L-1 für die neue US-Niederlassung: deine Firma schickt dich, das erste Jahr entscheidet

Das L-1 bringt dich auch dann in die USA, wenn dort noch nichts steht außer einer frisch gegründeten Gesellschaft und einem Mietvertrag. Die Vorschriften nennen das „New Office“: eine Niederlassung, die in den USA seit weniger als einem Jahr Geschäfte macht. Der frühe Start hat einen Preis. Die erste Genehmigung gilt höchstens ein Jahr, und danach will USCIS sehen, dass aus dem Plan ein Betrieb geworden ist.

Dieser Leitfaden zeigt, was eine neue Niederlassung im Sinne des L-1 ist, welche Nachweise die Petition braucht, worauf es in den ersten zwölf Monaten ankommt und welche Unterlagen bei der Verlängerung auf dem Tisch liegen müssen. Die allgemeinen Bedingungen, also die Verbindung der Unternehmen und das Jahr Beschäftigung im Ausland, stehen im Leitfaden zu den L-1 Voraussetzungen. Den Überblick über das ganze Visum gibt der L-1-Leitfaden.

1Neu heißt: weniger als ein Jahr im Geschäft

Die Definition steht in den Bundesvorschriften, 8 CFR 214.2(l)(1)(ii)(F). Eine neue Niederlassung ist eine Organisation, die in den USA über eine Muttergesellschaft, eine Zweigniederlassung, ein verbundenes Unternehmen oder eine Tochtergesellschaft seit weniger als einem Jahr Geschäfte betreibt. Es zählt also nicht das Datum der Eintragung, sondern der Beginn der Geschäftstätigkeit. Eine Corporation, die vor zwei Jahren eingetragen wurde und nie etwas verkauft hat, macht noch keine Geschäfte im Sinne der Vorschrift. Eine Tochter, die seit vierzehn Monaten Kunden beliefert, ist dagegen keine neue Niederlassung mehr.

Geschäfte betreiben heißt für USCIS: die regelmäßige, systematische und fortlaufende Erbringung von Waren oder Dienstleistungen. Ein Vertreter, eine Postanschrift oder ein eingetragenes Büro allein ist das nicht. Die Definition gilt für alle vier Formen der Verbindung, und die Organisation kann eine amerikanische oder eine ausländische Gesellschaft sein. Auch ein Unternehmen, das in den USA schon arbeitet und an einem neuen Standort ein weiteres Büro eröffnet, kann nach dem Policy Manual von USCIS die Regeln für neue Niederlassungen nutzen, wenn es die Definition erfüllt.

Eine Formalie wird oft übersehen. Die Petition muss ausdrücklich beantragen, als New Office geprüft zu werden, und darlegen, wie die Niederlassung die Bedingungen erfüllt. Fehlt dieser Antrag, prüft USCIS nach den Maßstäben einer gewöhnlichen Petition. Dann muss eine Gesellschaft ohne Personal und ohne Umsatz schon am Tag des Antrags eine Führungsposition tragen, und das kann sie kaum zeigen. Zu den Punkten, die USCIS bei einer neuen Niederlassung abwägt, zählt das Policy Manual die Höhe der Investition, die geplante Personalstruktur, das Produkt oder die Dienstleistung, die Räume und die Tragfähigkeit des Unternehmens im Ausland.

2Tochter oder Zweigniederlassung: die Verbindung zählt, nicht das Etikett

Für das L-1 kommt es auf die Beziehung zwischen deinem Unternehmen zu Hause und der Einheit in den USA an. Zwei Grundformen tragen eine neue Niederlassung.

2.1Die Tochtergesellschaft

Eine Tochter ist eine eigene Gesellschaft, die deiner GmbH, deiner AG oder deiner österreichischen oder Schweizer Gesellschaft gehört. Die Vorschrift verlangt, dass die Mutter direkt oder indirekt mehr als die Hälfte hält und die Tochter kontrolliert, oder genau die Hälfte hält und kontrolliert, oder bei einem Joint Venture zu gleichen Teilen 50 Prozent mit gleicher Kontrolle und Vetorecht hält, oder weniger als die Hälfte hält, die Tochter aber tatsächlich kontrolliert. Wenn du die Tochter als Corporation (Inc) gründest, belegen die Gründungsurkunde, die Bylaws, das Aktienbuch, die Protokolle und Beschlüsse sowie die Überweisung des Kapitals das Eigentum. Ein Aktienzertifikat allein reicht USCIS in der Regel nicht.

