Hawaii: Handelsregisterauszug (Certificate of Compliance)

DER HANDELSREGISTERAUSZUG IN DEN USA

In den USA gibt es keinen klassischen Handelsregisterauszug nach europäischer Vorstellung. Den Behörden vieler Bundesstaaten liegen genauere Firmendetails wie Geschäftsführer und Anteilsverteilung gar nicht vor. Deshalb können sie einen solchen Auszug nicht erstellen.

Das Pendant zum Handelsregisterauszug wie wir ihn kennen, stellt in den USA eine Kombination aus drei Dokumenten dar. Bei diesen handelt es sich um:

1. Certificate of Good Standing

Das Certificate of Good Standing ist ein offizielles Dokument. In Hawaii wird es als Certificate of Compliance bezeichnet. Es kann für aktive Gesellschaften ausgestellt werden und bestätigt, dass ein Unternehmen beim Handelsregister eingetragen ist.

2. Certificate of Incumbency

Für die Erstellung dieses Zertifikats ist die Gesellschaft selbst zuständig. Es enthält detaillierte Unternehmensinformationen. Dazu gehören unter anderem Details wie Verteilung der Anteile, Geschäftsführer, Gesellschaftskapital, Direktoren bzw. Manager und deren genaue Positionen. Das Dokument erlangt mit der Unterschrift des Registered Agent seine offizielle Gültigkeit.

3. Gesellschafterliste

Die Gesellschafterliste ist das letzte der drei Dokumente. Sie wird in den USA auch als Stock Ledger bezeichnet. Bei ihr handelt es sich um eine Art Unternehmensprotokoll, in dem sämtliche Informationen zum Kauf und der Übertragung von Anteilen zusammengefasst sind.

UNSERE LEISTUNGEN ZUM HANDELSREGISTERAUSZUG

Wir übernehmen die Besorgung des Certificate of Good Standing und die Erstellung des Incumbency Certificate Ihrer Gesellschaft in Hawaii. Als letztes bereiten wir Ihre Gesellschafterliste auf. Sollte diese nicht auf dem neuesten Stand sein bzw. Informationen fehlen, aktualisieren wir diese für Sie oder arbeiten eine neue aus. Wir passen den Stock Ledger an internationale Standards an, damit sich dieser auch zur Vorlage an ausländische Stellen eignet.

Sollten Sie den Handelsregisterauszug für internationale Geschäfte benötigen, kümmern wir uns auf Wunsch außerdem um eine deutsche Übersetzung sowie eine notarielle Beglaubigung bzw. eine Apostille für das Certificate of Good Standing Ihres Unternehmens in Hawaii. Die Apostille bezeichnet man auch als Überbeglaubigung. Sie wird vom Außenministerium ausgestellt und ist notwendig, wenn Sie ein Dokument im Ausland verwenden. Bitte beachten Sie, dass sich dieser Service nur auf das Certificate of Good Standing bezieht, da dies das einzige öffentliche Dokument ist und vom Bundesstaat ausgegeben wird. 

Das Certificate of Incumbency und die Gesellschafterliste können von uns nicht beglaubigt werden, da es sich dabei nicht um öffentliche Dokumente handelt. Allerdings ist es möglich, dass Ihr Registered Agent bzw. der Geschäftsführer vor einem Notar unterfertigt, der Notar die Unterschrift bestätigt und diese dann von Ihnen apostilliert wird.

Beim Incumbency Certificate und der Gesellschafterliste sind Sie also selbst dafür zuständig, diese beglaubigen zu lassen. Ausgenommen davon sind Unternehmen, deren Geschäftsführer oder Registered Agent von unserer Kanzlei gestellt wurde. Ist diesem Fall können wir die Dokumente selbstverständlich beglaubigt ausstellen.

NÄCHSTE SCHRITTE

1. Wenn Sie uns für die Besorgung und anwaltliche Ausarbeitung des Handelsregisterauszugs für Ihre Gesellschaft in Hawaii mandatieren wollen, buchen Sie als erstes das hier beschriebene Produkt.
2. Im Anschluss erhalten Sie von uns per E-Mail ein Formular in das Sie alle Informationen zu Ihrer Gesellschaft, Gesellschaftern und Beteiligungen vollständig eintragen. Außerdem benötigen wir – soweit vorhanden – die Gesellschafterliste Ihres Unternehmens.
3. Nachdem Sie uns das ausgefüllte Formular retourniert haben, kontaktieren wir Sie persönlich, um basierend auf den zur Verfügung gestellten Angaben etwaige weitere Details zu besprechen.
4. Anschließend beginnt die Kanzlei mit der Besorgung bzw. der anwaltlichen Ausarbeitung der Dokumente.
5. Als letztes muss das Incumbency Certificate vom Registered Agent und die Gesellschafterliste vom Geschäftsführer unterschrieben werden. Für eine notarielle Beglaubigung dieser beiden Dokumente sind Sie selbst zuständig – außer der Registered Agent oder Geschäftsführer wurde von der Kanzlei gestellt.

FAQ

Was kostet der Handelsregisterauszug für meine Gesellschaft in Hawaii?

Die angegebenen Preise enthalten das Minimalhonorar sowie alle amtlichen Gebühren im Bundesstaat Hawaii. Im Normalfall ist der Betrag ausreichend für die Besorgung sowie die anwaltliche Ausarbeitung der Dokumente, die gemeinsam das Pendant zum Handelsregisterauszug darstellen. Abhängig von der Anzahl der Partner und der genauen Situation kann mehr Aufwand entstehen und weitere Zahlungen fällig werden. Diese stellen wir bei Bedarf hinterher in Rechnung. Bei komplexeren Vorhaben stellt der Betrag also eine Anzahlung dar. Sollte das der Fall sein, informieren wir Sie rechtzeitig und besprechen das weitere Vorgehen mit Ihnen gemeinsam.

Müssen die Dokumente notariell beglaubigt werden? 

Das hängt vom Verwendungszweck ab. Je nach Vorhaben kann eine Beglaubigung bzw. Apostille notwendig sein. Da es sich nur beim Certificate of Good Standing um ein staatliches Zertifikat handelt, kann die Kanzlei bei Bedarf lediglich dieses Dokument notariell beglaubigen lassen. Um die Beglaubigung des Incumbency Certificate und der Gesellschafterliste müssen Sie sich bei Unterfertigung durch den Registered Agent bzw. den Geschäftsführer ggf. selbst kümmern.