Manager, Executive oder Function Manager? Welche Rolle deine EB-1C trägt

Die Frage, an der die meisten EB-1C-Petitionen hängen, klingt harmlos: Bist du ein Manager? Im Alltag ist die Antwort schnell gegeben. Wer ein Team führt, ein Budget verantwortet oder im Handelsregister als Geschäftsführer steht, ist Manager. Im amerikanischen Einwanderungsrecht ist das anders. Dort ist „managerial capacity“ ein gesetzlich definierter Begriff, und „executive capacity“ ein zweiter. Beide sind enger als der deutsche Sprachgebrauch.

Dieser Leitfaden erklärt die drei Wege, auf denen du als leitend gelten kannst: als Personnel Manager, als Function Manager und als Executive. Er zeigt, worauf USCIS bei jedem Weg achtet, wie eine belastbare Stellenbeschreibung aufgebaut ist und warum kleine Gesellschaften dabei nicht automatisch verlieren. Dieselben Begriffe gelten übrigens für das L-1A-Visum; wer dort schon geprüft wurde, kennt die Fragen.

1Drei Rollen, ein Prüfwort: überwiegend

Das Gesetz definiert leitende Tätigkeit in 8 U.S.C. 1101(a)(44). Unter „managerial capacity“ fallen zwei Gruppen: wer Menschen führt (der Personnel Manager) und wer eine wesentliche Funktion leitet (der Function Manager). Unter „executive capacity“ fällt, wer die Organisation oder einen großen Teil davon lenkt. Die Vorschriften von USCIS in 8 CFR 204.5(j)(2) wiederholen diese Definitionen für die EB-1C wörtlich.

Alle Definitionen beginnen mit demselben Satz: Eine Aufgabe, bei der der Mitarbeiter „primarily“ bestimmte Dinge tut. Das ist das Prüfwort, auf das es ankommt. Du musst nicht ausschließlich leiten. Du darfst Kundengespräche führen, eine Präsentation selbst bauen oder in einer Krise mit anpacken. Aber der überwiegende Teil deiner Arbeit muss leitend sein. Wer die meiste Zeit die Arbeit erledigt, die das Unternehmen verkauft, gilt nicht als Manager, auch wenn er der Inhaber ist.

Die Rolle muss auf beiden Seiten passen: bei deiner Tätigkeit im Ausland, die das eine Jahr in den drei Jahren vor der Petition ausmacht, und bei der Stelle in den USA. Du musst dabei nicht beide Male dieselbe Rolle haben. Ein Bereichsleiter, der in der deutschen Muttergesellschaft ein Team aus Ingenieuren führt, kann in den USA als Executive die Tochter leiten.

2Der Personnel Manager: wer Führungskräfte oder Fachleute führt

Der Personnel Manager ist das, was man sich unter einem Manager vorstellt, mit einer wichtigen Einschränkung. Er leitet die Organisation, eine Abteilung, einen Teilbereich oder eine Komponente. Er beaufsichtigt und steuert die Arbeit anderer Aufsichtspersonen, Fachkräfte oder Manager. Er hat die Befugnis, die direkt unterstellten Mitarbeiter einzustellen und zu entlassen oder solche Schritte zu empfehlen, ebenso Beförderungen und Urlaub. Und er hat Ermessen über das Tagesgeschäft seines Bereichs.

Die Einschränkung steht im Gesetz selbst: Ein Vorgesetzter in der ersten Ebene ist nicht schon deshalb Manager, weil er andere beaufsichtigt, es sei denn, diese Mitarbeiter sind Professionals. Als Profession gilt in denselben Vorschriften ein Beruf, für den ein Bachelor-Abschluss oder ein gleichwertiger ausländischer Abschluss die Mindestvoraussetzung ist. Ein Schichtleiter in der Produktion, der zwölf angelernte Kräfte einteilt, ist danach kein Manager. Eine Leiterin der Konstruktion, der fünf Ingenieure berichten, kann es sein.

USCIS schaut dabei genau auf die Ebenen unter dir. Der Policy Manual warnt ausdrücklich vor künstlichen Hierarchiestufen und aufgeblähten Titeln: Wenn im Organigramm drei „Manager“ stehen, die in Wahrheit Sachbearbeiter sind, trägt das die Petition nicht. Die Aufgaben deiner Mitarbeiter müssen zu ihrer Position in der Struktur passen, und USCIS darf sich dazu Stellenbeschreibungen, Gehälter und Lohnunterlagen ansehen.

