Entsendung USA: Steuern und Gehalt, oder warum Tag 184 und der Name auf der Gehaltsabrechnung entscheiden, welches Finanzamt zugreift

Wer einen Mitarbeiter in die USA entsendet, muss drei Fragen beantworten, bevor das erste Gehalt fließt: Wo ist er steuerlich ansässig? Wer zahlt und wer trägt sein Gehalt? Und in welchem Land zahlt er Rentenbeiträge? Die Doppelbesteuerungsabkommen mit Deutschland, Österreich und der Schweiz und die Sozialversicherungsabkommen geben klare Antworten, wenn man ihre Bedingungen kennt.

Eine Entsendung in die USA ist für das Finanzamt zu Hause und für die IRS dieselbe Frage aus zwei Richtungen: Wem steht der Lohn zu? Ob dein Mitarbeiter in den USA, zu Hause oder in beiden Ländern Steuern zahlt, entscheidet nicht das Visum, sondern das Doppelbesteuerungsabkommen, und dort zählen drei Dinge: die Tage in den USA, der Arbeitgeber, der das Gehalt zahlt, und die Frage, wer es am Ende trägt. Daneben läuft die Sozialversicherung nach eigenen Abkommen. Den Überblick über arbeitsrechtliche und visarechtliche Fragen gibt die Säule Entsendung von Mitarbeitern in die USA. Diese Seite geht in die Steuer und ins Gehalt, mit den Regeln für Deutschland, Österreich und die Schweiz nebeneinander.

1Zwei Staaten, zwei Fragen: Ansässigkeit und Arbeitsort

Zu Hause bleibt ein entsandter Mitarbeiter in der Regel unbeschränkt steuerpflichtig, solange er dort einen Wohnsitz oder seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat. In Deutschland regelt das § 1 des Einkommensteuergesetzes; wer die Wohnung behält, bleibt im System. Was Wohnsitz und Ansässigkeit im deutschen Steuerrecht genau bedeuten, vertieft unsere Schwesterseite wohnsitzausland.com.

In den USA entscheidet für Ausländer ohne Greencard der Substantial Presence Test. Ansässig ist, wer im laufenden Jahr an mindestens 31 Tagen in den USA war und im Dreijahreszeitraum auf mindestens 183 Tage kommt, gezählt so: alle Tage des laufenden Jahres, ein Drittel der Tage des Vorjahres und ein Sechstel der Tage des vorletzten Jahres. Die IRS rechnet selbst ein Beispiel vor: Wer drei Jahre lang jeweils 120 Tage in den USA war, kommt auf 120 plus 40 plus 20, also 180 Tage, und ist nicht ansässig.

Wer nach beiden Rechten ansässig ist, ist nach dem Abkommen nur in einem Staat ansässig. Das Abkommen mit Deutschland prüft nacheinander die ständige Wohnstätte, den Mittelpunkt der Lebensinteressen, den gewöhnlichen Aufenthalt und die Staatsangehörigkeit. Wer danach in Deutschland ansässig ist, wird für die US-Einkommensteuer als Nonresident behandelt, auch wenn er den Substantial Presence Test erfüllt. Die Ansässigkeit nach dem Abkommen ist der Ausgangspunkt für alles Weitere, denn die 183-Tage-Regel schützt nur, wer im Heimatstaat ansässig bleibt.

2Die 183-Tage-Regel und ihre drei Bedingungen

Artikel 15 der Abkommen sagt im Grundsatz: Arbeitslohn wird dort besteuert, wo die Arbeit ausgeübt wird. Wer in den USA arbeitet, dessen Lohn dürfen die USA besteuern. Die Ausnahme, die für kurze Entsendungen gemacht ist, verlangt drei Bedingungen, und zwar alle drei gleichzeitig:

• Die Tage. Der Mitarbeiter ist höchstens 183 Tage in den USA. Das Abkommen mit Deutschland zählt im Kalenderjahr. Die Abkommen mit Österreich und der Schweiz zählen in jedem Zeitraum von zwölf Monaten, der im jeweiligen Steuerjahr beginnt oder endet.
• Der Arbeitgeber. Das Gehalt zahlt ein Arbeitgeber, der nicht in den USA ansässig ist, oder jemand in seinem Namen.
• Die Betriebsstätte. Das Gehalt wird nicht von einer Betriebsstätte getragen, die der Arbeitgeber in den USA hat.

