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Mentalität und Arbeitsweise der amerikanischen Steuerbehörde IRS

Ein Blick hinter die Kulissen des US-Fiskus

Diese Seite beruht im Wesentlichen auf meiner persönlichen Vor-Ort-Erfahrung aus fast zehn Jahren Tätigkeit in den USA. Dort habe ich selbst mehrere Firmen geführt, etliche Gesellschaften für Mandanten gegründet und intensiven Kontakt zu US-Unternehmern gepflegt, die ich wiederum dabei unterstützt habe, in Europa Fuß zu fassen.

Er gibt einen guten Einblick in die Arbeitsweise der IRS, ist aber sicherlich nicht als empirische Abhandlung zu verstehen. Gewiss gibt es auch andere Erfahrungen. Da meine Situation aber mit der vieler Mandanten übereinstimmt (Europäer, die ein Unternehmen in den USA gründen), sind meine Eindrücke in diesem speziellen Kontext hoffentlich aussagekräftig.

Spätestens seitdem die amerikanische Steuerbehörde IRS mit drastischen Maßnahmen gegen Schweizer Banken vorging und letztlich dem berühmt-berüchtigten Schweizer Bankgeheimnis den Todesstoß versetzte, wissen wir: Mit den Jungs ist nicht zu spaßen.

Wer aus Deutschland kommt, ist ja auch vom deutschen Finanzamt einiges gewöhnt. Aber man hat den Eindruck, dass die Amerikaner noch eine Spur härter und rücksichtsloser vorgehen.

Nicht wenige Unternehmer fragen sich daher, ob sie durch die Entfaltung einer geschäftlichen Tätigkeit in den USA schon mit einem Bein im Knast stehen. Was passiert, wenn mir ein Fehler bei der Steuererklärung unterläuft, weil ich die US-Zusammenhänge noch nicht richtig verstehe? Was passiert, wenn ich falsch beraten werde? Was passiert, wenn ich Fristen nicht einhalte, weil mir gar nicht bewusst war, dass eine Erklärung zur besagten Frist fällig wird?

Fragen über Fragen. An dieser Stelle teile ich meine eigenen Erfahrungen mit Ihnen und hoffe, Ihnen damit ein realistisches Bild der IRS vermitteln zu können.

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Die Rahmenbedingungen anhand von Statistiken

Pro Jahr werden 250 Millionen Steuererklärungen bei der IRS eingereicht. 160 Millionen davon sind Einkommenssteuererklärungen von Angestellten und Selbständigen. Rund 8 Millionen Corporations reichen eine Steuererklärung ein. 30 Millionen Erklärungen sind Lohnsteuerabrechnungen von Arbeitgebern.

Für 70% aller eingereichten Einkommenssteuerklärungen stellt die Behörde einen Steuererstattungsscheck aus.

Eine von 104 Erklärungen (also weniger als 1%) wird einer detaillierten Steuerprüfung bzw. Betriebsprüfung unterzogen. Bei Selbständigen ist die Wahrscheinlichkeit 1:47, dass die Steuererklärung näher geprüft wird. Wer eine Million Dollar und mehr pro Jahr verdient, hat eine Chance von 1:34, dass er ins Visier der Steuerbehörde gerät.

Wer kein selbständiges Einkommen erklärt und weniger als $200.000 pro Jahr verdient, hat nur eine Chance von 1:272 geprüft zu werden.

Die überwiegende Mehrheit aller Prüfungen (72%) wird auf dem schriftlichen Weg bearbeitet. Nur in den wenigsten Fällen kommt es tatsächlich zu einem Besuch der Prüfer.

Jeder Dollar, der in die Steuerprüfung investiert wird, generiert für den Staat ein Mehreinkommen von vier Dollar. Die meisten Erträge durch Prüfung werden bei kleinen und mittelständischen Unternehmen verzeichnet. Dennoch werden die Mittel der IRS weiter gekürzt. 2014 wurden daher 100.000 weniger Erklärungen geprüft als noch 2013.

Dies zwingt die Behörde dazu, sich noch mehr auf die Ziele zu konzentrieren, die den meisten Ertrag abwerfen – die besagten Kleinbetriebe. Der Anteil von Corporations, die geprüft werden, nimmt weiter ab.

