US-Steuernummer: EIN, ITIN oder SSN, welche Nummer du für deine Firma und für dich brauchst, wer sie vergibt und warum ITIN und SSN sich ausschließen

„Hast du eine US-Steuernummer?“ Die Frage kommt vom US-Kunden, von der Plattform, von der Bank oder vom Steuerberater, und sie ist ungenauer, als sie klingt. Das US-Recht kennt nicht die eine Steuernummer. Es kennt mehrere Nummern, die zwei verschiedene Behörden vergeben, für verschiedene Zwecke und an verschiedene Personen. Dieser Beitrag erklärt die drei, um die es für dich fast immer geht, die EIN, die ITIN und die SSN, zeigt, welche Nummer auf welches Formular gehört, und wann die Steuernummer aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz die US-Nummer ersetzt.

1Was hinter dem Begriff US-Steuernummer steht

Der Oberbegriff ist die Taxpayer Identification Number, kurz TIN. Nach den Regulations zu § 6109 des Internal Revenue Code gibt es mehrere Arten: die Social Security Number, die Individual Taxpayer Identification Number, die Adoption Taxpayer Identification Number und die Employer Identification Number. Die ersten drei kennzeichnen natürliche Personen, die EIN kennzeichnet Arbeitgeber und alle, die keine natürliche Person sind, also Gesellschaften, Personengesellschaften, Trusts und Nachlässe.

Die SSN vergibt die Social Security Administration, alle anderen Nummern vergibt der IRS. Optisch unterscheiden sie sich kaum. SSN und ITIN haben das Format 000-00-0000, die ITIN beginnt nach Angabe des IRS immer mit einer 9. Die EIN hat das Format 00-0000000. Wer eine Nummer liest, erkennt am Bindestrich nach der zweiten Ziffer also, dass es um eine Gesellschaft geht.

Wann eine Nummer nötig ist, regeln die Formulare. Nach Angabe des IRS gehört eine TIN auf Steuererklärungen, auf Meldungen und auf viele Bescheinigungen. Auf einem Formular wie dem W-8BEN wird sie verlangt, wenn du Abkommensvorteile beanspruchst, außer bei Erträgen aus börsengehandelten Wertpapieren, wenn du Einkünfte als effektiv verbunden mit einem US-Geschäftsbetrieb geltend machst oder eine Befreiung für bestimmte Renten beanspruchst.

2Die EIN: die Nummer deiner Gesellschaft

Die EIN ist die Bundessteuernummer eines Unternehmens. Nach Angabe des IRS braucht jede Personengesellschaft, jede LLC und jede Corporation eine, ebenso jeder, der Mitarbeiter beschäftigt oder auf Zahlungen an nonresident aliens Steuer einbehält. Die Einpersonen-LLC braucht ihre EIN unter anderem für die Pro-forma-1120 mit Form 5472, die Mehrpersonen-LLC für Form 1065. Welche Erklärung deine LLC abgibt, zeigt unser Beitrag zur Steuererklärung der US-LLC.

Die Nummer kostet beim IRS nichts. Der IRS warnt ausdrücklich vor Websites, die für eine EIN Gebühren verlangen. Beantragen kannst du sie auf vier Wegen. Online geht es nur, wenn die Gesellschaft in den USA gegründet ist, ihren Hauptgeschäftssitz in den USA hat und der Verantwortliche eine SSN oder ITIN besitzt. Fehlt diese Nummer, bleiben Fax und Post; per Fax nennt der IRS etwa vier Werktage, per Post etwa vier Wochen. Liegt der Hauptgeschäftssitz außerhalb der USA, kannst du die EIN auch telefonisch unter 267-941-1099 beantragen, montags bis freitags von 6 bis 23 Uhr Ostküstenzeit.

Im Antrag, Form SS-4, steht die Responsible Party: die natürliche Person, die die Gesellschaft letztlich besitzt oder kontrolliert. Hat sie weder SSN noch ITIN und kann sie keine bekommen, trägt sie in Zeile 7b „foreign“ oder N/A ein. Ein Strohmann darf den Antrag nach Angabe des IRS nicht stellen. Je Verantwortlichem vergibt der IRS nur eine EIN am Tag. Gründe die Gesellschaft zuerst beim Bundesstaat und beantrage die Nummer danach; sonst kann sich der Antrag nach Angabe des IRS verzögern.

Verwenden kannst du die EIN sofort, etwa für die Kontoeröffnung oder eine Gewerbeerlaubnis. Für die elektronische Abgabe einer Erklärung und den Abgleich im TIN-Matching-Verfahren des IRS rechnet der IRS mit bis zu zwei Wochen. Löschen lässt sich eine EIN nicht, der IRS kann sie nur stilllegen. Ändert sich die Eigentümerstruktur oder die Rechtsform, brauchst du in der Regel eine neue; für einen neuen Namen, eine neue Anschrift oder eine neue Responsible Party nicht.

