Form W-7 für die ITIN: Welche Unterlagen die IRS aus Deutschland, Österreich und der Schweiz verlangt, wer sie prüfen darf und warum der Reisepass das einzige Dokument ist, das allein genügt

Die ITIN, die Individual Taxpayer Identification Number, ist die Steuernummer der IRS für Menschen, die keine Social Security Number bekommen können. Beantragt wird sie mit einem einzigen Formular, Form W-7, aber die IRS ist bei den Unterlagen streng. Ein abgelaufener Ausweis, eine Kopie, die nicht die ausstellende Behörde beglaubigt hat, oder eine fehlende Steuererklärung reichen, damit der Antrag nicht durchgeht. Diese Seite geht durch, was die IRS verlangt, nach dem Gesetz, 26 U.S.C. § 6109(i), und der Anleitung zur Form W-7. Wenn du die Nummer früher brauchst als zu deiner ersten Steuererklärung, zum Beispiel für ein Konto, eine Karte oder einen Vertrag, lies unsere Seite ITIN Express.

1Wer eine ITIN braucht und wer nicht

Du brauchst eine ITIN, wenn du einen steuerlichen Zweck in den USA hast und keine Social Security Number bekommen kannst. Einen steuerlichen Zweck hast du nach der IRS, wenn du eine Bundessteuererklärung abgeben musst, wenn du mit einer Erklärung eine Erstattung, eine zulässige Steuervergünstigung oder Einkünfte geltend machen willst, wenn du als Ehepartner oder Angehöriger für eine Vergünstigung berücksichtigt wirst oder wenn du aus einem anderen steuerlichen Grund eine Nummer angeben musst. Typisch für Leser aus Deutschland, Österreich und der Schweiz sind:

• Nonresidents, die eine Form 1040-NR abgeben, etwa für Mieten aus einer US-Immobilie oder für Einkünfte aus einer US-Personengesellschaft,
• Nonresidents, die einen Vorteil aus dem Doppelbesteuerungsabkommen geltend machen, für den der Zahler eine ITIN verlangt,
• Ehepartner eines US-Bürgers oder Residents, die gemeinsam mit ihm erklären,
• Residents nach dem Substantial Presence Test ohne Arbeitserlaubnis, die eine Form 1040 abgeben.

Keine ITIN bekommen US-Bürger, Greencard-Inhaber und alle, die eine SSN bekommen können, also auch, wer mit einem Arbeitsvisum in den USA arbeitet. Läuft ein Antrag auf eine SSN, stellst du keinen ITIN-Antrag. Wer eine SSN bekommt, nutzt ab dann nur noch sie.

Die ITIN dient nur Steuerzwecken. Sie berechtigt nicht zur Arbeit, ändert keinen Aufenthaltsstatus, begründet keinen Anspruch auf Leistungen der Social Security und ist außerhalb des Steuersystems kein Ausweis. Wie sich ITIN, EIN und SSN unterscheiden, zeigt der Leitfaden EIN, ITIN, SSN, TIN: welche US-Nummer wofür.

2Der Grundsatz: Form W-7 gehört an die Steuererklärung

Die IRS vergibt die ITIN in der Regel zusammen mit der Bearbeitung einer Steuererklärung. Du heftest Form W-7 vorn an die Erklärung, für die du die Nummer brauchst, lässt das Feld für die Steuernummer leer, und die IRS trägt die ITIN nach der Vergabe selbst ein. Beantragen Ehepartner oder Kinder ebenfalls eine ITIN, kommt für jede Person eine eigene Form W-7 an dieselbe Erklärung.

Einreichen solltest du bis zur Frist der Erklärung. Brauchst du mehr Zeit, beantragst du die Verlängerung mit Form 4868; dafür brauchst du noch keine ITIN und schreibst „ITIN TO BE REQUESTED“ auf das Formular. Erklärungen für frühere Jahre und Anträge nach einer Ausnahme kannst du jederzeit einreichen. Für einige Gutschriften muss die ITIN schon bis zur Frist der Erklärung einschließlich Verlängerung vergeben sein.

