Kleine US-Tochter, große Frage: Trägt deine Firma die EB-1C Green Card?

Viele Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz gehen klein nach Amerika. Eine Corporation, ein gemietetes Büro, zwei oder drei Mitarbeiter, und an der Spitze die Person, die zu Hause schon Verantwortung getragen hat. Irgendwann stellt sich die Frage, ob aus dieser Entsendung ein Bleiben werden kann. Die EB-1C, die Green Card für multinationale Manager und Führungskräfte, ist dafür der naheliegende Weg. Ob sie mit einer kleinen Tochter funktioniert, entscheidet sich nicht an der Zahl der Mitarbeiter allein.

Dieser Leitfaden geht die Punkte durch, an denen kleine und junge US-Gesellschaften am häufigsten hängen: das Jahr Geschäftstätigkeit, die Frage, wer überhaupt Antragsteller sein darf, das Personal, die Stellenbeschreibung, das Gehalt und die Firma zu Hause. Den Überblick über die ganze Kategorie gibt der Leitfaden zur EB-1C Green Card, alle Bedingungen im Detail stehen bei den EB-1C Voraussetzungen.

1Klein ist erlaubt, neu nicht: das erste Jahr Geschäftstätigkeit

Die wichtigste Grenze für junge Töchter steht in 8 CFR 204.5(j)(3)(i)(D): Der amerikanische Arbeitgeber muss bei Einreichung der Petition seit mindestens einem Jahr Geschäfte machen. Eine Regel für neue Niederlassungen, wie sie das L-1 kennt, gibt es bei der EB-1C nicht. Das Policy Manual von USCIS sagt es ausdrücklich: Wer in die USA kommt, um ein neues Büro zu eröffnen, kann diese Green Card nicht bekommen. Der Manager oder die Führungskraft muss zu einem bestehenden Geschäft kommen.

Begründet wird das mit dem Charakter der Kategorie. Beim L-1 für eine neue Niederlassung schaut USCIS nach dem ersten Jahr noch einmal hin, bevor verlängert wird. Die EB-1C dagegen ist dauerhaft, und anders als bei der EB-5 gibt es keine bedingte Greencard, nach der die Firma noch einmal geprüft würde. Also prüft USCIS vorher.

1.1Eingetragen ist nicht gleich im Geschäft

Es zählt nicht das Datum der Eintragung beim Secretary of State, sondern der Beginn der Geschäftstätigkeit. Geschäfte machen heißt nach der Definition in 8 CFR 204.5(j)(2) die regelmäßige, systematische und fortlaufende Erbringung von Waren oder Dienstleistungen. Ein Vertreter, eine Postanschrift oder ein eingetragenes Büro allein reichen nicht. Eine Corporation, die seit zwei Jahren existiert, aber erst seit acht Monaten verkauft, ist für die EB-1C noch zu jung.

Eine Erleichterung hilft vielen Töchtern: Die Kunden müssen keine fremden Dritten sein. Nach einer Entscheidung der Berufungsbehörde von USCIS, auf die das Policy Manual verweist, genügt es, wenn die US-Gesellschaft regelmäßig, systematisch und fortlaufend Waren oder Dienstleistungen an verbundene Unternehmen liefert. Eine Vertriebs- oder Servicetochter, die zunächst vor allem für die Mutter arbeitet, kann also Geschäfte im Sinne der Vorschrift machen, wenn sie das nachweisbar und laufend tut.

Für die Planung bedeutet das: Wer mit einem L-1 für eine neue Niederlassung startet, kann die EB-1C frühestens einreichen, wenn die Tochter ein volles Jahr im Geschäft ist. Wie die beiden Verfahren ineinandergreifen, zeigt der Leitfaden Vom L-1A zur EB-1C Green Card.

2Wer die Petition stellen darf: Tochter ja, Zweigniederlassung nein

Die EB-1C beantragst nicht du selbst. Antragsteller auf dem Formular I-140 ist der amerikanische Arbeitgeber, und der muss mit der Firma, für die du im Ausland gearbeitet hast, in einer bestimmten Weise verbunden sein: als dieselbe Gesellschaft, als Mutter, Tochter oder Schwester. USCIS prüft dabei Eigentum und Kontrolle. Eigentum meint das Recht an den Vermögenswerten mit voller Befugnis zur Kontrolle, Kontrolle das Recht, Gründung, Leitung und Betrieb der Gesellschaft zu bestimmen.