2.2Die Zweigniederlassung

Eine Zweigniederlassung, im Englischen Branch, ist ein Betriebsteil derselben Gesellschaft an einem anderen Ort. Als Belege nennt das Policy Manual etwa eine Gewerbeerlaubnis des Bundesstaats für die ausländische Gesellschaft, die Steuererklärung einer ausländischen Corporation auf Formular 1120-F, Lohnsteuermeldungen auf Formular 941, Lohnbescheinigungen W-2 mit der Zweigniederlassung als Arbeitgeber oder einen Mietvertrag für Büroräume in den USA. Was die beiden Formen für Haftung und Steuern bedeuten, vergleicht der Leitfaden Niederlassung oder Tochtergesellschaft. Den größeren Rahmen, von Vertrieb bis Personal, findest du unter Markteintritt USA.

3Drei Nachweise, bevor das erste Telefon klingelt

Für einen Manager oder eine Führungskraft, die eine neue Niederlassung eröffnen oder dort arbeiten soll, verlangt 8 CFR 214.2(l)(3)(v) drei Dinge. Erstens: Ausreichende Räume für die Niederlassung sind gesichert. Zweitens: Du warst in den drei Jahren vor dem Antrag ein zusammenhängendes Jahr als Manager oder Führungskraft beschäftigt, und deine künftige Stelle gibt dir Führungsbefugnis über den neuen Betrieb. Drittens: Der Betrieb in den USA wird binnen eines Jahres nach der Genehmigung eine Manager- oder Führungsposition tragen.

Den dritten Punkt belegst du mit Angaben zu Art und Umfang der Niederlassung, ihrer Organisationsstruktur und ihren finanziellen Zielen, zur Höhe der Investition in den USA, zur Fähigkeit des Unternehmens im Ausland, dein Gehalt zu zahlen und den Geschäftsbetrieb aufzunehmen, und zur Organisationsstruktur des Unternehmens im Ausland. Eine Besonderheit nennt das Policy Manual ausdrücklich: Für ein L-1A in einer neuen Niederlassung muss dein Jahr im Ausland eine Manager- oder Führungstätigkeit gewesen sein. Ein Jahr als Spezialist reicht hier nicht, auch wenn es bei anderen L-1-Petitionen genügen kann. Was Manager und Führungskraft im Sinne des Gesetzes bedeuten, erklärt der Leitfaden zu den L-1 Voraussetzungen.

Für Spezialisten gilt 8 CFR 214.2(l)(3)(vi). Auch hier müssen Räume gesichert sein; dazu kommt, dass die US-Einheit eine qualifizierende Organisation ist oder wird und dass das Unternehmen dein Gehalt zahlen und den Geschäftsbetrieb aufnehmen kann. Der Spezialist selbst braucht Spezialwissen wie bei jedem L-1B, also besonderes Wissen über Produkte oder Verfahren des Unternehmens. Ein Plan, nach dem er binnen eines Jahres Personal führt, wird von ihm nicht verlangt.

4Räume, die USCIS glauben kann

Die Vorschrift spricht von „sufficient physical premises“, ausreichenden Räumen, die gesichert sind. Weil USCIS die Voraussetzungen zum Zeitpunkt der Antragstellung prüft, müssen die Räume an diesem Tag gesichert sein. Eine Absichtserklärung des Vermieters ist das nicht, ein unterschriebener Mietvertrag schon. Eine reine Postanschrift passt schlecht zu einer Vorschrift, nach der die bloße Anwesenheit eines Büros noch keine Geschäftstätigkeit ist.

Ausreichend ist eine Frage des Plans. Wer im Geschäftsplan einen Vertrieb mit drei Mitarbeitern, einem Lager und Kundenbesuchen beschreibt, braucht Räume, die dazu passen. Wer Ingenieursleistungen für zwei Großkunden erbringt, kommt mit weniger aus. Mach die Räume greifbar: Mietvertrag mit Laufzeit, Fläche und Nutzungszweck, dazu Fotos und ein Grundriss. Die Kosten der Miete gehören in die Finanzplanung, die du ohnehin vorlegst.

