Foreign Qualification: Deine LLC arbeitet in einem zweiten Bundesstaat, und dieser Staat will sie in seinem Register sehen, bevor sie dort vor Gericht ihr Recht sucht

Eine LLC ist eine Gesellschaft des Bundesstaats, in dem sie gegründet wurde. Dort steht sie im Register, dort hat sie ihren Registered Agent, dort zahlt sie ihre Gebühren. Jeder andere Bundesstaat behandelt sie als Foreign LLC, also als Gesellschaft von außerhalb, auch wenn sie nur eine Staatsgrenze entfernt gegründet wurde. Will sie in einem zweiten Staat Geschäfte betreiben, muss sie sich dort registrieren. Die Amerikaner nennen das Foreign Qualification. Diese Seite erklärt, wann ein Staat die Registrierung verlangt, was sie in Delaware, Florida, Kalifornien, New York, Texas und Wyoming kostet, was ohne sie passiert und wie du eine Registrierung wieder beendest.

1Was Foreign Qualification bedeutet

Gesellschaftsrecht ist in den USA Sache der Bundesstaaten. Jeder Staat führt sein eigenes Register und kennt zunächst nur die Gesellschaften, die nach seinem Recht gegründet wurden. Eine Gesellschaft aus einem anderen Staat ist für ihn eine Foreign Entity. Das Wort „foreign“ meint hier nicht das Ausland: Eine Delaware LLC ist in Texas genauso „foreign“ wie eine deutsche GmbH.

Die Staaten nennen das Verfahren unterschiedlich. Delaware spricht von Registration, Florida und Wyoming von einem Certificate of Authority, New York von einer Application for Authority und Texas von einer Application for Registration; das Formular hieß dort früher Application for Certificate of Authority. Gemeint ist überall dasselbe: Die Gesellschaft meldet sich im zweiten Staat an, benennt dort einen Registered Agent für Zustellungen und erhält die Erlaubnis, dort Geschäfte zu betreiben. Sie wird dadurch keine neue Gesellschaft. Es bleibt eine einzige LLC mit einem Gründungsstaat und einem Operating Agreement; der zweite Staat führt sie nur zusätzlich in seinem Register.

Für die LLC mit Betriebsstätte in den USA, um die es auf dieser Website geht, ist das eine praktische Frage. Wer in Delaware gründet und in Texas ein Büro eröffnet, wer von Florida aus Mitarbeiter in Kalifornien einstellt oder wer ein Ladengeschäft in New York betreibt, landet früher oder später bei der Foreign Qualification. Wie du die Betriebsstätte selbst aufbaust, steht auf unserer Seite US-LLC mit Betriebsstätte gründen. Lebst du dagegen außerhalb der USA und findet dein Geschäft nicht in den USA statt, ist das eine andere Lage; dafür ist unsere Schwesterseite nullsteuer.llc da.

2Wann ein Staat die Registrierung verlangt

Die Pflicht hängt daran, ob die Gesellschaft im Staat Geschäfte betreibt. Texas und Florida sprechen von „transacting business“, Delaware von „doing business“. Eine abschließende Definition gibt kein Staat. Der Texas Secretary of State schreibt ausdrücklich, dass das texanische Gesetz den Begriff nicht definiert, und gibt eine Faustregel: Eine Gesellschaft betreibt in der Regel dann Geschäfte in Texas, wenn sie dort ein Büro oder einen Mitarbeiter hat oder einen ihrer Zwecke dort verfolgt. Ob das im Einzelfall zutrifft, beurteilt die Behörde nicht; sie verweist auf anwaltlichen Rat.

Was die Gesetze dagegen genau aufzählen, sind Tätigkeiten, die für sich allein nicht genügen. Delaware nennt in 6 Del. C. § 18-912 unter anderem diese:

• ein Gerichtsverfahren führen, verteidigen oder vergleichen,
• Versammlungen der Gesellschafter oder Manager abhalten und andere interne Angelegenheiten erledigen,
• Bankkonten unterhalten,
• über unabhängige Vertragspartner verkaufen,
• Aufträge einholen, die erst außerhalb des Staates angenommen werden,
• Darlehen geben oder aufnehmen und Forderungen einziehen,
• ein einzelnes Geschäft, das nicht Teil einer Reihe gleichartiger Geschäfte ist,
• Geschäfte im zwischenstaatlichen Handel.

