E-1 für Mitarbeiter: wen deine Firma nach Amerika mitnehmen kann und wann der Pass entscheidet

Ein Handelsgeschäft mit Amerika baut niemand allein auf. Irgendwann braucht die US-Gesellschaft einen Vertriebsleiter, der die Produkte kennt, eine Technikerin, die die Maschinen beim Kunden in Betrieb nimmt, oder einen Controller, der die Zahlen mit dem Mutterhaus abstimmt. Das E-1 sieht dafür einen eigenen Weg vor: Mitarbeiter eines E-1-Unternehmens können selbst ein E-1 bekommen. Die Bedingungen sind aber andere, als viele erwarten. Es kommt nicht darauf an, wie lange jemand schon für dich arbeitet, sondern welchen Pass er hat, welche Aufgabe er übernimmt und ob dein Unternehmen selbst die E-1-Voraussetzungen erfüllt. Diese Seite zeigt, wen du mitnehmen kannst und wo die Grenzen liegen.

1Wer als E-1-Mitarbeiter in Frage kommt

Die Verordnung der Einwanderungsbehörde nennt zwei Gruppen. Die erste sind Mitarbeiter, die in die USA kommen, um Aufgaben von leitendem oder beaufsichtigendem Charakter zu übernehmen. Die zweite sind Mitarbeiter in einer geringeren Position, deren besondere Qualifikationen ihre Arbeit für den effizienten Betrieb des Unternehmens unerlässlich machen. Wer weder führt noch unerlässlich ist, kommt nicht in Frage, auch wenn er ein geschätzter Kollege ist.

Dazu kommen zwei Bedingungen, die für jeden Mitarbeiter gelten. Er muss dieselbe Staatsangehörigkeit haben wie das Unternehmen, für das er arbeitet. Ein deutsches E-1-Unternehmen kann also deutsche Mitarbeiter mitnehmen, aber keine polnischen oder amerikanischen über das E-1. Und er muss, wie der Händler selbst, die Absicht haben, die USA am Ende seines E-Status zu verlassen.

Wer diese Voraussetzungen erfüllt, wird ebenso behandelt wie der Händler: dasselbe Visum, dieselben zwei Jahre Aufenthalt je Einreise, dieselben Familienregeln.

2Der Arbeitgeber muss selbst E-1-fähig sein

Bevor es um den Mitarbeiter geht, prüft der Konsularbeamte das Unternehmen. Das Foreign Affairs Manual nennt drei Voraussetzungen. Erstens muss der Arbeitgeber die Staatsangehörigkeit des Vertragsstaats haben: als Einzelperson selbst, als Unternehmen dadurch, dass mindestens 50 Prozent der Eigentümer Staatsangehörige dieses Staats sind. Zweitens müssen Arbeitgeber und Mitarbeiter dieselbe Staatsangehörigkeit haben. Drittens muss ein Arbeitgeber, der selbst in den USA lebt, dort im E-Status sein.

Die Staatsangehörigkeit eines Unternehmens richtet sich nach den Menschen, denen es gehört, nicht nach dem Ort der Gründung. Eine Corporation in Delaware, die einer GmbH gehört, deren Gesellschafter Deutsche sind, ist für das E-1 ein deutsches Unternehmen. Gehört ein Unternehmen wiederum einem anderen, wird jede Stufe geprüft, bis zu den Personen am Ende der Kette.

Zwei Sonderfälle kosten in der Praxis viele Anträge. Ein Eigentümer, der eine Green Card hat, kann keine E-Mitarbeiter in die USA holen, und seine Anteile zählen bei der Staatsangehörigkeit des Unternehmens nicht mit. Und Doppelstaatsbürger müssen sich entscheiden: Ein Unternehmen hat für E-Zwecke nur eine Staatsangehörigkeit, außer es gehört zu gleichen Teilen Staatsangehörigen zweier Vertragsstaaten. Dann können Mitarbeiter beider Staatsangehörigkeiten ein E-Visum bekommen. Die Tabelle unten zeigt typische Konstellationen.

Und schließlich muss das Unternehmen den E-1-Handel selbst treiben: substanziell, bereits laufend und zu mehr als 50 Prozent zwischen den USA und dem Vertragsstaat. Wie das gemessen wird, steht unter E-1 Voraussetzungen. Erfüllt eine US-Tochter diese Regel, kommt es nicht darauf an, ob der einzelne Mitarbeiter auch Geschäfte mit Drittstaaten oder im US-Inland betreut. Bei einer Zweigniederlassung zählt dagegen der Handel des ganzen Unternehmens.

3Führungskräfte und Aufsicht

Was leitend oder beaufsichtigend heißt, definieren die Vorschriften des Außenministeriums knapp. Eine leitende Position gibt dem Mitarbeiter große Befugnis, Politik und Richtung des Unternehmens zu bestimmen. Eine beaufsichtigende Position gibt ihm Verantwortung für einen erheblichen Teil des Geschäfts und besteht in der Regel nicht darin, einfache Mitarbeiter direkt zu beaufsichtigen. In beiden Fällen muss die Führungsaufgabe die Haupt- und Kernfunktion der Stelle sein, keine Nebensache.

