BE-13 und die anderen Meldungen an das BEA: die Pflicht, von der bei der Gründung deiner US-Gesellschaft fast niemand spricht, obwohl sie 45 Tage nach dem Start fällig ist

Sobald eine Person aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz 10 Prozent oder mehr an einer US-Gesellschaft hält, weil sie sie gründet oder kauft, muss die Gesellschaft das dem Bureau of Economic Analysis melden, binnen 45 Tagen und ohne Aufforderung. Für fast jede Gründung aus dem Mittelstand genügt dafür eine kurze Freistellungserklärung.

Bei der Gründung einer US-Gesellschaft dreht sich fast alles um vier Dinge: die Urkunde aus dem Bundesstaat, die EIN, das Konto und die erste Steuererklärung. Eine fünfte Pflicht taucht in kaum einer Checkliste auf, weil sie mit Steuern nichts zu tun hat und keine Behörde an sie erinnert. Sie heißt BE-13, und sie ist fällig, bevor die meisten Gesellschaften ihre erste Rechnung geschrieben haben.

Die BE-13 ist eine Meldung an das Bureau of Economic Analysis. Sie betrifft jede US-Gesellschaft, an der eine ausländische Person durch Gründung oder Kauf 10 Prozent oder mehr der Stimmrechte hält, und damit fast jede Gesellschaft, die Unternehmer aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz in den USA gründen. Für die meisten von ihnen ist die Pflicht mit einer kurzen Erklärung erledigt. Dieser Leitfaden zeigt, wann sie entsteht, welches Formular gilt und welche Meldungen an das BEA später folgen. Er gehört zum Überblick über die Steuerpflichten deiner US-Gesellschaft.

1Wer das BEA ist und warum es fragt

Das Bureau of Economic Analysis gehört zum US-Handelsministerium und erstellt die Wirtschaftsstatistiken der Vereinigten Staaten, darunter die Zahlen über ausländische Investitionen. Seine Umfragen zu ausländischen Direktinvestitionen sammeln Angaben darüber, wie viele Unternehmen in ausländischem Besitz in den USA tätig sind, wie groß sie sind und was sie für Beschäftigung, Löhne und Steuereinnahmen bedeuten. Die Daten fließen in die Statistiken, auf die sich Unternehmen und Politik bei Investitionsentscheidungen stützen.

Zwei Eigenschaften dieser Umfragen sind wichtig. Sie sind Pflicht: Das BEA bezeichnet alle Umfragen zu ausländischen Direktinvestitionen in den USA ausdrücklich als verpflichtend. Und sie sind vertraulich: Die Angaben dienen der Statistik und nicht der Besteuerung. Das BEA ist kein Finanzamt, und die BE-13 ist keine Steuererklärung.

Gerade deshalb wird sie vergessen. Wer eine US-Gesellschaft gründet, hat mit dem Secretary of State zu tun, mit dem IRS und mit der Bank. Das BEA meldet sich bei einer neuen Gesellschaft nicht unbedingt, und die Verordnung verlangt die Meldung trotzdem. Was ausländische Direktinvestitionen in den USA insgesamt bedeuten, beschreibt unser Beitrag zu ausländischen Direktinvestitionen in den USA.

2Wann die BE-13 fällig wird

Die Verordnung des Handelsministeriums, 15 CFR 801.7, definiert die Direktinvestition als Besitz oder Kontrolle einer ausländischen Person über 10 Prozent oder mehr der Stimmrechte an einer US-Kapitalgesellschaft oder einen gleichwertigen Anteil an einem anderen US-Unternehmen, etwa einer LLC oder Partnership. Ausländische Person ist jede Person mit Wohnsitz außerhalb der USA, also auch du als Privatperson in Deutschland, Österreich oder der Schweiz, und ebenso deine GmbH oder AG.

Drei Ereignisse lösen die Pflicht aus. Erstens die Gründung: Eine ausländische Person oder ihre bestehende US-Tochter gründet eine neue US-Gesellschaft. Zweitens der Erwerb: Eine ausländische Person erwirbt Stimmrechte an einer bestehenden US-Gesellschaft, an einem Geschäftsbereich oder an Immobilien und hält danach mindestens 10 Prozent. Das BEA zählt dabei jeden Besitz an Immobilien zu den Unternehmen im Sinne der Umfrage. Drittens die Erweiterung: Eine bestehende US-Tochter eines ausländischen Unternehmens eröffnet einen neuen Standort, an dem sie Geschäfte betreibt.

Melden muss nicht der ausländische Investor, sondern das US-Unternehmen, an dem die Beteiligung besteht. Die Frist beträgt 45 Kalendertage, nachdem der Erwerb abgeschlossen, die neue Gesellschaft gegründet oder die Erweiterung begonnen wurde. Und die Verordnung ist ausdrücklich: Die Antwort ist von jedem verlangt, der die Voraussetzungen erfüllt, ob das BEA ihn anschreibt oder nicht.

