Welches Visum für die Entsendung? B-1, L-1, E-2-Mitarbeiter und H-1B im Vergleich, geordnet nach Dauer, Vorbeschäftigung und Zahltag

Welches Visum ein entsandter Mitarbeiter braucht, entscheiden drei Fragen: Wie lange bleibt er, wie lange arbeitet er schon für das Unternehmen, und wer zahlt sein Gehalt, während er in den USA ist? Mit diesen drei Antworten ordnet sich die Auswahl zwischen ESTA, B-1, L-1, E-1 oder E-2 und H-1B fast von selbst.

Die Frage nach dem Visum kommt in vielen Personalabteilungen zu spät, meist nach der Projektplanung und kurz vor der Flugbuchung. Dabei bestimmt das Visum, welche Arbeit der Mitarbeiter in den USA machen darf, wer ihn bezahlt, ob seine Familie mitkommen und arbeiten darf und wie lange er bleiben kann. Diese Seite vergleicht die Wege, die für eine Entsendung aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz offenstehen: ESTA und B-1 für kurze Einsätze, das L-1 für die Versetzung in die US-Gesellschaft, E-1 und E-2 für Mitarbeiter eines Unternehmens aus einem Vertragsstaat und das H-1B. Arbeitsrecht, Steuer und Sozialversicherung im Überblick behandelt die Säule Entsendung von Mitarbeitern in die USA.

1Drei Fragen vor dem Visum

Jede Entsendung lässt sich mit drei Fragen vorsortieren.

Wie lange und wofür? Ein Besuch beim Kunden, eine Messe oder eine Inbetriebnahme von drei Wochen ist etwas anderes als die Leitung der US-Tochter für drei Jahre. Für kurze Einsätze, bei denen der Mitarbeiter in den USA nicht erwerbstätig wird, gibt es ESTA und das B-1. Für alles, was nach regulärer Arbeit vor Ort aussieht, braucht es ein Arbeitsvisum.

Wie lange arbeitet er schon für das Unternehmen? Ein ununterbrochenes Jahr Beschäftigung im Unternehmen im Ausland innerhalb der drei Jahre vor der Einreise öffnet das L-1. Fehlt das Jahr, bleiben die Wege über E-1 oder E-2, wenn Unternehmen und Mitarbeiter dieselbe Staatsangehörigkeit haben, oder das H-1B.

Wer zahlt das Gehalt? Für Geschäftsreisen mit ESTA oder B-1 verlangt das Außenministerium, dass der Mitarbeiter kein Gehalt aus einer US-Quelle bekommt. Beim H-1B ist es umgekehrt: Dort zahlt zwingend ein Arbeitgeber in den USA. Der Zahltag entscheidet auch über die Steuer, denn ein Gehalt, das ein US-Arbeitgeber zahlt, darf die USA nach den Doppelbesteuerungsabkommen ab dem ersten Tag besteuern. Die Einzelheiten stehen im Beitrag Entsendung USA: Steuern und Gehalt.

2ESTA und B-1: Meetings, Montage, Schulung

Staatsangehörige Deutschlands, Österreichs und der Schweiz können im Visa Waiver Program mit einer ESTA-Genehmigung einreisen, als Besucher und für höchstens 90 Tage je Einreise. Die Genehmigung selbst gilt zwei Jahre oder bis zum Ablauf des Reisepasses. Das B-1-Visum dient demselben Zweck, erlaubt aber eine Zulassung von bis zu einem Jahr mit Verlängerungen in Schritten von höchstens sechs Monaten.

Was ein Geschäftsreisender tun darf, beschreibt das Foreign Affairs Manual des Außenministeriums. Erlaubt sind Tätigkeiten, die mit einer Arbeit zusammenhängen, die im Wesentlichen außerhalb der USA stattfindet: Verträge verhandeln, Geschäftspartner beraten, an Konferenzen und Seminaren teilnehmen, Aufträge für im Ausland hergestellte Waren aufnehmen. Ausgeschlossen ist eine Erwerbstätigkeit in den USA.