Zwei praktische Folgen: Eine Erklärung mit einer ITIN, die erst im laufenden Kalenderjahr vergeben wurde, kannst du nicht elektronisch einreichen. Die erste Erklärung mit neuer ITIN geht daher auf Papier, mehrere Jahre kannst du zusammen an eine Form W-7 heften. Und die Post geht nicht an die Adresse in der Anleitung der Form 1040-NR, sondern an die ITIN-Stelle der IRS in Austin, die die Erklärung nach der Vergabe weiterleitet.

3Die Ausnahmen ohne Steuererklärung

Ohne Steuererklärung geht es nur mit einer der fünf Ausnahmen der Anleitung. Sie decken Fälle ab, in denen ein Dritter, meist ein Zahler mit Melde- oder Abzugspflichten, eine ITIN von dir verlangt: passive Einkünfte mit Steuerabzug oder Abkommensvorteil, Arbeitslohn oder Honorare mit Abkommensvorteil, Hypothekenzinsen für eine US-Immobilie, den Verkauf einer US-Immobilie durch eine ausländische Person und die Meldepflichten von Vertretern ausländischer Gesellschaften. Statt der Erklärung legst du einen Nachweis bei, etwa ein Schreiben des Zahlers auf Briefpapier, das bestätigt, dass er die Nummer für Zahlungen im laufenden Jahr braucht.

Wichtig sind die Grenzen. Wer ohnehin eine Erklärung abgeben muss, kann die erste Ausnahme nicht nutzen. Wer für Arbeit in den USA bezahlt wird oder ein Visum hat, das zur Arbeit berechtigt, muss zuerst eine SSN beantragen und bekommt eine ITIN nur mit dem Ablehnungsschreiben der Social Security Administration. Die Ausnahme trägst du in Feld h der Form W-7 mit Nummer und Buchstaben ein, beim Abkommensvorteil mit Land und Artikel.

4Form W-7 Zeile für Zeile

Form W-7 hat eine Seite. Oben kreuzt du an, ob du eine neue ITIN beantragst oder eine bestehende erneuerst. Darunter wählst du den Grund, und zwar genau einen, den, der deine Lage am besten trifft:

• a Nonresident, der eine ITIN für einen Abkommensvorteil braucht, immer zusammen mit h und der Ausnahme,
• b Nonresident, der eine Bundessteuererklärung abgibt, auch nur für eine Erstattung,
• c Resident nach dem Substantial Presence Test, der eine Erklärung abgibt,
• d Angehöriger eines US-Bürgers oder Residents,
• e Ehepartner eines US-Bürgers oder Residents,
• f Studierende, Lehrende oder Forschende als Nonresident,
• g Angehöriger oder Ehepartner eines Nonresident mit US-Visum,
• h Sonstiges, mit genauer Beschreibung, etwa eine der Ausnahmen.

Danach folgen die Angaben zur Person. In Zeile 1a steht dein Name genau so wie in den Ausweisdokumenten, in 1b der Name laut Geburtsurkunde, falls er abweicht. Zeile 2 ist die Postanschrift, an die die IRS deine Originale zurückschickt und ihre Bescheide sendet. Zeile 3 ist deine vollständige Anschrift im Ausland, im Land, in dem du dauerhaft wohnst; beim Abkommensvorteil muss es das Abkommensland sein. Zeile 4 ist das Geburtsdatum im amerikanischen Format Monat, Tag, Jahr. In 6a stehen alle Staatsangehörigkeiten, ausgeschrieben. In 6b trägst du die Steuernummer ein, die dir dein Wohnsitzland für Steuerzwecke zugeteilt hat, in Deutschland etwa die Steuer-Identifikationsnummer. Zeile 6c ist nur für ein US-Visum, Zeile 6d für das Ausweisdokument mit Aussteller, Nummer, Ablaufdatum und dem Datum der Einreise in die USA; wer nie eingereist ist, schreibt „Never entered the United States“. In 6e und 6f gibst du an, ob du schon einmal eine ITIN oder eine IRSN hattest. Zeile 6g verlangt bei Geschäftsaufenthalten den Namen der Firma, mit der du in den USA zu tun hast, deren Ort und die Dauer deines Aufenthalts. Felder, die nicht zutreffen, füllst du mit „N/A“ aus, statt sie leer zu lassen.

