisten Leser ohne US-Pass spielt das keine Rolle.

Die letzte Stufe ist LT11 oder Letter 1058, bei bestimmten Fällen CP90 oder CP297. Diese Schreiben kündigen die Pfändung an und nennen das Recht auf eine Anhörung im Collection Due Process vor dem Independent Office of Appeals. Dafür bleiben nach der IRS 30 Tage ab Erhalt; beantragt wird die Anhörung mit Form 12153. Für die Eintragung eines Pfandrechts gilt mit Letter 3172 ebenfalls eine Frist von 30 Tagen.

4.1Wenn du nicht alles auf einmal zahlen kannst

Auf jeder Stufe kann man eine Ratenzahlung beantragen, online, telefonisch oder mit Form 9465. Für Privatpersonen mit einem offenen Betrag unter $50.000 nennt die IRS das Online-Verfahren als schnellsten Weg. Wer eine vereinbarte Ratenzahlung nicht einhält, bekommt CP523, die Ankündigung, die Vereinbarung zu beenden und zu pfänden; dann hilft es, vor dem genannten Termin zu zahlen und sich sofort zu melden.

5Wenn die IRS etwas an der Erklärung ändern will

Eine zweite Gruppe von Schreiben betrifft nicht die Zahlung, sondern den Inhalt der Erklärung. CP11 und CP22A teilen mit, dass die IRS Fehler korrigiert oder Änderungen vorgenommen hat und sich daraus ein Betrag ergibt; CP12 meldet eine Korrektur, die zu einer Erstattung führt oder eine Erstattung ändert. Bei CP102, einer Korrektur wegen eines Rechenfehlers, nimmt die IRS die Änderung zurück, wenn du binnen zehn Tagen ab Datum schriftlich widersprichst; kann sie die Rücknahme nicht mit zusätzlichen Informationen begründen, gibt sie den Fall an die Prüfung ab.

CP2000 ist kein Bescheid. Die IRS schlägt darin Änderungen vor, weil Angaben Dritter, etwa von Arbeitgebern oder Finanzinstituten, nicht zu deiner Erklärung passen. Das kann die Steuer erhöhen, senken oder gar nicht ändern. Du antwortest bis zum genannten Datum mit dem beigefügten Formular und Unterlagen. Wer nicht antwortet, bekommt unter Umständen ein weiteres Schreiben und eine Rechnung.

5.1CP3219A: der Steuerbescheid mit Klagefrist

Ein Notice of Deficiency wie CP3219A ist ernster, und hier zählt die Frist am meisten. Das Schreiben kündigt eine Nachforderung an und erklärt, wie man sie vor dem US Tax Court anfechten kann. Das Gesetz gibt dafür 90 Tage ab Versand, 150 Tage, wenn das Schreiben an eine Anschrift außerhalb der USA gerichtet ist. Die IRS betont, dass sie diese Frist nicht verlängern kann und dass eine Klage nach Ablauf nicht mehr geprüft wird. Gespräche mit der IRS in diesem Zeitraum verlängern die Frist nicht.

6Antworten aus dem Ausland

Für Leser in Deutschland, Österreich und der Schweiz kommen drei praktische Punkte dazu. Erstens die Zeit: Ein Schreiben geht oft an eine Anschrift in den USA und wird von dort weitergeleitet. Viele Fristen laufen ab dem Datum des Schreibens oder seinem Versand, nicht ab dem Tag, an dem es bei dir ankommt. Wer eine Gesellschaft in den USA hat, sorgt dafür, dass Post des Registered Agent sofort eingescannt und weitergeleitet wird.

Zweitens der Weg: Wo die IRS das Hochladen oder ein Fax anbietet, ist das von Europa aus meist der schnellste Weg. Bei Post empfiehlt sich ein Versand mit Nachweis. Behalte von allem, was du schickst, eine vollständige Kopie mit Datum.

Drittens die Vertretung: Mit Form 2848 erteilst du einem Berater Vollmacht, dich vor der IRS zu vertreten. Er kann dann mit der IRS sprechen, Unterlagen einsehen und Anträge stellen. Wer nicht weiterkommt, kann sich nach Angabe der IRS an den Taxpayer Advocate Service wenden, eine unabhängige Stelle innerhalb der IRS.

7Wann aus einem Schreiben ein Antrag wird

Viele Schreiben erledigen sich mit einer Zahlung, einer Bestätigung oder einer nachgereichten Erklärung. Anders ist es, wenn eine Strafe festgesetzt wurde, die du für unberechtigt hältst. Dann gibt es zwei Wege: die Kulanzregel der IRS für Zuschläge wegen verspäteter Abgabe oder Zahlung bei sauberer Vorgeschichte und den Antrag aus wichtigem Grund. Die IRS erlässt manche Zuschläge telefonisch unter der Nummer im Schreiben; reicht das nicht, beantragst du den Erlass schriftlich, bei Bedarf mit Form 843. Lehnt die IRS ab, bleibt der Einspruch bei Appeals, in der Regel binnen 30 Tagen ab dem Ablehnungsschreiben.

Für die Strafe zu Form 5472 gelten engere Regeln; sie stehen unter Strafen und verspätete Abgabe. Was die Gesellschaft das ganze Jahr über einreichen muss, damit solche Schreiben gar nicht erst kommen, zeigt der jährliche Compliance-Kalender, und alle Begriffe dieser Seite erklärt das Glossar der US-Unternehmenssteuern.

Zusammengefasst

• Die Nummer des Schreibens steht in der rechten oberen Ecke; mit ihr findest du auf irs.gov, worum es geht, und erkennst Fälschungen.
• Wer zustimmt, tut, was verlangt wird; wer widerspricht, antwortet mit Unterlagen bis zum Datum im Schreiben, um seine Rechte zu wahren.
• Für Unternehmen sind CP575, CP259, CP161 und CP215 die häufigsten Schreiben.
• Zahlungsaufforderungen folgen einer festen Reihenfolge bis zur Pfändungsankündigung; nach LT11 oder Letter 1058 bleiben 30 Tage für den Antrag auf Anhörung.
• Gegen einen Notice of Deficiency wie CP3219A kann man binnen 90 Tagen beim Tax Court klagen, bei Anschrift außerhalb der USA binnen 150 Tagen.

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