Der Unterschied bei der Zählung ist praktisch erheblich. Ein Mitarbeiter aus Deutschland, der von September bis März in den USA arbeitet, kann in beiden Kalenderjahren unter 183 Tagen bleiben, obwohl er sieben Monate am Stück dort war. Ein Mitarbeiter aus Österreich oder der Schweiz mit demselben Einsatz überschreitet die 183 Tage im Zwölfmonatszeitraum, und die USA dürfen seinen Lohn besteuern.

Fehlt eine Bedingung, gilt die Ausnahme nicht, und zwar für die gesamte Zeit. Wer am Jahresende 184 Tage in den USA verbracht hat, verliert den Schutz nicht erst ab Tag 184, sondern für den gesamten Lohn, der auf die Arbeit in den USA entfällt. Eine verlässliche Tageszählung gehört deshalb in jede Entsendung, mit den Reisedaten aus dem Pass oder dem I-94-Datensatz.

3Wer das Gehalt zahlt und wer es trägt

Die zweite und die dritte Bedingung entscheiden oft früher als die Tage. Zahlt die US-Tochter das Gehalt, ist der Arbeitgeber in den USA ansässig, und die Ausnahme greift nicht, auch bei einem Einsatz von vier Wochen. Dasselbe gilt, wenn das Gehalt von einer Betriebsstätte getragen wird, die die Firma aus Europa in den USA unterhält, etwa einer Niederlassung. Ob eine Weiterbelastung der Lohnkosten an die US-Tochter dazu führt, dass die Bedingungen nicht mehr erfüllt sind, ist eine Frage der Gestaltung im Einzelfall und gehört vor die Entsendung, nicht in die Steuererklärung danach.

Das Visum gibt dabei oft den Rahmen vor:

• B-1 und ESTA: Das Außenministerium verlangt für Geschäftsreisen, dass der Mitarbeiter kein Gehalt aus einer US-Quelle bekommt. Das Gehalt läuft weiter über die Firma zu Hause.
• H-1B: Der Arbeitgeber ist zwingend eine Firma in den USA, die den Lohn nach der Labor Condition Application zahlt. Die Ausnahme nach Artikel 15 scheidet damit regelmäßig aus.
• L-1 und E-2: Hier hängt es von der Gestaltung ab, ob das Gehalt über die Firma in Europa, über die US-Gesellschaft oder aufgeteilt gezahlt wird. Bei einer Entsendung über mehrere Jahre liegen die Tage ohnehin über 183, sodass die USA in aller Regel besteuern dürfen.

Welches Visum zu welcher Entsendung passt, ordnet der Beitrag Welches Visum für die Entsendung?. Arbeitet der Mitarbeiter gar nicht in den USA, sondern von zu Hause für die US-Gesellschaft, gelten andere Regeln; die vertragliche Seite steht im Beitrag zum Arbeitsvertrag ohne Präsenz in den USA.

4Die amerikanische Seite: Resident oder Nonresident

Dürfen die USA besteuern, kommt es darauf an, als was der Mitarbeiter dort gilt. Ein Resident Alien wird wie ein Amerikaner auf sein Welteinkommen besteuert und gibt Formular 1040 ab. Ein Nonresident Alien wird nur auf Einkünfte aus US-Quellen und auf Einkünfte aus einer Tätigkeit in den USA besteuert und gibt Formular 1040-NR ab. Lohn für Arbeit, die in den USA geleistet wird, ist grundsätzlich Einkommen aus US-Quellen. Eine enge Ausnahme gilt nur für Aufenthalte von höchstens 90 Tagen mit höchstens $3.000 Lohn von einem Arbeitgeber ohne Geschäftsbetrieb in den USA.

Drei Situationen kommen bei Entsendungen häufig vor:

• Weniger als 183 Tage im Jahr, aber der Test ist erfüllt. Wer im laufenden Jahr unter 183 Tagen bleibt, durchgehend eine steuerliche Heimat im Ausland hat, dort enger verbunden ist und keine Schritte zur Greencard unternommen hat, kann über die Closer Connection Exception Nonresident bleiben. Dafür gibt es Formular 8840.
• Das Jahr der Ankunft und das Jahr der Rückkehr. Wer im Lauf eines Jahres zum Resident wird oder es nicht mehr ist, hat ein Dual-Status-Jahr: einen Teil als Nonresident, einen Teil als Resident, mit eigenen Regeln für die Erklärung.
• Ansässigkeit nach dem Abkommen zu Hause. Wer nach den Regeln des Abkommens im Heimatstaat ansässig ist, wird für die US-Einkommensteuer als Nonresident behandelt und legt diese Position mit Formular 8833 offen.