3Welches Formular gilt

Die BE-13 ist keine einzelne Form, sondern eine Familie von fünf. Welche gilt, hängt von der Art des Vorgangs und von seinen Kosten ab. Für den Erwerb gibt es die BE-13A, für die Neugründung die BE-13B, für die Erweiterung einer bestehenden Tochter um einen neuen Standort die BE-13D. Diese drei Formulare sind die ausführlichen Fassungen der Meldung.

Alle drei haben dieselbe Schwelle: Die Gesamtkosten des Erwerbs, der Gründung oder der Erweiterung müssen mehr als $40 Millionen betragen. Wer eine BE-13B oder BE-13D eingereicht hat, bekommt außerdem für drei Jahre nach dem Jahr der Gründung oder Erweiterung jährlich ein Kostenupdate, die BE-13E.

Für alle anderen gibt es die BE-13 Claim for Exemption. Sie ist die Erklärung, dass ein meldepflichtiger Vorgang stattgefunden hat, die Kosten aber unter der Schwelle liegen. Die Tabelle zeigt die fünf Formulare im Überblick.

4Die Freistellungserklärung: der Normalfall für Gründer aus dem Mittelstand

Für eine Gesellschaft, die eine GmbH aus Bayern als Vertriebstochter in Texas gründet, oder für die LLC, mit der ein Unternehmer aus der Schweiz ein Geschäft in Florida aufbaut, liegen die Kosten fast immer weit unter $40 Millionen. Die ausführlichen Formulare entfallen dann. Die Pflicht entfällt nicht.

Die Verordnung sieht die Claim for Exemption für zwei Gruppen vor. Die erste sind Unternehmen, die das BEA angeschrieben hat, die aber keine meldepflichtige Investition haben. Die zweite sind Unternehmen, die alle Voraussetzungen für die BE-13A, BE-13B oder BE-13D erfüllen außer der Schwelle von $40 Millionen, und zwar ausdrücklich, ob das BEA sie angeschrieben hat oder nicht. Wer eine neue US-Gesellschaft mit 10 Prozent oder mehr ausländischer Beteiligung gründet, gehört zur zweiten Gruppe.

Die Freistellungserklärung hat dieselbe Frist von 45 Tagen. Am einfachsten ist es, sie gleich nach der Gründung zusammen mit dem Antrag auf die EIN zu erledigen, weil die Angaben über Gesellschaft, Eigentümer und Investition zu diesem Zeitpunkt ohnehin vorliegen. Die Formulare stellt das BEA auf seiner Seite für die BE-13 bereit.

5Typische Fälle aus Deutschland, Österreich und der Schweiz

Die GmbH gründet eine Tochter in den USA. Das ist eine Gründung durch eine ausländische Person mit 100 Prozent der Stimmrechte. Liegen die erwarteten Gesamtkosten der Gründung über $40 Millionen, reicht die Tochter die BE-13B ein; liegen sie darunter, die Claim for Exemption. In beiden Fällen läuft die Frist ab der Gründung.

Zwei Unternehmer aus Deutschland und Österreich gründen gemeinsam eine LLC, jeder mit der Hälfte. Jeder von ihnen hält mehr als 10 Prozent, die LLC ist also ein Fall für die BE-13. Für die Frage, ob eine Meldung entsteht, schaut die Verordnung auf die einzelne ausländische Person und deren Anteil. Hält ein Investor aus Europa dagegen nur 5 Prozent an einer US-Gesellschaft, entsteht aus seinem Anteil allein keine Direktinvestition im Sinne der Umfrage.

Ein Unternehmer aus der Schweiz kauft ein bestehendes Unternehmen in Texas oder dessen Geschäftsbereich. Das ist ein Erwerb, je nach Kosten ein Fall für die BE-13A oder die Claim for Exemption. Ebenso der Kauf einer Gewerbeimmobilie durch eine ausländische Person, weil das BEA Immobilienbesitz zu den Unternehmen zählt. Und eröffnet die bestehende US-Tochter einen zweiten Standort, ist das eine Erweiterung, die erst ab Kosten von mehr als $40 Millionen eine BE-13D auslöst.

6Was später folgt: BE-12, BE-15 und BE-605

Die BE-13 erfasst die neue Investition. Danach zählt das BEA in regelmäßigen Umfragen, wie sich die Unternehmen in ausländischem Besitz entwickeln. Die wichtigste für kleine Gesellschaften ist die Benchmark-Umfrage BE-12. Sie findet alle fünf Jahre statt, für Jahre mit der Endziffer 2 und 7, die nächste also für das Jahr 2027. Melden muss jede US-Gesellschaft, an der eine ausländische Person am Ende ihres Geschäftsjahres 10 Prozent oder mehr hält, und auch hier verlangt die Verordnung die Antwort, ob das BEA anschreibt oder nicht.