3Der Function Manager: wer eine Funktion leitet statt Menschen

Der Function Manager ist die Rolle, die bei der EB-1C am meisten Missverständnisse erzeugt und die meisten Rückfragen. Gemeint ist jemand, der keine oder nur wenige Mitarbeiter direkt führt, aber für eine wesentliche Funktion des Unternehmens verantwortlich ist. Das kann die Finanzplanung sein, das Produktmanagement einer Linie, die Qualitätssicherung oder der Vertrieb eines Geschäftsbereichs.

USCIS hat die Prüfung in einer Entscheidung des Administrative Appeals Office festgelegt, die für alle Mitarbeiter der Behörde verbindlich ist (Matter of G-, Adopted Decision 2017-05). Danach musst du fünf Dinge zeigen. Die Funktion ist eine klar umrissene Tätigkeit. Sie ist wesentlich, also Kern des Geschäfts und nicht Beiwerk. Du leitest sie überwiegend, statt sie selbst auszuführen. Du arbeitest auf hoher Ebene, in der Hierarchie der Organisation oder innerhalb der Funktion. Und du hast Ermessen über das Tagesgeschäft dieser Funktion.

Der dritte Punkt ist der schwierige. Wer eine Funktion leitet, braucht jemanden, der ihre Arbeit erledigt. Im Beispiel, das der Policy Manual aus der Entscheidung übernimmt, leitete der Antragsteller ein Team für Finanzplanung und Analyse, das die monatliche Umsatzprognose verantwortete. Sechs direkte und drei indirekte Mitarbeiter übernahmen die Routinearbeit, sodass er Richtlinien und Ziele entwickeln und langfristige Strategien steuern konnte. Dass er seine direkten Mitarbeiter auch führte, sprach nicht gegen ihn.

Wichtige Anhaltspunkte sind laut Policy Manual der Umfang des Geschäfts, die Struktur und Personalstärke, der Wert der Budgets, Produkte oder Leistungen, die du steuerst, und vor allem deine Befugnis, das Unternehmen auf eine Linie oder eine Ausgabe festzulegen. Wer über ein relevantes Budget selbst entscheidet, hat ein starkes Argument. Wer jede Ausgabe über 500 Dollar von der Zentrale freigeben lassen muss, hat ein schwaches.

Ein Function Manager muss seine Funktion nicht allein in der US-Gesellschaft verankern. Nach einer zweiten verbindlichen Entscheidung (Matter of Z-A-, Adopted Decision 2016-02, ergangen zum L-1A) berücksichtigt USCIS auch deine Rolle in der gesamten internationalen Gruppe. Wenn Teams der Muttergesellschaft in Deutschland, Österreich oder der Schweiz Arbeit für deine Funktion erledigen, gehört das in die Petition.

4Der Executive: wer Ziele setzt und nur dem Board berichtet

Der Executive steht in der Hierarchie über dem Manager. Er lenkt die Organisation oder einen großen Teil oder eine große Funktion davon, legt Ziele und Richtlinien fest, hat einen weiten Ermessensspielraum und erhält selbst nur allgemeine Vorgaben von höheren Führungskräften, dem Board oder den Gesellschaftern. Für den Geschäftsführer einer US-Tochter, der an die Geschäftsführung der deutschen Mutter berichtet, ist das oft die naheliegende Einordnung. In der Schweiz entspricht das häufig einem Mitglied der Geschäftsleitung, in Österreich ebenso dem Geschäftsführer.

Auch hier rettet der Titel nichts. USCIS sagt ausdrücklich, dass niemand Executive ist, nur weil er einen entsprechenden Titel trägt oder einen Teil seiner Zeit damit verbringt, als Inhaber oder einzige Führungskraft das Unternehmen zu lenken. Es muss genug Personal geben, eigene Mitarbeiter, Vertragspartner oder andere, das das Tagesgeschäft erledigt. Nur dann kannst du überwiegend in der Leitungsfunktion arbeiten.

Daraus folgt eine Faustregel für die Praxis: Je höher die Rolle, desto mehr Struktur muss unter ihr liegen. Ein Executive ohne Manager unter sich ist schwer zu begründen. Wer eine US-Tochter mit drei Mitarbeitern leitet, fährt mit der Einordnung als Personnel Manager oder Function Manager oft besser.

5Was überwiegend heißt: die Stellenbeschreibung mit Zeitanteilen

Das wichtigste Dokument der Petition ist die Stellenbeschreibung. Das Gesetz verlangt, dass das Stellenangebot die Aufgaben klar beschreibt. Der Policy Manual wird deutlicher: Konkrete Angaben sind ein wesentliches Indiz, ob die Aufgaben leitend sind. Wer nur den Gesetzestext wiederholt oder umschreibt, erfüllt die Beweislast nicht. Erledigst du auch operative oder administrative Aufgaben, muss die Beschreibung zeigen, welcher Anteil leitend ist und welcher nicht. Beim Function Manager verlangt USCIS ausdrücklich die Zeitanteile je Aufgabe.