5Der Plan für zwölf Monate: vom Macher zum Manager

Am Anfang machst du vieles selbst. Das erwartet auch das State Department: Nach dem Foreign Affairs Manual ist ein Manager in einer neuen Niederlassung in der Anfangsphase stärker im Tagesgeschäft, muss aber die Befugnis und die Absicht haben, Personal einzustellen, und weiten Spielraum bei Zielen und Führung des Unternehmens. Der Plan zeigt, wie aus dieser Anfangsphase innerhalb eines Jahres eine Struktur wird, in der andere die operative Arbeit erledigen und du führst.

Das Gesetz setzt keine Mindestzahl an Mitarbeitern. Wenn USCIS die Personalstärke heranzieht, muss es nach INA 101(a)(44)(C) die vernünftigen Bedürfnisse der Organisation im Licht ihres Zwecks und ihres Entwicklungsstands berücksichtigen. Nach dem Foreign Affairs Manual kann sogar der einzige Angestellte einer Gesellschaft als Manager gelten, wenn seine Hauptaufgabe darin besteht, die wesentlichen Funktionen des Unternehmens durch andere zu planen, zu organisieren und zu steuern. Diese anderen müssen nicht angestellt sein: Das Policy Manual erkennt an, dass kleine Gesellschaften Buchhaltung, Vertrieb, Lager oder Personalverwaltung an Dienstleister vergeben. USCIS fragt dann, wer die nicht leitenden Aufgaben tatsächlich erledigt.

Ein belastbarer Plan für das erste Jahr enthält deshalb:

• ein Organigramm für den Start und eines für das Ende des ersten Jahres, mit den Stellen, die dir berichten,
• Einstellungen oder Dienstleister mit Zeitpunkt, Aufgabe und Budget,
• Umsatz- und Kostenplanung für die ersten Jahre, die zur Investition und zur Personalplanung passt,
• deine Aufgaben mit Anteilen der Arbeitszeit, heute und nach zwölf Monaten,
• die Belege, dass die Muttergesellschaft das Geld hat: Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, ein Beschluss über die Kapitalausstattung der Tochter.

Unterstützung durch das Team zu Hause zählt, wenn sie belegt ist. Eine bloße Erklärung, Mitarbeiter im Ausland würden die Stelle in den USA mittragen, reicht nach dem Policy Manual in der Regel nicht. Organigramme, Mitarbeiterlisten, Lohnunterlagen und Rechnungen zwischen den Gesellschaften machen sie prüfbar.

6Die Firma zu Hause muss weiterlaufen

Das L-1 ist ein Visum für Unternehmen mit zwei Standbeinen. Ein qualifizierendes Unternehmen im Ausland muss während deines gesamten Aufenthalts weiter regelmäßig Waren oder Dienstleistungen erbringen. Eine ruhende Gesellschaft, ein bloßer Vertreter oder eine reine Holding im Ausland genügt nach dem Policy Manual nicht. Das Foreign Affairs Manual sagt es noch deutlicher: Das L-1 ist weder dafür geschaffen, dass Selbständige ihre Selbständigkeit in den USA fortsetzen, noch dafür, ein ausländisches Unternehmen vollständig in die USA zu verlegen. Wer seinen Betrieb ganz verlagern will, braucht einen anderen Weg; welcher passt, klärt der Visa-Fahrplan.

Für dich als Inhaber kommt eine weitere Pflicht hinzu. Ist der Begünstigte Eigentümer oder Hauptgesellschafter des Unternehmens, muss die Petition nach 8 CFR 214.2(l)(3)(vii) belegen, dass sein Einsatz in den USA befristet ist und er danach auf eine Aufgabe im Ausland wechselt. Das gilt für den Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH in Deutschland oder Österreich genauso wie für den Mehrheitsaktionär einer Schweizer AG. Es steht nicht im Widerspruch zur Greencard: Nach 8 CFR 214.2(l)(16) darfst du als L-1-Inhaber zugleich die dauerhafte Aufenthaltserlaubnis anstreben, solange du bereit bist, am Ende deines Aufenthaltsrechts freiwillig auszureisen.

