Firmenkreditkarte für die US-LLC: wer für die Karte haftet, was der Herausgeber von dir persönlich sehen will und wie deine Gesellschaft eine eigene Kreditgeschichte bekommt

Eine Firmenkreditkarte macht die US-Gesellschaft im Alltag handlungsfähig: für Software, Reisen, Werbung und Lieferanten, abgerechnet in Dollar und getrennt von deinem privaten Geld. Für den Herausgeber ist eine neue LLC aber ein unbeschriebenes Blatt, und deshalb schaut er auf den Menschen dahinter. Hier steht, was eine Firmenkarte rechtlich ist, wann du persönlich für sie haftest, was der Herausgeber von deiner Gesellschaft und von dir verlangt und wie aus den Zahlungen der Karte eine Kreditgeschichte der Gesellschaft wird.

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19. März 2025

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1Was eine Firmenkreditkarte rechtlich ist

Für den amerikanischen Gesetzgeber gibt es zwei Arten von Kreditkarten: die für Verbraucher und die für geschäftliche Zwecke. Der Unterschied ist groß. Die Regulation Z, die Verordnung zum Truth in Lending Act, gilt nicht für Kredite, die überwiegend geschäftlichen Zwecken dienen, und nicht für Kredite an andere als natürliche Personen, also etwa an eine LLC. Für eine Firmenkreditkarte bleiben davon nur zwei Regeln: Eine Karte darf nur auf Antrag ausgegeben werden, und die Haftung für unberechtigte Nutzung ist begrenzt. Auch die Schutzregeln des CARD Act gelten nach einem Bericht der Verbraucherschutzbehörde CFPB nur für Verbraucherkarten, nicht für Karten kleiner Unternehmen.

Für dich heißt das: Bei einer Firmenkarte stehen die Bedingungen viel stärker im Vertrag als im Gesetz. Zinsen, Gebühren, Änderungen des Rahmens und die Folgen eines Zahlungsverzugs liest du im Kartenvertrag, nicht in einer Verordnung. Das ist kein Grund zur Sorge, aber ein Grund, den Vertrag zu lesen.

Eine Regel gilt für Firmenkarten genauso wie für private: Wer deine Karte unberechtigt nutzt, kostet dich vor deiner Meldung an den Herausgeber höchstens 50 Dollar. Gibt ein Herausgeber zehn oder mehr Karten für Mitarbeiter einer Gesellschaft aus, darf die Gesellschaft mit ihm eine andere Haftung vereinbaren; den einzelnen Mitarbeiter darf aber niemand über diese Grenze hinaus belasten. Die Tabelle stellt die Regeln nebeneinander.

2Wer haftet: die persönliche Garantie

Die LLC heißt Limited Liability Company, weil ihre Gesellschafter grundsätzlich nicht mit ihrem privaten Vermögen für die Schulden der Gesellschaft einstehen. Bei der Firmenkreditkarte wird dieser Schutz oft durchbrochen, und zwar durch deine eigene Unterschrift. Ein Herausgeber kann einer jungen Gesellschaft eine Karte davon abhängig machen, dass ein Gesellschafter eine persönliche Garantie abgibt, die Personal Guarantee. Mit ihr verpflichtest du dich, für die Schulden der Karte selbst zu zahlen, wenn die Gesellschaft nicht zahlt.

Aus Sicht des Herausgebers ist das verständlich. Eine neue LLC hat keine Geschichte, kein Vermögen, das er einschätzen kann, und keine Bilanz. Der Mensch dahinter hat womöglich alles drei. Für dich bedeutet es, dass die Firmenkarte mit Garantie in deiner persönlichen Risikorechnung genauso zählt wie eine Privatkarte. Je nach Herausgeber kann auch der Antrag in deiner persönlichen Kreditakte auftauchen.

Es gibt Karten ohne persönliche Garantie. Sie können sich auf etwas anderes stützen, das der Herausgeber sehen kann: die Guthaben der Gesellschaft, ihre Umsätze oder eine Kaution. Wer eine Karte ohne Garantie will, braucht deshalb oft eine gut gefüllte Bankverbindung. Ein Beispiel dafür ist die Mercury IO Karte, die weiter unten beschrieben ist. Lies jeden Antrag daraufhin, ob er eine Garantie enthält; sie steht nicht immer in der Überschrift.

