Lohnbuchhaltung (Payroll) in den USA

Für Unternehmen mit Angestellten führt an der Lohnbuchhaltung – auch in den USA – kein Weg vorbei. In den Staaten ist diese unter dem Begriff Payroll bekannt. Wie auch in europäischen Ländern ziehen Arbeitgeber vom Lohn ihrer Mitarbeiter die einzubehaltenden Steuern und Sozialbeiträge ab und ergänzen ihren verpflichtenden Teil. Wichtig zu beachten ist, dass sich die Regelungen und Beiträge abhängig vom Sitzstaat des Unternehmens und der Angestellten unterscheiden können.

Wir sehen uns auf dieser Seite alles rund um das Thema Lohnbuchhaltung an und geben einen Überblick darüber, wie die Payroll in den USA funktioniert. Dafür klären wir die einzelnen Abgaben auf Bundes- und auf Landesebene und deren Höhe. Außerdem sehen wir uns an, wie Punkte wie Altersvorsorge und Krankenversicherungen gehandhabt und welche Formulare eingereicht werden müssen. 

Allgemeines zum Thema Payroll

Die Lohnbuchhaltung ist nicht optional, sondern verpflichtend von jedem Unternehmen durchzuführen. Je nach Größe bzw. Anzahl der Angestellten bedeutet das eine ganze Menge an Papierkram. Eine korrekte Dokumentation, Einbehaltung und zeitgemäße Abführung der Steuern und Abgaben ist wichtig, ansonsten riskiert man empfindliche Strafen.

Payroll beinhaltet die Einreichung der einzelnen Formulare, die Ausstellung von Gehaltsabrechnungen bzw. die Nachweise der einbehaltenen Beträge, Steuern und Abzüge sowie die tatsächliche Zahlung an die zuständigen Stellen. Voraussetzung für eine korrekte Lohnbuchhaltung (und viele andere Vorgänge)  ist, dass das Unternehmen eine EIN, eine Identifikationsnummer, besitzt.

Lohnsteuer vs. Einkommensteuer

Für den Arbeitgeber gibt es beim Thema Payroll mehrere Steuern zu beachten. Neben den typischen Lohnnebenkosten, die von Mitarbeiter und Unternehmen getragen werden, kommen auch noch Einkommensteuern dazu. Diese behält der Arbeitgeber vom Gehalt der Angestellten ein. Während für Payroll-Steuern meist ein fixer Prozentsatz festgelegt ist, ermittelt sich die zu entrichtende Einkommensteuer auf Basis des Einkommens. Je höher das Gehalt des Angestellten, desto höher auch der abzuführende Betrag.

Die Einkommensteuer in den USA

Die erste Komponente der Beträge, die der Arbeitgeber für jeden Angestellten einbehalten bzw. abführen muss, ist die Einkommensteuer. Diese gibt es nicht nur auf staatlicher, sondern auch auf bundesstaatlicher und zum Teil auf lokaler Ebene. Je nach Unternehmen werden diese Steuern entweder monatlich oder zweiwöchentlich bezahlt.

1. Federal Income Tax: Die Einkommensteuer auf Bundesebene, die sogenannte Federal Income Tax, ist die erste, die vom Unternehmen einbehalten werden muss. Mit dem Form W-4 wird der einzubehaltende Betrag jedes Mitarbeiters ermittelt. Dieses muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung stellen. Am Ende des Jahres reicht das Unternehmen das Form W-2 ein. Dieses dokumentiert die Beträge, die einbehalten wurden und werden vom Arbeitnehmer für seine persönliche Steuererklärung benötigt.

2. State Income Tax: Einkommensteuern müssen in der Regel auch auf Ebene der einzelnen Bundesstaaten bezahlt werden. Die Höhe der Steuern variiert dabei zwischen 3.3% in Indiana und 13.3% in Kalifornien. Lediglich in 9 Staaten gibt es keine State Income Tax. Bei diesen handelt es sich um Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming. 

3. Local Income Tax: Städte oder Gemeinden mancher Staaten verfügen zusätzlich über eine lokale Einkommensteuer, die vom Arbeitnehmer bezahlt und vom Arbeitgeber einbehalten wird. In manchen Fällen muss die Steuer auch vom Unternehmen getragen werden (z.B. in Colorado). Zu den Bundesstaaten mit lokaler Einkommensteuer zählen unter anderem Delaware, Iowa, Michigan, New Jersey, New York und Pennsylvania. Die Berechnung der Beträge unterscheidet sich von Staat zu Staat. Während sie mancherorts auf Basis des tatsächlichen Einkommens ermittelt wird, gilt anderswo ein fixer Prozentsatz.

Die Lohnsteuer in den USA

Die abzuführenden Lohnsteuern werden nicht vom Arbeitnehmer allein, sondern auch vom Unternehmen getragen. Sie beinhalten die sogenannten FICA-Steuern. FICA (Federal Insurance Contributions Act) ist das Sozialversicherungsgesetz und setzt sich aus Abgaben für Sozialversicherung und Medicare zusammen. Diese sind von Mitarbeiter und Unternehmen zu bezahlen. Als letztes gibt es noch die Arbeitslosenversicherungen auf Bundesebene und ggf. im jeweiligen Bundesstaat (FUTA bzw. SUTA), die zu Lasten des Arbeitgebers gehen.

