Sales Tax nach Bundesstaat: die Nexus-Schwellen aller 50 Staaten und DC, Zeile für Zeile an der Steuerbehörde geprüft

Seit dem 21. Juni 2018 darf ein Bundesstaat die Sales Tax auch von Verkäufern verlangen, die dort weder Büro noch Lager noch Mitarbeiter haben. Der Supreme Court hat an diesem Tag im Fall South Dakota v. Wayfair die Regel aufgegeben, nach der es auf die physische Präsenz ankam. Seitdem setzt jeder Bundesstaat eine eigene Schwelle, ab der ein Verkäufer ohne Präsenz sich registrieren, die Steuer berechnen und abführen muss. Diese Seite stellt die Schwellen aller 50 Bundesstaaten und des District of Columbia nebeneinander, jede Zeile an der Seite der zuständigen Steuerbehörde geprüft, und erklärt, wie du eine Zeile liest. Wie die Sales Tax für Händler aus Deutschland, Österreich und der Schweiz insgesamt funktioniert, steht im Beitrag Sales Tax und Nexus für Händler aus DE/AT/CH.

1Was die Tabelle zeigt und was nicht

Die Tabelle zeigt den Economic Nexus: die Schwelle, ab der ein Bundesstaat einen Verkäufer allein wegen seines Umsatzes oder der Zahl seiner Verkäufe in diesen Staat zur Sales Tax verpflichtet. Sie gilt für Verkäufer ohne physische Präsenz, die das amerikanische Recht Remote Sellers nennt. Kalifornien schreibt auf der Seite seiner Steuerbehörde ausdrücklich dazu, dass auch Verkäufer außerhalb der Vereinigten Staaten Remote Sellers sind. Ein Online-Shop in München, Linz oder Zürich fällt also unter dieselbe Regel wie einer in Ohio.

Die Tabelle zeigt nicht den physischen Nexus. Hast du in einem Bundesstaat ein Büro, Mitarbeiter, einen Vertreter oder Ware im Lager, ist die Schwelle für dich nicht maßgeblich. Ohio und Wisconsin sagen auf ihren Seiten ausdrücklich, dass die Mindestschwellen für Unternehmen mit Präsenz im Staat nicht gelten. Wer also über einen Fulfillment-Dienst Ware in mehreren Staaten lagert, prüft zuerst die Präsenz und erst danach die Schwelle.

Die Schwelle als solche begründet keine Steuer. Sie entscheidet, ob du die Steuer deiner Kunden erheben musst. Die Steuer selbst schuldet der Endkunde, sie wird aber dein Problem, wenn du sie nicht erhebst, denn nachträglich lässt sie sich beim Kunden kaum einfordern.

Das Urteil hatte ein Gesetz von South Dakota zu prüfen, das Verkäufer erfasste, die jährlich Waren oder Leistungen für mehr als $100.000 in den Staat liefern oder dort 200 oder mehr Verkäufe tätigen. Dieses Muster haben die meisten Staaten übernommen, und genau dieses Muster ist in vielen von ihnen seither verändert worden. South Dakota selbst hat die Transaktionsschwelle zum 1. Juli 2023 gestrichen.

2So liest du eine Zeile

2.1Betrag, Transaktionen und das kleine Wort dazwischen

Die Spalte Schwelle nennt den Betrag und, wo es sie noch gibt, die Zahl der Transaktionen. Entscheidend ist die Verbindung. In den meisten Staaten, die beides kennen, steht ein oder: Wer entweder den Betrag oder die Zahl der Verkäufe erreicht, ist pflichtig. Ein Händler mit vielen kleinen Bestellungen kann so über die 200 Transaktionen pflichtig werden, lange bevor er $100.000 Umsatz in diesen Staat macht. Zwei Staaten verlangen beides zugleich: Connecticut $100.000 und 200 Einzelhandelsverkäufe, New York über $500.000 und über 100 Verkäufe.

2.2Über oder ab

Die Gesetze unterscheiden zwischen Erreichen und Überschreiten. Wo die Tabelle „über“ schreibt, verlangt der Staat, dass die Schwelle überschritten ist. Steht der Betrag ohne Zusatz, formuliert die Behörde mit „mindestens“, „oder mehr“ oder unterhalb einer Grenze, bis zu der niemand erheben muss. Für die Praxis ist der Unterschied klein. Wichtig wird er nur, wenn dein Umsatz genau auf der Schwelle landet.

