B-1 für Montage, Service und Schulung: wann dein Techniker die Maschine in Amerika aufbauen darf

Ein Maschinenbauer aus Baden-Württemberg verkauft eine Anlage nach Tennessee. Im Vertrag steht, dass zwei Techniker sie aufstellen, in Betrieb nehmen und das Bedienpersonal schulen. Ein Kunststoffverarbeiter aus Oberösterreich schickt einen Servicetechniker zur Garantiereparatur nach Georgia. Eine Schweizer Firma für Messtechnik braucht ihren Spezialisten drei Wochen bei einem Kunden in Michigan. In allen drei Fällen arbeiten Menschen in den USA, mit Werkzeug in der Hand. Und in allen drei Fällen kann das Besuchervisum B-1 trotzdem der richtige Weg sein, weil das US-Recht für genau diese Lage eine Sonderregel kennt. Dieser Beitrag zeigt, wann sie trägt, was im Kaufvertrag stehen muss und wo sie endet.

1Warum Montage ein Sonderfall ist

Das Besuchervisum B-1 ist für Geschäfte gedacht, nicht für Arbeit. Das Gesetz schließt Besucher aus, die zu gelernter oder ungelernter Arbeit in die USA kommen, und das State Department wiederholt das in seinem Foreign Affairs Manual: Geschäfte im Sinne des B-1 sind in der Regel Tätigkeiten, die keine Arbeit sind. Besprechungen, Verhandlungen, Messen und Konferenzen fallen darunter, Montage und Reparatur eigentlich nicht. Was mit ESTA und B-1 auf einer normalen Geschäftsreise geht, steht in ESTA für Geschäftsreisen.

Das Manual nennt aber in 9 FAM 402.2-5(E) eine Reihe von Tätigkeiten, die eigentlich in andere Kategorien gehören, für die das Konsulat unter bestimmten Bedingungen trotzdem ein B-1 ausstellen darf. Die erste davon heißt Commercial or Industrial Workers. Der Gedanke dahinter folgt der Entscheidung Matter of Hira, auf die sich das Manual beruft: Die Tätigkeit in den USA ist Teil eines Geschäfts, dessen Schwerpunkt im Ausland liegt. Wer eine Maschine in Europa baut und verkauft, verdient am Verkauf. Dass seine Techniker sie beim Käufer aufstellen, ist die Erfüllung dieses Verkaufs, nicht ein eigenes Geschäft in den USA.

Für den Mittelstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist diese Regel wichtiger als fast jede andere im Besucherrecht. Sie erlaubt After-Sales-Service ohne Arbeitsvisum, aber nur, wenn alle Bedingungen erfüllt sind. Wer eine davon übersieht, schickt seine Leute mit dem falschen Status über die Grenze.

2Die Bedingungen der Sonderregel

Nach dem Foreign Affairs Manual darf ein B-1 bekommen, wer in die USA reist, um gewerbliche oder industrielle Anlagen oder Maschinen aufzustellen, zu warten oder zu reparieren, die von einem Unternehmen außerhalb der USA gekauft wurden, oder um US-Mitarbeiter in diesen Arbeiten zu schulen. Daran knüpft das Manual drei weitere Bedingungen: Der Kaufvertrag muss den Verkäufer ausdrücklich verpflichten, diese Leistungen oder diese Schulung zu erbringen. Der Antragsteller muss Spezialwissen besitzen, das für diese vertragliche Pflicht des Verkäufers unerlässlich ist. Und er darf keine Vergütung aus einer US-Quelle erhalten.

Die Grenzbehörde CBP ergänzt in ihren Hinweisen zu erlaubten B-1-Tätigkeiten einen Punkt, den viele übersehen: Die Maschine oder Anlage muss außerhalb der USA hergestellt worden sein. Ein deutscher Händler, der eine in Ohio gebaute Maschine verkauft und seinen Techniker zum Aufstellen schickt, fällt also nicht unter die Regel, auch wenn der Kaufvertrag die Montage vorsieht.

