Beantragung einer US-Steuernummer (ITIN)

Was genau ist eine persönliche US-Steueridentifikationsnummer (ITIN)?

Die Abkürzung ITIN steht für US Individual Taxpayer Identification Number und lässt sich kurz gefasst als Ihre persönliche Identifikationsnummer und US-Steuernummer im US-Steuersystem bezeichnen. Sie ist für alle erforderlich, die von der Social Security Administration (SSA) der US-Steuerbehörde IRS (Internal Revenue Service) eine US-Steuerzahlernummer benötigen und hilft Personen ohne Sozialversicherungsnummer dabei, eine Steuererklärung abzugeben. Dies sind vereinfacht alle nicht in den USA ansässigen Personen jeder Staatsbürgerschaft, die US-Mieteinkünfte, Einkünfte aus Beteiligungen und z.B. Veräußerungserlöse aus US-Immobilien haben und darauf Steuern bezahlen müssen oder eine Steuererstattung bekommen.

Sieht aus wie eine echte SSN: Das Format der Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

Die ITIN hat das gleiche Format wie eine US-amerikanische Sozialversicherungsnummer (Social Security Number oder kurz SSN) und beginnt mit der Ziffer 9, z.B. 912-34-54678. 

Vorteile einer ITIN

Die ITIN hat eine Reihe von Vorteilen für Sie. Mit der ITIN können Sie

• Konten bei allen US-Banken (Chase, Bank of America, Citi etc.) für sich selbst und ihr Unternehmen eröffnen,

• PayPal Konto und PayPal Geschäftskonto eröffnen,

• möglicherweise eine gute Bonität und einen Credit Score in den USA aufbauen,

• einen Handyvertrag in den USA abschließen und

• Quellensteuer bei zukünftigen US Einkünften vermeiden. 

“Jeder kann eine ITIN beantragen”

Diese Aussage können Sie oft online lesen. Während es früher tatsächlich für jeden möglich war, eine US ITIN zu beantragen, wird heute die ITIN nur noch sehr selektiv vergeben. Zu groß sind die Vorteile der ITIN, als dass man diese einfach für jeden zugänglich machen will. Die IRS würde regelrecht mit Anträgen überrannt werden und hätte nicht die Kapazität, diese abzuarbeiten.

Die ITIN wird daher heute nur noch an Personen vergeben, die eine US-Steuererklärung einzureichen haben. Der ITIN Antrag wird dann zusammen mit der Steuererklärung an die IRS versandt. Die Erteilung einer ITIN vor Einreichung der Steuererklärung ist nicht möglich.

ABER zu jeder Regel gibt es Ausnahmen…

… und so kann auch ein kleiner Kreis an Personen einen ITIN unabhängig von der Einreichung einer US-Steuererklärung beantragen. Dazu zählen unter anderem

• Personen, die im akademischen Lehrbetrieb der USA tätig sind und von Seiten der Universität steuerfreie Vergütungen z.B. Aufwandsentschädigungen erhalten,

• Personen, die vor Ort in den USA temporäre Tätigkeiten verrichten (z.B. Montage), aber aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens dafür aus den USA bezahlte Honorare nicht in den USA versteuern müssen,

• Personen, die eine US-Immobilie besitzen UND eine US-Mortgage/US-Finanzierung haben (der Besitz einer Immobilie alleine reicht NICHT aus, um eine ITIN zu bekommen),

• Personen, die eine US-Immobilie besitzen UND diese über Dritte vermieten (z.B. AirBNB). Die direkte Vermietung reicht nicht aus, um vorab eine ITIN zu erhalten (Vermieter einer US-Immobilie würde aber bei Einreichung der US-Steuererklärung eine ITIN beantragen),

• Personen, die in Las Vegas Glücksspielgewinne erzielt haben und 

• Personen, die unterjährig Kapitalerträge in den USA ausgezahlt bekommen.

