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Was sind W-8-Formulare?
W-8-Formulare sind Formulare des der US-amerikanischen Finanzbehörde Internal Revenue Service (IRS). Sie sind ggf. sowohl von ausländischen, nicht in den USA wohnhaften Privatpersonen als auch ausländischen Unternehmen einzureichen, um ihren steuerlichen Wohnsitz nachzuweisen sowie um zu dokumentieren, dass sie für einen niedrigeren Quellensteuersatz (oder sogar eine Befreiung) in Frage kommen. Auf dem W-8-Formular werden Angaben zur Person oder zum Unternehmen gemacht, zu ihrer Herkunft und welche Einkünfte sie erzielen.
Die W-8-Formulare gelten also ausschließlich für ausländische natürliche Personen und Unternehmen. Im Gegensatz dazu gelten die vergleichbaren W-9-Formulare der IRS ausschließlich für US-Bürger, gebietsansässige Ausländer bzw. US-Unternehmen.
Ausländische Einzelpersonen oder Unternehmen, die in den USA Einkommen erzielen, müssen auf bestimmte Einkommensarten eine Steuer von 30 % entrichten. Wer also seinen Steuereinbehalt reduzieren oder sich ganz davon befreien lassen will, sollte das entsprechende W-8-Formular verwenden. Tut man dies nicht, kann es passieren, dass der für ausländische Unternehmen oder Privatpersonen gültige volle Steuersatz von 30 % einbehalten wird.
Ausgestellt werden die W-8-Formulare von der IRS. Man reicht sie aber nicht dort ein! Vielmehr werden sie den Zahlern, Abzugsverpflichteten bzw. Quellensteuerstellen angefordert und bei ihnen aufbewahrt.
Die Formulare der Kategorie W-8 sind ziemlich komplex. Sie fragen neben den Basisangaben wie Name, Herkunftsland und TIN (Steueridentifikationsnummer) z.B. auch nach den Kontakten, von denen der Antragsteller das gemeldete Einkommen bezieht. Es ist daher kein Zufall, dass oft ein Experte hinzugezogen wird, der beim Ausfüllen hilft.
Mehr zum Zweck der W-8-Formulare erfahren Sie auch hier.
Arten von W-8-Formularen
Es gibt fünf verschiedene W-8-Formulare:
- W-8BEN (W8 BEN)
- W-8BEN-E (W8 BEN-E)
- W-8ECI (W8 ECI)
- W-8EXP (W8 EXP)
- W-8IMY (W8 IMY)
Welches Formular zu verwenden ist, hängt davon ab, ob es sich um eine natürliche oder juristische Person handelt, welche Art von Einkommen erzielt wird und ob es sich um eine Organisation handelt, die für eine besondere steuerliche Behandlung in Frage kommt.
Alle W-8-Formulare gelten für das Jahr, in dem sie unterzeichnet werden und für die drei darauf folgenden kompletten Kalenderjahre.
Im Folgenden werden die fünf Arten von W-8-Formularen und die Umstände, unter denen sie verwendet werden sollten, im Einzelnen erläutert.
Formular W-8BEN
Dieses Formular ist bei manchen auch unter dem Namen "Bescheinigung des ausländischen Status" bekannt. Es ist für ausländische natürliche Personen gedacht, die Einkünfte aus nichtgewerblichen Tätigkeiten von US-Zahlern, also aus US-Quellen, in den USA beziehen.
Der reguläre Steuersatz, dem ausländische natürliche Personen für derartige Einkünfte unterliegen, beträgt normalerweise 30%. Solche Einkünfte sind z.B. Zinsen, Dividenden, Mieten, Lizenzgebühren, Prämien, Annuitäten oder Entschädigung für erbrachte Dienstleistungen.
Neben dem Umstand, dass dieses Formular dem Nachweis dient, dass die betreffende Person sowohl Ausländer als auch Eigentümer des betreffenden Unternehmens ist, hilft es auch dabei, eine Ermäßigung oder Befreiung von der US-Steuereinbehaltung zu beantragen, sofern die Person in einem Land wohnt, mit dem die Vereinigten Staaten ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) abgeschlossen haben und das betroffene Einkommen unter die Regelungen dieses Abkommens fäll
Ausländische Personen müssen das Formular W-8BEN der die Steuer einbehaltenden Stelle oder dem Auszahler vorlegen, wenn sie die Nutznießer der dem Steuereinbehalt unterliegenden Einkünfte sind. Das Formular W-8BEN ist unabhängig davon einreichen, ob ein reduzierter Steuerabzug beantragt wird oder nicht.