Für Maschinenbauer und Anlagenlieferanten ist eine Sonderregel wichtig. Ein Mitarbeiter darf mit B-1 Anlagen aufstellen, warten oder reparieren, die ein Unternehmen im Ausland verkauft hat, und US-Mitarbeiter darin schulen, wenn der Kaufvertrag den Verkäufer ausdrücklich zu dieser Leistung verpflichtet, der Mitarbeiter besonderes Wissen dafür mitbringt und keine Vergütung aus einer US-Quelle bekommt. Bau- und Montagearbeit auf einer Baustelle fällt nicht darunter; die Überwachung und Schulung anderer, die sie ausführen, schon. Mehr dazu steht auf unserer Seite zu ESTA und B-1-Visum.

Für Fachkräfte, die sonst unter ein H-1 fallen würden, kennt das Manual das B-1 in lieu of H. Bedingung ist, dass das Gehalt weiter vom Arbeitgeber im Ausland gezahlt und die Lohnabrechnung im Ausland geführt wird. Das Visum trägt dann einen entsprechenden Vermerk.

3L-1: die Versetzung innerhalb des Unternehmens

Das L-1 ist das Visum für die firmeninterne Versetzung. Es bringt Führungskräfte und Manager (L-1A) und Mitarbeiter mit Spezialwissen (L-1B) aus dem Unternehmen im Ausland in eine Muttergesellschaft, Niederlassung, Tochter oder ein verbundenes Unternehmen in den USA. Die Voraussetzung steht in der Verordnung: ein ununterbrochenes Jahr Beschäftigung im Unternehmen im Ausland innerhalb der drei Jahre vor der Einreise.

Für eine Entsendung passt das L-1 aus mehreren Gründen. Es hat kein Kontingent und keine Lotterie und kann zu jedem Zeitpunkt im Jahr beantragt werden. Wer eine US-Niederlassung erst aufbaut, bekommt eine erste Genehmigung von bis zu einem Jahr, alle anderen bis zu drei Jahre; verlängert wird in Schritten von bis zu zwei Jahren, insgesamt höchstens sieben Jahre mit L-1A und fünf Jahre mit L-1B. Es erlaubt Dual Intent, also ein paralleles Greencard-Verfahren, für Manager und Führungskräfte etwa über die EB-1C. Und der Ehepartner mit L-2 ist mit seinem Status arbeitsberechtigt.

Konzerne mit vielen Versetzungen können eine Blanket-L-Petition genehmigen lassen und das L-1 für einzelne Mitarbeiter danach direkt am Konsulat beantragen. Alle Einzelheiten stehen auf der Seite zum L-1-Visum, die Gebühren auf der Seite L-1 Kosten und Gebühren, die Voraussetzungen für eine neue Niederlassung unter L-1 für eine neue US-Niederlassung.

4E-1 und E-2 für Mitarbeiter

E-1 und E-2 sind die Visa für Händler und Investoren aus Ländern mit einem Handels- oder Investitionsvertrag mit den USA. Beide nehmen auch Mitarbeiter mit. Die Verordnung stellt dafür drei Bedingungen. Der Mitarbeiter hat dieselbe Staatsangehörigkeit wie das Unternehmen, für das er arbeitet. Er übernimmt leitende oder beaufsichtigende Aufgaben, oder er bringt besondere Qualifikationen mit, die für den Betrieb des Unternehmens unverzichtbar sind. Und das Unternehmen gehört zu mindestens 50 Prozent Staatsangehörigen des Vertragsstaates, die selbst einen E-Status haben oder als Händler oder Investor dafür in Frage kämen. Welche Länder Vertragsstaaten sind, zeigt unsere Liste der Abkommensstaaten.