Die Erklärung für deinen Mitarbeiter übernehmen wir als US-Steuererklärung auf Deutsch, mit beiden Ländern im Blick.

5Lohnsteuer, FICA und die Abrechnung in den USA

Zahlt eine US-Gesellschaft das Gehalt, behält sie die Bundeseinkommensteuer vom Lohn ein und führt sie ab. Dazu kommen die Sozialabgaben nach dem Federal Insurance Contributions Act, kurz FICA: 6,2 Prozent für Social Security und 1,45 Prozent für Medicare, jeweils vom Arbeitnehmer und noch einmal vom Arbeitgeber. Social Security fällt 2026 auf Löhne bis $184.500 an, Medicare ohne Obergrenze. Auf Löhne über $200.000 im Kalenderjahr behält der Arbeitgeber zusätzlich 0,9 Prozent Additional Medicare Tax ein, ohne eigenen Anteil.

FICA hängt nicht an der Staatsangehörigkeit und nicht an der Ansässigkeit: Nach der IRS gelten die Abgaben grundsätzlich für Lohn aus Arbeit in den USA, gleich woher Arbeitnehmer und Arbeitgeber stammen. Davon befreit nur das Sozialversicherungsabkommen, wenn die Bescheinigung des Heimatlandes vorliegt; dazu der nächste Abschnitt.

Die Bundesebene ist nur ein Teil der Abrechnung. Bundesstaaten und Gemeinden haben eigene Lohnsteuern und Abgaben, und welche gelten, richtet sich nach dem Arbeitsort. Für die US-Gesellschaft heißt das: Registrierung als Arbeitgeber, laufende Abrechnung, Meldungen und am Jahresende das Formular W-2. Wie die Lohnabrechnung in den USA aufgebaut ist, erklärt unser Beitrag Lohnbuchhaltung in den USA.

6Sozialversicherung: Abkommen und Bescheinigung

Für die Sozialversicherung gelten nicht die Steuerabkommen, sondern eigene Abkommen über soziale Sicherheit, mit Deutschland, Österreich und der Schweiz. Ihr Grundgedanke ist überall derselbe: Wer von seinem Arbeitgeber vorübergehend in das andere Land geschickt wird, bleibt bis zu fünf Jahre im System zu Hause und zahlt im Gastland für diese Zweige keine Beiträge.

Für Deutschland beschreibt die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) die Bedingungen: eine gewöhnlich in Deutschland beschäftigte Person, ein bestehendes Arbeitsverhältnis in Deutschland, ein im Voraus zeitlich begrenzter Einsatz von höchstens fünf Jahren, unmittelbar von Deutschland in die USA, im Auftrag und für Rechnung des Arbeitgebers. Den Nachweis bildet die Bescheinigung D/USA 101. Sie wird ausschließlich elektronisch beantragt, bei der Krankenkasse, an die die Rentenbeiträge abgeführt werden, und sonst bei der DVKA. Das Abkommen erfasst auf deutscher Seite die Rentenversicherung; ob in den übrigen Zweigen Versicherungspflicht besteht, richtet sich nach den Regeln der Ausstrahlung in § 4 SGB IV. In den USA ist der Mitarbeiter dann von Social Security und Medicare Teil A befreit.

Zwei Feinheiten aus der DVKA-Praxis: Ist der Einsatz von vornherein auf mehr als fünf Jahre angelegt, gilt sofort amerikanisches Recht, nicht erst nach fünf Jahren; eine Ausnahmevereinbarung ist dann möglich. Und ein zweiter Einsatz zählt nur als neue Entsendung, wenn seit dem letzten mindestens zwölf Monate vergangen sind oder alle Einsätze zusammen voraussichtlich fünf Jahre nicht überschreiten.

In Österreich stellt das Bundesministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Konsumentenschutz die Bescheinigung aus; das Abkommen umfasst dort Pensions-, Kranken- und Unfallversicherung, während Beiträge etwa zur Arbeitslosenversicherung weiter anfallen können. In der Schweiz stellt die Ausgleichskasse, die die Beiträge erhebt, die Bescheinigung aus; erfasst sind Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung. Der US-Arbeitgeber braucht die Bescheinigung, um keine FICA einzubehalten. Wie die Entsendebescheinigung in die Planung passt, steht auch in der Säule Entsendung von Mitarbeitern in die USA.

