W-8BEN-E ausfüllen für GmbH, AG und LLC: jede Zeile, die deine Gesellschaft braucht, mit dem richtigen Abkommensartikel für Deutschland, Österreich und die Schweiz

Irgendwann schickt ein US-Kunde, eine Plattform oder ein Lizenznehmer deiner GmbH ein Formular mit acht Seiten und dreißig Teilen: das W-8BEN-E. Ohne dieses Formular darf der Zahler auf viele Zahlungen 30 Prozent einbehalten. Mit dem richtig ausgefüllten Formular gilt der Satz aus dem Doppelbesteuerungsabkommen, für Lizenzgebühren und Zinsen an eine deutsche Gesellschaft meist null. Diese Ausfüllhilfe folgt dem Formular und seinen Anweisungen in der Fassung, die der IRS mit Stand Oktober 2021 veröffentlicht hat. Sie zeigt, welche Teile eine GmbH oder AG aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz wirklich ausfüllt, welchen Abkommensartikel sie nennt und warum eine US-LLC meist ein anderes Formular braucht.

1Wofür das Formular da ist

Der vollständige Titel lautet Certificate of Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Entities). Mit dem Formular bescheinigt eine ausländische Gesellschaft dem Zahler drei Dinge: dass sie keine US-Person ist, dass ihr die Einkünfte wirtschaftlich zustehen und, wenn sie es beansprucht, dass sie in einem Abkommensstaat ansässig ist und die Bedingungen des Abkommens erfüllt.

Der Hintergrund steht in den Anweisungen. Ausländische Personen zahlen auf bestimmte Einkünfte aus US-Quellen 30 Prozent Steuer auf den Bruttobetrag, einbehalten vom Zahler: auf Zinsen, Dividenden, Mieten, Lizenzgebühren, Prämien, Renten, Vergütungen für Dienstleistungen und andere feste oder bestimmbare, regelmäßig wiederkehrende Einkünfte. Das regelt Kapitel 3 des Internal Revenue Code. Kapitel 4, besser bekannt als FATCA, verlangt zusätzlich, dass der Zahler den FATCA-Status jeder ausländischen Gesellschaft kennt, an die er solche Zahlungen leistet; fehlt er, droht ebenfalls ein Einbehalt von 30 Prozent.

Das Formular geht nicht an den IRS. Du gibst es dem, der es verlangt, also dem Zahler, der Plattform, der Bank oder der Personengesellschaft, die dir Einkünfte zuweist, und zwar bevor die Zahlung fließt. Jeder Zahler braucht in der Regel ein eigenes Formular. Wie die übrigen W-8-Formulare sich abgrenzen, erklärt unser Überblick zu den W-8-Formularen der IRS.

2Wer das W-8BEN-E ausfüllt und wer nicht

Ausfüllen muss es nach den Anweisungen jede ausländische Gesellschaft, die eine dem Einbehalt unterliegende Zahlung erhält oder ein Konto bei einem ausländischen Finanzinstitut hat, das das Formular anfordert. Für Gesellschaften aus Deutschland, Österreich und der Schweiz kommt es darauf an, wie das US-Steuerrecht sie einordnet, nicht darauf, wie das heimische Recht sie nennt.

Die Aktiengesellschaft aus allen drei Ländern steht in der Liste der Regulations, nach der bestimmte ausländische Gesellschaften immer als Corporation gelten. Die GmbH steht nicht in dieser Liste, landet aber am selben Ort: Eine ausländische Gesellschaft, deren Gesellschafter alle beschränkt haften, gilt ohne eigene Wahl als association und damit als Corporation. Eine KG dagegen, auch die GmbH & Co. KG, hat mindestens einen unbeschränkt haftenden Gesellschafter und gilt deshalb ohne Wahl als Personengesellschaft. Ausländische Personengesellschaften geben nach den Anweisungen in der Regel kein W-8BEN-E ab, sondern ein W-8IMY mit den Formularen ihrer Gesellschafter.

2.1Die US-LLC

Für eine US-LLC ist das W-8BEN-E fast nie das richtige Formular. Eine LLC mit mehreren Gesellschaftern oder mit Corporate-Wahl ist eine in den USA gegründete Gesellschaft und damit eine US-Person; sie gibt ein W-9. Eine LLC mit einem Gesellschafter ist steuerlich nicht von ihrem Eigentümer getrennt. Dann füllt nach den Anweisungen der Eigentümer sein Formular aus: deine GmbH ein W-8BEN-E mit ihrem eigenen Namen in Zeile 1, du als natürliche Person ein W-8BEN. Dass das Konto auf die LLC lautet, kann in der Referenzzeile 10 stehen.

