Deine LLC hat im Januar drei Fristen, und zwei davon kennst du wahrscheinlich nicht

Wenn deine amerikanische Gesellschaft im vergangenen Jahr selbständige Dienstleister bezahlt hat, muss sie das melden. Das Formular heißt 1099-NEC, und die Steuerbehörde formuliert die Frist ohne Umschweife: Du bist verpflichtet, die Empfängerbelege auszustellen und bei der Behörde einzureichen, bis zum 31. Januar.

Beachte die Doppelung. Nicht nur der Dienstleister bekommt seinen Beleg. Auch die Behörde bekommt ihre Kopie. Beides zum selben Datum.

Wer ist gemeint? Selbständige, die kein Angestelltenverhältnis haben und die im Kalenderjahr über einer Bagatellgrenze bezahlt wurden. Der Webdesigner, der deine Seite gebaut hat. Die Buchhalterin auf Honorarbasis. Der Handwerker, der das Lager hergerichtet hat. Der Fotograf. Der Berater.

Nicht gemeint sind in aller Regel Zahlungen an Kapitalgesellschaften und Zahlungen, die über Kreditkarte oder eine Zahlungsplattform gelaufen sind, weil dort der Plattformbetreiber meldet.

Und hier liegt die Falle, in die europäische Gründer regelmäßig tappen: Sie zahlen ihre Dienstleister per Banküberweisung, halten das für unauffällig, und melden nichts. Genau diese Zahlungen sind meldepflichtig.

Hat deine Gesellschaft Angestellte, und dazu zählst du selbst, wenn du dir aus einer Kapitalgesellschaft ein Gehalt zahlst, dann sind die Lohnsteuerbescheinigungen fällig. Auch sie zum 31. Januar, auch sie doppelt: an den Mitarbeiter und an die Behörde.

Dazu kommen die Meldungen zum vierten Quartal für die Lohnabgaben, ebenfalls im Januar. Wer eine Lohnbuchhaltung hat, macht das automatisch. Wer sich selbst ein Gehalt zahlt und glaubt, das sei Privatsache zwischen ihm und seiner Gesellschaft, hat hier ein Problem.

Der Punkt ist wichtig genug für einen eigenen Absatz. In den Vereinigten Staaten ist die Trennung zwischen Gesellschaft und Gesellschafter formal streng, auch bei Ein-Personen-Gesellschaften. Wer sich Geld nimmt, muss sagen, was es ist: Gehalt, Ausschüttung, Entnahme oder Darlehen. Jede dieser Formen hat eigene Meldepflichten und eigene steuerliche Folgen. Wie das sauber läuft, steht in Lohnbuchhaltung und Payroll.

Die dritte Frist steht in keinem Bundesgesetz, sondern in den Regeln deines Sitzstaats, und sie unterscheidet sich von Staat zu Staat erheblich.

Manche Staaten wollen den Jahresbericht im Januar, andere im März, wieder andere zum Jahrestag der Gründung. Manche verlangen eine Gebühr, manche eine Steuer, manche beides. Und fast alle verlangen, dass dein Registered Agent bestätigt ist, also die Person oder Firma, die für dich amtliche Post entgegennimmt.

Der Registered Agent ist übrigens die häufigste stille Katastrophe im Portfolio europäischer Gesellschafter. Er wird jährlich bezahlt, oft über eine Kreditkarte, die irgendwann abläuft. Die Abbuchung scheitert, der Dienstleister kündigt, der Bundesstaat verliert die Zustelladresse, und die Gesellschaft rutscht in einen Zustand, den man am Ende mit Nachzahlungen und Wiederherstellungsgebühren repariert.

Hier unterscheidet sich das amerikanische System grundlegend vom deutschen. Es gibt keine Erinnerung, keinen Anruf, keine Mahnung mit Fristsetzung. Es gibt eine Sanktion, und sie läuft automatisch.

