US-Steuererklärung nachreichen: Welcher Weg zu dir passt, wenn Jahre fehlen, warum Streamlined nicht nur für Amerikaner gilt und weshalb Nonresidents nach 16 Monaten ihre Abzüge verlieren

Wer eine US-Steuererklärung nachreichen muss, hat selten nur ein Problem, sondern eine Reihe: fehlende Erklärungen, fehlende Meldungen zu Konten, vielleicht eine fehlende Steuernummer. Die IRS kennt dafür mehrere Wege, vom gewöhnlichen verspäteten Formular bis zu den Streamlined-Verfahren, und sie passen auf ganz unterschiedliche Lagen. Diese Seite sortiert die Wege für Deutsche, Österreicher und Schweizer: für Nonresidents mit US-Einkünften, für Menschen, die in den USA gelebt haben oder leben, und für die, die ihre Pflicht erst spät entdeckt haben.

„Nachreichen“ klingt nach einem Formular, das man zu spät in den Briefkasten wirft. In der US-Steuer ist es eine Entscheidung zwischen mehreren Wegen, und welcher passt, hängt an drei Fragen: Was fehlt, wer warst du für die IRS in den fehlenden Jahren, und war das Versäumnis ein Versehen? Die Antworten führen entweder zur gewöhnlichen verspäteten Erklärung, zu einem der beiden Streamlined-Verfahren oder, bei Vorsatz, zum Offenlegungsverfahren der IRS. Den Überblick über die ganze Erklärung gibt die Säule Steuererklärung in den USA als Deutscher, Österreicher, Schweizer. Wer als US-Bürger in Europa lebt, findet die ausführliche Darstellung des Auslandsverfahrens auf der Seite Alles über Streamlined Filing; diese Seite schaut auf alle anderen Lagen und auf die Grenzen, die dort nicht stehen.

1Erst sortieren: Was fehlt und wer du für die IRS warst

Bevor du ein Formular ausfüllst, schreibst du drei Listen. Die erste enthält die Jahre, in denen du eine Einkommensteuererklärung hättest abgeben müssen, die zweite die Meldungen ohne Steuer, etwa den FBAR für Konten außerhalb der USA oder Meldeformulare zu ausländischen Gesellschaften und Fonds, die dritte deinen Status in jedem Jahr. Denn der Status entscheidet über das Formular: Als Ansässiger gibst du Form 1040 mit deinem weltweiten Einkommen ab, als Nonresident Form 1040-NR mit deinen US-Einkünften, im Jahr des Zu- oder Wegzugs eine Dual-Status-Erklärung. Wie du den Status bestimmst, erklärt die Seite 1040 oder 1040-NR; das Jahr mit zwei Status die Seite Zuzugsjahr und Wegzugsjahr.

Typische Lagen bei unseren Lesern sehen so aus:

• Eine Österreicherin vermietet seit Jahren eine Wohnung in Florida und hat nie eine 1040-NR abgegeben, weil der Verwalter Quellensteuer einbehielt.
• Ein Deutscher hat einige Jahre mit Visum in den USA gearbeitet, seine Erklärungen abgegeben, aber das Depot und die Konten in Deutschland nie gemeldet, und lebt wieder in München.
• Eine Schweizerin mit Greencard lebt in Texas und hat ihre Schweizer Vorsorge- und Bankkonten in der 1040 nicht angegeben.
• Ein Ehepaar ist zugezogen, hat im ersten Jahr nichts abgegeben, weil es den Stichtag der Ansässigkeit nicht kannte.

Jede dieser Lagen hat einen anderen Weg. Fehlt dir zudem eine US-Steuernummer, beantragst du sie zusammen mit der ersten Erklärung; mehr dazu auf der Seite ITIN beantragen.

2Der Normalweg: die verspätete Erklärung

Die IRS sagt es knapp: Reiche alle fälligen Erklärungen ein, auch wenn du nicht alles zahlen kannst, und zwar auf demselben Weg und an dieselbe Stelle wie eine pünktliche Erklärung. Hast du ein Schreiben bekommen, gehört die Erklärung an die Adresse in diesem Schreiben. Die Bearbeitung einer vollständigen verspäteten Erklärung dauert nach Angaben der IRS etwa sechs Wochen.

2.1Wie weit zurück

Rechtlich gibt es keine Grenze: Ohne Erklärung kann die Steuer nach § 6501(c)(3) jederzeit festgesetzt werden, die Verjährung beginnt erst mit der Abgabe. Praktisch gilt die Richtlinie der IRS (Policy Statement 5-133): Wer Erklärungen schuldet, wird aufgefordert, sie einzureichen; durchgesetzt wird die Pflicht in der Regel für nicht mehr als sechs Jahre, darüber hinaus nur mit Zustimmung eines Vorgesetzten. Gibt es Hinweise auf Vorsatz oder Betrug, gelten andere Verfahren.

