Was ist der Zweck eines W 8 Formulars und wer muss es ausfüllen?

Ein W 8-Formular ist ein Dokument, das von ausländischen natürlichen und juristischen Personen verwendet wird, um ihren ausländischen Status für U.S.-Steuerzwecke zu bescheinigen.

Es wird auch als "Certificate of Foreign Status" bezeichnet, weil es gegenüber dem IRS deinen Status als ausländische Person nachweist.

Was ist der Zweck des W 8 Formulars?

Das Formular wird verwendet, um Folgendes zu bescheinigen:

• Ausländerstatus
• Wohnsitzland
• Art der Einkünfte und ob auf die Einkünfte Steuern gezahlt wurden. 

Welche verschiedenen Formulare gibt es?

Es gibt fünf verschiedene W 8-Formulare: das W 8BEN für natürliche Personen, das W 8BEN-E für Unternehmen, das W 8ECI, das W 8EXP und das W 8IMY. Das W-9 ist dagegen das Gegenstück für US-Personen. 

Im Allgemeinen muss das Formular W 8BEN von einer Nicht-US-Person ausgefüllt werden, die Einkommen hat, das der Einbehaltung oder Meldung in einer US-Steuererklärung für den Internal Revenue Service (IRS) unterliegt.

Die W-8BEN-Formulare müssen ausgefüllt werden, um den ausländischen Status für die Befreiung von der Quellensteuer nachzuweisen, was bedeutet, dass du keine Steuern auf dein Einkommen zahlen musst, wenn es von außerhalb der USA stammt.

Wie lange ist das W 8BEN Formular gültig?

Das Formular muss der auszahlenden Stelle (dem Withholding Agent) vor der Zahlung vorgelegt werden, damit es gültig ist.

Es ist ab dem Datum der Unterzeichnung bis zum Ende des dritten darauf folgenden Kalenderjahres oder bis zum Eintritt einer Änderung der Umstände gültig, je nachdem, was zuerst eintritt.

Wo wird das Formular eingereicht?

In der Regel muss das Formular W-8BEN bei deinem Zahlungsdienstleister oder Finanzinstitut (z. B. einer Bank oder einem Kreditkartenunternehmen) eingereicht werden.

Wann und warum muss das Formular W-8BEN für Unternehmen eingereicht werden?

Für Unternehmen dient das Formular als Nachweis des Ausländerstatus und hilft bei der Ermittlung und Berechnung der Quellensteuersätze.

Unternehmen müssen dieses Formular ausfüllen, wenn sie nicht in den USA ansässige Unternehmen sind und Zahlungen aus US-Quellen erhalten, wie z. B. Lizenzgebühren oder Zinszahlungen.

Das Formular W 8IMY wird von zwischengeschalteten Stellen (Intermediaries) und durchleitenden Einheiten wie Personengesellschaften verwendet, die keine US-Personen sind und Zahlungen aus US-Quellen für Dritte entgegennehmen.

Das Formular ähnelt dem Formular W 8BEN insofern, als es den Ausländerstatus, das Land des Wohnsitzes, die Art des Einkommens und die Frage, ob Steuern auf das Einkommen gezahlt wurden, bescheinigt.

Das Formular W-9 hingegen wird von US-Bürgern und in den USA ansässigen Personen verwendet, um dem Zahler ihre US-Steuernummer (TIN) mitzuteilen, damit dieser Zahlungen korrekt an den IRS melden kann.

Es wird auch von Unternehmen mit Sitz in den Vereinigten Staaten (einschließlich Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften) verwendet, um Informationen über sich selbst und ihre Mitarbeiter für Steuerzwecke bereitzustellen.

Welche Gültigkeit hat das US-Steuerformular W-9?

Es ist wichtig zu wissen, dass das Formular neu eingereicht werden muss, sobald sich deine Angaben ändern, damit deine Steuerdaten korrekt und auf dem neuesten Stand bleiben.

Wenn du in den Vereinigten Staaten Einkommensteuer zahlen musst, musst du die entsprechenden Formulare für den Steuerabzug ausfüllen und einreichen. Je nach deiner Situation musst du möglicherweise Formulare wie W-8BEN, W-9 und/oder 1099 ausfüllen. Möglicherweise bist du auch verpflichtet, geschätzte Steuern zu zahlen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die W 8-Formulare von ausländischen natürlichen und juristischen Personen verwendet werden, um ihren ausländischen Status für US-Steuerzwecke zu bescheinigen, während das W-9-Formular von US-Personen nur für Meldezwecke verwendet wird und keine Quellensteuerbefreiung oder Vertragsvorteile bietet.