3Was der Herausgeber von deiner LLC verlangt

Ein Kartenkonto für die Gesellschaft ist für die Bank ein Konto der Gesellschaft. Sie muss die LLC deshalb wie bei einem Geschäftskonto identifizieren: mit Namen, physischem Standort, Steuernummer und Nachweis der Existenz, also EIN und Gründungsunterlagen. Bei Kreditkartenkonten darf sie die Angaben vor der Kreditvergabe auch aus einer Drittquelle beziehen. Dazu kommt die Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten: jeder, der 25 Prozent oder mehr hält, und eine Person mit Kontrolle. Was das im Einzelnen heißt, steht in Geschäftskonto für die US-LLC.

Rechne außerdem damit, dass der Herausgeber ein Geschäftskonto in Dollar sehen will, von dem die Karte bezahlt wird, und Angaben zu Umsatz und Geschäftsmodell. Verlangt die Karte eine persönliche Prüfung, braucht der Herausgeber zusätzlich deine Daten als Garant. Hier kommt deine persönliche Kreditakte in den USA ins Spiel, und hier hilft dir die ITIN, die Steuernummer der IRS für Menschen ohne SSN. Wir beantragen sie mit ITIN Express, über ein Spezialverfahren, das wir mit unseren US-Attorneys entwickelt haben, ohne vorherige Steuererklärung; über die Erteilung entscheidet allein die IRS.

Bei der Entscheidung gilt die Regulation B auch für Firmenkredite. Der Herausgeber darf deinen Aufenthaltsstatus berücksichtigen, und er muss dir seine Entscheidung mitteilen. Für Gesellschaften mit höchstens 1 Million Dollar Jahresumsatz im Vorjahr darf das mündlich oder schriftlich geschehen, und du hast das Recht, die Gründe einer Ablehnung zu erfahren. Bei größeren Gesellschaften muss er dir die Entscheidung in angemessener Zeit mitteilen und die Gründe schriftlich nennen, wenn du sie binnen 60 Tagen schriftlich anforderst.

4Charge Card oder Kreditkarte

Manche Firmenkarten sind keine Kreditkarten im engen Sinn, sondern Charge Cards. Bei einer Charge Card ist der volle Saldo am Ende jeder Abrechnungsperiode fällig; es gibt keinen Kredit, der sich von Monat zu Monat fortschreibt, und deshalb keine Zinsen. Bei einer Kreditkarte darfst du einen Teil stehen lassen und zahlst darauf Zinsen. Für ein Unternehmen, das seine Ausgaben ohnehin jeden Monat bezahlt, ist die Charge Card oft die ehrlichere Karte: Sie finanziert nichts, sie verschiebt nur die Zahlung.

Ein Beispiel ist die Mercury IO Karte. Nach Angaben von Mercury ist sie eine Charge Card für Unternehmen: Der volle Saldo ist in jeder Zahlungsperiode fällig, bei neuen Kunden mit kleineren Guthaben täglich, ab einem Guthaben von 15.000 Dollar alle 30 Tage. Eine persönliche Garantie verlangt Mercury nicht, und bei der Anmeldung prüft Mercury deine persönliche Bonität nicht. Den Rahmen richtet Mercury nach den Guthaben der Gesellschaft bei Mercury und nach verbundenen externen Konten; er kann steigen und sinken, auch nach großen Ein- und Auszahlungen. Für eine junge LLC mit Guthaben, aber ohne Geschichte, ist das ein naheliegender Anfang. Ob deine Gesellschaft die Karte bekommt, entscheidet Mercury. Die Tabelle fasst die Angaben zusammen.

5Die Kreditgeschichte deiner Gesellschaft

Neben den Auskunfteien für Verbraucher gibt es in den USA Auskunfteien, die Kreditgeschichten von Unternehmen führen. Die bekannteste Kennung dafür ist die D-U-N-S-Nummer von Dun & Bradstreet, eine neunstellige Nummer, die ausschließlich für Unternehmen vergeben wird. Sie ist kostenlos, und Geschäftspartner können über sie das Kreditprofil deiner Gesellschaft abrufen. Auch Experian und Equifax führen Akten über Unternehmen.

Wie bei Verbrauchern gilt: In die Akte kommt nur, was jemand meldet, und nicht jeder Herausgeber und nicht jeder Lieferant meldet. Ob eine Firmenkarte an die Unternehmensauskunfteien meldet, an deine persönliche Akte oder an beide, ist von Herausgeber zu Herausgeber verschieden. Mercury meldet die Zahlungen der IO Karte nach eigener Angabe an Experian, Equifax und Dun & Bradstreet. Frag bei jeder Karte vor dem Antrag, wohin sie meldet; eine Karte, die nirgends meldet, baut keine Geschichte auf.