Bei den Meldungen an Dienstleister und Mitarbeiter bemisst sich die Strafe pro Beleg. Nicht pauschal für die Verspätung, sondern für jedes einzelne nicht oder verspätet eingereichte Formular, gestaffelt danach, wie spät du bist. Wer zwölf Dienstleister hat und alle zwölf Meldungen vergisst, zahlt zwölfmal.

Bei den Gesellschaftspflichten des Bundesstaats ist die Folge unangenehmer als teuer. Die Gesellschaft verliert ihren Status als in gutem Stand geführtes Unternehmen. Damit bekommst du keine Bescheinigung mehr, die Banken für die Kontoführung sehen wollen, du kannst in manchen Staaten nicht klagen, und Vertragspartner, die nachsehen, finden einen Eintrag, den du erklären musst.

31. Januar: Meldungen an Dienstleister und Mitarbeiter, an die Empfänger und an die Behörde.

Frühjahr: Jahresbericht und Gesellschaftsabgabe des Sitzstaats. In Delaware für Kapitalgesellschaften der 1. März, für LLC und LP der 1. Juni. In Texas der 15. Mai.

15. März: Steuererklärungen für Personengesellschaften und für Kapitalgesellschaften mit besonderer Besteuerungsform. In diesem Jahr verschiebt sich die Frist auf den 16. März 2026, weil der 15. auf einen Sonntag fällt.

15. April: Einkommensteuererklärung, Erklärung für reguläre Kapitalgesellschaften, die Meldung ausländischer Konten und, für viele europäische Gesellschafter am wichtigsten, die Anlage zur Meldung von Geschäften zwischen der Gesellschaft und ihrem ausländischen Gesellschafter.

Über das Jahr verteilt: Vorauszahlungen, Umsatzsteuermeldungen in den Bundesstaaten, in denen du steuerlich anknüpfst, und die Verlängerung deines Registered Agent.

Sie verdient einen eigenen Abschnitt, weil sie die teuerste ist. Wer als Nichtamerikaner eine amerikanische Einpersonengesellschaft hält, muss jedes Jahr melden, welche Geschäfte zwischen ihm und dieser Gesellschaft stattgefunden haben. Einlagen, Entnahmen, Darlehen, Dienstleistungen, alles.

Das gilt auch dann, wenn die Gesellschaft keinerlei Einkünfte hatte. Es gilt auch dann, wenn sie ruht. Und die Sanktion für eine unterlassene Meldung beginnt bei einem Betrag, bei dem europäischen Gründern regelmäßig die Farbe aus dem Gesicht weicht.

Wir haben das ausführlich beschrieben, weil es das häufigste ernste Versäumnis in unserer Praxis ist. Nachzulesen im Bereich US-Steuern und in Steuerliche Betreuung ausländischer Unternehmen. Wie die US-LLC ohne US-Betriebsstätte als Gesamtmodell funktioniert, zeigt unsere Schwesterkanzlei Nullsteuer LLC.

Nach so vielen Fristen könnte man den Eindruck bekommen, eine amerikanische Gesellschaft sei bürokratisch. Sie ist es nicht, sie ist nur anders.

Was in Deutschland Notar, Handelsregister, Offenlegung und Wirtschaftsprüfer erledigen, erledigst du hier selbst oder über einen Dienstleister, zu einem Bruchteil der Kosten. Eine Gesellschaft zu gründen dauert Tage, nicht Wochen. Eine Satzungsänderung ist ein Beschluss, kein Termin beim Notar. Eine Gesellschafterliste ist eine Datei.

Der Preis dieser Freiheit ist, dass niemand dich an deine Pflichten erinnert. Das System vertraut darauf, dass du weißt, was du tust, und bestraft dich, wenn du es nicht weißt. Für Unternehmer, die das verstanden haben, ist das ein außerordentlich angenehmer Handel.

Sehr viele europäische Gesellschafter halten eine amerikanische Gesellschaft, die im Moment nichts tut. Ein Projekt, das nicht angelaufen ist. Ein Shop, der geschlossen wurde. Eine Struktur, die man sich für später aufgehoben hat.