Anspruch auf Abkommensvorteile oder reduzierte Quellensteuersätze machen ausländische Unternehmen dagegen mit dem Formular W 8BEN-E geltend; das W 8IMY bleibt den zwischengeschalteten Stellen vorbehalten.

Alle Informationen zum US-Steuersystem, den US-Steuersätzen und den US-Steuerarten erhältst du hier.

Das W-8BEN-E hat acht Seiten und dreißig Teile, aber eine deutsche, österreichische oder Schweizer Gesellschaft füllt davon nur vier aus: Teil I (wer du bist), Teil III (dein Anspruch aus dem Doppelbesteuerungsabkommen), einen der beiden FATCA-Teile XXV oder XXVI und Teil XXX (Unterschrift). Diese Ausfüllhilfe folgt dem Formular und der IRS-Anleitung in der Fassung Oktober 2021 (Rev. 10-2021); laut IRS-Seite zum Formular gibt es mit Stand 30. März 2026 keine neuere Fassung. Das ausgefüllte Formular geht an deinen US-Kunden, Broker oder Lizenznehmer (den Withholding Agent), nie an die IRS.

Teil I: Wer du bist (Zeilen 1 bis 10)

• Zeile 1: Der Name der Gesellschaft, so wie er im Handelsregister steht.
• Zeile 2: Das Gründungsland auf Englisch: Germany, Austria oder Switzerland.
• Zeile 3: Nur für eine Disregarded Entity, die die Zahlung selbst erhält. Für die allermeisten Gesellschaften bleibt die Zeile leer.
• Zeile 4, Chapter 3 Status: Deine Rechtsform aus US-Sicht, genau ein Kreuz. Kapitalgesellschaften wie GmbH, AG oder Ltd. kreuzen Corporation an. Personengesellschaften (KG, OG, Kollektivgesellschaft) gehören meist auf das Formular W-8IMY; lass das prüfen, bevor du Partnership ankreuzt. Die Frage darunter, ob die Gesellschaft ein Hybrid mit Abkommensanspruch ist, beantwortet eine normale Kapitalgesellschaft mit No.
• Zeile 5, Chapter 4 Status (FATCA): Ein operatives Unternehmen, das weniger als die Hälfte seiner Einkünfte und seines Vermögens aus passiven Quellen wie Zinsen, Dividenden oder Mieten hat, kreuzt Active NFFE an und bestätigt das später in Teil XXV. Eine Holding oder vermögensverwaltende Gesellschaft ist in der Regel eine Passive NFFE und geht nach Teil XXVI. Die vielen FFI-Kästchen darüber betreffen Banken, Fonds und Versicherer, nicht dich.
• Zeile 6: Die Sitzadresse der Gesellschaft. Ein Postfach oder eine c/o-Adresse akzeptiert die IRS hier nicht.
• Zeile 7: Nur ausfüllen, wenn deine Postadresse von der Sitzadresse abweicht.
• Zeile 8: Die US-Steuernummer (EIN), falls die Gesellschaft eine hat. Für den reinen Abkommensanspruch auf Dividenden, Zinsen oder Lizenzgebühren ist sie nicht nötig.
• Zeile 9a bis 9c: 9a (GIIN) ist nur für Finanzinstitute. In 9b trägst du die Steuernummer deiner Gesellschaft im Heimatland ein. 9c kreuzt nur an, wer in einem Land sitzt, das keine Steuernummern vergibt; das trifft auf Deutschland, Österreich und die Schweiz nicht zu.
• Zeile 10: Freiwillige Referenz, etwa deine Kundennummer beim Zahler. Kann leer bleiben.

Teil II betrifft nur Zweigniederlassungen von Finanzinstituten und Disregarded Entities mit eigener GIIN. Du überspringst ihn.

Teil III: Dein Anspruch aus dem Doppelbesteuerungsabkommen (Zeilen 14 und 15)

Ohne diesen Teil behält der Zahler 30 Prozent Quellensteuer ein, mit ihm den Abkommenssatz. Deshalb ist Teil III der Teil, an dem die meisten Formulare scheitern.

