Allgemeines zur Lohnbuchhaltung in den USA für nicht-ansässige Unternehmen
Für ausländische Unternehmen, die Angestellte in den Staaten haben, ist auch die Lohnbuchhaltung in den USA ein wichtiges Thema. Sie wird als Payroll bezeichnet und umfasst die Einbehaltung von Steuern und Sozialbeiträgen vom Lohn der US-Mitarbeiter sowie die Ergänzung der verpflichtenden Beträge des Arbeitgebers selbst. Die genauen Regelungen sowie die Beiträge unterscheiden sich dabei je nach Sitzstaat der Firma bzw. ihrer Angestellten.
Im Vergleich zu anderen Anbietern zeichnet sich das Payroll-Serviceangebot unserer Kanzlei dadurch aus, dass wir die Lohnbuchhaltung für ausländische Unternehmen inklusive Registrierung als Arbeitgeber in den Staaten für Sie übernehmen. Dadurch können Sie auch als nicht-ansässige Firma in den USA Mitarbeiter beschäftigen und brauchen sich um das Thema Payroll selbst keine Gedanken zu machen.
Voraussetzung für die Lohnbuchhaltung ist auch für nicht-ansässige Unternehmen die EIN, die amerikanische, steuerliche Identifikationsnummer. Dafür wird die Firma zuerst als Arbeitgeber in den Staaten registriert. Im Anschluss müssen verschiedene Steuerarten und -sätze beachtet werden. Diese umfassen zum einen die typischen Lohnnebenkosten, die meist mit einem fixen Prozentsatz berechnet werden, zum anderen die Einkommensteuern, die abhängig vom Jahreseinkommen des Angestellten einzubehalten sind.
Zu den wichtigsten Steuerarten, die berücksichtigt werden müssen, gehören die Einkommensteuer, die Lohnsteuer sowie weitere Steuern und Lohnnebenkosten. Besonders zu beachten ist dabei, dass es die einzelnen Pflichtabgaben nicht nur auf Bundesebene, sondern auch auf Ebene der Bundesstaaten und auf lokaler Ebene gibt. Diese sind jeweils gesondert an verschiedene Behörden abzuführen.
Auch wer sie bezahlt ist je nach Steuer unterschiedlich geregelt. Während die Einkommenssteuern der Mitarbeiter selbst trägt, entfallen die Sozialabgaben zu gleichen Teilen auf Arbeitgeber und -nehmer.
Im Zuge der Payroll müssen nicht-ansässige Unternehmen für ihre Mitarbeiter in den USA nicht nur die Beiträge und Steuern einbehalten, ergänzen und abführen, sondern auch die dazugehörigen Formulare ausfüllen und einreichen.
Unsere Leistungen zur Lohnbuchhaltung (Payroll) für nicht-ansässige Unternehmen
Nach erfolgreicher Mandatierung kümmert sich unsere Kanzlei monatlich um die Lohnabrechnung Ihres nicht-ansässigen Unternehmens in den USA. Dafür erstellen wir Payslips für alle Ihre Mitarbeiter und schicken diese dann per E-Mail an einen Kontakt bzw. Ansprechpartner in der Firma. Dieser verteilt sie anschließend an die Angestellten. Auf den Payslips werden auch etwaige Extras oder Lohnnebenleistungen, die die Mitarbeiter erhalten, inkludiert. Gleichzeitig bekommen die Zuständigen in der Gesellschaft außerdem sämtliche Informationen, die sie für die Gehaltszahlungen und die Zahlungen an die IRS und andere Behörden benötigen.
Wir bereiten jegliche Abrechnungen rund um Einkommensteuer, Sozialversicherung und andere Abgaben komplett vor, damit diese in den Staaten nur noch an die zuständigen Stellen auf Bundes- oder Bundesstaatsebene bzw. auf lokaler Ebene abgeführt werden müssen. Es besteht auch die Möglichkeit, Gehaltszahlungen direkt vom Firmenkonto abbuchen und so den Mitarbeitern automatisch auszahlen zu lassen. Darüber hinaus können auch die Steuern per Bankeinzug direkt weitergeleitet werden. Die Automatisierung der Payroll bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie sich nicht weiter mit unterschiedlichen Zahlungen herumschlagen müssen und alles im Hintergrund korrekt abläuft.
Abgesehen von der regelmäßigen Lohnbuchhaltung übernehmen wir auch andere Leistungen für Sie. Dazu gehören Dinge wie “Onboarding”, das heißt wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, oder aber wenn jemand das Unternehmen verlässt. Einmal jährlich, nach Jahresende, bekommen sämtliche Angestellten ihre W-2 Formulare. Diese entsprechen der deutschen Lohnsteuerjahresabrechnung und beinhalten die den Gesamtverdienst des vergangenen Arbeitsjahres. Die Mitarbeiter benötigen diese für ihre persönliche Jahressteuererklärung.