Spezialwissen heißt nicht, dass dein Techniker der Einzige auf der Welt sein muss, der die Maschine kennt. Es heißt, dass die Leistung ohne sein Wissen nicht erbracht werden kann, das ein beliebiger Monteur vor Ort nicht hat: Kenntnis der Steuerung, der Konstruktion, der eigenen Prüfverfahren. Ein Helfer, der Kisten trägt und Schrauben anzieht, erfüllt diese Bedingung nicht. Die Tabelle unten fasst die Bedingungen zusammen.

3Was darunter fällt und was nicht

Die harte Grenze der Regel sind Bauarbeiten. Das Manual sagt ausdrücklich, dass die Sonderregel nicht für Bauarbeiten gilt, auf der Baustelle ebenso wenig wie in der Werkhalle. Die Vorschrift dazu steht in 8 CFR 214.2(b)(5): Wer zu Bauarbeiten einreist, kann nicht als Besucher zugelassen werden. Wer andere bei Bauarbeiten beaufsichtigt oder anleitet, ohne selbst mitzubauen, kann dagegen ein B-1 bekommen.

In der Praxis verläuft die Linie zwischen der Maschine und dem Gebäude. Die Anlage auf ihr Fundament setzen, ausrichten, anschließen, einstellen und in Betrieb nehmen, ist Montage. Das Fundament gießen, die Halle errichten, die Elektroinstallation des Gebäudes verlegen, ist Bau. Wenn ein Projekt beides umfasst, sollte der Vertrag die Teile trennen, und deine Techniker sollten nur die Teile übernehmen, die zur Maschine gehören. Den Bau übernimmt ein örtliches Unternehmen, deine Leute dürfen es anleiten.

Die zweite Grenze ist der Kaufvertrag selbst. Die Regel deckt Leistungen, zu denen der Verkäufer aus dem Kaufvertrag verpflichtet ist. Wartung für einen Kunden, der die Maschine von jemand anderem gekauft hat, ist davon nicht gedeckt, ebenso wenig Aufträge, die mit der verkauften Anlage nichts zu tun haben. Die Tabelle zeigt typische Einsätze.

4Der Kaufvertrag als Schlüssel

An keiner Stelle entscheidet sich so viel wie im Vertrag. Das Manual verlangt, dass der Kaufvertrag den Verkäufer ausdrücklich zu den Leistungen oder der Schulung verpflichtet. Ein allgemeiner Hinweis auf Kundendienst oder ein Satz in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, dass Service auf Anfrage möglich ist, ist schwächer als eine klare Pflicht. Wenn du für US-Kunden Anlagen baust, lohnt es sich, die Vertragsvorlage daraufhin zu prüfen:

• Leistungspflicht: Der Verkäufer stellt die Anlage auf, nimmt sie in Betrieb und schult das Personal des Käufers. Formuliert als Pflicht des Verkäufers, nicht als Option.
• Umfang: Was genau dazugehört, etwa Aufstellung, Ausrichtung, Anschluss an vorhandene Versorgung, Probelauf, Abnahme, Schulung für eine bestimmte Zahl von Bedienern.
• Gewährleistung und Service: Welche Reparaturen und Wartungen der Verkäufer während der Gewährleistung vor Ort übernimmt.
• Abgrenzung zum Bau: Fundament, Gebäude und Gebäudetechnik stellt der Käufer oder ein von ihm beauftragtes Unternehmen.
• Vergütung: Die Leistungen sind Teil des Kaufpreises oder werden vom Verkäufer an den Käufer berechnet. Der Techniker selbst bekommt nichts vom Käufer außer, wenn vereinbart, der Erstattung von Reise- und Aufenthaltskosten.