5Die Unterlagen: Originale, beglaubigte Kopien und der Reisepass

Mit den Unterlagen weist du zwei Dinge nach: deine Identität und deinen ausländischen Status. Angehörige müssen zusätzlich einen Wohnsitz in den USA belegen, mit Ausnahmen. Die IRS erkennt dreizehn Dokumente an. Nur eines genügt allein: der Reisepass. Ohne Pass brauchst du mindestens zwei Dokumente, die zusammen beides belegen, eines davon mit Foto. Der deutsche, österreichische oder Schweizer Personalausweis zählt als nationaler Ausweis, wenn er Name, Foto, Anschrift, Geburtsdatum und Ablaufdatum zeigt.

Drei Regeln führen am häufigsten zur Rückfrage:

• Original oder beglaubigte Kopie der ausstellenden Behörde. Eine beglaubigte Kopie im Sinne der IRS stellt die Behörde aus, die das Original ausgestellt hat, und versieht sie mit ihrem Siegel. Eine Kopie, die jemand anderes beglaubigt, erfüllt diese Definition nicht. Nach der Anleitung bieten auch US-Botschaften und Konsulate im Ausland Beglaubigungen an; die Leistungen unterscheiden sich je nach Land, und die IRS rät, vorher bei der Abteilung für amerikanische Bürger nachzufragen.
• Gültig am Tag der Einreichung. Pässe und Ausweise müssen beim Einreichen noch gültig sein; maßgeblich ist in der Regel der Poststempel. Geburtsurkunden gelten immer als gültig.
• Dieselben Angaben überall. Name, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit in den Dokumenten müssen mit den Zeilen 1a, 1b, 4 und 6a der Form W-7 übereinstimmen.

Originale schickt die IRS an die Anschrift in Zeile 2 zurück, nach eigener Angabe innerhalb von 60 Tagen. Du darfst einen vorfrankierten Express- oder Kurierumschlag beilegen. Wer seinen Pass in dieser Zeit braucht, etwa für eine Reise, wählt einen der Wege, bei denen die Unterlagen vor Ort geprüft werden. Fremdsprachige Dokumente können eine beglaubigte Übersetzung nötig machen, wenn die IRS sie verlangt.

6Die Wege zur IRS: Post, Taxpayer Assistance Center, Acceptance Agent

Per Post. Du schickst Form W-7, die Erklärung oder den Nachweis der Ausnahme und die Unterlagen an die ITIN-Stelle der IRS in Austin, Texas, mit der Post an das Postfach, mit einem Kurierdienst an die Straßenanschrift aus der Anleitung.

Persönlich in den USA. Ausgewählte Taxpayer Assistance Centers der IRS prüfen Form W-7 und die meisten Unterlagen kostenlos und geben sie am Ende des Termins zurück. Termine gibt es nur nach Vereinbarung, und es kann einige Wochen dauern, einen zu bekommen.

Über einen Acceptance Agent. Die IRS lässt zwei Arten von Agents zu, im Inland wie im Ausland, und führt sie in einer Liste nach Bundesstaaten und Ländern. Ein Acceptance Agent hilft beim Ausfüllen, prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit und schickt das Paket an die IRS, die Originale oder beglaubigten Kopien eingeschlossen. Ein Certifying Acceptance Agent darf darüber hinaus die Unterlagen des Antragstellers und seines Ehepartners selbst beglaubigen, bei Angehörigen den Pass und die Geburtsurkunde, und gibt die Originale sofort zurück; ausländische Militärausweise darf er nicht prüfen. Beide können mit der IRS Rückfragen klären, ein Certifying Acceptance Agent erhält Kopien der Bescheide. Die Gebühren legen die Agents selbst fest.