Ein Satz wie „steuert die Geschäftsentwicklung und trifft strategische Entscheidungen“ hilft daher wenig. Besser ist: welche Entscheidungen, über welches Budget, mit wem abgestimmt, mit welchem Anteil der Woche. Die Tabelle zeigt, wie eine solche Gliederung aussehen kann. Sie ist ein Beispiel, keine Vorlage: Die Prozentzahlen müssen deiner tatsächlichen Arbeit entsprechen, denn USCIS kann sie an Organigramm, Gehältern und Zahlen des Unternehmens überprüfen.

Zur Stellenbeschreibung gehören ein Organigramm mit Namen, Titeln und Aufgaben der Mitarbeiter unter dir, Nachweise, dass diese Mitarbeiter tatsächlich beschäftigt sind, und eine entsprechende Beschreibung deiner Tätigkeit im Ausland. Welche weiteren Unterlagen in die Petition gehören, steht im Leitfaden Ablauf und Unterlagen.

6Kleine Organisationen und der vernünftige Bedarf

Für kleine Gesellschaften enthält das Gesetz eine wichtige Schutzklausel. Wenn USCIS die Personalstärke als Kriterium heranzieht, muss die Behörde den vernünftigen Bedarf der Organisation berücksichtigen, gemessen an ihrem Zweck und ihrem Entwicklungsstand (8 U.S.C. 1101(a)(44)(C)). Niemand gilt nur wegen der Zahl der Menschen, die er führt, als leitend. Umgekehrt heißt das: Eine kleine Vertriebstochter mit vier Mitarbeitern kann einen Manager brauchen, eine große Produktionsstätte mit vierzig Mitarbeitern ohne zweite Führungsebene vielleicht keinen.

Den vernünftigen Bedarf muss allerdings der Antragsteller belegen. Der Policy Manual sagt, dass USCIS dabei nicht von unbelegten Vorstellungen über übliche Geschäftspraxis ausgehen soll, aber eben auch nicht von unbelegten Behauptungen des Unternehmens. Hilfreich sind Zahlen zum Umsatz, zu Kunden, zu ausgelagerten Leistungen und zur Rolle der Muttergesellschaft. Auch ein Ein-Personen-Büro ist nicht ausgeschlossen, doch wer allein ist, erledigt nach der Erfahrung der Behörde meist auch die Alltagsarbeit. Wie kleine und neue Gesellschaften diese Hürde nehmen, behandelt der Leitfaden EB-1C für kleine und neue US-Tochtergesellschaften.

7Welche Rolle passt zu dir?

Drei Fragen helfen bei der Einordnung. Erstens: Führst du Menschen, die selbst führen oder einen Hochschulabschluss für ihre Arbeit brauchen, und entscheidest du über deren Einstellung? Dann liegt der Personnel Manager nahe. Zweitens: Verantwortest du eine Funktion, die für das Geschäft wesentlich ist, mit eigenem Budget und eigener Entscheidungsbefugnis, während andere die laufende Arbeit erledigen? Dann ist der Function Manager der richtige Weg. Drittens: Setzt du die Ziele der ganzen Gesellschaft oder eines großen Bereichs und berichtest nur an Gesellschafter oder Board? Dann bist du Executive, vorausgesetzt, unter dir arbeitet eine Struktur, die das Tagesgeschäft trägt.

Passt keine der drei Antworten, ist die EB-1C vielleicht nicht der richtige Weg, oder noch nicht. Wer als Spezialist ohne Leitungsfunktion arbeitet, etwa mit einem L-1B, kann nach dem Policy Manual nicht allein über Spezialwissen in die EB-1C. Er kann aber hineinwachsen, wenn er im Ausland leitend tätig war und die Gruppe ihn in den USA dauerhaft leitend einsetzen will. Welche Fehler bei der Einordnung zu Rückfragen führen, zeigt der Leitfaden EB-1C abgelehnt oder RFE, und alle übrigen Bedingungen der Kategorie stehen unter EB-1C Voraussetzungen.

Zusammengefasst

• Für die EB-1C musst du überwiegend leitend tätig sein: als Personnel Manager, als Function Manager oder als Executive. Ein Titel allein beweist nichts.
• Der Function Manager leitet eine klar umrissene, wesentliche Funktion auf hoher Ebene und steuert sie, statt ihre Arbeit selbst zu tun.
• USCIS erwartet eine konkrete Stellenbeschreibung mit Zeitanteilen und ein Organigramm, das dazu passt.
• Bei kleinen Gesellschaften zählt der vernünftige Bedarf der Organisation, nicht die bloße Zahl der Mitarbeiter.

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