W-8BEN Ausfüllhilfe für Freiberufler und Privatpersonen: was in jede Zeile gehört, wann du das Abkommen brauchst und wann dein US-Kunde gar nichts einbehalten muss

Der US-Kunde zahlt erst, wenn das Formular da ist. Die Plattform sperrt die Auszahlung, bis es hochgeladen ist. Die Bank fragt danach, bevor sie das Depot eröffnet. Das W-8BEN ist kürzer, als sein Ruf vermuten lässt: eine Seite, drei Teile, eine Unterschrift. Diese Ausfüllhilfe geht es Zeile für Zeile durch, nach dem Formular und den Anweisungen des IRS in der Fassung vom Oktober 2021. Sie sagt, wer das Formular ausfüllt und wer ein anderes braucht, was ein Freiberufler in Teil II einträgt und welcher Artikel welches Abkommens gilt.

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15. Juli 2025

US-LLC für Creators: Youtube, AdSense, W-8BEN & Quellensteuer erklärt – endlich Klartext!

1Wofür das W-8BEN da ist

Der vollständige Titel lautet Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals). Mit dem Formular bescheinigst du dem Zahler, dass du keine US-Person bist, dass dir die Einkünfte wirtschaftlich zustehen und, wenn du es beanspruchst, dass du in einem Staat ansässig bist, mit dem die USA ein Doppelbesteuerungsabkommen haben.

Ausländische Personen zahlen nach den Anweisungen auf bestimmte Einkünfte aus US-Quellen 30 Prozent Steuer auf den Bruttobetrag, die der Zahler einbehält: auf Zinsen, Dividenden, Mieten, Lizenzgebühren, Prämien, Renten, Vergütungen für Dienstleistungen und andere regelmäßig wiederkehrende Einkünfte. Mit einem gültigen W-8BEN darf der Zahler den Satz aus dem Abkommen anwenden. Ohne Formular muss er unter Umständen 30 Prozent einbehalten oder den Satz der backup withholding nach § 3406 anwenden. Auf ein ordnungsgemäß ausgefülltes Formular darf er sich dagegen verlassen und die Zahlung als Zahlung an eine ausländische Person behandeln.

Das Formular geht nicht an den IRS. Du gibst es dem, der es verlangt, also dem Kunden, der Plattform, dem Zahlungsdienstleister oder dem Finanzinstitut, und zwar bevor die Zahlung fließt. Jeder Zahler braucht in der Regel ein eigenes Formular. Bekommst du von einem Zahler verschiedene Arten von Einkünften mit verschiedenen Abkommenssätzen, kann er nach den Anweisungen für jede Art ein eigenes Formular verlangen. Einen Überblick über alle fünf W-8-Formulare gibt unser Beitrag zu den W-8-Formularen der IRS.

2Wer es ausfüllt und wer ein anderes Formular braucht

Das W-8BEN ist das Formular für natürliche Personen, die nicht US-Bürger sind und in den USA nicht steuerlich ansässig, im Steuerrecht nonresident aliens. Du gibst es ab, wenn dir Einkünfte zustehen, die dem Einbehalt unterliegen, oder wenn ein ausländisches Finanzinstitut dich damit als Kontoinhaber dokumentiert. Nach den Anweisungen gibst du es auch dann ab, wenn du keinen ermäßigten Satz beanspruchst.

Gehört dir allein eine US-LLC, die keine Corporate-Wahl getroffen hat, gilt nach den Anweisungen du selbst als wirtschaftlich Berechtigter der Einkünfte der LLC. Dann füllst du das W-8BEN mit deinem eigenen Namen aus. Dass das Konto auf die LLC lautet, kannst du in Zeile 7 mit Name und Kontonummer der LLC vermerken.

Ein anderes Formular brauchst du, wenn du US-Bürger bist, auch wenn du außerhalb der USA lebst und einen zweiten Pass hast, oder in den USA steuerlich ansässig: dann das W-9. Für eine Vergütung aus Arbeit, die du in den USA selbst leistest und für die du eine Befreiung beanspruchst, gilt Form 8233 oder Form W-4. Einkünfte aus einem eigenen Geschäftsbetrieb in den USA gehören auf das W-8ECI, außer sie fließen dir über eine Personengesellschaft zu. Für deine GmbH gibt es das W-8BEN-E; wie es ausgefüllt wird, zeigt unsere Ausfüllhilfe zum W-8BEN-E.

3Freiberufler: es kommt darauf an, wo du arbeitest

Für Freiberufler ist die wichtigste Frage nicht eine Zeile des Formulars, sondern der Ort der Arbeit. Nach § 862(a)(3) des Internal Revenue Code sind Vergütungen für Arbeit oder persönliche Dienstleistungen, die außerhalb der USA erbracht werden, Einkünfte aus ausländischen Quellen. Der Einbehalt von 30 Prozent nach Kapitel 3 betrifft dagegen Einkünfte aus US-Quellen. Wer in Leipzig, Linz oder Luzern für einen Kunden in Texas programmiert, übersetzt, gestaltet oder berät, hat für diese Honorare also keine Einkünfte, auf die ein solcher Einbehalt entfiele.