Für kleine Strukturen sind drei Punkte entscheidend, die beim L-1 anders laufen:

• Keine Zweigniederlassung. Ein US-Büro der ausländischen Gesellschaft, das keine eigene amerikanische Gesellschaft ist, darf beim L-1 Manager entsenden, eine EB-1C-Petition aber nicht stellen. Antragsteller muss ein US-Bürger oder eine US-Gesellschaft sein, also eine Corporation, eine Partnership oder eine andere juristische Person nach US-Recht.
• Kein Einzelunternehmen. Ein Einzelunternehmen existiert nicht getrennt von seinem Inhaber. Bietet es dem Inhaber eine Stelle an, wertet USCIS das als unzulässigen Eigenantrag.
• Die eigene Corporation geht. Eine Gesellschaft mit nur einem Gesellschafter oder nur einem Mitarbeiter ist trotzdem eine eigene juristische Person und darf für diesen Gesellschafter einen Antrag stellen.

Hinzu kommt eine Grenze, die Investoren kennen sollten: Wer selbst nur ein befristetes Visum hat, etwa als E-2-Investor, kann niemandem eine Dauerstelle für die EB-1C anbieten. Es muss die US-Gesellschaft sein, nicht ihr Gesellschafter als Person. Wenn du die Tochter erst gründest, ist die Corporation (Inc) die übliche Form, weil Aktienbuch, Protokolle und Beschlüsse Eigentum und Kontrolle sauber belegen.

Wer auf Stimmrechtsvollmachten statt auf Mehrheitsbesitz setzt, muss zeigen, dass diese Vollmachten vom Tag der Einreichung bis zur Entscheidung unwiderruflich sind. Und die Verbindung muss bestehen bleiben, bis du Permanent Resident bist. Die Tabelle unten zeigt die gängigen Konstellationen.

3Personal: was USCIS bei fünf Mitarbeitern sieht

Die Angst vieler Inhaber kleiner Töchter lautet: zu wenig Personal. Das Gesetz nimmt sie ernst und begrenzt sie zugleich. Nach INA 101(a)(44)(C) muss USCIS, wenn es die Personalstärke als Faktor heranzieht, den vernünftigen Bedarf der Organisation berücksichtigen, gemessen an ihrem Zweck und ihrem Entwicklungsstand. Niemand ist Manager, nur weil er viele Leute führt, und niemand ist es nicht, nur weil es wenige sind.

Das Policy Manual konkretisiert, was das heißt. Die US-Gesellschaft muss Geschäfte in einem Umfang betreiben, der eine Person erfordert, die überwiegend leitende Aufgaben wahrnimmt. Geprüft werden Art und Größe des Geschäfts, die Organisationsstruktur und das Produkt oder die Dienstleistung. Den Bedarf der Firma an Personal und Struktur muss der Antragsteller selbst darlegen. Umgekehrt darf der Sachbearbeiter seine eigene, nicht belegte Vorstellung von üblicher Geschäftspraxis nicht zum Maßstab machen.

3.1Wer die laufende Arbeit erledigt

Die entscheidende Frage ist nicht, wie viele Menschen auf der Gehaltsliste stehen, sondern wer die tägliche Arbeit macht. Für Führungskräfte sagt das Policy Manual: Es muss genug Personal geben, zum Beispiel auch freie Mitarbeiter oder andere, damit die Führungskraft überwiegend führt. Ein Titel wie President oder CEO allein macht niemanden zur Führungskraft, auch nicht, wenn er als Inhaber einen Teil seiner Zeit mit der Leitung verbringt.

Auch ein Ein-Personen-Büro ist nicht ausgeschlossen. Das Policy Manual hält aber fest, wie schwer das zu belegen ist: Wer allein ist, verbringt normalerweise den größten Teil seiner Zeit mit der Arbeit, die das Geschäft eben macht. Am Ende zählt das Gesamtbild: Geschäft, Struktur, Personal, deine Befugnisse, die Arbeit der anderen und ob sie dich von operativen und administrativen Aufgaben entlastet.

3.2Die Gruppe hinter der Tochter zählt mit

Für kleine Töchter großer Unternehmen ist ein Punkt wichtig, den das Policy Manual mit einer Grundsatzentscheidung der Berufungsbehörde belegt. In Matter of Z-A-, Inc. aus dem Jahr 2016, ergangen zum L-1A, heißt es: Beim Personal ist der vernünftige Bedarf der Organisation als Ganzes zu berücksichtigen, einschließlich der verbundenen Gesellschaften. Wer in den USA mit zwei Leuten sitzt, aber eine Funktion leitet, die von Teams im Mutterhaus getragen wird, kann das zeigen. Wie die Rolle des Function Managers geprüft wird, erklärt der Leitfaden Manager, Executive oder Function Manager?