Betreibt die Gesellschaft in den USA selbst ein Geschäft und erhält sie daraus Einkünfte, gehört für diese Einkünfte ein W-8ECI auf den Tisch, nicht das W-8BEN-E. Einkünfte, die ihr über eine US-Personengesellschaft zufließen, sind die Ausnahme; dafür bleibt es beim W-8BEN-E. Welche Erklärungen eine LLC selbst beim IRS abgibt, steht in unserem Beitrag zur Steuererklärung der US-LLC.

3Teil I: die Angaben zur Gesellschaft

Teil I füllt jede Gesellschaft aus. Die Tabelle zeigt die zehn Zeilen und was eine GmbH oder AG in der Regel einträgt. Drei Zeilen verdienen einen zweiten Blick.

Zeile 4 fragt nach dem Status nach Kapitel 3. Die Anweisungen verlangen genau ein Kästchen und die Einordnung nach US-Recht, nicht nach dem Recht des Abkommensstaates. Für die GmbH und die AG ist das Corporation. Das Kästchen Partnership oder Disregarded entity kreuzt nur an, wer tatsächlich so eingeordnet ist; dann folgt die Frage, ob die Gesellschaft als hybride Gesellschaft ein Abkommen für sich selbst beansprucht.

Zeile 6 verlangt die Anschrift in dem Staat, in dem die Gesellschaft steuerlich ansässig ist. Ein Postfach, die Anschrift einer Bank oder eine reine Postadresse sind nicht erlaubt, außer es ist die eingetragene und zugleich einzige Anschrift der Gesellschaft. Wer ein Abkommen beansprucht, bestimmt die Ansässigkeit nach den Regeln des Abkommens.

Zeile 8 und Zeile 9b hängen zusammen. Für einen Abkommensanspruch braucht die Gesellschaft entweder ihre US-Steuernummer, die EIN, in Zeile 8 oder ihre ausländische Steuernummer in Zeile 9b. Die ausländische Nummer genügt dafür; eine EIN ist nach den Anweisungen erst nötig, wenn keine ausländische Nummer angegeben ist. Unabhängig davon ist eine US-Steuernummer Pflicht, wenn die Gesellschaft Gesellschafterin einer US-Personengesellschaft mit Geschäftsbetrieb ist. Wie man sie bekommt, beschreibt unser Beitrag zur US-Steuernummer.

Zeile 5 betrifft FATCA. Sie hat einen eigenen Abschnitt weiter unten, denn mit dem Kästchen in Zeile 5 entscheidest du, welchen weiteren Teil des Formulars du ausfüllst. Teil II bleibt bei einer GmbH oder AG fast immer leer: Er betrifft nur eine disregarded entity mit eigener GIIN oder die Zweigniederlassung eines Finanzinstituts in einem anderen Staat.

4Teil III: das Doppelbesteuerungsabkommen

In Teil III beansprucht die Gesellschaft das Abkommen. Er besteht aus drei Zeilen, von denen eine Gesellschaft aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz in der Regel zwei ausfüllt.

4.1Zeile 14a: der Abkommensstaat

Hier steht der Staat, in dem die Gesellschaft im Sinne des Abkommens ansässig ist, und das Kästchen bestätigt diese Ansässigkeit.

4.2Zeile 14b: die Klausel zur Abkommensberechtigung

Mit dem Kästchen in Zeile 14b bestätigt die Gesellschaft, dass sie die Einkunft selbst bezieht und die Klausel zur Abkommensberechtigung erfüllt, die Limitation on Benefits. Alle drei Abkommen enthalten eine solche Klausel: das deutsche in Art. 28 in der Fassung des Protokolls von 2006, das österreichische in Art. 16 und das schweizerische in Art. 22. Darunter wählt die Gesellschaft genau eine Prüfung, und nach den Anweisungen nur eine, die das jeweilige Abkommen auch enthält.