2.2Was es kostet

Für jedes verspätete Jahr kommen auf die offene Steuer die Zuschläge für verspätete Abgabe und Zahlung und die Zinsen. Wie sie sich berechnen, steht auf der Seite Frist der US-Steuererklärung. Zwei Dinge sind beim Nachreichen besonders: Der Zuschlag bemisst sich an der offenen Steuer, ein Jahr mit Erstattung kostet also keinen Zuschlag. Aber die Erstattung bekommst du nur, wenn du innerhalb von drei Jahren nach dem Fälligkeitstag erklärst. Solange Erklärungen fehlen, hält die IRS außerdem Erstattungen aus anderen Jahren zurück.

2.3Was passiert, wenn du wartest

Die IRS kann selbst eine Ersatzveranlagung erstellen (Substitute for Return). Sie berücksichtigt nach Angaben der IRS Abzüge und Freibeträge oft nicht. Du erhältst dann eine Mitteilung über die vorgeschlagene Festsetzung (Notice of Deficiency CP3219N) und hast 90 Tage, um deine eigene Erklärung einzureichen oder vor das Tax Court zu gehen. Eine Fristverlängerung gibt es dann nicht mehr. Wer wiederholt nicht abgibt, riskiert weitere Strafen bis zur Strafverfolgung. Deine eigene Erklärung lohnt sich auch nach einer Ersatzveranlagung; die IRS passt das Konto in der Regel an die richtigen Zahlen an.

Für die Unterlagen hilft die IRS selbst: Mit Form 4506-T oder über Get Transcript bekommst du die Lohn- und Einkommensdaten, die bei ihr gemeldet sind, für die fehlenden Jahre.

3Die 16-Monats-Grenze für Nonresidents

Für Nonresidents gibt es eine Regel, die Ansässige nicht kennen und die beim Nachreichen teuer werden kann. Nach § 874(a) stehen dir Abzüge und Steuergutschriften nur zu, wenn du eine richtige und vollständige Erklärung abgibst, und nach § 1.874-1(b) der Regulations nur, wenn sie rechtzeitig kommt. Rechtzeitig heißt: innerhalb von 16 Monaten nach dem Fälligkeitstag. Hast du schon für das Vorjahr keine Erklärung abgegeben, endet die Frist früher, nämlich an dem Tag, an dem die IRS dir schreibt, dass die Erklärung fehlt und du keine Abzüge mehr geltend machen kannst, falls dieser Tag vor Ablauf der 16 Monate liegt.

Betroffen sind vor allem Einkünfte, die netto versteuert werden: Gewinne aus einem US-Geschäft und Mieten aus einer US-Immobilie, für die du die Besteuerung als Geschäftseinkünfte gewählt hast. Kommt die Erklärung zu spät, versteuert die IRS die Bruttomiete ohne Zinsen, Abschreibung und Kosten. Die einbehaltene Quellensteuer und Lohnsteuer rechnet sie dir weiter an. Die IRS kann auf die Frist verzichten, wenn du nachweist, dass du vernünftig und in gutem Glauben gehandelt hast, und bei der Ermittlung deiner Steuer mitarbeitest.

Für die Zukunft schützt eine einfache Maßnahme: Wer nicht sicher ist, ob seine Tätigkeit in den USA als Geschäft gilt, kann fristgerecht eine vorsorgliche Erklärung abgeben (Protective Return). Sie enthält keine Zahlen, nur den Grund, und sichert die Abzüge für den Fall, dass die IRS die Einkünfte später anders einordnet. Dasselbe Vorgehen ist möglich, wenn du dich auf das Doppelbesteuerungsabkommen stützt; mehr dazu auf der Seite Treaty-Position und DBA-Vorteile.

4Streamlined: zwei Verfahren für nicht vorsätzliche Versäumnisse

Die Streamlined Filing Compliance Procedures gibt es seit dem 1. September 2012. Sie richten sich an Privatpersonen, die versichern, dass sie Einkünfte aus ausländischen Vermögenswerten nicht erklärt und die Steuer darauf nicht gezahlt haben, ohne dass dahinter Vorsatz stand. Nicht vorsätzlich ist nach der Definition der IRS ein Verhalten aus Fahrlässigkeit, Unachtsamkeit, Irrtum oder einem Missverständnis der Rechtslage in gutem Glauben. Ausländisch heißt aus Sicht der IRS: das Girokonto in Deutschland, das Depot in Österreich, der Fonds in der Schweiz.