3Zeitraum und Zählweise: warum dieselben Zahlen nicht dasselbe bedeuten

3.1Der Zeitraum

Die meisten Staaten fragen nach dem laufenden oder dem vorangegangenen Kalenderjahr. Wer in einem der beiden Jahre die Schwelle erreicht, ist pflichtig. Einige schauen nur auf das Vorjahr, so Alabama, Florida, Michigan und New Mexico. Andere rechnen mit einem rollierenden Zeitraum: Texas mit den vorangegangenen zwölf Kalendermonaten, Minnesota, Tennessee und Vermont mit den vorangegangenen zwölf Monaten, Mississippi mit beliebigen zwölf Monaten. Illinois und Missouri prüfen am Ende jedes Quartals die zurückliegenden zwölf Monate, New York die vier vorangegangenen Steuerquartale, Connecticut die zwölf Monate bis zum 30. September vor dem Meldezeitraum. Für dich heißt das: In einem rollierenden Staat kann die Pflicht mitten im Jahr beginnen, ohne dass das Kalenderjahr eine Rolle spielt.

3.2Was zählt

Ebenso verschieden ist, welche Verkäufe mitgezählt werden. Manche Staaten zählen alle Bruttoverkäufe in den Staat, auch steuerfreie Verkäufe und Verkäufe an Wiederverkäufer, etwa Iowa, Kansas, North Carolina, South Carolina und Washington. Washington rechnet sogar alle Einnahmen aus dem Staat ein, also auch Großhandel und Dienstleistungen. Andere zählen nur Einzelhandelsverkäufe, wie Colorado, Georgia, Minnesota, Nevada und Virginia, oder nur steuerpflichtige Verkäufe, wie Florida, North Dakota und Oklahoma. Ein Großhändler, der fast nur an Wiederverkäufer liefert, kann deshalb in North Carolina die Schwelle überschreiten und in Florida nicht.

3.3Verkäufe über Marktplätze

Verkaufst du über einen Marktplatz, der die Sales Tax für dich erhebt und abführt, stellt sich die Frage, ob diese Verkäufe zu deiner eigenen Schwelle zählen. Die Staaten beantworten sie unterschiedlich. Kalifornien, Idaho, Iowa, Kentucky, Maryland, Minnesota, Missouri, Nebraska, Nevada, New Jersey, New York, North Carolina, Washington, Alaska und DC rechnen sie ein. Alabama, Arizona, Indiana, Louisiana, Maine und Massachusetts zählen nur deine Direktverkäufe, Pennsylvania lässt Verkäufe über abführende Marktplätze außen vor. Wer über einen Marktplatz und den eigenen Shop verkauft, muss also je Staat anders rechnen. Was Marktplatzverkäufer darüber hinaus beachten, steht unter Registrierung von Marketplace Sellers.

4Die Schwellen aller 50 Bundesstaaten und DC

Die Tabelle nennt für jeden Staat die Schwelle, den Zeitraum und die Zählweise. Jede Zeile beruht auf der Seite der Steuerbehörde dieses Staates, für Arizona, Louisiana und Wyoming auf dem Gesetzestext, weil die Behörde ihn auf ihrer Seite nicht oder nicht in der geltenden Fassung wiedergibt. Für Alaska gilt die Schwelle der Alaska Remote Seller Sales Tax Commission, weil es dort keine Sales Tax des Bundesstaats gibt, sondern nur die der Gemeinden. Hawaii und New Mexico erheben keine Sales Tax im engeren Sinn, sondern eine Steuer auf die Einnahmen des Unternehmens, die General Excise Tax und die Gross Receipts Tax. Für dich als Verkäufer wirken sie ähnlich.

Die Staaten ändern diese Werte. Prüfe vor jeder Registrierungsentscheidung die Seite der Behörde selbst, und rechne deinen Umsatz je Staat nach der Zählweise dieses Staates.

5Die Ausreißer und was sich verändert hat

5.1Höhere Schwellen

Fünf Staaten weichen beim Betrag nach oben ab. Alabama verlangt über $250.000 Einzelhandelsverkäufe im Vorjahr, Mississippi über $250.000 in beliebigen zwölf Monaten. Kalifornien verlangt über $500.000 im laufenden oder vorangegangenen Kalenderjahr und rechnet die Verkäufe verbundener Personen mit ein. Texas setzt $500.000 Einnahmen aus Texas in den vorangegangenen zwölf Kalendermonaten an, New York über $500.000 und über 100 Verkäufe in den vier vorangegangenen Steuerquartalen.

5.2Staaten mit Transaktionsschwelle

Eine Schwelle nach der Zahl der Verkäufe kennen noch Arkansas, Connecticut, Georgia, Hawaii, Maryland, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, New Jersey, Ohio, Rhode Island, Vermont, Virginia und West Virginia sowie New York mit seinen 100 Verkäufen und der District of Columbia. In all diesen Staaten genügt bei kleinen Bestellwerten die Zahl der Lieferungen, mit Ausnahme von Connecticut und New York, die Betrag und Zahl zugleich verlangen.