Eine ruhende Gesellschaft ist im amerikanischen Recht völlig zulässig. Was es nicht gibt, ist eine ruhende Pflichtenlage. Der Bundesstaat will seinen Jahresbericht und seine Abgabe, auch wenn kein einziger Dollar geflossen ist. Die Steuerbehörde will ihre Erklärung, auch wenn sie eine Nullerklärung ist. Und die Meldung über Geschäfte mit dem ausländischen Gesellschafter ist ebenfalls fällig, auch wenn es keine gab.

Das ist die häufigste böse Überraschung, die wir sehen. Jemand meldet sich nach vier Jahren, weil er die Gesellschaft wieder braucht, und stellt fest, dass sie nicht mehr in gutem Stand ist, dass Abgaben plus Zinsen aufgelaufen sind und dass mehrere Jahre Nullerklärungen nachzuholen sind, jede davon mit einem eigenen Sanktionsrisiko.

Wer eine Gesellschaft nicht braucht, sollte sie ordentlich auflösen, statt sie einschlafen zu lassen. Das kostet einmal Geld und beendet die Pflichten. Wer sie behalten will, sollte sie führen wie eine aktive Gesellschaft, nur mit weniger Buchungen.

Amerikanische Behörden und Banken erwarten nicht viel, aber sie erwarten es zuverlässig. Ein Ordner, digital genügt, mit sechs Dingen darin.

Die Gründungsurkunde und die aktuelle Bestätigung des guten Stands. Banken verlangen letztere regelmäßig neu, oft jährlich.

Der Gesellschaftsvertrag. Bei einer LLC das Operating Agreement. Viele Gründer haben keines, weil kein Amt es sehen will. Spätestens die Bank, ein Investor oder ein Streit fragt danach, und dann ist es zu spät, eines zu schreiben.

Die Steuernummer und der zugehörige Bescheid.

Beschlüsse. Auch der Alleingesellschafter fasst Beschlüsse, und er schreibt sie auf. Das klingt bürokratisch für eine Ein-Personen-Gesellschaft und ist der wichtigste Baustein deines Haftungsschutzes.

Die Kontoauszüge, sauber getrennt von privaten Konten. Wer geschäftliche und private Zahlungen mischt, riskiert genau das, wofür er die Gesellschaft gegründet hat: die Trennung der Vermögen. Mehr dazu in Haftungsschutz der US-LLC.

Und die Fristenliste. Mit Erinnerungen. Die ist keine Formalie, sie ist der Unterschied zwischen einer Gesellschaft, die läuft, und einer, die man reparieren muss.

Und ein letzter Hinweis, der Geld spart: Wer eine Frist bereits gerissen hat, sollte trotzdem sofort einreichen. Die Sanktionen sind gestaffelt, sie steigen mit der Verspätung, und die Staffel endet nicht. Zwei Wochen zu spät ist eine ganz andere Größenordnung als sechs Monate zu spät.

Zieh eine Liste aller Zahlungen des vergangenen Jahres an Einzelpersonen und Einzelunternehmen. Prüfe, wer eine Meldung braucht. Besorge dir für jeden die Steuernummer, falls du sie noch nicht hast, denn ohne sie kannst du nicht melden.

Prüfe, ob deine Gesellschaft im Sitzstaat in gutem Stand geführt wird. Das dauert zwei Minuten und ist online möglich.

Und schreibe dir den Kalender oben in dein System, mit Erinnerungen zwei Wochen vor jedem Termin. Das ist die billigste Versicherung, die deine amerikanische Gesellschaft je bekommen wird.

Wenn du das nicht selbst führen willst, sprich mit der Kanzlei Mount Bonnell in Austin, Texas. Wie die laufende Betreuung aussieht, steht in Laufende Verwaltung von US-Gesellschaften.

Nachtrag: Wie es weitergeht, steht in Ab dem 16. September kostet deine Partnership jeden angefangenen Monat 255 Dollar pro Gesellschafter, wenn die Erklärung fehlt.

Beratung & Umsetzung

Wenn du prüfen möchtest, was das für deine persönliche Situation bedeutet, vereinbare am besten ein Beratungsgespräch.