Ein späterer, eigenständiger Wartungsvertrag nach Ablauf der Gewährleistung ist kein Kaufvertrag. Ob die Sonderregel dann noch trägt, ist eine Frage des Einzelfalls, die du vor der ersten Reise klären solltest. Je enger der Wartungsvertrag mit dem ursprünglichen Kauf verbunden ist und je klarer er schon im Kaufvertrag angelegt war, desto besser.

5Schulung: Spezialtrainer und Ausbildung im Ausland

Die Schulung von US-Mitarbeitern im Umgang mit einer gekauften Maschine ist schon Teil der Montageregel. Das Manual kennt daneben eine eigene Kategorie, den Specialized Trainer, in der Fassung vom 4. Dezember 2025. Danach kann ein B-1 bekommen, wer für eine befristete Zeit in die USA reist, um US-Mitarbeiter zu schulen oder Wissen weiterzugeben, auch über spezielle oder firmeneigene Techniken, Fertigkeiten und Know-how für Industrieanlagen, Maschinen oder Verfahren, die von einem Unternehmen außerhalb der USA erworben oder bezogen wurden, und zwar zur Unterstützung eines qualifizierenden Projekts. Der Trainer muss Wissen haben, das in den USA nicht weit verbreitet ist, und darf keine Vergütung aus einer US-Quelle erhalten. Das Visum wird in diesem Fall mit dem Vermerk B-1 SPECIALIZED TRAINER versehen.

Was ein qualifizierendes Projekt ist, führt der öffentlich zugängliche Teil des Manuals nicht aus; der betreffende Absatz ist dort als nicht verfügbar gekennzeichnet. Wer diese Kategorie nutzen will, sollte das Projekt deshalb im Antrag genau beschreiben und mit dem Konsulat rechnen, das nachfragt.

Der umgekehrte Fall ist die Ausbildung deiner eigenen Mitarbeiter in den USA, etwa bei einer US-Tochter oder einem Partner. Das Manual erlaubt unter Umständen ein B-1 anstelle des Trainee-Visums H-3, wenn die Ausbildung im Heimatland nicht verfügbar ist, der Mitarbeiter keine reguläre Stelle im Betrieb besetzt, nicht produktiv arbeitet, außer soweit die Ausbildung es nebenbei erfordert, und weiter von seinem Arbeitgeber im Ausland bezahlt wird. Auch dieses Visum trägt einen Vermerk, B-1 IN LIEU OF H.

6ESTA oder B-1-Visum für deine Techniker

Deutsche, Österreicher und Schweizer können mit ESTA einreisen, und das Visa Waiver Program lässt sie als Besucher im Sinne derselben Gesetzesvorschrift zu, auf der auch das B-1 beruht. Rechtlich gelten für die Tätigkeit also dieselben Grenzen. Die Hinweise von CBP zur Montage sind für Besucher allgemein formuliert. Ob ein Techniker mit ESTA einreisen kann, ist deshalb weniger eine Frage des Rechts als eine Frage, wie gut er seinen Fall am Schalter belegen kann. Er erklärt dort in wenigen Sätzen, warum er mit Werkzeugkoffer kommt, und der Beamte entscheidet allein.

Ein B-1-Visum verschiebt diese Prüfung vor die Reise. Das Konsulat prüft Vertrag, Spezialwissen und Vergütung im Antrag und im Gespräch. Das Manual erlaubt ausdrücklich positive Vermerke auf dem Visum zu Zweck und Dauer, wenn sie dem Beamten an der Grenze helfen, und für den Spezialtrainer und das B-1 anstelle eines H-Visums ist der Vermerk Pflicht. Ein ESTA kann keinen Vermerk tragen. Für Tätigkeiten, die keiner der genannten Kategorien klar entsprechen, muss das Konsulat vor der Ausstellung eine Stellungnahme der Rechtsabteilung des State Department einholen. Auch das spricht dafür, ungewöhnliche Einsätze nicht am Schalter zu testen.