Das Gesetz, 26 U.S.C. § 6109(i)(1), sieht für Antragsteller mit Wohnsitz außerhalb der USA ausdrücklich die Wege per Post und persönlich bei Mitarbeitern der IRS, bei einem zugelassenen Certifying Acceptance Agent oder bei einer von der IRS bestimmten Stelle einer US-Botschaft oder eines Konsulats vor. Ob und wann eine Botschaft in deinem Land solche Termine anbietet, erfährst du dort.

7Dauer, Bescheide und Kosten

Die IRS nennt sieben Wochen, bis du Nachricht über deinen Antrag bekommst. In der Hauptsaison vom 15. Januar bis 30. April und bei Anträgen aus dem Ausland sind es neun bis elf Wochen; Post aus dem Ausland kann nach Pub. 1915 auch deutlich länger brauchen. Hörst du in dieser Zeit nichts, kannst du bei der IRS nachfragen, aus dem Ausland unter der Nummer +1 267 941 1000, die nicht gebührenfrei ist.

Die Antwort kommt als Bescheid. CP565 bedeutet, dass die ITIN vergeben ist. CP566 heißt, dass die IRS weitere Angaben braucht. CP567 bedeutet, dass der Antrag abgelehnt wurde und neu gestellt werden muss. Als Tag der Vergabe gilt in der Regel der Tag, an dem der vollständige Antrag bei der IRS einging.

Eine Gebühr der IRS für den Antrag nennt die Anleitung nicht, und ein Termin in einem Taxpayer Assistance Center ist kostenlos. Acceptance Agents und Certifying Acceptance Agents berechnen ihre Leistung selbst. Hinzu kommen Porto und gegebenenfalls die Gebühr der Behörde für eine beglaubigte Kopie.

Eine ITIN gilt nicht für immer. Wird sie drei Steuerjahre nacheinander auf keiner Erklärung verwendet, läuft sie ab; wie du sie erneuerst, erklärt der Leitfaden ITIN verlängern und abgelaufene ITIN.

8Wenn du die Nummer früher brauchst

Der Weg über die Steuererklärung passt, wenn du ohnehin eine abgeben musst. Viele brauchen die ITIN aber vorher, weil eine Bank, ein Kartenantrag, ein Kaufvertrag oder ein Geschäftspartner sie verlangt, und haben weder eine fällige Erklärung noch eine der fünf Ausnahmen. Für diese Lage haben wir ITIN Express: ein Spezialverfahren, das wir gemeinsam mit unseren US-Attorneys entwickelt haben und das keine vorherige Steuererklärung voraussetzt. Die Bearbeitungszeit der IRS bleibt dieselbe, und über die Erteilung entscheidet allein die IRS. Kannst du warten, beantragen wir die ITIN zusammen mit deiner US-Steuererklärung. Wie ITIN und Erklärung in deine übrigen US-Steuerpflichten passen, zeigt die Säule US-Steuerpflicht als Deutscher, Österreicher oder Schweizer.

Zusammengefasst

• Eine ITIN braucht, wer für US-Steuerzwecke eine Nummer braucht und keine Social Security Number bekommen kann; sie dient nur Steuerzwecken.
• Form W-7 wird grundsätzlich an die Steuererklärung geheftet, für die du die Nummer brauchst; ohne Erklärung geht es nur mit einer der fünf Ausnahmen der IRS.
• Der Reisepass im Original oder als Kopie, die die ausstellende Behörde beglaubigt hat, ist das einzige Dokument, das allein genügt; alle Unterlagen müssen gültig sein.
• Einreichen kannst du per Post, in einem Taxpayer Assistance Center in den USA oder über einen Acceptance Agent; ein Certifying Acceptance Agent prüft die meisten Unterlagen selbst und gibt sie dir sofort zurück.
• Die IRS nennt sieben Wochen, neun bis elf Wochen in der Hauptsaison oder bei Anträgen aus dem Ausland.

So helfen wir dir

• ITIN ExpressDeine ITIN über unser Spezialverfahren, ohne Steuererklärung.
• Deine US-SteuererklärungForm 1040 oder 1040-NR, auf Deutsch betreut.
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