Praktisch heißt das: Zu Hause führt jemand das Geschäft weiter, und die Petition zeigt, wer das ist. Die Verträge zwischen Mutter und Tochter, die Verrechnungspreise und die Frage, wo du Steuern zahlst, gehören ins Steuerkonzept. Arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Fragen der Entsendung behandelt der Leitfaden Entsendung von Mitarbeitern in die USA.

7Nach zwölf Monaten kommt USCIS wieder

Eine gewöhnliche L-Petition kann für bis zu drei Jahre genehmigt werden, eine New-Office-Petition für höchstens ein Jahr. Danach muss die Gesellschaft nach 8 CFR 214.2(l)(7)(i)(A)(3) zeigen, dass sie Geschäfte betreibt. Die Verlängerung verlangt nach 8 CFR 214.2(l)(14)(ii) Belege, dass beide Unternehmen weiterhin qualifizierende Organisationen sind, dass die US-Gesellschaft im vergangenen Jahr Geschäfte betrieben hat, eine Beschreibung deiner Aufgaben im vergangenen Jahr und im Verlängerungszeitraum, eine Aufstellung des Personals mit Zahl der Beschäftigten, Art der Positionen und, bei L-1A, Nachweisen der gezahlten Löhne, sowie Belege für die finanzielle Lage der US-Gesellschaft.

Diese Liste ist die eigentliche Prüfung des New Office. Die Erstgenehmigung beruht auf einem Plan, die Verlängerung auf Zahlen. Wer im elften Monat die erste Stelle ausschreibt, hat bei der Verlängerung wenig vorzuweisen. Plane deshalb rückwärts: Bis zum neunten Monat sollten Einstellungen, Lohnabrechnung über eine Payroll und die ersten Quartalsmeldungen stehen, damit die Unterlagen vollständig sind, wenn der Antrag hinausgeht.

Drei Regeln zur Frist. Die Verlängerung der Petition kann in der Regel nur beantragt werden, solange die ursprüngliche Petition gilt. Verlängerung der Petition und Verlängerung deines Aufenthalts werden zusammen auf Formular I-129 beantragt, und du musst dich beim Einreichen in den USA aufhalten. Und dein Visum im Pass kann nach dem Foreign Affairs Manual länger gültig sein als die Petition; einreisen darfst du trotzdem nur für die Gültigkeit der Petition, mit bis zu zehn Tagen davor und danach.

Nach dem ersten Jahr verlängert USCIS die New-Office-Petition um bis zu zwei Jahre. Danach gilt jede weitere Verlängerung als gewöhnliche L-Verlängerung, wieder in Schritten von bis zu zwei Jahren, bis zur Höchstdauer von sieben Jahren mit L-1A und fünf Jahren mit L-1B. Wie die Fristen im Einzelnen laufen, zeigt der Leitfaden L-1 Gültigkeit, Verlängerung und Höchstdauer. Woran Verlängerungen typischerweise hängen bleiben, steht unter L-1 abgelehnt oder RFE.

8Was die Petition an Gebühren kostet

Die Gebühren für die Petition zahlt das Unternehmen, das sie einreicht. Für eine neue Niederlassung ist eine Zeile der Gebührenordnung besonders interessant: Als kleiner Arbeitgeber gilt nach 8 CFR 106.1(f)(1), wer in den USA höchstens 25 Vollzeitäquivalente beschäftigt, verbundene Unternehmen und Tochtergesellschaften eingerechnet. Gezählt werden Beschäftigte in den USA. Eine neue Tochter, die in Amerika noch niemanden angestellt hat und deren Konzern dort auch sonst keine größere Belegschaft hat, zahlt deshalb die ermäßigte Grundgebühr und die halbe Asylum Program Fee.

Die Gebühr nach Pub. L. 114-113 betrifft nur Arbeitgeber mit mindestens 50 Beschäftigten in den USA, von denen mehr als die Hälfte mit H-1B oder L-Status arbeitet. Für eine neue Niederlassung spielt sie praktisch keine Rolle. Premium Processing ist freiwillig und kostet extra; USCIS sagt dafür eine Entscheidung oder Rückfrage binnen 15 Arbeitstagen zu. Am Konsulat kommt für das Visum selbst die Antragsgebühr des State Department hinzu. Alle Gebühren für Petition und Visum, auch für die Familie, stehen im Leitfaden L-1 Kosten und Gebühren.