Für den Antrag gilt: Formular DS-160, Gebühr von 185 Dollar, Termin im Land deines Wohnsitzes oder deiner Staatsangehörigkeit. In Deutschland bieten die Botschaft in Berlin und die Generalkonsulate in Frankfurt und München Visa an. Ein persönliches Gespräch ist die Regel; ohne Termin geht es nur bei der Verlängerung eines voll gültigen B-Visums innerhalb von zwölf Monaten nach dessen Ablauf und unter weiteren Bedingungen. Bevor ein Mitarbeiter, der ESTA nutzen kann, ein Visum beantragt, lies im Überblick ESTA und B-1-Visum, was eine Ablehnung für spätere Reisen bedeutet. Was dein Techniker in die Mappe legt, steht in der Checkliste Geschäftsreise USA; für Montage gehört eine Kopie der Vertragsklausel dazu.

7Wer zahlt und wer anstellt

Die Bedingung, dass keine Vergütung aus einer US-Quelle fließt, ist bei Montage leichter zu erfüllen als bei anderen Einsätzen, weil dein Unternehmen ohnehin den Käufer berechnet. Entscheidend ist, wer den Techniker bezahlt. Sein Gehalt kommt von seinem Arbeitgeber im Ausland, wie bisher. Der US-Kunde darf ihm Reise- und Aufenthaltskosten erstatten, nach dem Manual aber nicht mehr als die tatsächlichen, angemessenen Kosten für An- und Abreise, Unterkunft, Verpflegung, Wäsche und ähnliche Grundbedürfnisse. Eine Prämie des Kunden, ein Tagessatz an den Techniker oder ein Arbeitsvertrag mit dem Kunden machen aus dem Besucher einen Arbeitnehmer.

Wie das Manual eine ausländische Firma versteht, zeigt der Abschnitt zum B-1 anstelle eines H-Visums: Die Firma muss ein Büro im Ausland haben, ihre Lohnabrechnung muss im Ausland erfolgen, und der Mitarbeiter muss üblicherweise bei ihr beschäftigt sein. Hat ein US-Unternehmen eine eigene Gesellschaft im Ausland, gilt deren Gehaltszahlung nicht als US-Quelle. Für Gruppen mit einer US-Tochter heißt das: Wenn die Tochter die Maschine verkauft und den Techniker der Mutter bezahlt, ist die Lage eine andere als beim Verkauf durch die Mutter.

8Steuer und Sozialversicherung bei Montage

Die Doppelbesteuerungsabkommen der USA mit Deutschland, Österreich und der Schweiz enthalten für Montagen zwei Regeln, die du kennen solltest. Die erste betrifft dein Unternehmen: Eine Bau- oder Montagestelle wird erst zur Betriebsstätte in den USA, wenn sie länger als zwölf Monate dauert. Darunter bleibt der Gewinn aus dem Auftrag nach dem Abkommen im Heimatland. Die zweite betrifft deinen Techniker: Sein Lohn bleibt im Heimatland steuerpflichtig, wenn er nicht länger als 183 Tage in den USA ist, sein Arbeitgeber nicht in den USA ansässig ist und der Lohn nicht von einer US-Betriebsstätte getragen wird. Im Abkommen mit Deutschland zählen die Tage im Kalenderjahr, in denen mit Österreich und der Schweiz in einem Zeitraum von zwölf Monaten. Wer häufig und lange vor Ort ist, braucht eine Zählung, die beide Grenzen im Blick behält.

Für die Sozialversicherung gilt nach der Deutschen Rentenversicherung: Wer in den USA arbeitet, fällt grundsätzlich unter das US-Recht. Wer nur vorübergehend für seinen deutschen Arbeitgeber in den USA tätig ist und weiter von ihm bezahlt wird, kann bis zu 60 Monate in der deutschen Rentenversicherung bleiben, mit der Entsendebescheinigung D/USA 101. Der Arbeitgeber beantragt sie bei der Krankenkasse, an die er die Rentenbeiträge abführt, und zwar vor Beginn der Tätigkeit. Das Abkommen erfasst nur die Rentenversicherung. In der Schweiz beantragt der Arbeitgeber die Entsendungsbescheinigung vor der Abreise bei seiner AHV-Ausgleichskasse. In Österreich klärt der zuständige Versicherungsträger das Verfahren. Mehr zur Lohnabrechnung, wenn Mitarbeiter länger bleiben, findest du bei unserer Payroll und im Beitrag zur Entsendung von Mitarbeitern in die USA.