Firmen können in den USA wählen, ob die Payroll monatlich, zweiwöchentlich oder wöchentlich laufen soll. Kürzere Intervalle sind in den Staaten durchaus üblich. Dementsprechend werden dann auch Lohnabrechnungen ausgegeben. Weit verbreitet sind außerdem Gehaltsschecks. Diese werden als Alternative zu Überweisungen ausgestellt. Wenn Sie für Ihr Unternehmen diese Art der Mitarbeitervergütung bevorzugen, übernehmen wir gerne auch das für Sie.
Das Honorar für die Durchführung der Payroll für Ihr ausländisches Unternehmen inkludiert die gesamte Aufsetzung und hier beschriebenen Leistungen. Da der Aufwand für die laufende Payroll natürlich von der Größe des Unternehmens bzw. der Mitarbeiteranzahl abhängt, ist zusätzlich ein monatlicher Satz pro Mitarbeiter zu beachten.
Wichtige Hinweise zur Lohnbuchhaltung (Payroll) für nicht-ansässige Unternehmen
Bitte beachten Sie, dass auch ausländische Unternehmen mit Angestellten in den USA zur formal korrekten Einbehaltung, Abführung, Einreichung und Dokumentation im Zusammenhang mit der Lohnbuchhaltung verpflichtet sind. Auch hinsichtlich lokaler Steuern sollten sich Firmen mit Angestellten in unterschiedlichen Bundesstaaten genau informieren. Diese richten sich nämlich jeweils nach dem Arbeitsort der Mitarbeiter.
Nächste Schritte zur Lohnbuchhaltung (Payroll) für nicht-ansässige Unternehmen
- Wenn Sie uns für die Lohnbuchhaltung Ihrer nicht-ansässigen Gesellschaft in den USA mandatieren wollen, buchen Sie als erstes das hier beschriebene Produkt.
- Im Anschluss erhalten Sie von uns per E-Mail ein Formular in das Sie alle allgemeinen Informationen zu Ihrer Gesellschaft vollständig eintragen.
- Nachdem Sie uns das ausgefüllte Formular retourniert haben, kontaktieren wir Sie persönlich, um basierend auf den zur Verfügung gestellten Angaben etwaige weitere Details zu besprechen und die genaue Struktur festzulegen.
- Anschließend beginnen wir mit dem Aufsetzen der Payroll für Ihr ausländisches Unternehmen.
FAQ – Wichtige Fragen zur Lohnbuchhaltung (Payroll) für nicht-ansässige Unternehmen
Was kostet die Lohnbuchhaltung für mein US-Unternehmen?
Der angegebene Preis enthält das Minimalhonorar. Dieses ist im Normalfall ausreichend für die Lohnbuchhaltung für Ihre US-Gesellschaft. Abhängig von der genauen Situation bzw. Mitarbeiteranzahl und Komplexität ergibt sich zusätzlich ein monatlicher Satz. Sollte mehr Aufwand entstehen und weitere Zahlungen fällig werden, stellen wir diese bei Bedarf hinterher in Rechnung. Bei komplexeren Vorhaben stellt der Betrag also eine Anzahlung dar. Sollte das der Fall sein, informieren wir Sie rechtzeitig und besprechen das weitere Vorgehen mit Ihnen gemeinsam.
Was gilt es beim Thema Payroll zu beachten?
Bitte beachten Sie auch für Ihr nicht-ansässiges Unternehmen, dass Steuern und Beiträge im Rahmen der Lohnbuchhaltung in den USA korrekt einbehalten und abgeführt sowie die entsprechenden Formulare fristgerecht eingereicht und anschließend abgelegt werden müssen. Dazu sind sämtliche Gesellschaften mit Angestellten in den USA gesetzlich verpflichtet.
Außerdem gilt es, sich vorab genauestens über lokale Steuern in den einzelnen US-Bundesstaaten zu informieren. Diese richten sich nämlich nach dem Arbeitsort der Mitarbeiter in den USA.
Unsere Kanzlei bietet ihnen neben der Lohnbuchhaltung professionelle Unterstützung in jedem Anliegen: Ob laufende steuerliche Betreuung Ihres US-Unternehmen, der Anmeldung einer Niederlassung in anderem US-Bundesstaat, der Wahl der richtigen Krankenkasse, oder der Erstellung einer professionellen Website und vielem mehr, wir betreuen Sie kompetent, zuverlässig und auf Deutsch.
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