Resident oder Nonresident Alien: Wie der Substantial Presence Test deine Tage in den USA zählt, wann Form 8843 und 8840 dich herausrechnen und warum daraus 1040 oder 1040-NR folgt

Ob du der IRS Form 1040 oder Form 1040-NR schickst, ist keine Frage des Geschmacks und keine Frage deines Passes. Das Formular folgt aus deinem Status im US-Steuerrecht: Resident Alien oder Nonresident Alien. Diesen Status bestimmen zwei gesetzliche Tests, mehrere Ausnahmen und am Ende das Doppelbesteuerungsabkommen mit Deutschland, Österreich oder der Schweiz. Diese Seite geht die Prüfung in der Reihenfolge durch, in der die IRS sie verlangt. Was in der Erklärung selbst steht, welche Fristen gelten und wie wir sie für dich erstellen, findest du auf unserer Seite US-Steuererklärung für natürliche Personen, Form 1040 und 1040-NR.

1Warum das Formular aus dem Status folgt

Ein Resident Alien wird besteuert wie ein amerikanischer Bürger: mit seinem gesamten Einkommen aus aller Welt, auf Form 1040. Ein Nonresident Alien erklärt nur Einkünfte aus US-Quellen und Einkünfte, die mit einer Geschäftstätigkeit in den USA zusammenhängen, auf Form 1040-NR. Für Deutsche, Österreicher und Schweizer, die zu Hause Einkommen, Konten und Immobilien haben, ist das ein großer Unterschied. Als Resident gehören das Gehalt aus München, die Miete aus Graz und die Zinsen aus Zürich in die US-Erklärung. Als Nonresident bleiben sie draußen.

Maßgeblich ist das Kalenderjahr, und maßgeblich für das Formular ist dein Status am Ende dieses Jahres. Wer im Laufe des Jahres zuzieht oder wegzieht, ist häufig beides, Nonresident für einen Teil und Resident für den anderen. Für dieses Dual-Status-Jahr gelten eigene Regeln, die der Leitfaden Zuzugsjahr und Wegzugsjahr beschreibt. Hier geht es um die Frage, die davor liegt: Wie wird man überhaupt Resident?

2Der Green Card Test

Der erste Test ist einfach. Wer zu irgendeinem Zeitpunkt im Kalenderjahr rechtmäßig dauerhaft in den USA wohnen darf, ist Resident. In der Regel weist das die Permanent Resident Card nach, die Greencard. Es kommt nicht darauf an, wie viele Tage du tatsächlich in den USA verbringst.

Genau darin liegt eine Falle für alle, die mit Greencard nach Europa zurückgegangen sind. Der Status als Resident endet für die Steuer nicht mit dem Umzug und auch nicht damit, dass die Karte abgelaufen ist. Er endet erst, wenn er dir entzogen wurde oder wenn du ihn förmlich aufgibst, etwa mit Form I-407 bei der Einwanderungsbehörde oder einem US-Konsulat. Bis dahin verlangt die IRS Jahr für Jahr eine Form 1040 mit deinem weltweiten Einkommen. Wer sich in dieser Lage auf das Abkommen beruft, um als Nonresident behandelt zu werden, muss wissen, dass dieser Schritt bei langjährigen Greencard-Inhabern die Regeln der US-Wegzugsbesteuerung auslösen kann.

3Der Substantial Presence Test, Tag für Tag

Ohne Greencard entscheidet der Substantial Presence Test aus 26 U.S.C. § 7701(b)(3). Du erfüllst ihn, wenn zwei Bedingungen zusammenkommen:

• Du warst im laufenden Kalenderjahr an mindestens 31 Tagen in den USA.
• Die Tage des laufenden Jahres, plus ein Drittel der Tage des Vorjahres, plus ein Sechstel der Tage des vorletzten Jahres, ergeben mindestens 183.

Als Tag in den USA zählt jeder Kalendertag, an dem du zu irgendeiner Zeit körperlich im Land bist. Der Anreisetag und der Abreisetag zählen also beide. Zu den USA gehören die 50 Bundesstaaten, der District of Columbia und die Hoheitsgewässer, nicht aber die US-Territorien und der Luftraum.