9Wenn die Regel nicht passt

Nicht jeder Einsatz passt in die Sonderregel. Wenn deine Leute bauen sollen, wenn die Maschine in den USA hergestellt wurde, wenn der Kunde sie direkt bezahlt oder wenn aus einem Einsatz ein Dauerzustand wird, brauchst du einen Arbeitsstatus. Für Mitarbeiter, die in eine eigene US-Niederlassung oder Tochter wechseln, ist das L-1-Visum der Weg, wenn sie im Jahr davor bei der Firma zu Hause gearbeitet haben. Gehört dein Unternehmen zu mindestens der Hälfte Staatsangehörigen eines Vertragsstaats und hat es eine US-Gesellschaft mit E-1- oder E-2-Status, können dort auch Mitarbeiter mit diesem Status arbeiten; wie das geht, steht in Mit dem E-2 Visum Mitarbeiter in die USA entsenden und im E-1-Handelsvisum. Für reine Bau- und Montageprojekte ohne eigene US-Gesellschaft kommen Arbeitsvisa mit Petition in Frage, die einen längeren Vorlauf brauchen.

Welcher Weg der richtige ist, hängt davon ab, wie oft deine Leute fahren, wie lange sie bleiben und ob ihr in den USA eine eigene Präsenz aufbaut. Wenn der Service für US-Kunden zu einem festen Geschäftszweig wird, ist meistens der Moment gekommen, über eine US-Gesellschaft und einen Markteintritt nachzudenken, statt jeden Einsatz einzeln über die Grenze zu bringen.

Zusammengefasst

• Montage, Wartung, Reparatur und Schulung sind eigentlich Arbeit; das B-1 lässt sie nur unter einer eng gefassten Sonderregel zu.
• Die Maschine muss von einem Unternehmen außerhalb der USA gekauft und dort hergestellt sein, der Kaufvertrag muss den Verkäufer zu diesen Leistungen verpflichten, und der Techniker braucht das dafür nötige Spezialwissen.
• Bezahlt wird der Techniker von seinem Arbeitgeber im Ausland; Bauarbeiten bleiben ausgeschlossen, Beaufsichtigen und Anleiten nicht.
• Für Steuer und Sozialversicherung zählen die zwölf Monate der Montagestelle, die 183 Tage des Monteurs und eine Entsendebescheinigung vor der Abreise.

So helfen wir dir

• Beratung zu Visum und GreencardWelcher Weg in die USA zu dir passt, geklärt in einem Gespräch.
• Visa-FahrplanSchriftlich, welches Visum zu dir und deiner Familie passt, erstellt mit unserem Immigration Attorney.
• Markteintritt USATochtergesellschaft, Personal, Steuern: dein Start im US-Markt.
• PayrollLohnabrechnung, Lohnsteuer und Meldungen für deine Mitarbeiter in den USA.

Perspektive Ausland · Veranstaltung

Investoren-Erlebnisreise Texas

Austin, Texas · 8. bis 12. März 2027

Fünf Tage in Austin mit Sebastian Sauerborn: Firmen, Visa, Immobilien, Banking und die Menschen vor Ort. Die US-Firmengründung im Wert von $3.500 ist im Ticket enthalten, dazu ein Jahr New Horizons Club.

• Schlüsselfertige US-Firmengründung im Wert von $3.500
• 1 Jahr New Horizons Club im Wert von $1.299
• Fünf Tage Programm auf Deutsch, Begleitperson kostenlos

ab $4.899Zur Texas-Reise →