Warum verlangt der Kunde dann trotzdem ein W-8BEN? Weil er dokumentieren muss, dass er an eine ausländische Person zahlt. Nach den Anweisungen dient das Formular auch dazu, eine Ausnahme von den inländischen Meldepflichten und vom backup withholding zu belegen. Auch Zahlungsabwickler, die Kartenzahlungen und Zahlungen über Plattformen nach § 6050W melden, können das Formular nach den Anweisungen von dir anfordern.

Anders liegt es, wenn du selbst in die USA reist und dort arbeitest. Vergütungen für Arbeit in den USA sind nach § 861(a)(3), von einer engen Ausnahme abgesehen, Einkünfte aus US-Quellen. Für eine Befreiung nach dem Abkommen ist dann nicht das W-8BEN das richtige Formular, sondern Form 8233. Welcher Artikel greift, hängt vom Land ab: Das deutsche Abkommen behandelt selbständige Arbeit seit dem Protokoll von 2006 als Unternehmensgewinn nach Art. 7, weil Art. 14 gestrichen wurde; das österreichische und das schweizerische Abkommen regeln sie in Art. 14. In allen drei Fällen darf der Wohnsitzstaat die Einkünfte allein besteuern, solange du in den USA keine Betriebsstätte oder feste Einrichtung hast, der sie zuzurechnen sind. Ob du dann eine US-Erklärung abgeben musst, erklärt unser Beitrag zur Form 1040-NR.

Ebenfalls aus US-Quellen stammen nach § 861(a)(4) Lizenzgebühren für die Nutzung von Urheberrechten, Patenten oder Marken in den USA. Wer als Autor, Fotograf, Musiker oder Entwickler Lizenzen in die USA vergibt, beansprucht dafür in Teil II das Abkommen.

4Teil I: die Angaben zu deiner Person

Teil I füllst du immer aus. Die Tabelle zeigt die acht Zeilen. Drei davon führen am häufigsten zu Rückfragen.

Zeile 2 fragt nach der Staatsangehörigkeit. Hast du zwei, trägst du nach den Anweisungen den Staat ein, dessen Bürger du bist und in dem du beim Ausfüllen zugleich lebst. Lebst du in keinem deiner Staaten, nennst du den, in dem du zuletzt gelebt hast. Ist eine der Staatsangehörigkeiten die amerikanische, ist das W-8BEN das falsche Formular.

Zeile 3 verlangt die Anschrift in dem Staat, in dem du für dessen Einkommensteuer ansässig bist. Ein Postfach, die Anschrift einer Bank oder eine reine Postadresse sind nicht erlaubt. Beanspruchst du ein Abkommen, bestimmt sich die Ansässigkeit nach dem Abkommen. Bist du nirgends steuerlich ansässig, gilt der Ort, an dem du gewöhnlich lebst.

Zeile 5 und Zeile 6a hängen zusammen. Eine US-Steuernummer, also SSN oder ITIN, gehört nur in Zeile 5, wenn sie erforderlich ist. Pflicht ist sie nach den Anweisungen, wenn du Gesellschafter einer US-Personengesellschaft mit Geschäftsbetrieb bist, wenn du eine Befreiung für bestimmte Renten nach § 871(f) beanspruchst oder wenn du ein Abkommen beanspruchst und in Zeile 6a keine Steuernummer deines Wohnsitzstaates angibst. Für Dividenden und Zinsen aus börsengehandelten Aktien und Anleihen und für Anteile an registrierten Investmentfonds braucht ein Abkommensanspruch keine Nummer. Welche Nummer was ist, erklärt unser Beitrag zur US-Steuernummer.

5Teil II: das Doppelbesteuerungsabkommen

Teil II füllst du aus, wenn du für Zahlungen, die dem Einbehalt nach Kapitel 3 oder nach § 1446 unterliegen, die Vorteile eines Abkommens beanspruchst. Er hat zwei Zeilen.

5.1Zeile 9: dein Wohnsitzstaat

In Zeile 9 trägst du den Staat ein, in dem du im Sinne des Abkommens ansässig bist, also Deutschland, Österreich oder die Schweiz. Mit deiner Unterschrift in Teil III bestätigst du diese Ansässigkeit. Als natürliche Person erfüllst du die Klausel zur Abkommensberechtigung in allen drei Abkommen schon dadurch, dass du eine natürliche Person bist.

5.2Zeile 10: besondere Sätze und Bedingungen

Zeile 10 brauchst du nur, wenn der Satz an Bedingungen hängt, die Zeile 9 und Teil III nicht abdecken. Für Zinsen und gewöhnliche Dividenden ist das nach den Anweisungen in der Regel nicht nötig; dort greifen die 15 Prozent auf Dividenden und der Nullsatz auf Zinsen ohne weitere Angaben. Die Anweisungen nennen drei Fälle, in denen Zeile 10 auszufüllen ist, die für Leser in Deutschland, Österreich und der Schweiz zählen.