Die Gewichtung führt dazu, dass regelmäßige Besucher ansässig werden können, ohne je ein halbes Jahr am Stück im Land gewesen zu sein. Die IRS rechnet selbst vor, dass drei Jahre mit je 120 Tagen auf 180 Tage kommen und damit knapp unter der Grenze bleiben. Mit je 122 Tagen ist die Grenze rechnerisch erreicht. Wer jedes Jahr ähnlich oft reist, sollte deshalb nicht nur das laufende Jahr im Blick haben, sondern alle drei. Und umgekehrt: Wer im laufenden Jahr unter 31 Tagen bleibt, ist für dieses Jahr nicht ansässig, gleich wie viel er in den Vorjahren in den USA war.

Die Tage zählst du am besten aus den Ein- und Ausreisestempeln oder deinen Reisebuchungen, für jedes der drei Jahre getrennt. Eine sorgfältige Liste ist auch der Nachweis, falls die IRS später nachfragt.

4Tage, die nicht zählen, und Form 8843

Das Gesetz nimmt einige Tage aus der Zählung heraus. Für Reisende aus Europa sind diese wichtig:

• Transit. Tage, an denen du weniger als 24 Stunden in den USA bist, um zwischen zwei Orten außerhalb der USA umzusteigen. Wer dabei ein Geschäftstreffen wahrnimmt, auch am Flughafen, ist nicht im Transit.
• Krankheit. Tage, an denen du ausreisen wolltest, es aber wegen einer Krankheit nicht konntest, die während des Aufenthalts in den USA aufgetreten ist. Eine Krankheit, die schon vor der Einreise bestand und dir bekannt war, zählt nicht.
• Exempt Individuals. Tage, an denen du zu einer der Gruppen gehörst, deren Anwesenheit nicht zählt: Personen mit diplomatischem oder vergleichbarem Status, Lehrkräfte und Trainees sowie Studierende mit einem Studien- oder Austauschvisum, deren Bedingungen sie einhalten, und Berufssportler an den Wettkampftagen eines Wohltätigkeitsturniers. Für Lehrkräfte und Studierende gelten zeitliche Grenzen über mehrere Jahre.
• Pendler und Besatzungen. Regelmäßige Pendler aus Kanada oder Mexiko und Besatzungsmitglieder ausländischer Schiffe.

Wer Tage wegen einer Krankheit, als Lehrkraft, Trainee, Studierender oder Berufssportler abzieht, muss Form 8843 einreichen. Sie wird der Form 1040-NR beigelegt; wer keine Erklärung abgeben muss, schickt sie allein an das Internal Revenue Service Center in Austin, Texas, bis zur Frist der Form 1040-NR. Wer die Form 8843 nicht rechtzeitig einreicht, kann die Tage als Berufssportler oder wegen einer Krankheit nicht ausnehmen, außer er weist mit klaren Belegen nach, dass er sich ernsthaft um die Pflichten bemüht hat.

5Die engere Bindung an dein Heimatland: Form 8840

Auch wer den Test erfüllt, kann Nonresident bleiben, mit der Closer Connection Exception. Sie hat drei Bedingungen, und alle drei müssen erfüllt sein:

• Du warst im laufenden Jahr an weniger als 183 Tagen in den USA.
• Dein Tax Home lag das ganze Jahr in einem anderen Land. Das ist der Ort deines Haupterwerbs, also dort, wo du dauerhaft als Angestellter oder Selbständiger arbeitest, unabhängig davon, wo deine Familie wohnt.
• Du hattest zu diesem Land eine engere Bindung als zu den USA.

Die engere Bindung prüft die IRS an den Tatsachen deines Lebens: wo deine ständige Wohnung ist, die dir jederzeit zur Verfügung steht, wo deine Familie lebt, wo deine persönlichen Dinge sind, wo du Mitglied in Vereinen, Verbänden oder Gemeinden bist, wo du Geschäfte betreibst, wo du deinen Führerschein hast und wählst, und welches Land du auf Formularen und Bankunterlagen als deinen Wohnsitz angibst. Ob du die Wohnung mietest oder besitzt, spielt keine Rolle.

Ausgeschlossen ist die Ausnahme, wenn du im Jahr selbst Schritte unternommen hast, um eine Greencard zu bekommen, oder wenn ein Antrag auf Statusänderung lief. Die engere Bindung machst du mit Form 8840 geltend, beigelegt der Form 1040-NR oder allein an die IRS in Austin, ebenfalls bis zur Frist der Form 1040-NR. Ohne rechtzeitige Form 8840 kannst du die Ausnahme nicht in Anspruch nehmen, außer mit dem Nachweis, dass du dich ernsthaft um deine Pflichten bemüht hast.