Zwei Grenzen gelten auch hier. Ein Vorgesetzter der ersten Ebene ist kein Manager, nur weil er beaufsichtigt, es sei denn, die beaufsichtigten Mitarbeiter sind Fachkräfte mit entsprechender Ausbildung. Und künstliche Hierarchiestufen oder aufgeblähte Titel helfen nicht. Drei Mitarbeiter mit den Titeln Director, Senior Manager und Head of Operations, die alle verkaufen, machen aus dir keinen Manager von Managern.

4Die Stellenbeschreibung, die eine kleine Firma tragen kann

Für kleinere Organisationen kann der Sachbearbeiter eine Beschreibung der gesamten Führungs- und Managementstruktur anfordern, mit Stellenbeschreibungen für alle leitenden Positionen. Bei einer Tochter mit fünf Leuten ist das schnell die ganze Firma. Gut, wenn diese Beschreibung schon in der Petition steht.

Das Policy Manual sagt, worauf geachtet wird. Konkrete Angaben sind ein wichtiges Indiz. Wer nur den Wortlaut des Gesetzes wiederholt oder umschreibt, erfüllt seine Beweislast nicht. Erledigst du auch operative oder administrative Aufgaben, muss die Beschreibung zeigen, welcher Anteil deiner Arbeit leitend ist und welcher nicht. Wer überwiegend nicht leitend arbeitet, ist im Sinne des Gesetzes weder Manager noch Führungskraft.

Für die Praxis einer kleinen Tochter heißt das:

• Aufgaben mit Zeitanteilen beschreiben, und zwar so, dass die Anteile zur Größe der Firma passen.
• Für jede Aufgabe, die du nicht selbst erledigst, sagen, wer sie erledigt: Mitarbeiter in den USA, freie Mitarbeiter, Dienstleister, das Team der Mutter.
• Ein Organigramm einreichen, dessen Stufen die tatsächliche Arbeit spiegeln, mit Namen, Aufgaben und Gehältern.
• Belegen, was die Stufen unter dir tun: Lohnabrechnungen, Verträge mit Dienstleistern, Rechnungen, Arbeitsergebnisse.

Saubere Lohnunterlagen sind dabei mehr als Bürokratie. Lohnabrechnung und Meldungen für die Mitarbeiter in den USA sind der Beleg, dass das Personal existiert. Wenn ihr das noch nicht eingerichtet habt, ist Payroll der Baustein dafür.

5Gehalt zahlen können: die Finanzprüfung

Jede Petition, die ein Stellenangebot voraussetzt, muss zeigen, dass der amerikanische Arbeitgeber das angebotene Gehalt zahlen kann. So steht es in 8 CFR 204.5(g)(2). Die Fähigkeit muss ab dem Priority Date bestehen und bis zur Greencard andauern. Das Priority Date ist bei der EB-1C der Tag, an dem die vollständige, unterschriebene Petition mit der richtigen Gebühr bei USCIS eingeht.

Als Nachweis nennt die Vorschrift Geschäftsberichte, Bundessteuererklärungen oder geprüfte Jahresabschlüsse. Nur bei mindestens 100 Beschäftigten kann USCIS sich mit der Erklärung eines Finanzverantwortlichen begnügen. Eine kleine Tochter legt also Zahlen vor. Gewinn- und Verlustrechnungen, Kontoauszüge und Personalunterlagen kann sie ergänzen, und USCIS kann sie anfordern.

Für eine junge Tochter heißt das: Das erste Steuerjahr sollte abgeschlossen und erklärt sein, bevor die Petition eingeht, oder ein geprüfter Abschluss liegt vor. Ein Verlust im ersten Jahr ist dabei nicht automatisch das Ende, aber dann muss der Rest der Unterlagen tragen. Eine Mindesthöhe für das Gehalt nennen die Vorschriften für die EB-1C nicht. Gezahlt werden können muss es trotzdem, und es sollte zu der Rolle passen, die die Petition beschreibt. Wie Gewinne, Kosten und konzerninterne Leistungen zwischen Mutter und Tochter sauber verbucht werden, ist Teil des Steuerkonzepts.

6Die Firma zu Hause muss weiterlaufen

Die EB-1C ist die Green Card für multinationale Manager. Multinational heißt nach der Definition der Vorschrift: Die Gesellschaft, ihr verbundenes Unternehmen oder ihre Tochter macht in zwei oder mehr Ländern Geschäfte, eines davon die USA. Daraus folgt eine Regel, die gerade Inhaber kleiner Unternehmen überrascht.

Nach dem Policy Manual müssen der amerikanische Arbeitgeber und mindestens eine qualifizierende Organisation im Ausland weiter Geschäfte machen, bis das Einwanderungsvisum erteilt oder der Status in den USA angepasst ist. Stellt die Firma im Ausland ihren Betrieb vollständig ein, zum Beispiel weil sie samt aller verbundenen Gesellschaften schließt oder ganz in die USA umzieht, entfällt die Grundlage für die EB-1C. Die Verbindung zwischen den Firmen muss bei Einreichung bestehen und bis zur Entscheidung erhalten bleiben. Wird die Firma im Ausland vor der Einreichung umgebaut, kann eine Nachfolgegesellschaft an ihre Stelle treten, wenn sie das belegt.

