ITIN abgelaufen: Warum deine US-Steuernummer nach drei stillen Jahren erlischt, wann du sie mit Form W-7 erneuern musst und wann du sie einfach ruhen lassen kannst

Viele Deutsche, Österreicher und Schweizer haben irgendwann eine ITIN bekommen, für eine Mietwohnung in den USA, eine Beteiligung, eine gemeinsame Erklärung mit einem amerikanischen Ehepartner, und sie danach vergessen. Das geht eine Weile gut. Dann kommt eine neue Erklärung, ein Verkauf oder eine Erstattung, und die IRS meldet, dass die Nummer nicht mehr gilt. Eine ITIN ist keine Nummer auf Lebenszeit. Sie lebt nur, solange du sie benutzt. Diese Seite erklärt, wann sie erlischt, wie du ihren Stand prüfst, wann du sie erneuern musst und wann nicht, und wie die Erneuerung mit Form W-7 funktioniert. Wie du eine ITIN zum ersten Mal beantragst, steht im Leitfaden Form W-7 und die Unterlagen für die ITIN.

1Was das Gesetz sagt

Die Regel steht in 26 U.S.C. § 6109(i)(3), eingefügt im Dezember 2015. Eine ITIN, die nach dem 31. Dezember 2012 vergeben wurde, bleibt in Kraft, solange du in drei aufeinanderfolgenden Steuerjahren nach ihrer Vergabe wenigstens einmal eine Steuererklärung abgibst oder als Angehöriger auf der Erklärung eines anderen stehst. Fehlt beides drei Jahre lang, erlischt sie. Das Gesetz knüpft das Ende an die Frist der Erklärung für das dritte Jahr; die IRS setzt in ihren Unterlagen den 31. Dezember als Ablaufdatum.

Entscheidend ist das Wort verwendet. Es kommt nicht darauf an, ob du in den USA warst, Einkünfte hattest oder die Nummer einer Bank genannt hast. Es kommt allein darauf an, ob sie auf einer Bundessteuererklärung stand. Wer seine Mietwohnung verkauft hat und danach keine Erklärung mehr abgeben musste, verliert die ITIN nach drei Jahren, auch wenn er sie später wieder braucht. Umgekehrt hält jede Erklärung, auf der sie steht, die Nummer am Leben.

Ehepartner und Kinder zählen mit: Steht ihre ITIN als Angehöriger auf deiner Erklärung, gilt das als Verwendung. Seit dem Steuerjahr 2018 bekommen und behalten Ehepartner und Angehörige eine ITIN aber nur noch, wenn sie für eine zulässige Steuervergünstigung auf der Erklärung stehen oder selbst eine Erklärung abgeben. Dazu gehören die gemeinsame Erklärung mit dem Ehepartner, die Veranlagung als Head of Household oder Qualifying Surviving Spouse und bestimmte Gutschriften für Ausbildung, Krankenversicherung, Kinderbetreuung und sonstige Angehörige.

2ITINs aus der Zeit vor 2013

Für ältere Nummern hat das Gesetz einen Stufenplan festgelegt. ITINs, die vor 2013 vergeben wurden, blieben längstens bis zu einem festen Datum gültig, je nach Jahr der Vergabe zwischen dem 1. Januar 2017 und dem 1. Januar 2020, und bei Nichtverwendung schon früher. Die IRS fasst das Ergebnis klar zusammen: Alle ITINs aus der Zeit vor 2013, die nie erneuert wurden, sind abgelaufen. Wer eine solche Nummer hat und sie auf eine neue Erklärung setzen will, reicht mit dieser Erklärung eine Erneuerung ein.

Das betrifft viele, die ihre ITIN vor langer Zeit für einen Immobilienkauf, eine Erbschaft oder eine Beteiligung bekommen haben. Die alte Nummer ist nicht verloren. Sie wird mit der Erneuerung wieder aktiviert, und als Tag der Vergabe gilt bei einer Erneuerung der ursprüngliche Tag, an dem sie zum ersten Mal vergeben wurde.

3Wie du prüfst, ob deine ITIN noch gilt

Die IRS verweist für die Prüfung auf deine Steuerunterlagen im Online-Konto bei der IRS. Dort siehst du, für welche Jahre Erklärungen unter deiner Nummer eingegangen sind. Wer keinen Zugang hat, rekonstruiert die Lage aus den eigenen Unterlagen: Für welches Steuerjahr hast du zuletzt eine Form 1040 oder 1040-NR abgegeben, auf der deine ITIN stand? Für welches Jahr hat dich jemand als Angehörigen aufgeführt? Liegen danach drei Steuerjahre ohne eine solche Erklärung, ist die Nummer nach der IRS-Regel abgelaufen.