Die SBA nennt die Kreditkarte ausdrücklich als einen Weg, eine Kreditgeschichte für das Unternehmen aufzubauen. Wie aus D-U-N-S-Nummer, Lieferantenkrediten und Karten ein Score für die Gesellschaft wird, beschreibt Business Credit für die US-Firma, und wie daraus später eine Kreditlinie werden kann, steht in Kredit in den USA beantragen: Kreditlinie für deine Firma.

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6Erst du, dann deine Gesellschaft

Für die meisten Firmenkarten mit nennenswertem Rahmen führt der Weg über den Menschen hinter der Gesellschaft. Das ist kein Umweg, sondern die Reihenfolge, in der das amerikanische System Vertrauen aufbaut: Zuerst entsteht deine persönliche Kreditakte, mit einem Konto bei einer US-Bank, einer Adresse, an der dich Post erreicht, der ITIN und einer ersten gesicherten Karte. Wie das ohne SSN funktioniert, steht in US-Kreditkarte ohne SSN.

Parallel bekommt die Gesellschaft ihre eigenen Bausteine: das Geschäftskonto, die D-U-N-S-Nummer und eine erste Karte, die keine persönliche Prüfung voraussetzt und an die Unternehmensauskunfteien meldet. Wenn beide Akten eine Weile pünktliche Zahlungen zeigen, kommen Karten in Reichweite, die beides prüfen. Wie lange das dauert, entscheiden die Herausgeber, nicht ein Kalender.

Genau diese Reihenfolge bildet der Credit Builder ab, zur Gründung deiner Gesellschaft oder für deine bestehende US-Gesellschaft. Er enthält die Kontoeröffnung USA für dich vollständig und baut dazu die Bonität deiner Gesellschaft auf.

7Karten für Mitarbeiter und Ausgabenkontrolle

Sobald die Gesellschaft Mitarbeiter in den USA hat, stellt sich die Frage nach weiteren Karten. Firmenkarten können zusätzliche Karten für Mitarbeiter erlauben, je nach Herausgeber mit eigenen Limits je Karte. Für die Haftung gilt, was oben steht: Gibt ein Herausgeber zehn oder mehr Karten für Mitarbeiter aus, darf die Gesellschaft mit ihm eine andere Haftung für unberechtigte Nutzung vereinbaren, aber nie zulasten des einzelnen Mitarbeiters über 50 Dollar hinaus.

Für die Buchhaltung ist jede Mitarbeiterkarte eine Quelle von Belegen. Leg von Anfang an fest, wer wofür zahlen darf, und lass jede Ausgabe mit Beleg und Zweck erfassen. Das hilft dir bei der Steuererklärung der Gesellschaft und bei jeder Prüfung.

Wenn Mitarbeiter in den USA dazukommen, kommen auch Lohnabrechnung und Lohnsteuer dazu; darum geht es auf unserer Seite zur Payroll.

8Sauber trennen: Firmenkarte nur für die Firma

Die Firmenkarte gehört der Gesellschaft, und genau so solltest du sie nutzen. Die IRS rät in ihrer Publikation für Gründer, Geschäfts- und Privatgeld strikt zu trennen und private Entnahmen als solche zu dokumentieren. Die SBA verbindet die Trennung ausdrücklich mit dem Schutz der beschränkten Haftung. Eine Firmenkarte, mit der du auch private Einkäufe bezahlst, verwischt genau die Grenze, auf die es ankommt.

Für eine LLC, die einem Eigentümer im Ausland gehört, kommt die Pflicht zur Form 5472 dazu: Die Gesellschaft muss Bücher führen, aus denen sich ihre Geschäfte mit dir ergeben, und wer das versäumt, riskiert eine Strafe von 25.000 Dollar. Private Zahlungen über die Firmenkarte machen diese Bücher unübersichtlich. Wie die Erklärung funktioniert, steht in Null-Steuererklärung für die Single-Member-LLC.

Zahle die Karte außerdem vom Geschäftskonto der Gesellschaft, nicht von deinem privaten Konto. Dann sieht jeder, der die Bücher liest, auf einen Blick: Die Gesellschaft hat ihre Ausgaben selbst bezahlt.

9Und die Prämienkarten?

Viele Leser kommen über die Frage nach Meilen und Prämien zur Firmenkarte. Diese Seite handelt von der Karte als Werkzeug der Gesellschaft und als Baustein ihrer Kreditgeschichte. Welche Reise- und Prämienkarten sich lohnen, beschreibt unsere Schwesterseite unter nullsteuer.llc/us-kreditkarte.

Für die Grundlagen davor, das Konto der Gesellschaft und deine eigene Bonität, beginnt der Weg in unserer Übersicht US-Bankkonto und US-Bonität. Und wer die Gesellschaft noch gründen will, findet die LLC mit Betriebsstätte in den USA unter LLC gründen.

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