Das Foreign Affairs Manual sagt den Beamten, worauf sie schauen: Titel und Stellung im Organigramm, die Aufgaben, wie viel Kontrolle der Mitarbeiter über das Gesamtgeschäft oder einen wesentlichen Teil davon hat, wie viele und wie qualifizierte Leute er führt, das Gehalt und seine bisherige Führungserfahrung. Es gibt auch ein Beispiel, das man sich merken sollte: Der Titel Vice President oder Manager kann in einem großen Betrieb mit vielen Mitarbeitern etwas aussagen. In einem kleinen Büro mit zwei Leuten sagt derselbe Titel für sich genommen wenig.

Für kleine US-Gesellschaften heißt das: Ein Vertriebsleiter, der in Wahrheit allein Kunden besucht und Angebote schreibt, ist kein Manager im Sinne des E-1. Ein Vertriebsleiter, der ein Team aufbaut, Händler steuert und für den US-Umsatz verantwortlich ist, kann einer sein. Entscheidend ist, was im Organigramm steht und was die Zahlen zeigen.

4Unerlässliche Spezialisten

Die zweite Gruppe sind Mitarbeiter mit besonderen Qualifikationen. Hier gibt es keine feste Formel. Das Foreign Affairs Manual sagt ausdrücklich, dass sich Unerlässlichkeit nicht mit einem schematischen Test entscheiden lässt, sondern nur am Einzelfall. Die Beamten schauen auf die Erfahrung und Ausbildung, die für die Fähigkeit nötig ist, wie einzigartig sie ist, ob in den USA Arbeitskräfte mit diesen Fähigkeiten verfügbar sind, welches Gehalt sie einbringt, wie nachgewiesen die Expertise des Mitarbeiters ist und welche Aufgabe er übernimmt. Die Beweislast liegt beim Unternehmen und beim Mitarbeiter.

Zwei Klarstellungen helfen bei der Planung. Erstens müssen Spezialisten nicht schon vorher bei dir gearbeitet haben. Ein Unternehmen darf Fähigkeiten brauchen, die es noch nicht auf der Gehaltsliste hat. Zweitens können in der Aufbauphase auch gewöhnlich qualifizierte Fachkräfte unerlässlich sein, wenn ihre Unerlässlichkeit aus ihrer Kenntnis des Betriebs zu Hause kommt: der Monteur, der die Anlagen des Mutterhauses kennt, oder die Mitarbeiterin, die amerikanische Kollegen in die Abläufe einarbeitet. Nicht genug ist dagegen, Deutsch zu sprechen und die deutsche Geschäftskultur zu kennen. Die Verordnung sagt ausdrücklich, dass Sprache und Kultur allein keine besondere Qualifikation sind.

5Wie lange ein Spezialist bleiben darf

Bei Spezialisten fragt der Beamte nicht nur, ob sie unerlässlich sind, sondern auch, wie lange. Das muss bei jedem Antrag neu belegt werden. Manche Fähigkeiten bleiben so lange unerlässlich, wie das Unternehmen besteht, etwa bei fortlaufender Produktverbesserung, Qualitätskontrolle oder einer Leistung, die in den USA sonst nicht verfügbar ist. Andere werden nur für eine kurze Zeit gebraucht, nach dem Foreign Affairs Manual etwa ein oder zwei Jahre für den Aufbau eines Geschäfts oder die Schulung von Technikern.

Die Verordnung der Einwanderungsbehörde wird bei Aufbau-Spezialisten noch deutlicher: Bei ihnen wird vermutet, dass sie ihre Aufgabe innerhalb von zwei Jahren erledigen. Ohne besondere Umstände bekommen sie deshalb keine Verlängerung. Wer einen Techniker für den Aufbau schickt, plant also von Anfang an, wer danach übernimmt, und schult in dieser Zeit amerikanische Kollegen ein.

6Wo der Mitarbeiter arbeiten darf

Ein E-1-Mitarbeiter darf nur in der Tätigkeit arbeiten, für die sein Status erteilt wurde. Für Unternehmensgruppen gibt es eine wichtige Erleichterung: Er darf auch für die Muttergesellschaft oder für Tochtergesellschaften der Mutter arbeiten, ohne dass das als wesentliche Änderung gilt, wenn bei der Erteilung belegt wurde, wo er arbeiten wird, dass die Verbindung zwischen den Gesellschaften besteht, dass die Tochter selbst als E-Unternehmen qualifiziert und dass die Arbeit dort leitend, beaufsichtigend oder unerlässlich ist.