Welche Form der BE-12 gilt, hängt von der Größe ab. Gesellschaften, bei denen weder Bilanzsumme noch Umsatz noch Jahresergebnis $60 Millionen übersteigt, füllen die kurze Form BE-12C aus; größere die BE-12B oder die BE-12A. Fällig ist die BE-12 am 31. Mai des Jahres nach dem Berichtsjahr, für Gesellschaften, die über das eFile-System des BEA melden, am 30. Juni.

Die jährliche Umfrage BE-15 und die vierteljährliche BE-605 betreffen die meisten kleinen Gesellschaften nur, wenn das BEA sie anschreibt; wer keine schriftliche Aufforderung erhalten hat, muss diese Umfragen nach der Verordnung nicht ausfüllen. Die BE-605 richtet sich ohnehin an große Töchter mit mehr als $500 Millionen an Bilanzsumme, Umsatz oder Ergebnis und an indirekt gehaltene Töchter mit Verbindlichkeiten gegenüber dem Konzern. Kommt ein Schreiben des BEA, ist es zu beantworten, notfalls mit einer Erklärung, dass keine Meldepflicht besteht.

7Wie du einreichst

Das BEA bittet ausdrücklich darum, alle Umfragen über sein gesichertes System eFile einzureichen. Als zweiten Weg nennt es das Fax an die Nummer auf dem Deckblatt des Formulars. Papierpost, die per Brief oder Kurier ankommt, kann das BEA nach eigener Angabe nur eingeschränkt annehmen. Formulare, Ausfüllhinweise und eine Übersicht, welches Formular in welchem Fall gilt, stehen auf der Seite des BEA für die BE-13.

Eine Bitte des BEA solltest du ernst nehmen: Firmendaten gehören nicht in eine gewöhnliche E-Mail. Für Dokumente und Rückfragen zum eigenen Fall nennt das BEA die gesicherte Nachrichtenfunktion in eFile. E-Mails mit sensiblen persönlichen Daten im Text oder in unverschlüsselten Anhängen blockiert und löscht es nach eigener Angabe.

Die Unterlagen, auf denen deine Angaben beruhen, gehören zu den Akten der Gesellschaft. Die Verordnung verpflichtet jeden, der der Rechtshoheit der USA unterliegt, die Informationen aufzubewahren, die für die Umfragen nötig sind. Praktisch heißt das: Gründungsurkunde, Nachweise über die eingebrachten Mittel und eine Kopie der Meldung zusammen mit den übrigen Unterlagen der Gesellschaft, so wie es der Leitfaden zur Buchhaltung der US-LLC beschreibt.

8Was ein Versäumnis kostet

Für das Versäumnis einer Meldung an das BEA sieht das Gesetz über internationale Investitionen eine zivilrechtliche Strafe vor. Das Handelsministerium passt ihre Höhe an die Inflation an; nach der letzten Anpassung liegt sie zwischen $5.911 und $59.114. Für versäumte Meldungen kennt das BEA eine schriftliche Mitteilung, die Notice of Failure to File; was nach ihrem Eingang zu tun ist, beantwortet es in den Fragen und Antworten auf seiner Seite.

Wichtiger als die Strafe ist die Ordnung. Die BE-13 ist eine Pflicht, die außer etwas Zeit nichts kostet und die zum ersten Bild gehört, das die Behörden von deiner Gesellschaft haben. Wer sie in die ersten 45 Tage nach der Gründung legt, neben EIN, Konto und Registered Agent, hat sie erledigt, bevor die Arbeit beginnt. Den vollständigen Kalender aller Pflichten nach der Gründung findest du im Leitfaden zu den jährlichen Pflichten, die Steuererklärungen der ersten Jahre in den Leitfäden zu Form 1120, Form 1065 und Form 5472.

Zusammengefasst

• Die BE-13 ist eine Meldung an das Bureau of Economic Analysis, die Statistikbehörde des US-Handelsministeriums, keine Steuer und keine Erklärung an den IRS.
• Melden muss die US-Gesellschaft, sobald eine ausländische Person durch Gründung, Erwerb oder Erweiterung 10 Prozent oder mehr der Stimmrechte hält, binnen 45 Tagen und ohne Aufforderung.
• Die vollständigen Formulare gelten erst ab Kosten von mehr als $40 Millionen; darunter reicht die US-Gesellschaft die BE-13 Claim for Exemption ein.
• Später folgen die Benchmark-Umfrage BE-12 alle fünf Jahre, die nächste für das Jahr 2027, sowie BE-15 und BE-605, wenn das BEA anschreibt oder die Schwellen erreicht sind.
• Ein Versäumnis kann eine zivilrechtliche Strafe zwischen $5.911 und $59.114 nach sich ziehen.

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