Das Formular ist beim Auszahler oder der Quellensteuerstelle einzureichen, bevor man Einkünfte oder Gutschriften von diesen erhält. Wird das Formular W-8BEN nicht eingereicht, kann dies dazu führen, dass entweder der volle Satz von 30 % oder der Quellensteuersatz gemäß Abschnitt 3406 zu zahlen ist.
Analog zum Formular W-8BEN, das von ausländischen Privatpersonen zu verwenden ist, die in den USA Einkünfte aus nichtgewerblichen Tätigkeiten beziehen, gibt es auch ein Formular, das von ausländischen Unternehmen zu verwenden ist, die diese Art von Einkünften beziehen, nämlich
Formular W-8BEN-E
Das Formular W-8BEN-E hat, auf Deutsch übersetzt, den sperrigen Titel „Bescheinigung über den ausländischen Status des wirtschaftlichen Eigentümers für die Steuereinbehaltung und -berichterstattung in den Vereinigten Staaten“. Wie eben erwähnt wird es jedoch von ausländischen Unternehmen und nicht von natürlichen Personen eingereicht.
Auch nicht-gewerbliche Einkommen das von ausländischen Unternehmen erwirtschaftet wird, unterliegt in den USA normalerweise einem Quellensteuersatz von 30 %, die vom Zahler oder der Quellensteuerstelle in den USA einbehalten werden. Mit dem Formular W-8BEN-E ist es ausländischen Unternehmen jedoch möglich, eine Steuerermäßigung zu beantragen, wenn das Land, in dem das jeweils betroffene Unternehmen ansässig ist, ein entsprechendes DBA mit den Vereinigten Staaten abgeschlossen hat.
Was für natürliche Personen das Formular W-8BEN, ist für juristische Personen also das Formular W-8BEN-E. Es gilt auch für dieselben Einkommensquellen. Reicht ein ausländisches Unternehmen kein korrekt ausgefülltes W-8BEN-E ein, muss es in der Regel den vollen Steuersatz von 30 % bezahlen.
Formular W-8ECI
Kommen wir von den nicht-gewerblichen zu den gewerblichen Einkünften. Hierfür gibt es, wiederum für natürliche Personen, das Formular W-8ECI. Es ist also von ausländische Personen einzureichen, die in den USA ein Gewerbe betreiben und dabei Einkünfte aus US-Quellen beziehen.
Derartige Einkünfte werden im Allgemeinen als "effektiv verbundenes Einkommen" (Effectively Connected Income) betrachtet, und zwar unabhängig davon, ob es in einem bestimmten Jahr eine Verbindung zwischen dem Einkommen und dem in den Vereinigten Staaten ausgeübten Gewerbe gab oder nicht.
Entscheidend ist, dass derartiges Einkommen nicht der gleichen Quellensteuer in Höhe von 30% unterliegen, der nicht-gewerbliche Einkünfte gilt. Stattdessen werden sie nach Abzug der anwendbaren Abzüge mit dem gestaffelten Steuersatz besteuert, den US-Bürger und ansässige Ausländer zahlen. Fällt die Erwerbstätigkeit unter ein US-Abkommen, wird sie mit dem niedrigsten Satz dieses Abkommens besteuert.
Damit Ihre Einkünfte als effektiv verbundenes Einkommen, kurz ECI, eingestuft werden können, muss in der Regel im Laufe eines Steuerjahres eine gewerbliche Tätigkeit in den USA ausgeübt worden sein.
Formular W-8EXP
Das Formular W-8EXP ist ein Formular, das z.B. für ausländische Regierungen, Stiftungen und steuerbefreite Organisationen sowie die Regierungen von US-Besitzungen oder ausländische Zentralbanken gedacht ist. Dementsprechend ist seine Bezeichnung auch "Certificate of Foreign Government or Other Foreign Organization for United States Tax Withholding and Reporting" oder zu Deutsch „Bescheinigung einer ausländischen Regierung oder einer anderen ausländischen Organisation für die Einbehaltung und Meldung von Steuern in den Vereinigten Staaten“. Es wird von Zahlungsempfängern dieser Kategorie verwendet, um eine Verringerung oder einen Ausschluss von der Quellensteuer zu beantragen.