7Die Heimatseite: Freistellung, Progressionsvorbehalt, Anrechnung

Haben die USA das Besteuerungsrecht, muss der Heimatstaat die doppelte Besteuerung vermeiden. Die drei Länder machen das unterschiedlich.

Deutschland nimmt den Lohn aus der Bemessungsgrundlage heraus, behält sich aber vor, ihn beim Steuersatz zu berücksichtigen. Dieser Progressionsvorbehalt nach § 32b EStG erhöht den Steuersatz auf das übrige Einkommen, etwa auf Mieteinnahmen oder den Lohn des Ehepartners. Die Freistellung gibt es außerdem nur mit Nachweis: Nach § 50d Absatz 8 EStG muss der Mitarbeiter belegen, dass die USA auf ihr Besteuerungsrecht verzichtet haben oder dass die dort festgesetzte Steuer entrichtet wurde. Die US-Steuererklärung und der Steuerbescheid der IRS gehören deshalb in die deutsche Erklärung.

Österreich rechnet an. Die in den USA gezahlte Einkommensteuer wird von der österreichischen Steuer abgezogen, höchstens bis zu dem Teil, der auf die in den USA steuerpflichtigen Einkünfte entfällt. Ist die US-Steuer niedriger, bleibt in Österreich eine Differenz.

Die Schweiz stellt frei, wie Deutschland, und darf den freigestellten Lohn bei der Bestimmung des Steuersatzes auf das übrige Einkommen berücksichtigen.

Wer seinen Wohnsitz zu Hause ganz aufgibt und in die USA zieht, ist ein anderer Fall: Dann endet die unbeschränkte Steuerpflicht zu Hause, mit eigenen Folgen. Die Steuern im Herkunftsland beim Umzug ordnet unser Beitrag Umzug: Steuern im Herkunftsland.

8Was der Entsendungsvertrag zum Gehalt regeln sollte

Aus den Regeln oben ergibt sich, was in einen Entsendungsvertrag oder eine Zusatzvereinbarung gehört, bevor der Mitarbeiter fliegt:

• Wer der Arbeitgeber ist und wer zahlt: die Firma zu Hause, die US-Gesellschaft oder beide mit getrennten Gehaltsanteilen, in welcher Währung und auf welches Konto.
• Wer die Kosten trägt: ob und wie die Lohnkosten an die US-Gesellschaft weiterbelastet werden, abgestimmt mit der Steuerstruktur zwischen Mutter und Tochter.
• Die Dauer: geplante Tage in den USA je Kalenderjahr und je zwölf Monate, und die Grenze von fünf Jahren für die Sozialversicherung.
• Die Bescheinigung: D/USA 101 oder die österreichische und Schweizer Bescheinigung, beantragt vor dem ersten Arbeitstag in den USA und beim US-Arbeitgeber hinterlegt.
• Die Steuererklärungen: wer die Erklärungen in beiden Ländern erstellt und bezahlt, und wer Mehrsteuern trägt, die durch die Entsendung entstehen.
• Die Rückkehr: was mit Gehalt, Versicherung und Wohnung zu Hause passiert, wenn die Entsendung früher endet.

Die Struktur zwischen deutscher Mutter und US-Tochter, einschließlich der Weiterbelastung von Personalkosten, legt unser Steuerkonzept fest. Die Kosten des Visums selbst stehen für das H-1B auf der Seite H-1B Kosten und Gebühren, für das L-1 auf der Seite L-1 Kosten und Gebühren.

Zusammengefasst

• Nach den Abkommen mit Deutschland, Österreich und der Schweiz bleibt der Arbeitslohn nur dann allein zu Hause steuerpflichtig, wenn drei Bedingungen erfüllt sind: höchstens 183 Tage in den USA, ein Arbeitgeber außerhalb der USA zahlt, und keine US-Betriebsstätte trägt das Gehalt.
• Deutschland zählt die 183 Tage im Kalenderjahr, Österreich und die Schweiz in jedem Zeitraum von zwölf Monaten.
• In den USA entscheidet der Substantial Presence Test über die Ansässigkeit; FICA beträgt 6,2 und 1,45 Prozent je Seite.
• Mit der Bescheinigung nach dem Sozialversicherungsabkommen bleibt der Mitarbeiter bis zu fünf Jahre im System zu Hause und ist von Social Security in den USA befreit.
• Deutschland und die Schweiz stellen den US-Lohn frei, mit Progressionsvorbehalt; Österreich rechnet die US-Steuer an.

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