Für eine typische Gesellschaft im Familienbesitz kommen zwei Prüfungen in Frage. Die erste ist die aktive Geschäftstätigkeit: Die Gesellschaft betreibt im Wohnsitzstaat ein aktives Geschäft, und die Einkunft aus den USA hängt damit zusammen. So steht es im deutschen Abkommen in Art. 28 Abs. 4, im österreichischen in Art. 16 Abs. 1 c und im schweizerischen in Art. 22 Abs. 1 c. Die zweite ist die Eigentums- und Gewinnverlagerungsprüfung: Die Gesellschaft gehört überwiegend abkommensberechtigten Personen aus ihrem Staat, und sie zahlt nicht mehr als die Hälfte ihrer Einkünfte als abzugsfähige Zahlungen an Personen ohne Abkommensberechtigung. Im deutschen Abkommen steht sie in Art. 28 Abs. 2 f, im österreichischen in Art. 16 Abs. 1 d. Das schweizerische Abkommen formuliert die Eigentumsprüfung in Art. 22 Abs. 1 f anders; wer sich auf sie stützt, nennt nach den Anweisungen unter Other Artikel und Absatz.

Die Anweisungen sagen ausdrücklich, dass ihre Zusammenfassung der Prüfungen keine Grundlage für die abschließende Entscheidung ist. Maßgeblich ist der Text der Klausel im Abkommen. Zeile 14c betrifft nur Abkommen, die vor 1987 in Kraft getreten sind, und bleibt für alle drei Länder leer.

4.3Zeile 15: besondere Sätze und Bedingungen

Zeile 15 füllst du nur aus, wenn der beanspruchte Satz an Bedingungen hängt, die die übrigen Angaben nicht abdecken. Für gewöhnliche Zinsen und Dividenden ist das nach den Anweisungen in der Regel nicht nötig. Nötig ist es für Dividenden mit einem Vorzugssatz nach Beteiligungshöhe, also für die 5 Prozent bei mindestens 10 Prozent der Stimmrechte. Die Anweisungen nennen selbst das deutsche Beispiel: Beansprucht eine deutsche Gesellschaft den Nullsatz auf Dividenden nach Art. 10 Abs. 3, trägt sie „Article 10(3)“, „0“ und „dividends“ ein und erklärt, dass sie wirtschaftlich berechtigt und in Deutschland ansässig ist, seit zwölf Monaten direkt mindestens 80 Prozent der Stimmrechte an der zahlenden Gesellschaft hält und die Bedingungen von Art. 28 Abs. 2 f aa und bb sowie Abs. 4 erfüllt.

Ebenfalls in Zeile 15 gehören Lizenzgebühren, wenn das Abkommen für verschiedene Arten verschiedene Sätze kennt, wie das österreichische mit bis zu 10 Prozent für Film- und Fernsehrechte, und Unternehmensgewinne, die keiner US-Betriebsstätte zuzurechnen sind. In diesem Fall nennt die Gesellschaft den Artikel und erklärt, dass die Gewinne keiner Betriebsstätte in den USA zuzurechnen sind. Hat die Gesellschaft in den USA eine Betriebsstätte, der die Einkunft zuzurechnen ist, gilt der Abkommenssatz nicht; die Einkunft wird dann mit der Betriebsstätte besteuert.

Weiterlesen →

5Der FATCA-Status: aktive oder passive NFFE

Zeile 5 bietet über dreißig Kästchen, von denen die meisten Finanzinstitute betreffen. Eine gewöhnliche GmbH oder AG ist kein Finanzinstitut, sondern eine NFFE, eine Non-Financial Foreign Entity. Für sie kommen fast immer nur zwei Kästchen in Frage.

Active NFFE bedeutet nach Teil XXV, Zeile 39: Die Gesellschaft ist kein Finanzinstitut, weniger als die Hälfte ihrer Bruttoeinkünfte des Vorjahres sind passive Einkünfte, und weniger als die Hälfte ihres Vermögens, gemessen als gewichteter Durchschnitt der Quartale, dient der Erzielung passiver Einkünfte. Passiv sind nach den Anweisungen unter anderem Dividenden, Zinsen, Mieten, Lizenzgebühren und Renten. Ob ein Handels-, Produktions- oder Dienstleistungsunternehmen sie erfüllt, ergibt sich aus seinen eigenen Zahlen: Maßgeblich sind Einkünfte und Vermögen, nicht die Branche.

Passive NFFE ist der Status nach Teil XXVI für eine Gesellschaft, die die Prüfung nicht besteht, typischerweise eine reine Holding, deren Einkünfte überwiegend aus Dividenden bestehen. Sie kreuzt Zeile 40a an und dann entweder 40b, wenn sie keine wesentlichen US-Eigentümer hat, oder 40c; im zweiten Fall nennt sie in Teil XXIX Name, Anschrift und Steuernummer jedes wesentlichen US-Eigentümers. Nach den Anweisungen darf auch eine Gesellschaft, die aktiv sein könnte, den passiven Status wählen und ihre Eigentümer offenlegen. Für eine neu gegründete Gesellschaft gibt es zudem den Status Excepted nonfinancial start-up company mit Teil XIX, in dem das Gründungsdatum steht.