6Das Abkommen als letzte Instanz: Form 8833

Wer 183 Tage oder mehr im Jahr in den USA war, kann die Closer Connection Exception nicht nutzen. Dann bleibt das Doppelbesteuerungsabkommen. Bist du nach US-Recht Resident und nach dem Recht deines Heimatlandes ebenfalls ansässig, entscheiden die Abkommen mit Deutschland, Österreich und der Schweiz nach derselben Reihenfolge: ständige Wohnstätte, Mittelpunkt der Lebensinteressen, gewöhnlicher Aufenthalt, Staatsangehörigkeit und zuletzt eine Verständigung der Behörden.

Fällt die Ansässigkeit nach dem Abkommen auf dein Heimatland, rechnet die IRS deine Steuer wie bei einem Nonresident. Du gibst Form 1040-NR ab und legst Form 8833 bei, mit der du diese Berufung auf das Abkommen offenlegst. Für andere Zwecke als die Berechnung der Steuer bleibst du allerdings Resident, die IRS kann also weitere Meldungen verlangen. Wer die Offenlegung mit Form 8833 unterlässt, riskiert nach 26 U.S.C. § 6712 eine Strafe von 1.000 Dollar je Fall. Wie die Abkommen sonst wirken, etwa auf Dividenden, Zinsen und Arbeitslohn, erklärt der Leitfaden Treaty-Position offenlegen und DBA-Vorteile.

7Form 1040 und Form 1040-NR im Vergleich

Steht dein Status fest, steht auch das Formular. Die beiden Erklärungen sehen ähnlich aus, rechnen aber nach unterschiedlichen Regeln. Für Nonresidents gibt es keinen Standardabzug, nur drei Veranlagungsarten und keine gemeinsame Erklärung mit dem Ehepartner. Wer verheiratet ist, rechnet als Nonresident mit dem Tarif für getrennt veranlagte Ehegatten, auch wenn der Partner kein US-Einkommen hat. Eine gemeinsame Erklärung gibt es nur, wenn ein Partner US-Bürger oder Resident ist und ihr beide wählt, für das ganze Jahr als Residents zu gelten; dann erklärt ihr allerdings beide euer weltweites Einkommen.

Zur Form 1040-NR gehört immer Schedule OI. Dort trägst du ein, welche Staatsangehörigkeiten du hast, in welchem Land du für das Jahr steuerlich ansässig warst, ob du je eine Greencard beantragt hast und mit welchem Visum oder Status du am letzten Tag des Jahres in den USA warst. Wer mit ESTA eingereist ist, gibt dort das Visa Waiver Program und sein Land an. Dazu kommen die Ein- und Ausreisedaten des Jahres und die Zahl der Tage in den USA für das laufende Jahr und die beiden Vorjahre, die du laut IRS anhand der Stempel im Pass oder anderer Unterlagen zählst. Spätestens hier zahlt sich die Liste aus, die du für den Substantial Presence Test angelegt hast. Passive US-Einkünfte, die mit 30 Prozent oder dem Abkommenssatz besteuert werden, stehen auf Schedule NEC. Abzüge, die mit US-Geschäftseinkünften zusammenhängen, gehen auf Schedule A der Form 1040-NR. Die Form 1040-NR lässt sich elektronisch einreichen. Ohne Social Security Number brauchst du eine ITIN, die du mit Form W-7 zusammen mit der Erklärung beantragst; mehr dazu im Leitfaden Form W-7 und die Unterlagen für die ITIN. Die Abgabefristen und die Verlängerung erklärt der Leitfaden Frist der US-Steuererklärung.

Wenn du die Erklärung nicht selbst erstellen willst, übernehmen wir sie, ob 1040 oder 1040-NR: deine US-Steuererklärung.

Zusammengefasst

• Ob du Form 1040 oder 1040-NR abgibst, folgt aus deinem Status: Resident Alien mit Greencard oder nach dem Substantial Presence Test, sonst Nonresident Alien.
• Der Test verlangt mindestens 31 Tage im laufenden Jahr und 183 gewichtete Tage, gezählt mit allen Tagen dieses Jahres, einem Drittel des Vorjahres und einem Sechstel des Jahres davor.
• Tage im kurzen Transit, wegen einer Krankheit in den USA und als Exempt Individual zählen nicht; für Krankheit und Exempt Individuals verlangt die IRS Form 8843.
• Wer weniger als 183 Tage im Jahr in den USA war und eine engere Bindung an sein Heimatland nachweist, bleibt mit Form 8840 Nonresident; das Abkommen kann dich mit Form 8833 auch danach noch zum Nonresident machen.

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