5.3Gestrichene Transaktionsschwellen

Viele Staaten haben die 200 Transaktionen aufgegeben, weil sie kleine Verkäufer mit vielen kleinen Bestellungen belasten. Nach den Angaben der Behörden und Gesetze gilt nur noch der Betrag in Alaska seit dem 1. Januar 2025, in Illinois seit dem 1. Januar 2026, in Indiana seit dem 1. Januar 2024, in Kentucky seit dem 1. August 2026, in North Carolina seit dem 1. Juli 2024, in South Dakota seit dem 1. Juli 2023, in Utah seit dem 1. Juli 2025 und in Wisconsin seit dem 20. Februar 2021. Louisiana hat sie mit Act 15 von 2023 gestrichen, Wyoming mit dem Gesetz von 2024, Kapitel 67, Maine mit dem Gesetz von 2021, Kapitel 181. Manche Seiten der Behörden zeigen die alte Regel noch; die Tabelle folgt dem geltenden Recht.

5.4Staaten ohne allgemeine Sales Tax

Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon erheben keine allgemeine Sales Tax. Das heißt nicht, dass der Verkauf dort steuerfrei bleibt: Delaware erhebt eine Gross Receipts Tax, die der Verkäufer auf seine Bruttoeinnahmen zahlt. In Alaska erheben viele Gemeinden eine eigene Sales Tax, und Verkäufer ohne Präsenz registrieren sich ab $100.000 Bruttoverkäufen im laufenden oder vorangegangenen Jahr bei der Alaska Remote Seller Sales Tax Commission.

6Ab wann die Pflicht nach dem Überschreiten beginnt

Die Schwelle zu überschreiten heißt nicht, dass du ab der nächsten Bestellung erheben musst. Die meisten Staaten geben eine Frist. Sie reicht von einem Monat bis zu einem Quartal und mehr, und sie hängt oft daran, ob du die Schwelle im laufenden Jahr oder schon im Vorjahr erreicht hast. Die Tabelle zeigt die Regeln, die die Behörden der genannten Staaten auf ihren Seiten nennen.

Die Frist entbindet dich nicht davon, die Entwicklung laufend im Blick zu behalten: Wer erst bei der Jahresauswertung merkt, dass er im Frühjahr die Schwelle überschritten hat, hat die Frist womöglich schon verpasst.

7Registrieren: einzeln oder über das Streamlined-System

Registriert wird bei der Steuerbehörde jedes Staates, in dem du pflichtig bist, und zwar für jeden Staat gesondert. Für 24 Staaten gibt es einen gemeinsamen Weg: Die Mitglieder des Streamlined Sales and Use Tax Agreement betreiben ein zentrales, gebührenfreies Registrierungssystem, über das du dich in allen Mitgliedsstaaten oder in einzelnen anmeldest. Vollmitglieder sind Arkansas, Georgia, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, New Jersey, North Carolina, North Dakota, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, South Dakota, Utah, Vermont, Washington, West Virginia, Wisconsin und Wyoming; Tennessee ist assoziiertes Mitglied.

Für Händler aus Europa ist ein Satz aus den Registrierungs-FAQ des Streamlined Sales Tax Governing Board wichtig: Ausländische Verkäufer ohne Federal Employer Identification Number, ohne ITIN und ohne Adresse in den USA können sich registrieren, indem sie als Nummernart „Other“ wählen; das System vergibt dann eine eigene Nummer. Eine US-Gesellschaft brauchst du für die Registrierung also nicht. Ob du sie für dein Geschäft brauchst, ist eine andere Frage, die der Beitrag Sales Tax und Nexus für Händler aus DE/AT/CH behandelt.

Die großen Staaten außerhalb des Systems, darunter Kalifornien, Texas, Florida und New York, registrierst du direkt bei ihrer Behörde. Für die Registrierung fragt jede Behörde eigene Angaben ab. Hast du eine US-Gesellschaft, gibst du ihre Steuernummer an; wie die Gesellschaft sie bekommt, steht im Beitrag EIN beantragen ohne SSN.

Eine allgemeine Einführung in die Nexus-Gesetze der Bundesstaaten findest du im Bundesstaat-Leitfaden zu Nexus-Gesetzen, die Grundlagen der Steuer selbst unter Die Sales Tax in den USA und den Überblick über alle Steuerpflichten einer US-Gesellschaft im Leitfaden Steuerpflichten einer US-Gesellschaft.

Zusammengefasst

• Seit dem Urteil South Dakota v. Wayfair vom 21. Juni 2018 knüpfen die Bundesstaaten die Sales Tax auch an Umsatz ohne Präsenz; die Schwelle setzt jeder Staat selbst.
• Die meisten Staaten verlangen $100.000 Umsatz; Alabama und Mississippi $250.000, Kalifornien und Texas $500.000, New York $500.000 und 100 Verkäufe.
• Eine Transaktionsschwelle haben noch 16 der Staaten mit Sales Tax und DC; viele haben sie gestrichen, Illinois zum 1. Januar 2026 und Kentucky zum 1. August 2026.
• Zeitraum und Zählweise unterscheiden sich: Kalenderjahr oder zwölf Monate, Brutto- oder steuerpflichtiger Umsatz, mit oder ohne Marktplatzverkäufe.
• Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon erheben keine allgemeine Sales Tax; in Alaska erheben Gemeinden eine eigene.

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