2.1Die EIN nur für das Abkommen

Auch eine ausländische Gesellschaft ohne Pflicht zu einer US-Erklärung kann eine EIN brauchen, etwa eine GmbH, die auf ihrem W-8BEN-E ein Doppelbesteuerungsabkommen beansprucht und keine ausländische Steuernummer angibt. Der IRS beschreibt dafür einen eigenen Weg: Auf Form SS-4 steht dann ein Vermerk wie „For W-8BEN Purposes Only“, und der IRS führt die Gesellschaft ohne Erklärungspflicht. Schreibt er sie später trotzdem wegen einer Erklärung an, soll sie sofort antworten, dass sie keine abgeben muss.

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3Die ITIN: die Steuernummer für Menschen ohne SSN

Die ITIN ist die Nummer für natürliche Personen, die einen steuerlichen Zweck haben, aber keine SSN bekommen können. Das sagen die Regulations zu § 6109 und die Seite des IRS gleichermaßen. Einen steuerlichen Zweck hast du nach Angabe des IRS, wenn du eine US-Bundessteuererklärung abgeben musst, eine Erstattung oder einen Steuervorteil mit einer Erklärung geltend machst, als Ehegatte oder Angehöriger für einen Vorteil berücksichtigt wirst oder aus einem anderen steuerlichen Grund eine Nummer angeben musst. Eine Erklärung, die nur aus Nullen besteht, zeigt nach Angabe des IRS in der Regel keinen solchen Zweck.

Die ITIN ist eine reine Steuernummer. Sie berechtigt nicht zur Arbeit in den USA, ändert keinen Aufenthaltsstatus, gibt keinen Anspruch auf Leistungen der Social Security und dient außerhalb des Bundessteuerrechts nicht als Ausweis.

3.1Was der IRS für den Antrag verlangt

Beantragt wird die ITIN mit Form W-7. In Form W-7 kreuzt du an, warum du die Nummer brauchst; die Anweisungen nennen die Gründe von a bis h, etwa den Abkommensanspruch eines nonresident alien oder seine eigene Steuererklärung. Grundsätzlich hängt an der Form W-7 die Bundessteuererklärung, für die du die Nummer brauchst, also Form 1040 oder Form 1040-NR; im Feld für die Nummer bleibt sie leer, der IRS trägt die ITIN ein. Für bestimmte Fälle nennen die Anweisungen Ausnahmen von dieser Regel, für die dann eigene Nachweise beizulegen sind.

Dazu kommen Nachweise über deine Identität und deinen ausländischen Status. Der IRS akzeptiert dreizehn Dokumente. Der Reisepass ist das einzige, das allein genügt. Mindestens ein Dokument muss ein Foto tragen, und alle müssen gültig sein. Verlangt werden Originale oder beglaubigte Kopien der ausstellenden Behörde; eine einfache notarielle Beglaubigung genügt in der Regel nicht. Die Botschaften und Konsulate der USA bieten nach den Anweisungen ebenfalls Beglaubigungen an.

Einreichen kannst du per Post an das ITIN-Büro des IRS in Austin, persönlich in einem Taxpayer Assistance Center mit ITIN-Service in den USA, nach Termin, oder über einen Acceptance Agent. Ein Certifying Acceptance Agent, den es auch außerhalb der USA gibt, darf die meisten Dokumente selbst prüfen und gibt sie dir sofort zurück; per Post eingeschickte Originale bekommst du nach Angabe des IRS innerhalb von 60 Tagen zurück. Bis zur Nachricht über deinen Antrag nennt der IRS sieben Wochen, in der Hauptsaison vom 15. Januar bis 30. April und bei Anträgen aus dem Ausland neun bis elf Wochen. Die Zuteilung bestätigt der IRS mit dem Schreiben CP565.

Benutzt du die ITIN drei Steuerjahre in Folge auf keiner Bundessteuererklärung, läuft sie am 31. Dezember des dritten Jahres ab. Vor der nächsten Verwendung musst du sie dann erneuern. Mehr dazu steht in unseren Beiträgen ITIN beantragen und ITIN abgelaufen.

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4Die SSN: die Nummer mit Arbeitserlaubnis

Die Social Security Number vergibt nicht der IRS, sondern die Social Security Administration, auf Form SS-5 und gegen Nachweise über Identität, Alter und Staatsangehörigkeit oder Aufenthaltsrecht. Wer sie bekommen kann, regelt 20 CFR 422.104. Berechtigt sind US-Bürger, Ausländer mit Green Card und Ausländer, die nach einer anderen gesetzlichen Grundlage in den USA arbeiten dürfen, etwa mit einem Arbeitsvisum.

Ohne Arbeitserlaubnis vergibt die Behörde eine SSN nur aus einem gültigen Grund, der nichts mit Arbeit zu tun hat. Die Vorschrift nennt zwei: Ein Bundesgesetz verlangt die SSN für eine aus Bundesmitteln finanzierte Leistung, auf die du bereits Anspruch hast, oder ein Gesetz eines Bundesstaates verlangt sie für eine öffentliche Unterstützungsleistung. Eine solche Karte trägt den Vermerk „NOT VALID FOR EMPLOYMENT“. Eine Steuererklärung, ein Konto oder ein Firmenkonto sind keine dieser Gründe. Wer nur steuerlich eine Nummer braucht, bekommt eine ITIN.