4.1Die Auslandsvariante steht auch Nicht-Amerikanern offen

Das Streamlined Foreign Offshore Procedure ist für US-Steuerpflichtige gedacht, die außerhalb der USA leben. Für US-Bürger und Greencard-Inhaber verlangt die IRS, dass sie in mindestens einem der letzten drei Jahre, deren Frist abgelaufen ist, keinen Wohnsitz in den USA hatten und mindestens 330 volle Tage außerhalb waren. Für alle anderen ist die Voraussetzung einfacher: Sie dürfen in mindestens einem dieser drei Jahre den Substantial Presence Test nicht erfüllt haben. Die IRS nennt selbst ein Beispiel: Eine Französin, die im Mai 2012 von ihrem Arbeitgeber in die USA versetzt wurde, erfüllte 2012 und 2013 den Test, 2011 nicht, und qualifiziert sich deshalb.

Für Deutsche, Österreicher und Schweizer heißt das: Wer einige Jahre in den USA gelebt hat und zurückgekehrt ist oder in einem der drei Jahre erst zugezogen ist, kann oft die Auslandsvariante nutzen. Sie verlangt für die letzten drei Jahre nachgereichte oder berichtigte Erklärungen mit allen Meldeformularen, für die letzten sechs Jahre die FBAR-Meldungen und die unterschriebene Form 14653. Wer alle Vorgaben erfüllt, zahlt Steuer und Zinsen, aber keine Zuschläge für verspätete Abgabe und Zahlung, keine Genauigkeitsstrafen, keine Strafen für Meldeformulare und keine FBAR-Strafen. Fehlt eine US-Steuernummer, legst du den Antrag auf eine ITIN bei.

4.2Die Inlandsvariante hat eine Hürde und einen Preis

Wer die Voraussetzung der Auslandsvariante nicht erfüllt, also in allen drei Jahren ansässig war, kann das Streamlined Domestic Offshore Procedure nutzen, aber nur, wenn er für jedes der letzten drei Jahre eine Erklärung abgegeben hat, soweit er dazu verpflichtet war. Die IRS schreibt ausdrücklich, dass verspätete Erstabgaben über dieses Verfahren nicht möglich sind. Es berichtigt also unvollständige Erklärungen mit Form 1040-X, es ersetzt keine fehlenden. Dazu kommt eine Strafe: 5 % des höchsten Gesamtwerts der betroffenen ausländischen Vermögenswerte zum Jahresende, über die drei Steuerjahre und die sechs FBAR-Jahre betrachtet. Andere Strafen entfallen. Die Erklärung zur fehlenden Absicht heißt hier Form 14654.

Für beide Verfahren gilt: Die Unterlagen gehen auf Papier an die IRS in Austin, oben auf jeder Erklärung steht in Rot „Streamlined Foreign Offshore“ oder „Streamlined Domestic Offshore“, die FBAR-Meldungen gehen elektronisch mit dem Hinweis auf das Verfahren. Die IRS bestätigt den Eingang nicht und schließt keine Vereinbarung; die Erklärungen werden bearbeitet wie jede andere und können wie jede andere geprüft werden.

5Wann Streamlined nicht passt

• Kein ausländischer Vermögenswert. Fehlt nur die 1040-NR für eine US-Immobilie, gibt es keinen ausländischen Vermögenswert, dessen Einkünfte fehlen. Dann ist die verspätete Erklärung der Weg.
• Laufende Prüfung. Hat die IRS für irgendein Jahr eine Prüfung eröffnet, auch zu einem anderen Thema, sind beide Verfahren ausgeschlossen. Dasselbe gilt bei Ermittlungen der Steuerfahndung der IRS.
• Frühere stille Nachmeldungen. Wer schon einmal berichtigt oder nachgereicht hat, ohne ein Verfahren zu nutzen, kann Streamlined noch nutzen; bereits festgesetzte Strafen werden aber nicht erlassen.
• Vorsatz. Wer wusste, dass er erklären musste, und es bewusst nicht tat, kann die Versicherung nicht abgeben. Für ihn ist das Voluntary Disclosure Practice der Steuerfahndung der IRS gedacht, beginnend mit einer Vorprüfung über Form 14457. Es soll die strafrechtliche Verfolgung begrenzen und setzt eine wahrheitsgemäße, rechtzeitige und vollständige Offenlegung voraus. Hier gehört ein Anwalt an den Tisch, bevor ein Formular hinausgeht.