Wer also plant, die GmbH in die USA zu verlegen, den Betrieb in Deutschland, Österreich oder der Schweiz zu verkaufen oder stillzulegen, stimmt die Reihenfolge mit der Greencard ab. Erst die Greencard, dann der Umbau: Diese Folge hält die Grundlage der EB-1C bis zum Schluss intakt. Die steuerliche Seite eines Wegzugs aus Deutschland, etwa die Wegzugsbesteuerung, behandelt wohnsitzausland.com im Detail.

7Familienunternehmen: wenn Verwandte beteiligt sind

Kleine Töchter gehören oft Familien. Für die EB-1C ist das kein Hindernis, kann aber ein Formular mehr bedeuten. Bei beschäftigungsbasierten Greencards verlangt 8 CFR 213a.2 eine Unterhaltserklärung auf Formular I-864, wenn ein Verwandter, der US-Bürger oder Permanent Resident ist, die Petition gestellt hat oder eine wesentliche Beteiligung an der antragstellenden Gesellschaft hält. Wesentlich heißt nach 8 CFR 213a.1: mindestens 5 Prozent. Als Verwandte zählen Ehepartner, Eltern, Kinder und Geschwister. Geschwister lösen die Pflicht nur aus, wenn sie US-Bürger sind.

Der Verwandte muss dann zeigen, dass er den Unterhalt in Höhe von mindestens 125 Prozent der amerikanischen Armutsgrenze für seinen Haushalt tragen kann. Hält etwa dein Bruder mit US-Staatsbürgerschaft 10 Prozent an der US-Tochter, gehört diese Erklärung in die Planung. Hält niemand aus der Familie mit US-Status Anteile, stellt sich die Frage nicht.

8Die Reihenfolge für Gründer kleiner Töchter

Aus den Regeln ergibt sich eine typische Abfolge für Unternehmer, die eine kleine Tochter selbst aufbauen:

1. Die US-Gesellschaft gründen, als Tochter oder Schwester der Firma zu Hause, mit klar dokumentiertem Eigentum.
2. Mit dem L-1A in die USA gehen, bei einer neuen Niederlassung mit einer ersten Genehmigung von höchstens einem Jahr. Voraussetzung ist ein Jahr Beschäftigung als Manager oder Führungskraft bei der Firma im Ausland.
3. Das erste Jahr nutzen, um echtes Geschäft und echtes Personal aufzubauen: Kunden, Umsatz, Mitarbeiter oder Dienstleister, Lohnabrechnung, Steuererklärung.
4. Das L-1A verlängern. Die Prüfung nach dem ersten Jahr ist zugleich die Generalprobe für die EB-1C.
5. Die I-140 einreichen, sobald die Tochter ein volles Jahr Geschäfte macht, die Zahlen das Gehalt tragen und die Stellenbeschreibung zur Firma passt.

Eine kleine Firma hat bei den Gebühren sogar einen Vorteil. Wer höchstens 25 Vollzeitäquivalente in den USA beschäftigt, verbundene Gesellschaften eingerechnet, zahlt bei der I-140 eine Asylum Program Fee von $300 statt $600. Alle Gebühren stehen im Leitfaden zu den EB-1C Kosten. Wenn die Personalfrage im Verfahren doch aufkommt, zeigt der Leitfaden EB-1C abgelehnt oder RFE, wo die typischen Streitpunkte liegen.

Zusammengefasst

• Eine kleine US-Gesellschaft kann die EB-1C tragen, eine neue nicht: Sie muss bei Einreichung seit mindestens einem Jahr regelmäßig Geschäfte machen.
• Den Antrag stellt eine eigene US-Gesellschaft mit einer qualifizierenden Verbindung zur Firma im Ausland. Eine Zweigniederlassung oder ein Einzelunternehmen kann es nicht.
• USCIS zählt nicht nur Köpfe, sondern prüft, ob genug Leute die laufende Arbeit erledigen, gemessen am vernünftigen Bedarf und am Entwicklungsstand der Firma.
• Die US-Gesellschaft muss dein Gehalt ab dem Tag der Einreichung zahlen können, belegt mit Steuererklärung, Geschäftsbericht oder geprüftem Abschluss.
• Die Firma zu Hause muss bis zur Greencard weiter Geschäfte machen. Wer sie ganz in die USA verlegt, verliert die Grundlage.

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