Es gibt in den USA keine Mehrwertsteuer, für die monatlich oder quartalsweise detaillierte Umsätze von Unternehmen berichtet werden. Die jährlichen Steuererklärungen sind also das wichtigste Mittel der IRS, um an Einkommens- und Umsatzinformationen der Steuerzahler zu gelangen.

Die IRS hat drei Jahre nach Einreichung der Erklärung Zeit, diese zu prüfen bzw. sechs Jahre, wenn die erklärten Steuern um 25% von der tatsächlich zu bezahlenden Steuersumme abweichen. Selbst schwere unentdeckte Steuerhinterziehung ist somit also spätestens nach sechs Jahren verjährt.

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Steuerehrlichkeit in Amerika

Meiner Erfahrung nach ist es um die Steuerehrlichkeit der Amerikaner nicht sehr gut bestellt. Schwarzarbeit ist ein Volkssport. Selbst „Staatsdiener“ wie Soldaten und Polizisten sind ungeniert dabei, wenn es ein paar Dollar extra zu machen gibt.

Dann gibt es rund fünfzehn Millionen illegale Einwanderer in den USA, die ohnehin nur schwarz beschäftigt werden können. Vor allem in den Grenzstädten, aber auch in Metropolen wie New York finden die Einwanderer gering bezahlte Arbeit in Restaurants, auf Farmen und in anderen Betrieben, wo manuelle Arbeit gefragt ist.

Doch das Problem beschränkt sich bei weitem nicht auf die „niederen“ Einkommensschichten. Ich kenne mindestens zwei Anwälte in den USA, die jahrelang Bareinnahmen nicht ordentlich angegeben hatten. Beide wurden von gekündigten Mitarbeitern angeschwärzt.

Generell ist es für sehr viele Amerikaner ganz normal, dass zur Aufbesserung des Einkommens ein Nebenjob ausgeübt wird. Dieses Phänomen ist über alle sozialen Schichten und Berufsgruppen hinweg zu beobachten: Lehrer, die Nachhilfeunterricht geben. Banker, die freiberuflich Hypotheken vermitteln. Polizisten, die bei privaten Events als Sicherheitskräfte agieren. Da kommen zum Teil ganz erquickliche Summen zusammen. Und manchmal auch mehr als im Hauptberuf. Das wird alles schwarz und in bar abgerechnet.

Wo immer ein Großunternehmen involviert ist, kann man allerdings davon ausgehen, dass alles mehr oder weniger korrekt abgewickelt wird. Also Personen, die über AirBNB ihr Haus anbieten und bei Uber Taxi fahren, haben keine Chance, dem Finanzamt zu entkommen. Hier werden sogenannte 1099 Meldungen an die IRS verschickt, die einmal im Jahr erklären, wie viel an die selbständigen Mitarbeiter gezahlt wurde.

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Die IRS Strategie: Shock and Awe

Die meisten Amerikaner sind hinsichtlich der IRS absolut unbekümmert und geben sich nicht Mal besondere Mühe, nicht versteuertes Einkommen zu verstecken oder zu verheimlichen. Hier ist man absolut schmerzfrei.

Und wie die oben aufgeführten Statistiken zeigen, ist es aufgrund der schieren Datenmenge fast unmöglich, zumindest „kleine“ Steuersünder zu ertappen – insbesondere die, die sich clever anstellen.  

Deshalb greift die IRS bei ertappten Steuersündern richtig hart zu. „Shock and Awe“ ist die Devise. Hier soll ein Exempel statuiert werden, ein wirklich abschreckendes Beispiel. Besonders hart drangenommen werden daher auch gern Prominente, die fraglos eine exponierte Position haben. Hier gefällt sich die IRS sehr in der vermeintlichen Robin-Hood-Rolle.

Auch bei Aktionen wie die gegen die Schweizer Banken geht es, neben dem großen Ertrag, den solche Maßnahmen „erwirtschaften“, um Abschreckung. Es wird ein Null-Toleranz-Ansatz propagiert, um die Steuerzahler daheim im Zaum zu halten. Man möchte, dass Angst und Schrecken herrschen unter jenen, die steuerunehrlich sind.