Florida hat in § 605.0905 eine ähnliche Liste mit zwei Punkten, die für Unternehmer wichtig sind. Ein einzelnes Geschäft zählt dort nur dann nicht, wenn es binnen 30 Tagen abgeschlossen ist. Und Grundbesitz allein ist noch kein Geschäft, wohl aber das Eigentum an Immobilien oder beweglichen Sachen, die Erträge bringen. Wer mit einer LLC aus einem anderen Staat in Florida ein vermietetes Haus hält, muss sich also registrieren. Texas zählt in § 9.251 seines Business Organizations Code sechzehn solcher Ausnahmen auf.

Die Listen helfen beim Ausschließen, nicht beim Einschließen. Ein Büro mit festen Mitarbeitern, ein Lager, ein Laden oder eine Baustelle, die über Monate läuft, gehören nicht zu den Ausnahmen. Wer solche Schritte plant, rechnet mit der Registrierung, bevor das Büro eröffnet.

3Was die Registrierung in sechs Staaten kostet

Die Staatsgebühren unterscheiden sich stark, und zu jeder Registrierung kommen laufende Pflichten im zweiten Staat. Die Tabelle zeigt die Gebühr für die Anmeldung einer LLC aus einem anderen Bundesstaat und das, was danach jedes Jahr dazukommt.

Drei Punkte fallen auf. Kalifornien ist bei der Anmeldung am günstigsten, verlangt aber nach Auskunft des Franchise Tax Board von jeder LLC, deren Antrag auf Form LLC-5 der Secretary of State angenommen hat, die jährliche Steuer von $800. New York verlangt auch von der Foreign LLC die Veröffentlichung in zwei Zeitungen, binnen 120 Tagen nach dem Antrag, sechs Wochen lang, wie bei einer Gründung in New York; mehr dazu auf unserer Seite zur New York LLC und ihrer Veröffentlichungspflicht. Und Delaware erhebt von einer dort registrierten Foreign LLC dieselbe jährliche Steuer von $400 wie von einer Delaware LLC.

Für Corporations gelten eigene Formulare und Gebühren. In Delaware kostet die Qualification einer Corporation aus einem anderen Staat $245; die Gesellschaft legt dazu eine Bestätigung ihres Gründungsstaats vor, die höchstens sechs Monate alt ist, und eine Aufstellung ihrer Vermögenswerte und Verbindlichkeiten. Was eine Gesellschaft in ihrem Gründungsstaat jedes Jahr kostet, fasst unsere Seite zu den jährlichen Kosten einer US-Firma zusammen.

4Was ohne Registrierung droht

Die Folgen sind in den Staaten ähnlich gebaut. Die Gesellschaft verliert zunächst ein Recht: Sie kann in dem Staat, in dem sie unregistriert Geschäfte betreibt, nicht selbst klagen, bis sie sich registriert und die Rückstände bezahlt hat. Für ein Unternehmen, das dort Kunden hat, ist das die schärfste Folge. Wer eine offene Rechnung einklagen will, muss erst die Registrierung nachholen, bevor das Gericht ihn anhört.

Dazu kommt Geld. Delaware setzt nach 6 Del. C. § 18-907 eine Strafe von $200 für jedes Jahr oder angefangene Jahr fest, in dem die Registrierung fehlte. Florida verlangt nach § 605.0904 alle Gebühren und Strafen, die bei rechtzeitiger Zulassung angefallen wären, und zusätzlich 500 bis 1.000 Dollar für jedes Jahr ohne Zulassung. Texas verlangt eine Strafe in Höhe aller Gebühren und Steuern, die seit dem ersten Geschäft angefallen wären, und gewährt eine Schonfrist von 90 Tagen: Wer sich danach registriert, zahlt einen Zuschlag in Höhe der Registrierungsgebühr für jedes angefangene Kalenderjahr. Bei $750 je Jahr wird ein Versäumnis über mehrere Jahre teuer. Dazu kann der Generalstaatsanwalt in Texas wie in Delaware gerichtlich verbieten lassen, dass die Gesellschaft dort weiter Geschäfte betreibt.

