Entsendung von Mitarbeitern in die USA

Diese Aspekte gilt es vorab zu beachten, wenn Mitarbeiter kurz-, mittel- oder langfristig in den USA tätig sind

Schickt ein Unternehmen einen deutschen Arbeitnehmer in die USA, gilt es eine Reihe an Konsequenzen zu beachten. Dazu gehören sowohl visum- und arbeitsrechtliche- als auch steuerrechtliche und sozialrechtliche Aspekte. Worauf es genau ankommt, erfahren Sie auf dieser Seite.

Zeitraum der Entsendung

Zuallererst gilt es zwischen kurz-, mittel- und langfristigen Zeiträumen zu unterscheiden. Diese Differenzierung ist maßgeblich für die Bestimmung aller zu berücksichtigenden Punkte. Reist ein Mitarbeiter nur für bis zu 3 Monate in die Staaten, spricht man von einem kurzfristigen Aufenthalt. Entsendungen von beispielsweise 6-12 Monaten bezeichnen wir hier als mittelfristig. Zeiträume mit einer Dauer von 1-5 Jahren sind langfristige Aufenthalte.

Arbeitsrechtliche Aspekte der Entsendung

Grundsätzlich kommt, wenn ein deutsches Unternehmen einen Mitarbeiter in die USA entsendet, weiterhin deutsches Recht zur Anwendung. Abhängig vom Ort, an dem der Arbeitnehmer in den Staaten arbeitet, gelten für ihn eventuell auch regionale Gesetze, die sich von Bundesstaat zu Bundesstaat unterscheiden können.

Entsendet eine Firma einen Arbeitnehmer bis zu 3 Monate in die Staaten, gilt weiterhin sein bestehender Arbeitsvertrag. Bei längeren Zeiträumen ist es üblich, den Arbeitsvertrag zu ändern und etwa einen Zusatzvertrag für die Entsendung abzuschließen. 

Visum für die Entsendung von Mitarbeitern

Die Wahl des geeigneten Visums für den Aufenthalt des Mitarbeiters in den USA hängt wiederum von der Dauer ab. Ist dieser kein deutscher Staatsbürger, so spielt ggf. auch seine Nationalität eine Rolle. 

Für kurzfristige Entsendungen bieten sich entweder ein B-1 Visum für temporäre geschäftliche Zwecke oder die visafreie Einreiseerlaubnis mittels ESTA bzw. Visa Waiver Program an. Während sich letzteres für Aufenthalte bis zu 3 Monate eignet, gilt das B-1 Visum für maximal 6 Monate. Beide Optionen erlauben es dem Arbeitnehmer, in den Staaten zu arbeiten (Verträge aushandeln bzw. Besprechungen führen mit Geschäftspartnern, Montageleistungen durchführen wie Maschinen bedienen, errichten bzw. reparieren). Wichtig zu beachten ist, dass die Entlohnung des Mitarbeiters immer über die z.B. in Deutschland ansässige Firma erfolgt und nicht über ein US-Tochterunternehmen.

Für längere Aufenthalte gibt es ebenfalls verschiedene Visakategorien. Führungskräfte, Manager oder Spezialisten können bei entsprechenden Handelsverbindungen des Unternehmens in die USA das E-1 bzw. E-2 Visum nutzen. Soll ein Mitarbeiter firmenintern in eine Mutter- bzw. Tochtergesellschaft oder eine Niederlassung in den USA versetzt werden, eignet sich ein L-1 Visum. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Arbeitnehmer langjährig in der Geschäftsleitung tätig war oder es sich bei ihm um einen unverzichtbaren Experten handelt. 

Weitere Informationen zu den einzelnen US-Visa erhalten Sie hier. 

Steuerrechtliche Aspekte der Entsendung

Ausschlaggebend für die unbeschränkte Steuerpflicht des Welteinkommens natürlicher Personen ist in der Regel ihr Wohnsitzstaat. Bei einer Entsendung in die USA ist ein Mitarbeiter durch die Berufsausübung allerdings eventuell beschränkt auch in den Staaten steuerpflichtig

Hier kommt das DBA zwischen den USA und Deutschland zum Tragen. Dieses verhindert eine Doppelbesteuerung. Es besagt, dass ein in die Staaten geschickter Arbeitnehmer weiterhin in Deutschland steuerpflichtig ist, wenn es sich um Entsendungen von weniger als 183 Tagen pro Jahr handelt. Dies gilt nur für Mitarbeiter mit deutschem Wohnsitz, deren Bezahlung durch ein in Deutschland ansässiges Unternehmen erfolgt. Ist dies nicht zutreffend, erfolgt die Besteuerung in den USA.

Sozialversicherung während der Entsendung

Die Sozialversicherung richtet sich danach, wo die Tätigkeit ausgeübt wird. Schickt man also einen Mitarbeiter in die Staaten, hängt die Versicherungspflicht sowohl nach deutschem als auch nach amerikanischem Verständnis vom US-Recht ab

Für die Rentenversicherung gibt es zwischen Deutschland und den USA ein Spezialabkommen. Dieses besagt, dass ein von einer deutschen Firma in die USA entsandten Mitarbeiter trotzdem unter die deutsche Sozialversicherung fällt, wenn dieser durch das Unternehmen in die Staaten geschickt wurde, es sich um einen Aufenthalt von maximal 5 Jahren handelt und das inländische Arbeitsverhältnis weiterhin besteht

Dafür muss in Deutschland mittels Formblatt D/USA 101 um eine Entsendebescheinigung angesucht werden, die dem Mitarbeiter als Bestätigung der deutschen Sozialversicherungspflicht und der Befreiung von der US-Rentenversicherungspflicht in den USA dient. 

Fazit zur Entsendung von Mitarbeitern in die USA

Abhängig davon, wie lange der geplante Auslandsaufenthalt des Arbeitnehmers ist, sollten vorab verschiedene Punkte geklärt werden. Während es für kurzfristige Reisen weniger Regulierungen gibt, ziehen langfristige Entsendungen erhebliche Konsequenzen hinsichtlich Visum, Sozial-, Steuer- und Arbeitsrecht nach sich.

Vor allem bei längeren Zeiträumen von 1 bis 5 Jahren, sollte ein Wechsel des Mitarbeiters zum Mutter- bzw. Tochterunternehmen in den USA in Erwägung gezogen werden. Das könnte sich positiv auf die Einkommensteuer des Arbeitnehmers auswirken, hat jedoch weitreichende Folgen für die Sozialversicherung. Deshalb gilt es, einen solchen Schritt im Vorhinein gut zu planen und die Vor- und Nachteile abzuwägen.