Rufen Sie sich außerdem nochmals in Erinnerung, dass mehr als die Hälfte der Bevölkerung überhaupt keine Einkommenssteuer bezahlt. Da will der Staat bei den verbleibenden Nettozahlern, und vor allem bei den „Großverdienern“ besonders genau sein.

Trotz allem Säbelrasseln: Meine konkrete Erfahrung ist, dass die meisten Amerikaner und amerikanischen Unternehmen mit der IRS höchst selten bzw. nie in Berührung kommen. Man kann keinesfalls sagen, dass die Bevölkerung und die Unternehmen von der IRS laufend drangsaliert werden. Das kann selbst eine Mega-Zentralbehörde wie die IRS gar nicht leisten.

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Laufender Umgang mit der IRS als Unternehmer

Als Unternehmer haben Sie mit der IRS normalerweise quartalsweise zu tun, wenn Sie die 941-Erklärung zur Lohnsteuer einreichen. Hier werden die Lohnsummen sowie die zu zahlende Sozialversicherung plus einbehaltene Steuer für das abgelaufene Quartal erklärt. Die Abgaben selbst sind monatlich zu entrichten.

Es ist absolut wichtig, dass die 941-Erkärung immer pünktlich eingereicht wird und dass die monatlichen Zahlungen an die IRS fristgerecht ausgelöst werden.

Man nimmt es mit Fristen sehr genau und Fristverlängerungen sind per se nicht zulässig. Des Weiteren ist die IRS relativ auf Zack, wenn es um Kontopfändungen geht.

Im Zweifelsfall ist es besser, eine inkorrekte Erklärung abzugeben und die Zahlen dann bei der nächsten Quartals-Erklärung entsprechend anzupassen, als sie gar nicht einzureichen.

Gleiches gilt für die jährliche Steuererklärung und die unterjährigen Abschlagszahlungen für die Körperschaftssteuer (wenn Sie Gewinne erwarten).

Wenn Sie diese beiden Regeln beachten, ist es wahrscheinlich, dass Sie viele Jahre überhaupt nichts von der IRS hören und unter Umständen nie geprüft werden, vor allem, wenn Sie selbst nicht in den USA leben und die Gesellschaft als Corporation versteuern.

Was die Aufmerksam der IRS erregt und eine Kontaktaufnahme seitens der IRS wahrscheinlicher macht, ist alles, was von der Norm abweicht und ein „Geschmäckle“ hat. Darunter fallen zum Beispiel:

  • Hohe Darlehen an die Geschäftsführung
  • Wenn das Unternehmen über mehrere Jahre Verluste macht
  • Hohe Bar-Transaktionen
  • Unverhältnismäßigkeit (Umsatz: $100.000, Reisekosten: $50.000. Oder: Umsatz: $50.000: Spenden an wohltätige Zwecke: $10.000)
  • Immobilien-Verluste

Bestimmte Branchen sind ebenfalls unter Generalverdacht, z.B. Gebrauchtwagenhändler.

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Wenn Sie doch mal Kontakt mit der IRS haben

Sollten Sie aus irgendeinem Grund mit der IRS sprechen müssen, ist es meiner Erfahrung nach am besten, wenn Sie sich von vornherein klarmachen:

  • Das Wissen des Sachbearbeiters ist extrem begrenzt.
  • Der Sachbearbeiter war noch nie im Ausland und hat ggf. seinen Bundesstaat noch nie verlassen.
  • Der Sachbearbeiter kennt seine Arbeitsabläufe aus dem Effeff. Er verwendet eine bestimmte Terminologie. Er hat ein bestimmtes Weltverständnis.
  • Es hat keinen Sinn, dass Sie versuchen, sich außerhalb der Begriffs- und Gedankenwelt des Sachbearbeiters zu verständigen.

Führen Sie mit diesem Verständnis das Gespräch und passen Sie sich in Ihrem Verhalten entsprechend daran an, werden Sie erstaunt sein, wie schnell Sie zu einem einverständlichen Ergebnis kommen.

Liegt ein schwerwiegenderes Problem vor, das Sie selbst nicht lösen können, ist das Einschalten eines spezialisierten Anwaltes in der Regel überaus ratsam.

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