Für ein deutsches, österreichisches oder Schweizer Unternehmen mit einer US-Tochter heißt das: Ein Mitarbeiter derselben Staatsangehörigkeit kann mit E-1 oder E-2 in die Tochter wechseln, auch wenn er noch kein Jahr im Unternehmen ist. Ein Mitarbeiter mit einer anderen Staatsangehörigkeit kann es nicht, wohl aber mit dem L-1. Der E-Status gilt bis zu zwei Jahre je Einreise und lässt sich ohne Begrenzung der Anzahl verlängern. Anders als beim L-1 muss der Mitarbeiter die Absicht haben, die USA zu verlassen, wenn sein Status endet. Der Ehepartner ist mit seinem E-Status arbeitsberechtigt, und seine Staatsangehörigkeit spielt keine Rolle.

Die Anforderungen an E-2-Mitarbeiter im Einzelnen stehen im Beitrag E-2 für ausländische Arbeitnehmer, die für E-1-Mitarbeiter unter E-1 für Mitarbeiter.

5H-1B: für Neueinstellungen, selten für Entsandte

Das H-1B ist das Arbeitsvisum für Fachkräfte in Berufen, die ein Studium voraussetzen. Antragsteller ist ein Arbeitgeber in den USA, der den ortsüblichen Lohn zusichert. Für neue Stellen gilt ein Kontingent von 65.000 Plätzen und 20.000 weiteren für Absolventen amerikanischer Masterstudiengänge, vergeben über eine Registrierung im März mit gewichteter Lotterie. Der Arbeitsbeginn liegt frühestens am 1. Oktober.

Für eine Entsendung ist das selten der richtige Weg: Die Firma zu Hause kann es nicht beantragen, der Termin steht fest, und ob der Mitarbeiter ausgewählt wird, entscheidet das Los. Für Personen außerhalb der USA kommt die Zahlung von $100.000 aus der Proklamation hinzu, deren Umsetzung ein Bundesgericht aufgehoben hat. Wann das H-1B trotzdem passt, etwa bei einer Neueinstellung ohne Vorbeschäftigung im Unternehmen, erklärt der Beitrag H-1B Visum: Lotterie, Voraussetzungen und Entsendung; was es kostet, steht unter H-1B Kosten und Gebühren.

Für Mitarbeiter mit herausragenden Leistungen in ihrem Fach kann das O-1 eine Alternative sein. Es verlangt einen eigenen Nachweis dieser Leistungen und ist kein Weg für die übliche Entsendung.

6Die Familie

Bei längeren Entsendungen entscheidet die Familie oft mit, ob der Mitarbeiter überhaupt geht. Die Visa unterscheiden sich hier deutlich.

• L-1: Ehepartner und unverheiratete Kinder unter 21 Jahren kommen mit L-2 und bekommen in der Regel dieselbe Aufenthaltsdauer. Der Ehepartner ist mit seinem Status arbeitsberechtigt; eine eigene Arbeitserlaubniskarte braucht er nicht, kann sie aber beantragen.
• E-1 und E-2: Ehepartner und unverheiratete Kinder unter 21 Jahren kommen mit dem E-Status, ihre Staatsangehörigkeit muss nicht die des Mitarbeiters sein. Der Ehepartner ist mit seinem Status arbeitsberechtigt.
• H-1B: Ehepartner und Kinder kommen mit H-4. Der Ehepartner darf nur arbeiten, wenn für die Fachkraft eine Greencard-Petition I-140 genehmigt ist oder ihr Aufenthalt nach AC21 über sechs Jahre hinaus verlängert wurde, und er braucht dafür eine eigene Arbeitserlaubnis.
• ESTA und B-1: Sie sind für Geschäftsreisen gemacht, nicht für einen Umzug der Familie.