6FBAR und Meldeformulare ohne Verfahren nachholen

Nicht jedes Versäumnis betrifft die Steuer. Wer alle Einkünfte erklärt und versteuert, aber den FBAR vergessen hat, reicht die fehlenden Meldungen elektronisch über das BSA E-Filing System von FinCEN ein und erklärt den Grund der Verspätung. Die IRS rät, das so früh wie möglich zu tun, solange sie dich nicht angesprochen hat und keine Prüfung läuft. Die Kulanzregel der IRS für Abgabe- und Zahlungszuschläge nennt den FBAR nicht unter den begünstigten Strafen; mehr dazu auf der Seite FBAR nachträglich einreichen.

Fehlende internationale Meldeformulare, etwa zu ausländischen Gesellschaften, Trusts oder Fonds, reichst du nach dem Verfahren der IRS für verspätete Informationsmeldungen ein: an eine berichtigte Erklärung angehängt, Form 3520 und 3520-A nach ihren eigenen Anleitungen. Zu jedem Formular kannst du eine Erklärung beilegen, warum ein wichtiger Grund vorlag. Die IRS kann Strafen dennoch zunächst festsetzen und den Grund erst auf Nachfrage prüfen; bei Form 3520 und 3520-A prüft sie ihn vorher, wenn oben auf dem Formular steht, dass eine solche Erklärung beiliegt.

7Die Unterlagen und die Reihenfolge

1. Tage zählen. Ein- und Ausreisedaten für jedes Jahr, aus Pass, Flugbuchungen und Kalender. Sie entscheiden über den Status und über die Auslandsvariante.
2. US-Daten holen. Lohnbescheinigungen, Formulare 1042-S und 1099, die Daten der IRS über Form 4506-T oder Get Transcript.
3. Heimatdaten holen. Steuerbescheide und Erklärungen aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz, Kontoauszüge mit dem höchsten Stand je Jahr, Depotauszüge.
4. Weg wählen. Verspätete Erklärung, Streamlined Foreign, Streamlined Domestic oder Offenlegung, nach den Fragen oben.
5. Steuernummer klären. Ohne Sozialversicherungsnummer oder ITIN wird nichts bearbeitet; der ITIN-Antrag kann die erste Erklärung begleiten.
6. Einreichen und zahlen. Steuer und Zinsen mit der Einreichung, beim Inlandsverfahren auch die Strafe. Danach gilt für alle folgenden Jahre der normale Kalender.

8Und zu Hause?

Das Nachreichen in den USA kann die Erklärung zu Hause berühren. In Deutschland bleiben US-Einkünfte, die die USA besteuern dürfen, nach dem Abkommen meist steuerfrei, erhöhen aber nach § 32b EStG den Steuersatz auf dein übriges Einkommen. Hast du solche Einkünfte zu Hause bisher nicht angegeben, gehört das auf den Tisch deines Steuerberaters. In Österreich rechnet das Finanzamt die US-Steuer an, und die steht erst nach der US-Erklärung fest. In der Schweiz werden US-Einkünfte, die die USA besteuern dürfen, im Grundsatz freigestellt und beim Steuersatz berücksichtigt. Stimme deshalb die Reihenfolge ab: erst die US-Zahlen, dann die Heimat. Wie die beiden Seiten über das Abkommen zusammenhängen, erklärt die Seite Treaty-Position und DBA-Vorteile.

Zusammengefasst

• Fehlende US-Erklärungen reichst du auf demselben Weg ein wie eine pünktliche Erklärung; die IRS verlangt in der Regel nicht mehr als sechs Jahre.
• Eine Erstattung bekommst du nur, wenn du innerhalb von drei Jahren nach dem Fälligkeitstag erklärst.
• Nonresidents verlieren Abzüge und Gutschriften, wenn die Erklärung mehr als 16 Monate nach der Frist eingeht.
• Die Streamlined-Verfahren gelten für nicht vorsätzliche Versäumnisse bei ausländischen Vermögenswerten; die Auslandsvariante steht auch Deutschen, Österreichern und Schweizern offen, die in einem der letzten drei Jahre nicht ansässig waren.
• Wer vorsätzlich gehandelt hat, prüft das freiwillige Offenlegungsverfahren der IRS; wer schon geprüft wird, kann kein Streamlined mehr nutzen.

So helfen wir dir

• Streamlined FilingVersäumte US-Steuererklärungen und FBARs über das Streamlined-Verfahren nachholen.
• Deine US-SteuererklärungForm 1040 oder 1040-NR, auf Deutsch betreut.
• IRS-Schreiben und StrafenPost vom IRS? Wir antworten, beantragen Erlass und bringen die Sache in Ordnung.
• ITIN ExpressDeine ITIN über unser Spezialverfahren, ohne Steuererklärung.
• Beratung zu US-SteuernDeine US-Steuerfrage, beantwortet von Leuten, die beide Seiten kennen.