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Hauptversammlung  bzw. Gesellschafterversammlung für Ihr US-Unternehmen organisieren und durchführen

Hauptversammlung bzw. Gesellschafterversammlung für Ihr US-Unternehmen organisieren und durchführen

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Die Zeiten in denen man bei Meetings persönlich anwesend sein musste, sind vorbei. Heute können Haupt- bzw. Gesellschafterversammlungen unkompliziert online abgehalten werden. Wir übernehmen die komplette Organisation und Durchführung, damit sie sich selbst um nichts kümmern müssen.

Informationen zur Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung

US-Corporations sind in den meisten Bundesstaaten dazu verpflichtet, jährlich eine Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung abzuhalten. Das Datum dafür wird in der Regel in der Satzung der Firma festgelegt. Auch für LLCs können, je nach Regelung im Gesellschaftsvertrag, ähnliche Treffen der Gesellschafter notwendig sein. Besonders wichtig ist bei diesen Meetings die korrekte Vorbereitung, Dokumentation und entsprechende Protokolle. Letztere müssen in vielen Staaten zusammen mit der Jahresmeldung eingereicht werden und sind essentiell für das “Good Standing” beim Handelsregister.

Diese Jahresversammlungen widmen sich geschäftlichen Themen. Dazu gehören sowohl die Ziele, Strategien und finanzielle Situation des Unternehmens als auch Änderungen und Entscheidungen, die eine Abstimmung der Anteilseigner erfordern. Außerdem werden die Jahresabschlüsse und sowie der Vorstand bestätigt. Auch Kapitalerhöhungen oder ähnliche Dinge können beschlossen werden. Im Sitzungsprotokoll hält man den Ablauf und etwaige Abstimmungsergebnisse fest. Mit ihm dokumentiert die Firma die Hauptversammlung.

Damit beim Meeting alles problemlos ablaufen kann, sollte im Vorfeld eine Tagesordnung ausgearbeitet werden. Diese wird später vom Schriftführer abgearbeitet und alle Punkte behandelt und dokumentiert. Die Agenda muss normalerweise, je nach Bundesstaat oder Bestimmungen in den Bylaws, bis spätestens 10 Tage vor dem Meeting zusammen mit der Einladung an die einzelnen Gesellschafter mit Stimmrecht per Mail verschickt werden. Damit wird den Teilnehmern die Möglichkeit gegeben, weitere Themen vorzuschlagen bzw. mitaufnehmen zu lassen.

Auch die Ernennung neuer Direktoren in den Vorstand wird während der Hauptversammlung vorgenommen. Diese sind später im Tagesgeschäft für wichtige Entscheidungen verantwortlich. Aus diesem Grund stellen jährliche Abstimmungen eine wichtige Aufgabe der Gesellschafter dar. Die Agenda eines solchen Meetings kann zum Beispiel folgende Punkte umfassen:

  • Bericht zum Status der Gesellschaft
  • Ernennung neuer Vorstandsmitglieder
  • Abstimmungen der Aktionäre
  • Vorlage der finanziellen Situation
  • Fragen von Anteilseignern zur Firmenausrichtung

Mit Ausnahme einiger weniger US-Bundesstaaten (Delaware, Kansas, Nevada, North Dakota und Oklahoma) ist bei der Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung ein Sitzungsprotokoll zu führen. In diesem sollten alle wichtigen Themen und Abstimmungsergebnisse eingetragen werden. Außerdem enthält es generelle Informationen zum Meeting und den anwesenden Aktionären. 

Die Durchführung einer jährlichen Hauptversammlung empfiehlt sich auch bei kleinen Gesellschaften mit weniger Aktionären. Sie bieten sich an, um wichtige Entscheidungen zusammenzufassen und Ziele, Finanzen oder ähnliche Punkte mithilfe einer Agenda zu thematisieren und korrekt zu dokumentieren.