7Die Visa nebeneinander

Die Tabelle unten stellt die Wege nebeneinander. Zwei Zeilen entscheiden in der Praxis am häufigsten: die Vorbeschäftigung, die das L-1 voraussetzt, und das Gehalt, das bei ESTA und B-1 nicht aus den USA kommen darf und beim H-1B aus den USA kommen muss. Die Zeile zur Staatsangehörigkeit ist die Hürde der E-Visa: Ein Mitarbeiter eines deutschen Unternehmens mit einem Pass aus einem Land ohne Vertrag kann nicht als E-2-Mitarbeiter kommen.

Daraus ergibt sich für typische Fälle eine klare Zuordnung. Der Servicetechniker, der für zwei Wochen eine verkaufte Anlage in Betrieb nimmt, reist mit B-1 oder ESTA, bezahlt von der Firma zu Hause. Die Vertriebsleiterin, die seit Jahren im Unternehmen ist und die US-Tochter aufbauen soll, geht mit dem L-1A. Der Ingenieur mit Spezialwissen über die eigenen Verfahren, seit vier Jahren im Haus, geht mit dem L-1B, oder, wenn er dieselbe Staatsangehörigkeit wie das Unternehmen hat, unverzichtbares Wissen mitbringt und die US-Tochter die Eigentumsbedingung erfüllt, mit dem E-Status. Die frisch angeworbene Absolventin ohne Vorbeschäftigung im Unternehmen ist ein Fall für das H-1B oder für ein Jahr Beschäftigung in Europa und danach das L-1.

8Eine Reihenfolge für die Personalabteilung

Wer eine Entsendung vorbereitet, kann die Fragen in dieser Reihenfolge abarbeiten:

1. Tätigkeit und Dauer festlegen: Geschäftsreise ohne Erwerbstätigkeit in den USA oder Arbeit vor Ort, und für wie lange.
2. Vorbeschäftigung prüfen: ein ununterbrochenes Jahr in den letzten drei Jahren im Unternehmen im Ausland, belegt mit Arbeitsvertrag und Gehaltsabrechnungen.
3. Staatsangehörigkeit klären: von Mitarbeiter und Unternehmen, für die E-Visa und für ESTA.
4. Die US-Gesellschaft prüfen: ob es sie gibt, wem sie gehört und ob sie die Stelle tragen kann. Gibt es noch keine, gehören Gründung und Visum in einen Plan, etwa mit einer US-Corporation.
5. Gehaltszahler festlegen: Firma zu Hause, US-Gesellschaft oder beide, abgestimmt mit der Steuer und, wenn die US-Gesellschaft zahlt, mit der Payroll in den USA.
6. Sozialversicherung sichern: die Bescheinigung über die Entsendung beantragen, in Deutschland die D/USA 101, vor dem ersten Arbeitstag.
7. Familie einplanen: wer mitkommt und ob der Ehepartner arbeiten will.
8. Zeitplan rückwärts rechnen: vom ersten Arbeitstag zurück über Termin am Konsulat, Petition bei USCIS und gegebenenfalls die Registrierung im März.

Über ein Visum entscheiden allein die US-Behörden. Wer die Reihenfolge einhält, kennt aber den Weg, die Unterlagen und die Termine, bevor der Flug gebucht ist.

Zusammengefasst

• Für Meetings, Verhandlungen und Messen reicht ESTA für bis zu 90 Tage oder das B-1; Montage und Schulung gehen mit B-1, wenn der Kaufvertrag sie vorsieht und das Gehalt aus dem Ausland kommt.
• Wer ein ununterbrochenes Jahr im Unternehmen gearbeitet hat, geht mit dem L-1 in die US-Gesellschaft, ohne Kontingent und mit Dual Intent.
• E-1 und E-2 nehmen Mitarbeiter mit, die dieselbe Staatsangehörigkeit wie das Unternehmen haben und leiten oder unverzichtbares Wissen mitbringen.
• Das H-1B passt zur Neueinstellung durch eine US-Gesellschaft, selten zur Entsendung: Lotterie im März, Arbeitsbeginn frühestens am 1. Oktober.

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