• Zeile 14a: Kreuz setzen und das Ansässigkeitsland eintragen: Germany, Austria oder Switzerland. Damit erklärst du, dass die Gesellschaft im Sinne des jeweiligen Abkommens dort ansässig ist.
• Zeile 14b: Kreuz setzen und genau ein Kästchen zur Limitation-on-Benefits-Klausel wählen. Alle drei Abkommen haben eine solche Klausel (Deutschland Artikel 28, Österreich Artikel 16, Schweiz Artikel 22), das Kästchen No LOB article in treaty ist für dich also falsch. Eine inhabergeführte Gesellschaft, deren Anteile mehrheitlich Personen aus demselben Land gehören, wählt in der Regel Company that meets the ownership and base erosion test. Ein operatives Unternehmen, dessen US-Einkünfte aus seinem laufenden Geschäft stammen, kann stattdessen Company with an item of income that meets active trade or business test wählen. Eine börsennotierte AG kreuzt Publicly traded corporation an.
• Zeile 14c: Betrifft Sonderfälle mit Dividenden ausländischer Kapitalgesellschaften aus US-Quellen. In der Regel leer.
• Zeile 15, Special rates and conditions: Wer Dividenden, Zinsen oder Lizenzgebühren zum normalen Abkommenssatz beansprucht, lässt die Zeile laut IRS-Anleitung leer. Du brauchst sie, wenn der Anspruch an Bedingungen hängt, die Zeile 14 nicht abdeckt: zum Beispiel den ermäßigten Satz für Schachteldividenden ab einer bestimmten Beteiligungshöhe, oder Unternehmensgewinne nach Artikel 7, bei denen du erklärst, dass deine Gesellschaft keine US-Betriebsstätte unterhält. Dann trägst du Artikel und Absatz, den beanspruchten Satz (bei Artikel 7 sind das 0 Prozent) und die Einkunftsart ein und beschreibst in einem Satz, welche Bedingung des Artikels du erfüllst.

Die Artikelnummern sind in den drei Abkommen für die typischen Einkunftsarten gleich: Unternehmensgewinne Artikel 7, Dividenden Artikel 10, Zinsen Artikel 11, Lizenzgebühren Artikel 12. Nur die Limitation-on-Benefits-Klausel steht an unterschiedlicher Stelle (siehe Zeile 14b).

Teil XXV oder XXVI: Die FATCA-Bestätigung

Als Active NFFE kreuzt du in Teil XXV die Zeile 39 an. Damit bestätigst du, dass die Gesellschaft kein Finanzinstitut ist und dass im Vorjahr weniger als 50 Prozent ihrer Bruttoeinkünfte passiv waren und weniger als 50 Prozent ihres Vermögens passive Erträge erzeugt. Als Passive NFFE kreuzt du in Teil XXVI die Zeile 40a an und dazu entweder 40b (die Gesellschaft hat keine wesentlichen US-Eigentümer) oder 40c, dann listest du diese Eigentümer mit Name, Adresse und US-Steuernummer in Teil XXIX auf.

Teil XXX: Unterschrift

Es unterschreibt eine Person, die für die Gesellschaft zeichnungsberechtigt ist, also Geschäftsführer, Vorstand oder ein bevollmächtigter Prokurist. Das Kästchen I certify that I have the capacity to sign for the entity identified on line 1 of this form muss angekreuzt sein, sonst ist das Formular ungültig. Dazu kommen Unterschrift, Name in Druckbuchstaben und das Datum im US-Format (MM-DD-YYYY). Mit der Unterschrift versicherst du unter Strafandrohung, dass die Gesellschaft der wirtschaftliche Eigentümer der Einkünfte und keine US-Person ist, und du verpflichtest dich, innerhalb von 30 Tagen ein neues Formular einzureichen, wenn eine Angabe nicht mehr stimmt. Das Formular gilt bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Unterschrift. Behalte eine Kopie und notiere dir das Ablaufdatum.

Wenn du das Formular nicht selbst ausfüllen willst oder dein Fall von der Standardstrecke abweicht (Personengesellschaft, Holding mit US-Gesellschaftern, Betriebsstättenfrage), übernehmen wir das für dich: W8 Service buchen.

Es ist wichtig zu verstehen, welches Formular für die Befreiung von der US-Quellensteuer erforderlich ist und sicherzustellen, dass das Formular korrekt ausgefüllt ist.

Wenn du Hilfe beim Ausfüllen des richtigen Formulars benötigst, steht dir unsere Kanzlei gerne zur Seite. Gerade für Inhaber einer US-LLC ohne US-Betriebsstätte gehört das W-8BEN-E zum Standardprogramm; dazu berät dich auch unsere Schwesterkanzlei Nullsteuer LLC.

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Beratung & Umsetzung

Wenn du prüfen möchtest, was das für deine persönliche Situation bedeutet, vereinbare am besten ein Beratungsgespräch.