6Teil XXX: Unterschrift, Gültigkeit, Änderungen

Unterschreiben muss ein vertretungsberechtigter Vertreter oder Officer der Gesellschaft, bei einer GmbH etwa ein Geschäftsführer. Mit dem Kästchen über der Unterschrift bestätigt er, dass er für die Gesellschaft unterzeichnen darf. Unterschreibt ein Bevollmächtigter, gehört die Vollmacht oder eine Kopie dazu; Form 2848 kann dafür dienen. Das Datum steht im Format Monat, Tag, Jahr.

Viele Zahler nehmen das Formular elektronisch an. Eine elektronische Unterschrift muss nach den Anweisungen erkennen lassen, dass eine berechtigte Person elektronisch unterschrieben hat, etwa mit Datum und Uhrzeit und einem entsprechenden Vermerk. Den Namen nur in die Zeile zu tippen, ist keine elektronische Unterschrift.

Das Formular gilt in der Regel vom Tag der Unterschrift bis zum letzten Tag des dritten darauffolgenden Kalenderjahres, für Kapitel 3 und Kapitel 4 gleichermaßen. Ändert sich eine Angabe, etwa die Anschrift, die Einordnung oder die Zahl der Stimmrechte, die für einen Dividendensatz zählt, muss die Gesellschaft den Zahler innerhalb von 30 Tagen informieren und ein neues Formular abgeben. Wird eine Einkunft, für die das W-8BEN-E abgegeben wurde, zu einer Einkunft aus einem US-Geschäftsbetrieb, ist das Formular für diese Einkunft nicht mehr gültig.

7Häufige Fehler

Die meisten Rückfragen von Zahlern entstehen an denselben Stellen. Das Formular wird an den IRS geschickt statt an den Zahler. In Zeile 1 steht der Markenname statt des eingetragenen Namens. Die GmbH kreuzt in Zeile 4 Partnership an, weil sie zu Hause Gesellschafter hat, oder eine US-LLC füllt das W-8BEN-E für sich selbst aus, obwohl sie ein W-9 gibt oder ihr Eigentümer das Formular ausfüllt.

In Teil III fehlt das Kästchen in Zeile 14b, ohne das kein Abkommenssatz gilt. Für 5 oder 0 Prozent auf Dividenden fehlt Zeile 15, oder der Nullsatz wird beansprucht, ohne dass die zwölf Monate und die 80 Prozent erreicht sind. Für einen Abkommensanspruch fehlt sowohl die EIN in Zeile 8 als auch die ausländische Steuernummer in Zeile 9b. Und in Zeile 5 ist ein FATCA-Status angekreuzt, ohne dass der dazugehörige Teil ausgefüllt ist.

Schließlich wird das Abkommen für Einkünfte beansprucht, die einer US-Betriebsstätte zuzurechnen sind. Für diese Einkünfte gilt das W-8ECI, und die Gesellschaft gibt selbst eine US-Erklärung ab. Für Freiberufler und Privatpersonen gibt es das Gegenstück zu diesem Formular, das W-8BEN; unsere Ausfüllhilfe zum W-8BEN geht es ebenfalls Zeile für Zeile durch.

Zusammengefasst

• Das W-8BEN-E ist das Formular für ausländische Gesellschaften. Es geht an den Zahler, nicht an den IRS, und gehört vor die erste Zahlung.
• Eine GmbH oder AG aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz kreuzt in Zeile 4 Corporation an; eine US-LLC füllt meist kein eigenes W-8BEN-E aus, sondern ihr Eigentümer oder sie gibt ein W-9.
• In Teil III beansprucht die Gesellschaft das Abkommen und wählt in Zeile 14b die Prüfung aus der Klausel zur Abkommensberechtigung, die sie erfüllt; Zeile 15 braucht sie für besondere Sätze wie 5 oder 0 Prozent auf Dividenden.
• Für FATCA wählt sie ihren Status, bei einem operativen Unternehmen meist Active NFFE.
• Das Formular gilt bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Unterschrift; ändert sich etwas, kommt binnen 30 Tagen ein neues.

So helfen wir dir

• QuellensteuerW-8-Formulare, Einbehalt und Abkommensvorteile, richtig gemacht.
• Steuererklärung CorporationForm 1120 und Form 5472 für deine US-Corporation.
• Beratung zu US-SteuernDeine US-Steuerfrage, beantwortet von Leuten, die beide Seiten kennen.