ITIN und SSN schließen sich aus. Wer eine SSN hat oder einen Anspruch auf sie, bekommt keine ITIN, und wer einen SSN-Antrag laufen hat, erst, wenn die Behörde ihn abgelehnt hat. Bekommst du nach der ITIN eine SSN, etwa mit einem Arbeitsvisum, meldest du das dem IRS und verwendest ab dann nur noch die SSN. Umgekehrt bleibt eine einmal erteilte SSN deine Nummer für alle Steuerzwecke, auch wenn du die USA wieder verlässt und nonresident alien wirst.

5Welche Nummer wofür

Für Unternehmer aus Deutschland, Österreich und der Schweiz kommen fast immer zwei Nummern zusammen: die EIN für die US-Gesellschaft und eine persönliche Nummer für den Eigentümer, sobald er selbst eine US-Erklärung abgeben muss. Die Einpersonen-LLC mit US-Geschäft ist das häufigste Beispiel. Sie braucht die EIN für ihre Pro-forma-1120, und ihr Eigentümer braucht für seine Form 1040-NR eine SSN oder ITIN, weil der Gewinn steuerlich ihm gehört.

Nicht jede Nummer, die verlangt wird, muss eine US-Nummer sein. Ein Freiberufler, der für einen US-Kunden arbeitet, braucht auf seinem W-8BEN in der Regel keine US-Nummer, solange er keine Abkommensvorteile beansprucht. Und auch mit Abkommensanspruch erlauben die Formulare oft die Steuernummer des Wohnsitzstaates an ihrer Stelle. Wie das im Einzelnen aussieht, zeigen unsere Ausfüllhilfen zum W-8BEN und zum W-8BEN-E.

6Deine Steuernummer aus Europa auf US-Formularen

Die US-Formulare nennen sie Foreign Tax Identifying Number, kurz FTIN. Gemeint ist die Nummer, die dir dein Wohnsitzstaat für die Einkommensteuer zugeteilt hat, bei einer Gesellschaft die Nummer, unter der sie dort besteuert wird. Auf dem W-8BEN gehört sie in Zeile 6a, auf dem W-8BEN-E in Zeile 9b.

Zwei Regeln aus den Anweisungen sind wichtig. Erstens kannst du die FTIN angeben, um Abkommensvorteile zu beanspruchen, statt einer US-Nummer. Wer das tut, braucht für diesen Zweck keine ITIN und die Gesellschaft keine EIN. Zweitens wird die FTIN Pflicht, wenn du mit dem Formular ein Konto bei einer US-Niederlassung eines Finanzinstituts dokumentierst und darauf Einkünfte aus US-Quellen bekommst, die auf Form 1042-S gemeldet werden. Ausnahmen gelten unter anderem, wenn dein Wohnsitzstaat auf der Liste des IRS der Staaten steht, die keine Steuernummern vergeben, oder wenn du nach dem Recht deines Staates keine Nummer haben musst; dafür gibt es auf dem W-8BEN das Kästchen 6b.

Die Steuernummer deines Wohnsitzstaates ersetzt die US-Nummer allerdings nur auf diesen Bescheinigungen. Eine eigene US-Erklärung, Form 1040-NR oder Form 1120-F, verlangt immer eine US-Nummer.

7Bestätigen, ändern, verlieren

Hast du die Bestätigung der EIN verlegt, kannst du nach Angabe des IRS ein Entity Transcript anfordern, sie im Business Tax Account als digitales Schreiben CP575 abrufen oder telefonisch das Schreiben 147C verlangen. Ist eine Erklärung fällig, bevor die EIN da ist, trägst du nach Angabe des IRS „Applied For“ und das Datum des Antrags in das Feld für die Nummer ein.

Für die ITIN ist das Schreiben CP565 die Bestätigung. Ändert sich dein Name, etwa durch Heirat, schreibst du dem ITIN-Büro in Austin und legst den Nachweis bei. Ziehst du um, bevor die ITIN erteilt ist, meldest du dem IRS die neue Anschrift, damit Bescheid und Originaldokumente dich erreichen. Wer mehrere Nummern hat, etwa eine EIN für das Geschäft und eine ITIN für sich selbst, gibt nach den Regulations die bereits erteilte Nummer im jeweils anderen Antrag an, damit der IRS beide zusammenführt.

Zusammengefasst

• TIN ist der Oberbegriff. Die drei Nummern, um die es fast immer geht, sind die EIN für Gesellschaften, die ITIN und die SSN für natürliche Personen.
• Die EIN vergibt der IRS kostenlos; ohne SSN oder ITIN des Verantwortlichen geht der Antrag nicht online, sondern per Fax, Post oder für internationale Antragsteller per Telefon.
• Die ITIN beantragst du mit Form W-7, in der Regel zusammen mit einer Steuererklärung; der IRS nennt sieben Wochen, aus dem Ausland neun bis elf.
• Eine SSN bekommt nur, wer US-Bürger ist, eine Green Card hat oder in den USA arbeiten darf; ITIN und SSN schließen sich aus.
• Auf vielen US-Formularen kann die Steuernummer deines Wohnsitzstaates die US-Nummer ersetzen.

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