Ändert sich am Arbeitgeber etwas Grundlegendes, etwa durch Fusion, Übernahme oder den Verkauf des Bereichs, in dem der Mitarbeiter arbeitet, braucht es eine Genehmigung von USCIS oder ein neues Visum, das die neuen Bedingungen zeigt. Kleinere Änderungen ohne Einfluss auf die Eignung brauchen keine Genehmigung. Und eine Grenze ist absolut: Wer ohne Genehmigung zu einem neuen Arbeitgeber wechselt, verletzt seinen Status. Die Kosten der Anträge stehen unter E-1 Kosten.

7Der Antrag für Mitarbeiter

Für Mitarbeiter außerhalb der USA läuft der Antrag wie beim Händler am Konsulat, für Deutsche in Frankfurt, für Österreicher in Wien, für Schweizer in Bern. Jeder Mitarbeiter stellt das DS-160 und ein eigenes DS-156E. Ist dein Unternehmen beim Konsulat schon registriert, stützt sich sein Antrag auf diese Prüfung, und der Schwerpunkt liegt auf der Person. Wie die Registrierung und die Mappe funktionieren, steht unter E-1 beantragen.

Das wichtigste Dokument ist das Schreiben des Unternehmens. Die Checkliste des Außenministeriums beschreibt, was hineingehört: die Rolle in der US-Gesellschaft mit Titel und Aufgaben, die leitende oder beaufsichtigende Verantwortung oder bei Spezialisten ihre besondere Rolle, die nötige Ausbildung, die Berufserfahrung und den Werdegang. Bei Spezialisten soll das Schreiben auch erklären, warum kein amerikanischer Staatsbürger und kein Inhaber einer Green Card die Stelle besetzen kann. Dazu kommen ein Organigramm der US-Gesellschaft und Nachweise wie Zeugnisse und Zertifikate.

Ist der Mitarbeiter schon in einem anderen gültigen Status in den USA, stellt das Unternehmen bei USCIS das Formular I-129 für den Statuswechsel. Lohnabrechnung und Lohnsteuer für Mitarbeiter in den USA übernimmt auf Wunsch unsere Payroll; was eine Entsendung sonst noch berührt, beschreibt die Seite zur Entsendung von Mitarbeitern in die USA.

8E-1, L-1 oder E-2 für dein Team?

Das E-1 für Mitarbeiter ist nicht der einzige Weg, Leute in die US-Gesellschaft zu bringen. Das L-1 verlangt keine bestimmte Staatsangehörigkeit, aber ein zusammenhängendes Jahr Beschäftigung beim verbundenen Unternehmen im Ausland in den drei Jahren vor der Einreise. Es ist zeitlich begrenzt, für Manager auf sieben, für Spezialisten auf fünf Jahre. Das E-1 kennt keine Höchstdauer, solange der Handel trägt, und es verlangt keine Vorbeschäftigung. Dafür hängt es an der Staatsangehörigkeit und am Handel des Unternehmens.

Investiert dein Unternehmen in den USA, statt mit ihnen zu handeln, gelten dieselben Mitarbeiterregeln beim E-2 für ausländische Arbeitnehmer. Und wer seine Mitarbeiter langfristig halten will, sollte früh an die Green Card denken; die Wege stehen unter Vom E-1 zur Green Card.

9Familie der Mitarbeiter

Für die Familie eines Mitarbeiters gelten dieselben Regeln wie für die des Händlers. Ehepartner und unverheiratete Kinder unter 21 Jahren können mitkommen oder nachkommen, und ihre Staatsangehörigkeit spielt keine Rolle. Ehepartner erhalten bei der Einreise den Vermerk E-1S und dürfen schon aufgrund ihres Status in den USA arbeiten. Kinder erhalten den Vermerk E-1Y; eine Arbeitserlaubnis ist mit ihm nicht verbunden. Wie lange die Familie bleiben darf und worauf sie bei eigenen Reisen achten muss, steht unter E-1 Gültigkeit, Verlängerung und Familie. Den Überblick über das ganze Visum gibt der Leitfaden zum E-1 Handelsvisum.

Zusammengefasst

• E-1-Mitarbeiter müssen dieselbe Staatsangehörigkeit haben wie das Unternehmen, und mindestens 50 Prozent des Unternehmens müssen Staatsangehörigen des Vertragsstaats gehören.
• In Frage kommen Führungskräfte, Aufsichtspersonal und Spezialisten, deren Fähigkeiten für das Unternehmen unerlässlich sind; Sprache und Kultur allein reichen nicht.
• Spezialisten für die Aufbauphase gelten in der Regel nach zwei Jahren als fertig und bekommen ohne besondere Gründe keine Verlängerung.
• Ein Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber ohne Genehmigung ist ein Statusverstoß; Arbeit für Mutter oder Tochtergesellschaften ist unter Bedingungen erlaubt.
• Haben die Mitarbeiter ein Jahr im Unternehmen zu Hause gearbeitet, ist das L-1 oft der bessere Weg.

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