Zwei Dinge bleiben dagegen unberührt. Die Verträge der Gesellschaft bleiben wirksam, und sie kann sich gegen eine Klage verteidigen. Und die Gesellschafter und Manager haften nicht allein deshalb persönlich für die Schulden der LLC, weil die Registrierung fehlte. So steht es in Delaware in § 18-907 und in Florida in § 605.0904. Die Haftungsbeschränkung, um derentwillen viele eine LLC gründen, hängt also nicht an der Foreign Qualification. Sie hängt an anderen Dingen, etwa an getrennten Konten und ordentlichen Unterlagen.

5So läuft die Registrierung ab

Der Ablauf ist in allen sechs Staaten ähnlich, und er beginnt im Gründungsstaat.

5.1Der Nachweis aus dem Gründungsstaat

Fast jeder Staat will sehen, dass die Gesellschaft im Gründungsstaat besteht und in Ordnung ist. Dafür stellt der Gründungsstaat ein Certificate of Good Standing aus, in New York heißt es Certificate of Existence. Die Frist ist kurz: New York will ein Dokument, das höchstens ein Jahr alt ist, Delaware bei Corporations eines, das höchstens sechs Monate alt ist. Steht deine LLC im Gründungsstaat nicht in Good Standing, weil etwa eine Jahressteuer offen ist, gibt es den Nachweis nicht. Dann wird zuerst dort aufgeräumt.

5.2Ein Registered Agent im zweiten Staat

Jeder Antrag nennt eine Person oder Gesellschaft mit Adresse im zweiten Staat, die Zustellungen entgegennimmt. Florida verlangt dazu die schriftliche Annahme durch den Agent. New York benennt den Secretary of State als Empfänger von Zustellungen. Was ein Registered Agent tut und worauf du bei der Wahl achtest, steht auf unserer Seite Registered Agent und Geschäftsadresse.

5.3Der Antrag und der Name

Der Antrag nennt den Namen der LLC, den Gründungsstaat, die Anschriften und in Florida auch mindestens eine Person, die die Gesellschaft führen darf. Ist der Name im zweiten Staat schon vergeben, muss die LLC dort unter einem anderen Namen auftreten. Texas verlangt, dass sie diesen angenommenen Namen dann auch tatsächlich im Geschäftsverkehr führt.

5.4Die Pflichten danach

Mit der Registrierung beginnen die laufenden Pflichten im zweiten Staat. In Texas gibt eine Foreign LLC, die der Franchise Tax unterliegt, jedes Jahr ihren Franchise-Tax-Bericht beim Comptroller ab, samt Public Information Report mit den Namen ihrer Leitungspersonen. In Delaware zahlt sie die jährliche Steuer zum 1. Juni. In Kalifornien zahlt sie die jährliche Steuer an das Franchise Tax Board. Du hast danach also zwei Kalender: den des Gründungsstaats und den des zweiten Staats.

6Registrierung ist nicht Steuer

Ob eine Gesellschaft sich registrieren muss und ob sie in einem Staat Steuern schuldet, sind zwei getrennte Fragen. Florida schreibt das sogar ins Gesetz: Die Liste der Tätigkeiten, die kein Geschäft sind, gilt nicht für die Frage, ob der Staat die Gesellschaft besteuern darf. Ein Staat kann also Steuern verlangen, obwohl keine Registrierung nötig war, und umgekehrt.