1. Sozialversicherung: Diese FICA-Steuer wird auf bundesstaatlicher Ebene eingehoben. Sie beträgt für Jahreseinkommen von bis zu $142,800 gesamt 12.4% und wird von Arbeitgeber und -nehmer zu gleichen Teilen (6.2%) bezahlt.

2. Medicare: Die zweite auf Bundesebene einheitlich geregelte FICA-Abgabe ist Medicare. Bei dieser Steuer handelt es sich um eine staatliche Krankenversicherung, die für Krankenhaus- oder Pflegekosten ab einem Alter von 65 Jahren greift. Insgesamt beläuft sich der Medicarebeitrag auf 2.9%. Für 1.45% kommt der Arbeitgeber auf, die übrigen 1.45% übernimmt der Angestellte. Bei einem Jahreseinkommen von mehr $200,000 müssen vom Gehalt des Mitarbeiters weitere 0.9% einbehalten werden.

3. FUTA und SUTA: Die Arbeitslosenversicherung FUTA (Federal Unemployment Tax Act) wird auf Basis des Einkommens berechnet und vom Arbeitgeber bezahlt. Für die ersten $7,000 werden jährlich 6% fällig. Unternehmen, die eine Arbeitslosenversicherung bereits auf Ebene des Bundesstaates (SUTA, in der Regel zwischen 2% und 5%) entrichten, können sich diese bis zu einer maximalen Höhe von 5.4% anrechnen lassen. Damit reduziert sich die Steuer auf Landesebene auf 0.6%. Diese Beträge führt der Arbeitgeber entweder jährlich oder vierteljährlich ab. Die Bestätigung der bezahlten FUTA wird mit dem Form 940 im ersten Quartal eingereicht. 

Weitere Steuern bzw. Lohnnebenkosten

Anders als in Deutschland, ist es in den Staaten üblich, dass der Arbeitgeber seinen Angestellten eine private Krankenversicherung bezahlt. In der Regel übernimmt das Unternehmen dabei ca. 85% der Versicherungsprämie. Im Zuge des Affordable Care Act, kurz ACA, werden Firmen mit mehr als 50 Mitarbeitern dazu aufgefordert, diesen eine Krankenversicherung zur Verfügung zu stellen. Bei Nichterfüllung drohen Steuerstrafen. Kleinere Unternehmen sind von dieser Regelung ausgenommen, tun sie es trotzdem, können sie von Steuergutschriften profitieren. 

Außerdem gibt es in manchen US-Bundesstaaten eine verpflichtende Arbeitsunfähigkeitsversicherung, die entweder vom Lohn des Angestellten einzubehalten ist oder vom Unternehmen bezahlt werden muss. Die Staaten, die über eine solche Versicherung verfügen, sind Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York, Puerto Rico und Rhode Island.

Über weitere Lokal- bzw. Kommunalsteuern sollte sich der Arbeitgeber zusätzlich informieren. Sie werden von Städten und Gemeinden eingehoben und unterscheiden sich sowohl in ihrem Zweck, als auch in ihrer Höhe deutlich.

Wichtig: Besondere Vorsicht ist hinsichtlich der lokalen und bundesstaatlichen Steuern geboten. Nur weil sich der Sitz Ihres Unternehmens in einem Bundesstaat ohne zusätzliche Steuern oder im Ausland befindet, heißt das nicht, dass diese nicht bezahlt werden müssen. Diese Steuern richten sich nach den Mitarbeitern. Haben Sie Angestellte in einem US-Staat, sind Sie dazu verpflichtet, die Gesetze dieses Bundesstaates einzuhalten und sich entsprechend vorab über die verpflichtenden Abgaben zu informieren.

Gehaltsabrechnung und Lohnzettel

Obwohl die Ausgabe von Lohnzetteln in den USA nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, erhalten die meisten Arbeitnehmer diese von ihren Arbeitgebern. In den Lohnzetteln wird die gesamte Gehaltsabrechnung angeführt. Dazu gehört das Gehalt vor sowie nach allen Abzügen und die genaue Leistung, die der Mitarbeiter im jeweiligen Zeitraum erbracht hat.

Außerdem enthält der Lohnzettel die Informationen des Unternehmens und des Angestellten und die genaue Aufschlüsselung der abgeführten Steuern. 