9Ab dem ersten Jahr: der Weg zur Greencard

Das L-1 erlaubt Dual Intent: Die Absicht, dauerhaft zu bleiben, steht dem Visum nicht entgegen. Für Manager und Führungskräfte führt der Weg zur Greencard oft über die Kategorie EB-1C für multinationale Manager und Führungskräfte. Für die neue Niederlassung ist eine Bedingung entscheidend: Nach 8 CFR 204.5(j)(3)(i)(D) muss der künftige Arbeitgeber in den USA seit mindestens einem Jahr Geschäfte betreiben. Das erste Jahr des New Office ist also nicht nur die Probezeit für das Visum, sondern auch die Wartezeit für die Greencard.

Daraus folgt eine einfache Planung. Das, was du für die Verlängerung des L-1 brauchst, also Personal, Löhne, Umsatz und eine Führungsrolle, die sich belegen lässt, ist auch das Fundament der EB-1C-Petition. Wie kleine und junge Tochtergesellschaften diese Hürde nehmen, beschreibt der Leitfaden EB-1C für kleine und neue US-Tochtergesellschaften. Den Überblick über alle Wege gibt Vom L-1 zur Green Card.

10Die Reihenfolge, die trägt

Eine neue Niederlassung ist ein Projekt mit zwei Strängen: die Gesellschaft und das Visum. Sie greifen ineinander, und die Reihenfolge entscheidet, ob am Tag des Antrags alles da ist.

1. Die Lage zu Hause klären. Wer führt das Geschäft weiter, wer geht in die USA, und erfüllt diese Person das Jahr als Manager oder Führungskraft? Die Gesellschafterversammlung beschließt über die Gründung der Tochter und ihre Kapitalausstattung.
2. Die US-Gesellschaft gründen. Rechtsform und Bundesstaat festlegen, die EIN beantragen und ein Konto in den USA eröffnen, auf das das Kapital fließt.
3. Räume sichern. Den Mietvertrag unterschreiben, bevor die Petition eingereicht wird.
4. Den Plan schreiben. Organigramme, Einstellungsplan, Finanzplanung und deine Aufgaben, belegt mit den Abschlüssen der Muttergesellschaft.
5. Die Petition einreichen. Formular I-129 mit dem ausdrücklichen Antrag auf Prüfung als New Office, auf Wunsch mit Premium Processing.
6. Das Visum beantragen. Mit der Genehmigung auf Formular I-797 beantragst du das Visum beim zuständigen US-Konsulat; Ablauf und Interview beschreibt der Leitfaden L-1 beantragen.
7. Das erste Jahr dokumentieren. Einstellungen, Löhne, Verträge, Rechnungen und Abschlüsse laufend ablegen, damit die Verlängerung aus fertigen Unterlagen entsteht.
8. Die Verlängerung rechtzeitig einreichen. Solange die erste Petition gilt und während du in den USA bist.

Ob das L-1 für dich und deine Familie der richtige Weg ist oder ob das E-2-Investorenvisum besser passt, hängt vor allem daran, ob zu Hause ein Unternehmen steht, das dich entsenden kann. Steht es, ist das L-1 der schnellere und einfachere Weg, und die neue Niederlassung ist sein natürlicher Anfang.

Zusammengefasst

• Eine neue Niederlassung im Sinne des L-1 ist eine Organisation, die in den USA seit weniger als einem Jahr Geschäfte betreibt; die Petition muss die Prüfung als New Office ausdrücklich beantragen.
• Für L-1A brauchst du gesicherte Räume, ein Jahr als Manager oder Führungskraft im Ausland und einen Plan, nach dem der Betrieb binnen eines Jahres eine echte Führungsposition trägt.
• Die erste Genehmigung gilt höchstens ein Jahr. Für die Verlängerung zeigst du Geschäftstätigkeit, Personal, gezahlte Löhne und die Finanzen der US-Gesellschaft.
• Die Firma zu Hause muss während deines ganzen Aufenthalts weiter Geschäfte machen. Als Inhaber belegst du zusätzlich, dass dein Einsatz in den USA befristet ist.
• Nach einem Jahr Geschäftstätigkeit der US-Gesellschaft öffnet sich auch der Weg zur EB-1C-Greencard.

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