Erstens Lizenzgebühren, wenn das Abkommen für verschiedene Arten verschiedene Sätze kennt. Das österreichische Abkommen erlaubt für Film- und Fernsehrechte bis zu 10 Prozent, für andere Lizenzgebühren null; wer aus Österreich Lizenzen vergibt, nennt deshalb Artikel, Absatz, Satz und Art der Einkunft. Zweitens Unternehmensgewinne, die keiner Betriebsstätte in den USA zuzurechnen sind. Dann trägst du den Artikel ein und erklärst, dass die Gewinne keiner US-Betriebsstätte zuzurechnen sind. Drittens Studierende und Forscher, die Stipendien nach einem Abkommensartikel steuerfrei stellen wollen.

Bist du mit dem Zahler im Sinne von § 267(b) oder § 707(b) verbunden und übersteigen die Zahlungen im Kalenderjahr 500.000 Dollar, musst du nach den Anweisungen in der Regel zusätzlich Form 8833 einreichen, die Offenlegung einer Abkommensposition. Die Sätze nach den Abkommen mit Deutschland, Österreich und der Schweiz erklärt ausführlich unser Beitrag zur US-Quellensteuer.

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6Teil III: die Unterschrift

Unterschreiben musst du selbst als wirtschaftlich Berechtigter oder ein Bevollmächtigter. Unterschreibt ein Bevollmächtigter, gehört die Vollmacht oder eine Kopie dazu; dafür kann Form 2848 dienen, und er kreuzt das Kästchen an, mit dem er bestätigt, dass er für dich unterschreiben darf. Das Datum steht im Format Monat, Tag, Jahr, also 10-24-2026 für den 24. Oktober 2026.

Mit der Unterschrift bestätigst du unter Strafandrohung mehrere Dinge: dass dir die Einkünfte zustehen, dass du keine US-Person bist, dass die Einkünfte nicht effektiv mit einem US-Geschäftsbetrieb verbunden sind oder nach dem Abkommen dort nicht besteuert werden und dass du im Staat aus Zeile 9 ansässig bist. Viele Zahler nehmen das Formular elektronisch an. Eine elektronische Unterschrift muss nach den Anweisungen erkennen lassen, dass eine berechtigte Person elektronisch unterschrieben hat, etwa mit Datum, Uhrzeit und Vermerk. Den Namen nur in die Zeile zu tippen, genügt nicht.

7Gültigkeit und Änderungen

Das W-8BEN gilt in der Regel vom Tag der Unterschrift bis zum letzten Tag des dritten darauffolgenden Kalenderjahres. Ein am 30. September 2026 unterschriebenes Formular gilt also bis zum 31. Dezember 2029. Unter bestimmten Bedingungen gilt es nach den Anweisungen auch unbefristet, bis sich etwas ändert; die Einzelheiten stehen in den Regulations zu § 1441 und § 1471.

Wird eine Angabe falsch, musst du den Zahler innerhalb von 30 Tagen informieren und ein neues Formular abgeben. Nach den Anweisungen ist ein Umzug in die USA immer eine solche Änderung. Beanspruchst du ein Abkommen, gilt das auch für einen Umzug in einen anderen Staat; ein Umzug innerhalb desselben Staates dagegen in der Regel nicht. Wirst du US-Bürger oder in den USA steuerlich ansässig, etwa weil du die Tage für den Substantial Presence Test erreichst, informierst du den Zahler ebenfalls binnen 30 Tagen und gibst ihm unter Umständen ein W-9.

8Sonderfälle: LLC, Gemeinschaftskonto, Personengesellschaft

Für deine Einpersonen-LLC füllst du das Formular wie beschrieben mit deinem Namen aus. Will die LLC als hybride Gesellschaft ein Abkommen für sich selbst beanspruchen, ist das W-8BEN-E das richtige Formular. Welche Erklärungen deine LLC beim IRS abgibt, beschreibt unser Beitrag zur Steuererklärung der US-LLC.

Gehören Einkünfte oder ein Konto mehreren Personen gemeinsam, behandelt der Zahler sie nach den Anweisungen nur dann als ausländisch, wenn alle Inhaber ein W-8BEN oder W-8BEN-E abgeben. Gibt einer von ihnen ein W-9, gilt die Zahlung als Zahlung an eine US-Person.

Bist du Gesellschafter einer US-Personengesellschaft mit Geschäftsbetrieb in den USA, etwa einer LLC mit mehreren Gesellschaftern, wird dir nach den Anweisungen in aller Regel Gewinn aus diesem Betrieb zugewiesen. Du giltst dann selbst als im US-Geschäftsbetrieb tätig, musst eine US-Erklärung abgeben und brauchst eine US-Steuernummer, die in Zeile 5 gehört. Die Gesellschaft behält auf deinen Anteil nach § 1446 Steuer ein, die du mit deiner Erklärung anrechnest.