Ebenfalls berechtigt zur Beantragung einer ITIN unabhängig von der Einreichung einer US-Steuererklärung sind:

• Gesellschafter einer LLC (WICHTIG: Wer einziger Member einer Exempt-LLC ist und eine ITIN beantragt, verstrickt sich gegenüber der IRS in Widersprüche. Warum brauchen Sie eine ITIN, wenn das Einkommen aus der LLC in den USA ohnehin steuerfrei ist? Wir raten nur den LLC-Gesellschaftern zur Beantragung einer ITIN mit Verweis auf die LLC, wenn die LLC Gewinne in den US zu versteuern sind).

• Personen, die Geschäftsführer UND Aktionär einer C-Corporation sind und

• Personen, die an einer US Limited Partnership beteiligt sind.

Ich erfülle die Bedingungen für eine ITIN nicht, will aber trotzdem eine US-Steuernummer haben

Sollten Sie weder in den USA steuerpflichtig sein, noch die Voraussetzungen für eine der Ausnahmeregelungen erfüllen, ist es um Ihren Wunsch nach einer ITIN nicht gut bestellt.

Das Einfachste wäre, wenn Sie eine US LLC oder eine C Corporation gründen. Aber auch hier hat man wieder Kosten und Umstände, die man lieber vermeiden möchte.

Eine noch einfachere Lösung haben wir für Sie parat: Für eine geringe Gebühr von $450 werden Sie Limited Partner (Kommanditist) in einer unseren (inaktiven) US-Kommanditgesellschaften. Damit erfüllen Sie offiziell die Bedingungen für den Erhalt der ITIN.

Wenn Sie an dieser Lösung interessiert sind, sprechen Sie uns bitte nach erfolgter Mandatierung darauf an.

Wie wird die persönliche US-Steuernummer beantragt? 

Welche Unterlagen und Dokumente für die Beantragung einer persönlichen US-Steuernummer benötigt werden, hängt im ersten Schritt davon ab, ob Sie zur Abgabe einer US-Steuererklärung verpflichtet oder von dieser befreit sind. 

Falls Sie zur entsprechenden Abgabe verpflichtet sind, müssen Sie die US-Steuererklärung ausfüllen und bei der entsprechenden US-Finanzbehörde (IRS) einreichen. Diese erstellen wir natürlich gerne für Sie. Sollten Sie jedoch von dieser Pflicht befreit sein, muss ein detailliertes Dokument (aus dem klar wird, warum Sie die ITIN beantragen möchten) angefertigt werden. In beiden Fällen erfolgt die Beantragung zusätzlich über das Formular W7. 

Gerne unterstützen wir Sie mit unserer Dienstleistung bei der Ausarbeitung der nötigen Dokumente oder beraten Sie in einem persönlichen Gespräch, um Ihre offenen Fragen zu beantworten. 

Ein Killer: Der Identitätsnachweis

Auf schockierende Weise altertümlich und der Zeit hinterher hat die IRS den Ablauf zur Nachweis Ihrer Identität geregelt, den jeder ITIN-Antragsteller durchlaufen muss.

Sie können

• Ihren Pass im Original an die IRS senden (wir raten STRIKT davon ab. Sie erhalten diesen nie wieder zurück!) oder

• Ihren Pass von der Behörde, welche ihn ausgestellt hat (und NUR von dieser) beglaubigen lassen oder

• Einen IRS Acceptance Agent in Ihrer Nähe aufsuchen. Das sind zunächst mal die Big 4 Großkanzleien PwC, Deloitte, Ernst & Young und KPMG. Daneben gibt es noch viele andere Acceptance Agents, etliche davon in Deutschland und Österreich. Auf der IRS Website erfahren Sie mehr.

Wir arbeiten mit mehreren Acceptance Agents in Deutschland zusammen, bei denen kein Vor Ort Termin notwendig ist. Sie senden dort Ihren Pass ein und arrangieren dann einen kurzen Zoom oder Skype Call, um Ihre identität zu verifizieren. 