Haupt- bzw. Gesellschafterversammlungen können inzwischen auch online durchgeführt werden. Das spart Zeit und erleichtert die Organisation. Einladungen werden dafür vorab per E-Mail an alle Anteilseigner, die über ein Stimmrecht verfügen, ausgeschickt. Diese haben dann die Möglichkeit, Ergänzungen für die Tagesordnung vorzuschlagen, vorab ihre Stimme für die Abstimmungen abzugeben, abzusagen oder einen Stellvertreter für das Meeting bekanntzugeben. Alternativ können Gesellschafter ihre Stimme auch an andere Aktionäre abgeben. In jedem Fall müssen sie aber auf die Einladung antworten.

Ablauf der Durchführung der Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung

Unsere Kanzlei übernimmt die Organisation und Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung für Ihre US-Gesellschaft per Zoom. Je nach Firmengröße sind auf diesem Wege Meetings mit bis zu 100 Aktionären möglich. 

Wir arbeiten mit Mandanten gemeinsam die einzelnen Punkte auf der Tagesordnung aus und bereiten die Formulare für die Abstimmung per Mail bzw. für die Ernennung eines Stellvertreters vor. Im Anschluss verschicken wir die nötigen Unterlagen und Einladungen fristgerecht per E-Mail an alle Gesellschafter. Dann kümmern wir uns um die Verarbeitung der einzelnen Antworten. 

Als letztes führen wir die Hauptversammlung virtuell mittels Zoom-Meeting durch. Dafür stellen wir einen Schriftführer, der das Sitzungsprotokoll anfertigt und die einzelnen Punkte auf der Agenda vorstellt. Anschließend kommt es zu den jeweiligen Abstimmungen und der ordnungsgemäßen Dokumentation der Ergebnisse.

Nächste Schritte zur Durchführung der Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung

  1. Wenn Sie uns für die Organisation und Durchführung Ihrer virtuellen Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung mandatieren wollen, buchen Sie als erstes das hier beschriebene Produkt.
  2. Im Anschluss erhalten Sie von uns per E-Mail ein Formular in das Sie alle Informationen zu Ihrer Gesellschaft vollständig eintragen.
  3. Nachdem Sie uns das ausgefüllte Formular retourniert haben, setzen wir uns mit Ihnen in Kontakt, um die Punkte für die Tagesordnung auszuarbeiten. Anschließend beginnen wir mit der Anfertigung und Aussendung der erforderlichen Dokumente und Formulare an die Gesellschafter und verarbeiten dann die Antworten.
  4. Als letztes führen wir die Hauptversammlung online per Zoom-Meeting durch und übermitteln ihnen im Anschluss das fertige Sitzungsprotokoll.

FAQ – Wichtige Fragen zur Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung

Was kostet die Organisation und Durchführung der Hauptversammlung?

Der angegebene Preis von $2,500 enthält das Minimalhonorar. Dieses ist in 90% der Fälle ausreichend für die Organisation, die Aussendung der Unterlagen und die finale  Durchführung. Abhängig von der genauen Situation kann mehr Aufwand entstehen und weitere Zahlungen fällig werden. Diese stellen wir bei Bedarf hinterher in Rechnung. Bei komplexeren Vorhaben stellt der Betrag also eine Anzahlung dar. Sollte das der Fall sein, informieren wir Sie rechtzeitig und besprechen das weitere Vorgehen mit Ihnen gemeinsam.

Was gilt es zu beachten?

Hinsichtlich der Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung müssen einige Dinge im Vorfeld beachtet werden. Diese erfordert nicht nur die Ausarbeitung einer Tagesordnung mit allen Punkten, die besprochen bzw. über die abgestimmt werden soll. Außerdem ist das Unternehmen dazu verpflichtet, eine Einladung und die Agenda rechtzeitig an alle Gesellschafter zu versenden. Die Fristen dafür können sich je nach Sitzstaat des Unternehmens unterscheiden, in der Regel sollten die E-Mails aber spätestens 10 Tage vor Sitzungsdatum verschickt werden.

Darüber hinaus gilt es auch für kleine Unternehmen zu wissen, dass sie (falls im jeweiligen Bundesstaat so vorgeschrieben) eine jährliche Hauptversammlung durchführen und die entsprechenden Protokolle anfertigen müssen.