Voraussetzung, um eine Steuerermäßigung oder eine Befreiung vom Steuerabzug zu erhalten, ist, dass eine Organisation - gemäß IRS-Codes 115(2), 501(c), 892, 895 oder 1443(b) -förderfähig ist.
Sollte keine dieser Befreiungen zutreffen, muss die Einrichtung entweder ein W-8BEN-Formular oder, wenn sie ECI erhalten hat, ein W-8ECI-Formular einreichen.
Wie alle W-8-Formulare muss auch das W-8EXP an den Zahler oder die Quellensteuerstelle geschickt werden, bevor die Einkünfte ausgezahlt werden. Geschieht dies nicht, kann dies zu einer Steuereinbehaltung zum Satz von 30 %, einem Ersatzsteuersatz oder dem ECI-Steuersatz führen.
Formular W-8IMY
Zweck dieses Formulars ist es, zu bescheinigen, dass eine Person oder ein Unternehmen im Namen eines Ausländers oder als Flow-Through-Unternehmen einbehaltene Zahlungen erhalten hat. Das Formular ist für Intermediäre/Vermittler bestimmt und sollte nicht von wirtschaftlichen Eigentümern eines Unternehmens verwendet werden. Kopien von Quellensteuererklärungen und andere Belege sollten dem Formular bei der Einreichung beigefügt werden.
Eine vollständige Liste der Personen oder Einrichtungen, die das W-8IMY-Formular einreichen müssen, finden Sie in der IRS-Anleitung für Formular W-8IMY.
Wie W-8-Formulare eingereicht werden
Die W-8-Formulare werden jeweils von dem Unternehmen verschickt, das Zahlungen an die ausländische Person oder das ausländische Unternehmen leistet. Das Formular sollte an das Unternehmen oder die Einrichtung zurückgeschickt werden, die das W-8-Formular verschickt hat, nicht an die IRS, und normalerweise sollte das Formular vor der ersten Zahlung eingereicht werden.
Im Übrigen sind die W-8-Formulare auch nicht dafür gedacht, zusammen mit einer Steuererklärung eingereicht zu werden!
Ein paar Beispiele…
- Ein nicht in den USA ansässiger Ausländer, der Zinsen oder Dividenden aus in den USA emittierten Wertpapieren erhält, würde vermutlich das Formular W-8BEN einreichen;
- Personen, die Alterseinkünfte beziehen oder gelegentlich freiberuflich für US-Kunden tätig sind, müssen möglicherweise ebenfalls das Formular W-8BEN einreichen, wenn sie ihre Steuerabzüge verringern möchten;
- Eine ausländische gemeinnützige Organisation, die in den USA tätig ist, wird möglicherweise das Formular W-8ECI einreichen müssen;
- Gelder, die ein Ausländer durch Investitionen in eine Personengesellschaft verdient, die in den Vereinigten Staaten Handel oder Geschäfte betreibt, würden wohl ebenfalls als ECI behandelt;
- Und schließlich: Weder US-Bürger oder in den USA ansässige Ausländer müssen ein W-8-Formular ausfüllen!
Zusammenfassung
Es gibt also je ein Formular für ausländische natürliche Personen die nicht-gewerbliches Einkommen in den USA erzielen und eines für ebensolche Unternehmen/juristische Personen. Daneben, ceteris paribus, ein weiteres für gewerbetreibende natürliche Personen sowie eines für ausländische Regierungen und andere ausländische Organisationen. Und schließlich ein fünftes W-8-Formular, das von Vermittlern verwendet wird, die Quellensteuerzahlungen im Namen eines Ausländers oder als "Flow-Through"-Einrichtung erhalten.
Die Formulare werden an den Zahler oder die Quellensteuerstelle und nicht an den IRS übermittelt. Die Formulare unterscheiden sich, aber die wichtigsten Angaben, die überall verlangt werden, sind der Name der Person/des Unternehmens/der Organisation, die Adresse und die TIN.
Mehr Informationen zum W 8 Formular erfahren Sie hier.
Fazit
Wie eingangs angedeutet, ist die Wahl des richtigen Formulars und insbesondere das korrekte Ausfüllen der W-8-Formulare nicht ganz so einfach. Aber dafür gibt es Fachleute wie uns. Wir helfen Ihnen bei der Bearbeitung dieser Formulare gerne. Kontaktiren Sie uns.