Verlass dich nicht darauf, dass dich jemand an den Ablauf erinnert. Prüfe den Stand, bevor du die nächste Erklärung abgibst. Bist du unsicher, ist es einfacher, die Erneuerung gleich mit dieser Erklärung einzureichen, als die Verzögerung abzuwarten, die eine abgelaufene Nummer auslöst.

4Wann du erneuern musst und wann nicht

Du musst eine abgelaufene ITIN nur erneuern, wenn sie wieder auf einer Bundessteuererklärung stehen soll. Für alles andere gilt:

• Mitteilungen Dritter. Wird deine ITIN nur auf Informationsmeldungen verwendet, die andere über Zahlungen an dich einreichen, etwa Form 1099 oder Form 1042-S, musst du sie nicht erneuern. Abgelaufene ITINs dürfen dort weiter verwendet werden. Brauchst du die Nummer später für eine eigene Erklärung, erneuerst du sie dann.
• Fristverlängerung und Vorauszahlungen. Für Form 4868 und für Vorauszahlungen mit Form 1040-ES oder 1040-ES (NR) brauchst du keine gültige ITIN. Wie die Vorauszahlungen laufen, erklärt der Leitfaden Estimated Tax USA.
• Social Security Number. Hast du inzwischen eine SSN, zum Beispiel weil du mit Greencard oder Arbeitsvisum in den USA lebst, erneuerst du die ITIN nicht. Du nutzt nur noch die SSN, und die IRS vergibt dir keine ITIN mehr.

Die Erneuerung ist grundsätzlich an eine Erklärung gebunden. Ohne Erklärung geht sie nur mit einer der Ausnahmen der IRS, etwa wenn ein Zahler die Nummer für Zahlungen mit Steuerabzug im laufenden Jahr verlangt und das schriftlich bestätigt.

5So erneuerst du mit Form W-7

Die Erneuerung ist ein Antrag mit Form W-7, so wie der erste, mit einigen Besonderheiten:

1. Oben rechts kreuzt du „Renew an existing ITIN“ an.
2. Im Abschnitt zum Grund des Antrags kreuzt du trotzdem den Grund an, der für dich gilt, als Nonresident mit Erklärung zum Beispiel b. Die Auswahl ist Pflicht.
3. In Zeile 6e kreuzt du „Yes“ an, wenn du deine ITIN kennst, und trägst in Zeile 6f die Nummer und den Namen ein, unter dem sie vergeben wurde. Kennst du sie nicht, kreuzt du „No/Don’t know“ an. Fehlt die Nummer, verzögert sich die Bearbeitung.
4. Hat sich dein Name geändert, legst du den Nachweis bei, etwa eine Heiratsurkunde oder einen Gerichtsbeschluss.
5. Du legst dieselben Unterlagen bei wie beim Erstantrag: den gültigen Reisepass allein oder zwei anerkannte Dokumente, im Original oder als Kopie, die die ausstellende Behörde beglaubigt hat.
6. Du heftest die Form W-7 vorn an die Bundessteuererklärung, auf der die ITIN stehen soll, und schickst alles an die ITIN-Stelle der IRS in Austin, außer eine der Ausnahmen der IRS greift.

Statt per Post kannst du die Erneuerung auch über einen Acceptance Agent oder Certifying Acceptance Agent einreichen oder in einem Taxpayer Assistance Center in den USA. Ein Certifying Acceptance Agent prüft die meisten Unterlagen selbst und gibt dir den Pass sofort zurück. Die Bearbeitung dauert wie beim Erstantrag nach Angabe der IRS sieben Wochen, in der Hauptsaison und bei Anträgen aus dem Ausland neun bis elf Wochen.

6Was passiert, wenn du mit abgelaufener ITIN erklärst

Eine Erklärung mit abgelaufener ITIN bearbeitet die IRS, aber langsamer, und manche Vorteile fehlen, bis die Nummer erneuert ist. Die IRS nennt drei Folgen: Die Bearbeitung kann sich verzögern, bestimmte Gutschriften kannst du ohne Erneuerung nicht geltend machen, und daraus kann eine geringere Erstattung oder eine Nachzahlung mit Strafen und Zinsen werden.