Payroll-Formulare

Zur Lohnbuchhaltung gehören neben der Einbehaltung und Bezahlung der jeweiligen Steuern auch die entsprechenden Formulare. Um in den USA legal Mitarbeiter beschäftigen zu können, muss sich das Unternehmen als erstes registrieren. Im Zuge dessen erhält es eine EIN, die Identifikationsnummer für Arbeitgeber. Sie funktioniert wie eine Sozialversicherungsnummer der Firma und wird für sämtliche Steuerzahlungen verwendet. Auch für die Einstellung neuer Mitarbeiter sowie Business-Kredite benötigt man eine EIN. Wichtig für die Payroll sind vor allem folgende Formulare:

• Form W-4: Dieses Formular benötigt das Unternehmen von jedem Mitarbeiter. Es bildet die Grundlage für die Berechnung der einzubehaltenden Einkommensteuer und befähigt den Arbeitgeber zur Einbehaltung des jeweiligen Betrags.

• Form W-2: Dieses wird einmal jährlich für jeden Mitarbeiter ausgefüllt. In ihm sind sämtliche Gehalts- und Steuerzahlungen (inklusive FICA-Steuern) des vergangenen Jahres angeführt. Das Unternehmen muss das Formular seinen Angestellten bis spätestens 31. Januar übermitteln, da diese das W-2 für ihre jährliche Steuererklärung benötigen. 

• Form 941: Formular über die Einkommensteuer und FICA-Steuern bzw. den einbehaltenen und abgeführten Beträgen auf Bundesebene, das vierteljährlich bei der IRS abgegeben werden muss. Die Fristen dafür sind der 30. April, der 31. Juli, der 31. Oktober und der 31. Januar.

• Form 940: Wird im Zusammenhang mit der Arbeitslosenversicherung FUTA einmal im Jahr bei der IRS eingereicht. Die Frist für die Einreichung endet am 31. Januar. 

• Weitere Formulare abhängig vom Bundesstaat oder für lokale Steuern

Einbehaltung und Meldung der Lohnsteuer

Die vom Arbeitgeber einbehaltenen Steuern müssen an die zuständigen Steuerbehörden bezahlt werden:

• Steuern auf Bundesebene gehen an die IRS, die amerikanische Finanzbehörde
• Auf Ebene der einzelnen Bundesstaaten gibt es einzelne Behörden und Ministerien, an die die jeweiligen Steuern bezahlt werden
• Für lokale Steuern sind, abhängig von der genauen Steuer, unterschiedliche lokale Behörden zuständig

Für die Zahlungen an die Steuerbehörden gibt es je nach Unternehmen und Höhe der zu entrichtenden Steuern unterschiedliche Pläne. Sobald die Registrierung der Firma bei der IRS erfolgt, erhält es den entsprechenden Zahlungsplan und wird bei etwaigen Änderungen informiert.

Für die Erfüllung der Lohnsteuerpflichten muss der Arbeitgeber außerdem regelmäßig die zugehörigen Formulare einreichen. Diese beinhalten das Form 941 und die Lohnsteuern auf Bundesebene vierteljährlich sowie das Form 940 und W-2 jährlich.

Weitere Verpflichtungen

Payroll endet nicht mit dem Einbehalten und Bezahlen der jeweiligen Steuern. Eine weitere wichtige Anforderung besteht darin, die entsprechenden Nachweise firmenintern vollständig abzulegen und aufzubewahren. 

Laut IRS, der amerikanischen Steuerbehörde, sind Unternehmen dazu verpflichtet, die Aufzeichnungen der Lohnsteuern für mindestens 4 Jahre aufzubewahren. Auch von den einzelnen Bundesstaaten wird das gefordert. Bei einer Inspektion durch die Behörden muss der Arbeitgeber die Unterlagen vorweisen können. Diese Aufzeichnungen beinhalten diverse Dokumente, dazu gehören folgende:

• Informationen der Mitarbeiter (Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer)
• Zeitraum, Betrag und Datum von Gehaltszahlungen
• Kopien des Form W-4 jedes Mitarbeiters
• Bestätigungen und Datum der bezahlten Steuern
• Kopien von Steuererklärungen
• Kopien etwaiger unzustellbarer Forms W-2

Fazit: Lohnbuchhaltung in den USA

Die Lohnbuchhaltung in den USA unterscheidet sich in ihren Grundzügen nicht wesentlich von der in europäischen Ländern. Sowohl in den Staaten als auch in Europa sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, abzuführende Steuern vom Gehalt der Mitarbeiter einzubehalten, diese um die eigenen Beträge zu ergänzen und schließlich die Steuern an die zuständigen Behörden zu bezahlen. Die größten Unterschiede bestehen im Gesundheitssystem. Während die staatlichen Steuern relativ gering sind, stellen viele amerikanische Unternehmen ihren Angestellten eine private Krankenversicherung zur Verfügung.

Besonders zu beachten ist in den USA die Besteuerung auf den unterschiedlichen Ebenen. Neben den einheitlich geregelten Bundessteuern werden auch in den einzelnen Bundesstaaten und mancherorts bei lokalen Behörden weitere Steuern fällig. Dabei sollten sich Unternehmen nicht nur auf den Sitz der Gesellschaft oder etwaige Niederlassungen beziehen, sondern darauf, wo sich seine Angestellten befinden. 

Die US-Krankenversicherung in der Übersicht finden Sie hier.