Kalifornien zeigt das deutlich. Dort gilt eine LLC nach dem Franchise Tax Board schon dann als „doing business“, wenn einer ihrer Gesellschafter, Manager oder anderen Vertreter für sie in Kalifornien tätig wird, oder wenn ihre Umsätze, ihr Vermögen oder ihre Lohnsumme in Kalifornien bestimmte Schwellen überschreiten, die jedes Jahr angepasst werden. Ab dann schuldet sie die Steuer, ob sie beim Secretary of State registriert ist oder nicht.

Für die Bundessteuer gilt dasselbe in größerem Maßstab. Was die IRS verlangt, richtet sich nach der steuerlichen Einordnung der LLC, nicht nach ihren Registrierungen in den Staaten. Wie die LLC in den USA besteuert wird, erklärt unsere Seite zur Besteuerung der US-LLC; welche Steuern ein Bundesstaat erhebt, in dem deine Gesellschaft tätig ist, steht unter Steuern im Bundesstaat.

7Gleich im richtigen Staat gründen

Die Foreign Qualification ist kein Fehler, sondern ein Werkzeug. Sie ist der richtige Weg, wenn eine Gesellschaft bewusst in Delaware sitzen soll und in einem anderen Staat arbeitet, etwa weil Investoren das Recht von Delaware erwarten oder weil eine Holding mehrere Gesellschaften in verschiedenen Staaten führt. Sie ist auch der Weg, wenn ein Unternehmen wächst und in einen weiteren Staat expandiert.

Arbeitet deine LLC dagegen von Anfang an nur in einem einzigen Staat, und das ist nicht der Gründungsstaat, zahlst du doppelt: zwei Register, zwei Registered Agents, zwei Sätze Gebühren und Berichte. Dann ist die Gründung im Staat, in dem das Geschäft stattfindet, oft der einfachere Weg. Welcher Staat für welches Vorhaben passt, vergleicht unsere Seite Den richtigen Bundesstaat wählen. Für Delaware selbst steht das Wichtigste auf der Seite Delaware LLC gründen, für Texas auf der Seite Texas LLC gründen.

8Wenn deine LLC einen Staat wieder verlässt

Eine Registrierung endet nicht von selbst, wenn das Büro schließt. Solange sie besteht, laufen die Pflichten im zweiten Staat weiter. Wer einen Staat verlässt, beendet die Registrierung deshalb ausdrücklich.

In Texas reicht eine Gesellschaft, die weiterbesteht und nur Texas verlässt, eine Certificate of Withdrawal auf Form 608 ein. Dazu gehört ein Certificate of Account Status des Comptroller, das bestätigt, dass die texanischen Steuern bezahlt sind. Hat die Gesellschaft in ihrem Gründungsstaat aufgehört zu bestehen, endet die texanische Registrierung mit einem Nachweis dieses Staates; Form 612 dient dabei als Anschreiben, die Gebühr beträgt $15. Eine Foreign LLC in Delaware reicht ein Certificate of Cancellation ein, Gebühr $200, und zahlt vorher die jährliche Steuer für das ganze laufende Jahr. Wird die Gesellschaft insgesamt aufgelöst, gehören die Registrierungen in den anderen Staaten zum Abschluss dazu; wie die Auflösung insgesamt abläuft, steht auf unserer Seite US-LLC auflösen.

Zusammengefasst

• Eine LLC ist nur in ihrem Gründungsstaat zu Hause. Betreibt sie in einem anderen Bundesstaat Geschäfte, muss sie sich dort als Foreign LLC registrieren.
• Kein Staat definiert abschließend, was Geschäfte betreiben heißt. Die Gesetze nennen aber Tätigkeiten, die nicht genügen, etwa ein Bankkonto oder Verkäufe über unabhängige Händler.
• Die Staatsgebühr reicht in den sechs Staaten von $70 in Kalifornien bis $750 in Texas, dazu kommen die laufenden Pflichten im zweiten Staat.
• Ohne Registrierung kann die LLC im zweiten Staat nicht selbst klagen, und es drohen Strafen und Nachzahlungen. Ihre Verträge bleiben wirksam.
• Arbeitet deine LLC nur in einem anderen Staat, ist die Gründung direkt in diesem Staat oft der einfachere Weg.

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