Für Nonresidents kommt eine weitere Regel hinzu. Abzüge und Gutschriften gibt es nur mit einer rechtzeitig eingereichten Erklärung. Wer die Erneuerung aufschiebt und die Erklärung deshalb verspätet abgibt, riskiert mehr als eine Verzögerung. Wie Fristen und Verlängerungen zusammenspielen, erklärt der Leitfaden Frist der US-Steuererklärung. Wer schon mehrere Jahre ausgelassen hat, findet die Wege zurück im Leitfaden US-Steuererklärung nachreichen.

7Drei typische Lagen

Die verkaufte Mietwohnung. Ein Deutscher hat seine ITIN für eine vermietete Wohnung in den USA bekommen und Jahr für Jahr eine Form 1040-NR abgegeben. Nach dem Verkauf fällt die Erklärung weg, und drei Steuerjahre später ist die Nummer abgelaufen. Erbt er danach US-Wertpapiere und will zu viel einbehaltene Quellensteuer zurückholen, braucht er dafür eine Erklärung, und mit ihr reicht er die Erneuerung ein.

Die alte Nummer aus dem Immobilienkauf. Eine Schweizerin hat ihre ITIN lange vor 2013 für den Kauf eines Ferienhauses bekommen und nie erneuert. Die Nummer ist abgelaufen. Verkauft sie das Haus, kennt die IRS für die Beteiligten am Verkauf einer US-Immobilie durch eine ausländische Person eine eigene Ausnahme, mit der Form W-7 ohne Erklärung eingereicht werden kann, belegt mit den Formularen zum Steuerabzug beim Verkauf und dem Kaufvertrag. Für die Erklärung über den Verkaufsgewinn braucht sie die Nummer ohnehin wieder.

Der Ehepartner auf der gemeinsamen Erklärung. Ein Österreicher ist mit einer Amerikanerin verheiratet, und beide erklären gemeinsam. Solange er auf der gemeinsamen Erklärung steht, gilt seine ITIN als verwendet. Erklären die beiden einige Jahre getrennt und taucht er auf keiner Erklärung auf, kann sie ablaufen. Kehren sie zur gemeinsamen Erklärung zurück, reicht er mit dieser die Erneuerung ein.

Die drei Fälle sind Beispiele zur Erläuterung der Regeln, keine Fälle aus unserer Praxis.

8Die ITIN am Leben halten

Die einfachste Erneuerung ist die, die du nicht brauchst. Wer weiß, dass er die Nummer wieder benötigen wird, etwa für eine Immobilie, eine Beteiligung oder künftige Kapitalerträge aus den USA, sorgt dafür, dass sie innerhalb von drei Jahren wenigstens einmal auf einer Bundessteuererklärung steht, auf der eigenen oder als Angehöriger auf der eines Ehepartners. Eine Erklärung nur zu diesem Zweck abzugeben, hilft allerdings nicht in jedem Fall: Nach der IRS zeigt eine Erklärung, in der alle Beträge null sind, in der Regel keinen steuerlichen Zweck.

Wie die ITIN in deine übrigen US-Steuerpflichten passt, von der Frage, ob du Resident oder Nonresident bist, bis zu den Fristen, ordnet die Säule US-Steuerpflicht als Deutscher, Österreicher oder Schweizer ein. Wenn du die Erklärung und die Erneuerung nicht selbst übernehmen willst, erstellen wir beides für dich: deine US-Steuererklärung.

Zusammengefasst

• Eine ITIN, die nach 2012 vergeben wurde, läuft ab, wenn sie drei Steuerjahre nacheinander auf keiner Bundessteuererklärung steht; ITINs von vor 2013, die nie erneuert wurden, sind bereits abgelaufen.
• Erneuern musst du nur, wenn die Nummer wieder auf einer Steuererklärung stehen soll; auf Mitteilungen Dritter wie Form 1099 oder 1042-S darf sie abgelaufen weiterlaufen.
• Die Erneuerung läuft über Form W-7 mit dem Feld „Renew an existing ITIN“, der bisherigen Nummer, denselben Unterlagen wie beim Erstantrag und in der Regel der Steuererklärung.
• Wer mit abgelaufener ITIN erklärt, muss mit Verzögerungen rechnen, und manche Gutschriften bleiben bis zur Erneuerung aus.

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