Einmaliger Vorteil: Ihr Identitätsnachweis OHNE Original

Wir können unseren Mandanten einen besonderen Service anbieten: Nach langer Recherche haben wir einen IRS Acceptance Agent in den USA gefunden, der eine gescannte Passkopie akzeptiert. Sie müssen KEINEN Vor-Ort-Termin wahrnehmen und KEINE Originale einsenden. Zwar ist das Honorar von diesem Dienstleister ein paar Hundert Dollar teurer, aber wer unter Zeitdruck steht und keine umständlichen Termine wahrnehmen will, der ist hier optimal bedient.

Sollten Sie von diesem Angebot Gebrauch machen wollen, stellen wir nach Mandatierung gerne den Kontakt zu dem IRS Acceptance Agent her.

Unsere Leistung rund um den ITIN-Antragsprozess

Teil unseres Leistungspaketes zur Beantragung der ITIN:

• Ansprechbarkeit auf Deutsch für alle Fragen.

• Hilfe bei der Identifikation der notwendigen Nachweise und deren Beschaffung zur Beantragung der ITIN.

• Ausfüllen des Antragsformulars (W7 Form)

• Bearbeitung der US-Steuererklärung (gegen zusätzliches Honorar)

• Kommunikation mit dem IRS Acceptance Agent betreffend Ihres Identitätsnachweises

• Zugang zu unserem IRS Acceptance Agent in den USA, der eine gescannte Passkopie akzeptiert und keine Originale benötigt

• Nachfassen bei der IRS, um den Status Ihren Antrags zu erfragen, falls die ITIN nach 12 Wochen nicht erteilt wurde.

WICHTIG: Das Honorar für den IRS Acceptance Agent bzw. Ihr Identitätsnachweis ist NICHT im Honorar enthalten. Diesen beauftragen Sie bitte separat!

Wir übernehmen keine Garantie dafür, dass die IRS eine ITIN ausstellt und können das an uns bezahlte Honorar nicht erstatten, falls der Antrag abgelehnt wird!

Wie lange dauert die Beantragung bei der IRS?

In der Regel dauert die Beantragung Ihrer persönlichen US-Steuernummer 4-12 Wochen. In einigen Ausnahmefällen können es manchmal auch mehr Wochen sein. Auf diese Beantragungszeit haben wir selbst leider keinen Einfluss, aber wir geben immer alles, damit der Prozess so schnell wie möglich für Sie abgeschlossen ist. Ein Eilverfahren ist bei der Beantragung einer ITIN leider nicht möglich. 

Wann muss ich meine persönliche US-Steuernummer neu beantragen?

Die persönliche ITIN ist grundsätzlich nach Beantragung ein Leben lang gültig und muss nur in seltenen Fällen neu beantragt werden. Dies gilt vor allem für US-Steuernummern, die von der IRS bereits vor 2013 erstellt wurden oder wenn Sie zum Beispiel in drei aufeinanderfolgenden Jahren keine US-Steuererklärung abgeben mussten. Die entsprechende Nummer verfällt dann und muss anschließend bei Bedarf gemeinsam mit einem W7-Formular neu beantragt werden. 

Ihr professioneller Berater für die Beantragung der ITIN und sonstige US-Steuerthemen

Wir von der Kanzlei Mount Bonnell übernehmen für Sie gerne alle Formalitäten, wenn es um die Erstellung Ihrer persönlichen US-Steuernummer geht. Mit uns haben Sie einen Ansprechpartner, der dafür sorgt, dass alle Daten fachgerecht und unkompliziert bei der IRS eingereicht werden. Damit sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit und Aufwand, sondern können sich weiterhin auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Nehmen Sie dafür einfach unsere Dienstleistung in Anspruch.

Sie benötigen sonst noch weitere Unterstützung zu anderen Steuerangelegenheiten Ihres Unternehmens in den USA? Dann sprechen Sie uns doch einfach hierauf an. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen ein individuelles Beratungsgespräch. Wir stehen Ihnen mit Expertenberatung zur Seite und finden eine Lösung, die auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten ist.